ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN

Transcripción

1 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN

2 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 1 Sesión No. 9 Nombre: Administración del Proyecto. Primera parte. Objetivo de la sesión: Al final de la sesión, los estudiantes tendrán conocimiento sobre la importancia estratégica de los proyectos dentro del ámbito de la administración de la producción. Contextualización Dentro de una cadena de valor, en donde existe necesariamente la transformación, es necesario considerar que en algún momento se contará con un proyecto que se tendrá que administrar. Qué es un proyecto? Qué diferencia se puede marcar contra lo que conocemos como un proceso? Los proyectos se diferencian de los procesos, en que los primeros tienen una fecha de inicio y otra de finalización. Los procesos en cambio suceden cíclicamente. Cuáles son los conceptos básicos para llevar a cabo su administración? Qué impactos tienen en la empresa? Cómo se lleva a cabo la planeación de los proyectos?

3 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 2 Introducción al Tema Llevar a cabo algo requiere de tiempo, dinero y esfuerzo. Estoy seguro que muy probablemente esto lo habrás escuchado coloquialmente ya con anterioridad. En realidad, esto es así. Los proyectos están delimitados por el tiempo desde el comienzo de su planeación hasta la culminación con su implementación. También tienen un límite de presupuesto. Este dinero es el que se necesita para obtener materiales, infraestructura, y lo más importante, el recurso humano. Los proyectos son necesarios para traer mejoras a lo ya existente, corregir algo que no esté funcionando o para innovar. Los objetivos sobre los cuales se basan el llevar a cabo un proyecto llevan al final la satisfacción de los clientes, la sanidad de la organización y el crecimiento financiero del mismo. En cualquier caso, el recurso humano es quien pone el esfuerzo y talento necesario para asegurar que los tiempos se cumplan, que el dinero sea bien aprovechado, y en general, que el proyecto sea un éxito. Entonces, existen elementos básicos a cuidar en todo proyecto. Esto se plantea desde la primera etapa del desarrollo del proyecto. Es decir, desde la etapa de la planeación. Qué es lo que abarca la etapa de la planeación del proyecto? Qué importancia tiene el desarrollo de un proyecto para la situación estratégica de la empresa?

4 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 3 Explicación Importancia Estratégica La vida de una empresa se desenvuelve entre procesos y proyectos. Al menos así se espera que sea para cualquier empresa ordenada. Los procesos establecen una serie de pasos repetitivos. Se espera constancia, consistencia. Un proceso da resultados esperados. Son necesarios para que la operación funcione y ésta es importante. Los proyectos tienen importancia estratégica en cuanto, como se comentó con anterioridad, van buscando objetivos de satisfacción del cliente y de mejora financiera. ih=514&source=lnms&tbm=isch&sa=x&ved=0ahukewjclnast afjahwinj4khei0bzcq_auibigb&dpr=0.95#imgrc=2rvxmww NBJcNOM%3A Pueden ser proyectos para reducir desperdicios, introducir un nuevo producto a mercado, introducir o modificar un proceso en la planta o cualquier otro alcance, pero en el fondo tendrá que existir mejora en nuestro mercado y/o situación financiera. Al suceder lo anterior, estaremos frente a una situación de mejora estratégica.

5 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 4 Todos los proyectos tienen características o conceptos básicos comunes entre sí: Fechas de inicio y terminación, Recursos humanos, materiales y financieros bajo un presupuesto a cuidar, Objetivos a lograr, Un equipo a cargo de su desarrollo e implementación, Fases dentro de un proceso que asegure el buen logro del proyecto. Las fases para llevar a cabo un proyecto se pueden agrupar de varias formas, pero en general tenemos cinco: Inicio, Planeación, Desarrollo o ejecución, Implementación o control, Conclusión.

6 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 5 Planeación del Proyecto Planear el proyecto tiene la finalidad de saber qué se va a hacer, cuándo, cómo, con el apoyo de quiénes y con qué. La finalidad es poder saber cómo se seguirá el buen desarrollo y la implementación del proyecto. Qué se va a hacer? En ocasiones es necesario llevar a cabo una lluvia de ideas y formar grupos interdisciplinarios únicamente para determinar los objetivos del proyecto. Los objetivos deben ser claros. Cada objetivo debe indicar: Qué mejoras va a traer, Cómo se va a medir, Cuáles son las necesidades y riesgos para llevarlo a cabo. Deben ser fáciles de comunicar y quedar claros para todos. Cuándo y cómo se va a hacer? Hay que llevarlo a cabo con herramientas que la administración de operaciones y la misma administración de proyectos ofrece. Te recomiendo hacer lo siguiente: Listar las actividades, Utilizar PERT (Program Evaluation and Review Technique). El diagrama PERT es una representación gráfica de las distintas conexiones entre las diferentes actividades. Sirve para calcular tiempos de iniciación y terminación de cada actividad al identificar si alguna actividad es prerequisito para comenzar otra o no. También indica tiempos de holgura o colchón de tiempo que cada actividad pueda tener.

7 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 6 Gráfica Gantt. En forma visual se representan las diferentes actividades siguiendo un calendario. Ahí se pueden visualizar retrasos, si los hay, o cumplimiento preciso de los tiempos. Con estas dos herramientas el equipo encargado de la administración de proyectos se puede dar cuenta de las dependencias con que se cuentan para poder llevar a cabo cada actividad. El PERT se puede hacer tan simple o tan completo como se requiera. Existen paquetes que ofrecen la capacidad de listar no solamente las actividades dependientes o pre-requisitos de otra. También ofrecen la capacidad de listar los recursos necesarios para cada actividad y comparar contra el presupuesto de tales recursos en cada momento del proyecto.

8 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 7 Quiénes? El equipo encargado de la administración del proyecto está formado por un Administrador del Proyecto y varios especialistas en las diferentes áreas, tanto de manejo de proyecto como de la característica del proyecto en sí. El conocimiento que las personas tengan sobre sus áreas de especialización es fundamental para el buen desarrollo del proyecto. A pesar de la importancia que este equipo tiene para el proyecto, es importante notar que todos en la organización que tienen o tendrán que ver con lo que se entregue en el proyecto son importantes para el mismo. El logro de una buena implementación tiene que ver con toda la organización. La capacitación de todos en la nueva forma de operar del proyecto será clave por igual.

9 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 8 Conclusión Los proyectos forman parte muy importante de la vida de cualquier organización. Presentan características muy definidas en cuanto a fechas de inicio y terminación, duración de actividades, definición de un equipo a cargo, etcétera. Pero quizás lo más característico e importante es que se llevan a cabo para arreglar algo, mejorar algo o innovar algo con el objetivo último de impactar la satisfacción del cliente, y por ende obtener beneficios en el mercado y en las finanzas de la organización. Incluso algún proyecto que busque, en primera instancia, modificar una línea de manufactura, por poner un ejemplo, tendrá en el último objetivo de búsqueda que el cliente esté más satisfecho. Quizás a través de que esa línea de manufactura sea más eficiente y tenga menos desperdicios, se busca bajar el costo y el tiempo de ciclo de surtido. Algo que definitivamente apreciará El cliente! Es ahí donde el impacto estratégico radica, y por ende, la justificación última de llevar a cabo un proyecto. Llevar a buen término el proyecto comienza con el plan del mismo. Las preguntas claves Qué?, cuándo?, cómo?, quiénes?, con qué?, son las que dan la pauta para poder llevar a cabo dicho plan. En este punto es importante contar con herramientas de administración de operaciones y administración de proyectos. PERT y la gráfica de Gantt son dos técnicas básicas para la planeación de las actividades dentro del proyecto.

10 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 9 Para aprender más El método PERT. (s/f). Consultado el 7 de enero de 2015: Clifford, G., y Larson, E. (s/f). Administración de Proyectos. USA: McGraw Hill.

11 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 10 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de la sesión, elige una empresa para llevar a cabo la actividad. Ésta puede ser donde trabajas o alguna otra. Se te pide la siguiente información: Nombre de la empresa. Giro de la misma y productos que manufactura o comercializa. Datos varios: Dirección, número de empleados, fecha de establecimiento. Presenta lo siguiente: 1. Investiga y describe un proyecto que se haya llevado a cabo en el último año en la empresa. En qué consistió? Cuánto tiempo llevó de principio a fin? 2. Cuál fue el impacto estratégico? 3. Describe la etapa de planeación del proyecto. La actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales Título Trabajo: Introducción Contenido Conclusiones Ortografía y calidad de redacción Contundencia en tus aseveraciones.

12 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 11 Bibliografía Depósito de documentos de la FAO. (s/f). Elaboración del plan de ejecución del proyecto. Consultado el 7 de enero de 2015: