H. Ayuntamiento de Tenango del Valle

Transcripción

1 H. Ayuntamiento de Tenango del Valle Procedimiento para Acciones Preventivas Fecha: 01 de Abril de 2014 ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ: Ricardo Valdez Michua José Luis Bautista Salazar Víctor Manuel Aguilar Talavera Coordinador de Planeación, Evaluación e Innovación Secretario Técnico y Programas de Gobierno Presidente Municipal Constitucional Página1 de 8

2 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para identificar, documentar, controlar, analizar y eliminar las causas de no conformidades potenciales del Sistema de Gestión de la Calidad, a fin de prevenir su ocurrencia. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los documentos utilizados en los procesos de las dependencias centralizadas y organismos descentralizados de la administración pública municipal de Tenango del Valle, involucrados en el Sistema de Gestión de la Calidad. 3. REFERENCIAS Manual de la Calidad......MAC-SET-CPL-001 Procedimiento para el Control de Documentos......PRO-SET-CPL-002 Procedimiento para el Control de los Registros.. PRO-SET-CPL-003 Norma ISO 9000: NMX-CC-9000-IMNC-2005 Norma ISO 9001: NMX-CC-9001-IMNC TERMINOLOGÍA 4.1. Acción Preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial u otra situación indeseable Conformidad: cumplimiento de un requisito Defecto: incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado Desecho: acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto Documentación: incluir los registros pertinentes para establecer, implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad y para apoyar la operación eficaz de los procesos de la organización Identificación: características que permiten reconocer un registro Implantación: establecer planes y programas necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad Inspección: evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea apropiado por medición, ensayo / prueba o comparación de patrones. Página2 de 8

3 4.9. Liberación: autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso No Conformidad: incumplimiento de un requisito Observación: incumplimiento parcial de algún requisito de la Norma o criterio de auditoría; falla aislada no sistemática. Cuando se detecta la misma observación en varios lugares de la organización, se debe clasificar como no conformidad Proceso: conjunto de actividades relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados Producto: resultado de un proceso, también se entiende como servicio Reproceso: acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria Seguimiento: asegurar la precisión de los datos para el análisis de procesos y de los servicios Verificación: confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados. 5. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD 5.1. Es Responsabilidad del Representante de la Dirección. a) Tener control y seguimiento de las acciones preventivas. b) Verificar el cumplimiento de las acciones preventivas. c) Tener reporte de los registros de los resultados de las acciones preventivas. d) Dar seguimiento a las soluciones de las acciones preventivas. e) Validar que dichas acciones hayan aportado valor al usuario/a o a la administración pública municipal. f) Evaluar la eficacia de las acciones preventivas implantadas El/la Representante de la Dirección tiene Autoridad. a) Para ratificar o rectificar el cierre de la no conformidad b) Para solicitar evidencias, cuando sea el caso, del cierre de la no conformidad c) Para ingresar la no conformidad potencial y acción preventiva. Página3 de 8

4 5.3. Es responsabilidad de los Dueños/as de Proceso a) Determinar la no conformidad potencial en el formato de reporte de servicio no conforme. b) Planear y documentar su atención en el formato de acción preventiva. c) Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades. d) Registrar los resultados de las acciones tomadas. e) Revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas. f) Comunicar a todos los involucrados en la acción preventiva sobre las actividades a realizar. g) Dar seguimiento hasta el total desahogo de la acción preventiva implementada. h) Solicitar al titular la dependencia u organismo la autorización del cierre de la no conformidad. 5.4 El dueño/a o responsable del proceso tiene autoridad. a) Para modificar las actividades que darán cumplimiento al cierre de la no conformidad b) Solicitar información relacionada a la atención o cierre de la no conformidad 5.5 Es responsabilidad del titular de la dependencia u organismo. a) Notificar por oficio, al representante de la dirección, el cierre de la no conformidad b) Remitir en forma electrónica al representante de la dirección el formato de acción preventiva, con el que se atendió el cierre de la no conformidad 5.6 El titular de la dependencia u organismo tiene autoridad. a) Ampliar o modificar la información con que se dio cierre a la no conformidad b) Formular no conformidad potencial en su proceso documentado. c) Modificar el contenido de las acciones preventivas. 6 DESARROLLO 6.1. Las Acciones Preventivas. En la administración pública municipal de Tenango del Valle se establece la aplicación de acciones preventivas para eliminar no conformidades potenciales y sus causas. Página4 de 8

5 Quien haya formulado no conformidades potenciales deberá registrarla en el formato de reporte de no conformidades y formular la acción preventiva en el formato correspondiente. Preferentemente por cada no conformidad potencial se deberá de generar una acción preventiva, misma que será remitida al Representante de la Dirección para su seguimiento en coordinación con los auditores/as internos de la dependencia u organismo. Las Acciones Preventivas se derivan de: No Conformidades potenciales de Auditorías al Sistema de Gestión de la Calidad. Revisiones al proceso. Reuniones de Círculos de Calidad. Análisis de datos del desempeño del proceso. Recomendaciones de la alta dirección. Resultados de la revisión por la dirección. Se investiga la causa raíz de la no conformidad relativa al servicio, al proceso y/o al Sistema de Gestión de la Calidad y se registran los resultados de la investigación en el formato de acciones preventivas. En este formato se documentan las acciones preventivas necesarias para eliminar la causa de la no conformidad potencial y los controles que aseguren que la acción preventiva se llevó a cabo y es efectiva Es responsabilidad del Dueño/a de Proceso. Implementar la acción preventiva y una vez transcurrido el plazo comprobar la implantación y su eficacia. Asimismo, deberá solicitar a él/la titular de la dependencia u organismo autorice su cierre y se informe al representante de la dirección el cierre de la misma remitiendo archivo electrónico el formato de acciones preventiva. Por último, una vez cerrada la no conformidad archivar el original Seguimiento de las Acciones Preventivas. Con el objeto de tener un control sobre el cumplimiento de las acciones preventivas, el/la Representante de la Dirección a través del Coordinación de Planeación, Evaluación e Innovación tendrá registro de las mismas para dar seguimiento en la que se indican las acciones preventivas adoptadas, responsables de implantación, plazo y fecha de cierre El Dueño/a de Proceso y su equipo de trabajo. Deberán identificar y tomar decisiones para la solución de situaciones no deseables, registrando las conclusiones del análisis en el formato de acción preventiva. Página5 de 8

6 6.5. Para el registro de las Acciones Preventivas, Se deberá utilizar el formato FOR-SET-CPL-018, siguiendo las instrucciones establecidas en dicho formato. El titular de la dependencia u organismo verificará sí las actividades manifestadas son eficaces para cerrar la no conformidad, o en su caso, solicitará al dueño/a de proceso una reprogramación para su verificación. El cierre de la no conformidad estará a cargo del titular de la dependencia u organismo El/La Representante de la Dirección. Presentará un informe relevante sobre las acciones efectuadas que demuestran el estado que guardan las mismas para ser revisadas en reunión de la alta dirección. Página6 de 8

7 7. ANEXOS Inicio En la Administración se establece la aplicación de AP Es responsabilidad de los DP implementar acciones correctivas El seguimiento de las AP, el RD es responsable del seguimiento de las AP conjuntamente con el AL. FOR-SET-CPL-018 El DP y su equipo deben identificar y tomar decisiones de situaciones no deseables. El registro de las AP se realiza a través del formato correspondiente. FOR-SET-CPL-018 El RD presenta un informe sobre las AP y el estado que guardan estas. Fin Página7 de 8

8 8. DISTRIBUCIÓN Este procedimiento está disponible en la página de internet 9. HISTORIAL DE CAMBIOS Nivel de Fecha Descripción Revisión 00 01/abr/2014 Emisión del documento. FIN DEL DOCUMENTO. Página8 de 8