Procedimiento de Acciones Preventivas y Correctivas.

Transcripción

1 de Acciones Preventivas y Correctivas.

2 OBJETIVO Establecer un procedimiento con la finalidad de identificar, reducir o eliminar las causas potenciales y reales que pudieran originar no conformidades determinando sus causas, evaluando acciones para asegurar que no sean recurrentes, implementando las acciones correctivas o preventivas necesarias a los productos o servicios generados dentro del Fondo. ALCANCE Este procedimiento deberá aplicar a toda actividad que genere una acción preventiva o correctiva en los procesos del sistema de gestión de la calidad de acuerdo al Manual de Gestión de Calidad del Fondo de Cultura Económica. Inicia con la identificación de una no conformidad potencial o real, incluye la gestión de una solicitud de acción preventiva o correctiva, la generación de un análisis de causa raíz, la implementación de la acción a tomar para eliminar las causas y prevenir su recurrencia y concluye con el control. 3 POLÍTICAS 1. El del Fondo de Cultura Económica es el responsable de elaborar, modificar, actualizar y vigilar la aplicación de este procedimiento, de acuerdo a lo referido en el Manual de Gestión de Calidad.. El es responsable de compilar las acciones mejora en el registro FCE-RD-RE.08 que se generen en el sistema de gestión de la calidad. Una acción correctiva tiene como fuentes: a. Objetivo de calidad b. Quejas del cliente c. Informes de auditoria. d. Resultado de la revisión por la dirección e. Resultado de análisis de datos (medición de procesos) f. Resultado de encuestas de satisfacción g. Resultado de autoevaluación (inspecciones) h. Revisión de una actividad cotidiana 3. Cualquier persona en cualquier momento de la operación de su proceso puede identificar una no conformidad potencial que requiera documentarse como acción preventiva o correctiva.

3 Cualquier persona en cualquier momento de la operación de su proceso puede identificar una no conformidad que requiera documentarse como acción correctiva o preventiva, es responsabilidad de toda aquella persona que emita una acción correctiva o preventiva dentro del sistema de gestión de la calidad, aplicar y cumplir todos los lineamientos tanto de contenido, como de forma indicados en este procedimiento. 5. Las acciones preventivas o correctivas están dirigidas a la eliminación de causas potenciales o reales y otras situaciones potencialmente indeseables que aun no se hayan presentado, deberán indicarse en el registro, Solicitud y Reporte de Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora. 6. Los enlaces asignados a cada área en coordinación con el serán los encargados del seguimiento de las acciones preventivas o correctivas. 7. El personal involucrado en la no conformidad detectada, deberá realizar el análisis de la causa raíz, asentando el resultado en el registro FCE-RD-RE.05 o anexándolo al mismo. 8. El es el responsable de llevar el control del consecutivo del registro de acción preventiva o correctiva a solicitud del área donde fue detectado el hallazgo. 9. Una acción preventiva o correctiva puede considerarse como cerrada cuando se demuestre evidencia objetiva de que la causa de la no conformidad ha sido eliminada.

4 DEFINICIONES En este documento se aplican las definiciones contenidas en la Norma ISO 9000:005 (NMX-CC IMNC 005) Fundamentos y Vocabulario. Acción correctiva.- Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos. Comisión de Calidad: Grupo de trabajo multidisciplinario integrado por la alta Dirección, para apoyar a la Dirección General en las distintas actividades a desarrollar por la implantación del sistema de gestión de la calidad. Conformidad: cumplimiento de un requisito. Corrección.- Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Hallazgo. Identificación de una no conformidad o área de oportunidad. Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. No conformidad.- Incumplimiento de un requisito. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Producto: Resultado de un proceso. - Representante de la Comisión de la Calidad en el Fondo de Cultura Económica

5 DESARROLLO 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Determinar la necesidad de solicitar una acción correctiva o preventiva e informar al enlace del área PI 1 Analizan la información objetiva existente relacionada con el planteamiento de la no conformidad potencial PI y E Requisitar el registro correspondiente PI y E 3 Analizar y determinar las causas reales de la no conformidad potencial PI y E 4 Proponer las acciones a realizar y la fecha compromiso PI y E 5 Revisar la solicitud y en su caso registrar o adecuar las acciones RA 6 Es aprobado? No Registrar las razones de no procedencia y turnar al enlace RA 7 Si Firmar la solicitud y determinar los responsables de las actividades. RA 8 1 Indicar fechas compromiso RAC y RA 9 RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD RD: RA: Responsable de área RAC: Responsable de una acción E: Enlace PI: Personal Involucrado RV: Responsable de Verificar

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7 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO Cualquier persona del FCE. (Personal involucrado) Personal involucrado y Enlace Personal Involucrado y Enlace Personal Involucrado Enlace. Personal Involucrado y Enlace Responsable Área Responsable Área y del del Determina la necesidad de solicitar una acción preventiva o correctiva, de acuerdo a la información objetiva, que se convierte en fuente de una no conformidad potencial e informa al enlace del área. Analiza la información objetiva existente relacionada con el planteamiento de la no conformidad menor o mayor, hallazgo (observación u oportunidad de mejora). Requisitan la solicitud y reporte mejora para asentar el inicio de una acción preventiva. -Describen la no conformidad potencial o real. -Verifica de acuerdo a las políticas del procedimiento el elemento generador de la no conformidad potencial. -Se identifica y registra en la solicitud el apartado de la norma ISO 9001:008 en la cual se encuentra caracterizada el hallazgo. Analizan y determinan las causas reales de la no conformidad potencial. Propone las acciones a realizar, la fecha compromiso y lo presenta al responsable del área para su conocimiento y aprobación. Revisa la solicitud, en su caso registra o adecua las acciones a tomar. Si es aprobado, ir a paso 8, de lo contrario continuar en paso 7. Registra las razones de no procedencia en la solicitud, turna al enlace para su archivo y consulta posterior. Comunica al personal mejora Norma ISO 9001:008, NMX- CC-9001-IMNC- 008, COPANT/ISO 9001:008 mejora mejora,

8 PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO Responsable Área del Responsable (s) de la (s) acción (es) Responsable Área Personal Involucrado y Enlace Responsable verificar. del y de involucrado. Ir al paso 17. Firma la solicitud y determina los responsables de las actividades. Indican la fecha compromiso de la acción preventiva o correctiva con la anuencia del responsable del área. Designa al responsable de verificar la acción preventiva o correctiva, su efectividad y seguimiento. mejora, mejora, mejora, mejora, 11. Enlace Solicitar número de control al RD Asigna el número de control. Representante de la 1. dirección mejora, Responsable (s) de Ejecuta la acción preventiva o correctiva 13. la (s) acción (es) comprometida en el registro. Analizan en conjunto con las personas que han participado en las acciones preventivas o correctivas y determinan si la efectividad o seguimiento de las acciones se considera: - Satisfactoria. - No satisfactoria, necesita seguir abierta la solicitud. La acción preventiva o correctiva es considerada satisfactoria? Si. Pasa a la actividad 16. No. Pasa a la actividad 15. mejora,

9 PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO Responsable área Responsable verificar. 17. Enlace 18. del de Representante de la Dirección Autoriza una prorroga, definiéndose la fecha en que debe ser concluida y se registra. Se pasa a la actividad 1. Cierra la solicitud. Ir a paso 17. Informa al representante de la Dirección de los resultados de las acciones tomadas, y le remite copia de la solicitud. Integra al registro de control mejora, la acción. mejora, Control de acciones mejora FCE-RD-RE Representante de la dirección Registra los resultados de la implantación de las acciones preventivas o correctivas tomadas y lo informa semestralmente en la Revisión por la Dirección. Termina el Control de acciones mejora FCE-RD-RE.08

10 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO 6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad 6. N. A. Norma ISO 9000:005 (NMX-CC-9000-IMNC 005) Fundamentos y Vocabulario 6.3 N. A. Norma ISO 9001:008, NMX-CC-9001-IMNC- 008, COPANT/ISO 9001:008 7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 mejora 7. Control preventivas o FCE-RD-RE.08 de mejora 8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA Original Gerencia de Tecnología 1 Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción N. A. Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS ORIGINADOR DEL CAMBIO Todas Comisión de Calidad NATURALEZA DEL CAMBIO Revisión integral de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad

11 ,8 Representante de la Dirección Mejorar al Sistema Documental, cambio en la carátula, la lista de distribución y separación de anexos. Se incluyeron las políticas 1,, 3, 6, 7, 8 y 9. Se modifica la descripción de actividades y la política 5 para mayor claridad. Se incluye definición de hallazgo Todas Anexos Representante de la Dirección Representante de la Dirección Con base a la enmienda ISO 9001:008 en el punto 4..1, se incorporó el procedimiento correctivas al presente procedimiento. Se actualizaron las referencias de las Normas Norma ISO 9000:005 (NMX-CC-9000-IMNC 005) Fundamentos y Vocabulario y la Norma ISO 9001:008, NMX-CC IMNC-008, COPANT/ISO 9001:008 Se actualizó el registro de solicitud y reporte de acciones preventivas y de mejora

12 Anexos del de acciones ANEXO 7.1 SOLICITUD Y REPORTE DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE MEJORA

13 Anexos del de acciones

14 Anexos del de acciones preventivas INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: Solicitud y Reporte de Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora (SRACPM).. OBJETIVO DEL REGISTRO: Seguir un mismo método para la identificación de aquellas acciones que permitan: Eliminar las causas que originaron el incumplimiento de un requisito (necesidad o expectativa establecida)- acción correctiva. Eliminar las causas que pueden originar el incumplimiento de un requisito (necesidad o expectativa establecida)- acción preventiva. Aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos (necesidades o expectativas establecidas)- acción de mejora de la calidad. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: y personal involucrado (auditor interno, enlace de área y cualquier persona del FCE que solicite se lleve a cabo una acción correctiva preventiva o de mejora). 4. FORMA DE LLENADO: Manual/Electrónico 5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Nombre Descripción Área responsable de las funciones involucradas en el 1. Área alcance de las acciones. Fecha 3. Solicitud/ Reporte 4. Folio Fecha en que fue observado el hallazgo o se detectó la oportunidad de mejora. Indique si es una solicitud o un reporte (este último es resultado de una auditoría) Identificación única de la solicitud, asignada por el. 5. Descripción de la NO conformidad real, potencial u oportunidad de mejora Descripción de la situación a resolver o mejorar dentro del sistema. Marque el tipo de acción 6. Tipo de Acción Mejora Continua.- actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. Acción Correctiva.- acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

15 Anexos del de acciones preventivas Id. Nombre Descripción Acción Preventiva.- acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse. 7. Solicita/ Reporta Nombre y firma del Responsable que autorizó la acción Elemento generador de la solicitud En caso de marcar que el elemento generador de la solicitud fue un informe de auditoria, indicar: Clasificación de la NO conformidad 1. Hallazgo Sección de la norma ISO 9001:000, No cumplido o potencialmente a fallar. Clasificación de causas y descripción Nombre y cargo del trabajador que solicita o reporta la acción. Indicar el nombre y registrar la firma del Gerente, Coordinar o Titular de la Unidad. Causa que genera la solicitud de la acción. Indicar el número de la auditoría. Marque el tipo de no conformidad. Mayor: Aquella que pone en riesgo el funcionamiento del Sistema. Menor: Aquella que incumple un punto de la norma pero que no pone en riesgo el sistema. Una No conformidad es el incumplimiento de un requisito de la Norma. Marque el tipo de hallazgo. Observación: Sugerencia del auditor o del personal con relación a la atención de los puntos de la Norma. Oportunidad de Mejora: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. Referir el apartado de la norma. Análisis de causas del problema Marque la(as) causa(s) y descríbala (s) Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial

16 Anexos del de acciones preventivas Id. Nombre Descripción 15. Acción correctiva, preventiva/mejora Indicar el tipo de acción para la causa referida. 16. Fecha compromiso Indicar la fecha compromiso. 17. Responsable de la acción Indicar el nombre del responsable de llevar a cabo la acción. 18. Responsable de verificar Indicar el nombre del responsable que verificará la acción. Verificación, seguimiento y cierre de las acciones preventivas y de mejora 19. Evidencia objetiva Indicar qué dará evidencia de que se eliminó la causa o se previene la misma. 0. Efectividad o seguimiento de las acciones preventivas u oportunidad de mejora Indicar si fue efectiva la acción tomada. 1. Responsable de verificar Nombre, firma del responsable a verificar y la fecha de la verificación.. Se da una prórroga con fecha de: Prorroga Indicar la fecha compromiso. 3. Observaciones Anotar las causas de la prórroga. 4. Firma de compromiso del responsable en caso de prórroga Registrar la firma del responsable en caso de prórroga. 5. Fecha Anotar la fecha en que se solicita la prorroga 6. Firma del responsable del área Firma del responsable del área donde se da la prórroga. 7. Fecha Fecha en que firma el responsable del área.

17 Anexos del de acciones preventivas ANEXO 7. FCE-RD-RE.08 CONTROL DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE MEJORA

18 Anexos del de acciones Fecha de liberación: Control mejora (CACPM) /1 Número de documento: FCE-RD-RE.08 Registro 1 4 ORIGEN SEGUIMIENTO No. de SRACPM (1) FECHA () TIPO(3) CLASIFICACIÓN(4) AREA(5) Correctiva Preventiva De mejora Breve descripción. Quejas Auditoria (6) Proceso Otros CERRADA (FECHA) PARCIAL (7) ABIERTA ELABORÓ: (8) Nombre y Firma: REVISÓ: (9) Nombre y Firma:

19 Anexos del de acciones INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: Control de Acciones preventivas y de mejora (CACPM). OBJETIVO DEL REGISTRO: Permitir el registro de las solicitudes mejoras que se tengan en un periodo determinado para su seguimiento y control. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:. 4. FORMA DE LLENADO: Manual. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1. No. de SRACPM Número de la solicitud.. FECHA Fecha en que se levantó la solicitud de acción correctiva, preventiva o de mejora. 3. TIPO Refiere el tipo de acción a implementar: Correctiva, preventiva o de mejora. 4. CLASIFICACIÓN Breve descripción de la acción a implementar. 5. AREA Área responsable de llevar a cabo la acción correctiva, preventiva o de Mejora. 6. ORIGEN Señalar el motivo generador de la acción a implementar, ya sea una queja, auditoria, proceso u otra causa. 7. SEGUIMIENTO Fase en la que se encuentra la acción. 8. ELABORÓ Nombre y firma del funcionario de la unidad de planeación que elaboró el documento. 9. REVISÓ Nombre y firma del Representante de la Dirección.