FONDO FIDUCIARIO FAO/OMS DEL CODEX DIRECTRICES SOBRE EL PROCESO DE SOLICITUD

Transcripción

1 FONDO FIDUCIARIO FAO/OMS DEL CODEX DIRECTRICES SOBRE EL PROCESO DE SOLICITUD

2 Índice Quién puede solicitar la ayuda?... 3 Presentación de solicitudes... 3 Cómo pueden prepararse los países para solicitar la ayuda?... 3 Solicitud de ayuda individual... 4 Solicitud colectiva... 4 Tipo de ayuda que puede solicitarse... 5 Importe de la ayuda que puede solicitarse... 6 Evaluación de las propuestas... 6 Examen previo... 7 Examen técnico de solicitudes... 7 Establecimiento de las solicitudes prioritarias... 7 Decisión... 7 Comunicación de las decisiones... 7 Cómo contactar con el Fondo fiduciario del Codex

3 Quién puede solicitar la ayuda? Se aceptarán solicitudes de: 1) Países que reúnan las condiciones necesarias para recibir apoyo del Fondo fiduciario del Codex (véase: para consultar la relación de países que reúnen los requisitos). 2) Grupos de países en los que todos los países incluidos en la solicitud colectiva reúnen los requisitos para recibir la ayuda del Fondo fiduciario del Codex. El proceso de presentación de solicitudes será iniciado formalmente por la Secretaría del FFC2 mediante una convocatoria para la presentación de solicitudes que se publicará en el sitio web del FFC2 y se enviará a todos los puntos de contacto del Codex mediante la lista de correo Codex-L, y también por los canales de comunicación de la OMS y la FAO. Presentación de solicitudes Independientemente de si tienen carácter colectivo o proceden de países concretos, las solicitudes serán el resultado de un proceso consultivo nacional coordinado por el punto de contacto del Codex en el que tomen parte todas las partes interesadas. El punto de contacto oficial del Codex en un país (o el punto de contacto del Codex del país encargado de presentar una solicitud colectiva) es el punto de comunicación con la Secretaría del Fondo fiduciario del Codex. El punto de contacto del Codex también será responsable de presentar oficialmente la solicitud en nombre del país (o grupo de países) ante la Secretaría del Fondo fiduciario del Codex (a través del sistema de presentación de solicitudes en línea). La solicitud debe estar firmada por los representantes de la OMS y la FAO en los países. Puede consultarse una lista de los puntos de contacto oficiales del Codex en el sitio web de la Comisión del Codex Alimentarius ( Las solicitudes colectivas seguirán un formato similar, serán consecuencia de procesos consultivos nacionales en cada uno de los países que formen parte de una solicitud colectiva y tendrán que ser coordinadas y firmadas por el punto de contacto oficial de cada país y por los representantes de la OMS y la FAO en los países. Sin embargo, entre los países se designará a uno de ellos para que presente la solicitud colectiva al FFC2 en nombre de todos los participantes. Ese país de referencia será el único interlocutor del grupo con el FFC2 en relación con la solicitud colectiva. Las solicitudes deben presentarse (electrónicamente) a través del sistema en línea dentro del plazo indicado en el sitio web del Fondo fiduciario del Codex. Solo serán aceptadas las propuestas completas (es decir, aquellas debidamente cumplimentadas y firmadas y cargadas junto con todos los anexos) presentadas en el sistema dentro del plazo establecido. Los documentos necesarios para presentar la solicitud están disponibles en Cómo pueden prepararse los países para solicitar la ayuda? El FFC2 pone a disposición las opciones de apoyo a países concretos y a grupos de países, reconociendo el hecho de que unas veces será preferible la primera opción, y otras la 3

4 segunda. En todos los casos es necesaria una evaluación sólida de las necesidades, y el instrumento de diagnóstico FAO/OMS para evaluar la situación de los programas nacionales del Codex ha sido preparado para tal fin. Una vez completada la evaluación, el país tiene que decidir si prefiere solicitar la ayuda del Fondo fiduciario del Codex de manera individual o como parte de una solicitud colectiva. Solicitud de ayuda individual Los países que deseen solicitar la ayuda individual del FFC2 tendrán que llevar a cabo un diagnóstico de la capacidad nacional del Codex mediante el instrumento de diagnóstico para evaluar la situación de los programas nacionales del Codex elaborado por la FAO y la OMS. La finalidad del instrumento de diagnóstico es ofrecer un marco de referencia para la autoevaluación de la capacidad nacional con respecto al Codex, incluida la capacidad para planificar y participar eficazmente en las reuniones del Codex y ayudar a detectar las áreas que necesitan fortalecimiento y fomento de la capacidad. El diagnóstico de la capacidad del Codex se llevará a cabo mediante un proceso consultivo nacional coordinado por el punto de contacto oficial del Codex. Los resultados del diagnóstico sobre el Codex se utilizarán para determinar las esferas pertinentes para la ayuda que podrían ser objeto de una solicitud de un país concreto o de una solicitud colectiva al Fondo fiduciario del Codex. Como parte del proceso de preparación de una solicitud nacional sólida, los puntos de contacto podrán contactar con los oficiales FAO/OMS de las oficinas regionales y/o los oficiales técnicos nacionales FAO/OMS (según corresponda) para analizar diferentes aspectos de una solicitud en preparación y obtener su orientación y asesoramiento. Solicitud colectiva Tras llevar a cabo un diagnóstico del programa nacional del Codex mediante el instrumento de diagnóstico para evaluar la situación de los programas nacionales del Codex, varios países pueden concluir que han determinado deficiencias y necesidades similares. Eso puede constituir una razón sólida para agruparse con miras a abordar las necesidades y deficiencias comunes y trabajar unidos para intercambiar experiencias y crear capacidades y redes destinadas a fortalecer las actividades del Codex en cada uno de los países participantes, así como en el grupo. La participación en una solicitud colectiva puede suponer cierto ahorro para esos países, puesto que el grupo puede asumir algunas actividades (por ejemplo, seminarios colectivos y cursos de formación para abordar el desarrollo de la capacidad en una esfera concreta) en lugar de que corran a cargo de países concretos. Aunque en una solicitud colectiva se hará hincapié especialmente en actividades de grupo (en las que participen todos los países incluidos en la solicitud), eso no debe evitar la inclusión de actividades en países concretos cuando resulte más conveniente combinarse para alcanzar el objetivo del proyecto y dar lugar al desarrollo de las capacidades. Parte del fundamento lógico de la solicitud incluiría la explicación del vínculo y la complementariedad entre las actividades de países concretos y las actividades colectivas. Las ideas para las solicitudes colectivas pueden surgir de países que intercambien el resultado obtenido en el diagnóstico del Codex, pero también podrían resultar de los debates entre países durante reuniones del Codex. Conviene indicar que, incluso cuando una idea para una solicitud colectiva destinada a abordar desafíos comunes se origine 4

5 durante una reunión del Codex, podría resultar útil para todos los países que tomen parte en una solicitud colectiva utilizar el instrumento de diagnóstico del Codex (el uso completo o parcial de secciones pertinentes puede resultar adecuado). Tipo de ayuda que puede solicitarse Pueden ser objeto de ayuda los siguientes tipos de actividades orientadas a fortalecer las estructuras, procesos y sistemas nacionales del Codex con miras a crear capacidad para la participación plena y eficaz en el Codex. Aunque esas actividades se mencionan individualmente, la intención e idea de la modalidad de lista es maximizar los efectos mediante la combinación de actividades. Esas actividades se incluirían en solicitudes de países concretos o en solicitudes colectivas. Talleres nacionales en los que participen responsables de la formulación de políticas y encargados de toma de decisiones procedentes de sectores clave y de grupos de partes interesadas, dirigidos a conseguir apoyo político y económico para las actividades del Codex. Hermanamiento entre un país desarrollado/con economía en transición, con estructuras nacionales del Codex que funcionen bien, y un país menos experimentado, a fin de favorecer el intercambio de experiencias y ayudar a este último a reforzar sus propias estructuras del Codex y propiciar una participación en el Codex más eficaz. Diagnóstico de las estructuras nacionales del Codex y elaboración de un plan de acción nacional para reforzar la participación en el Codex. En el marco de esta actividad, un experto del Codex podría trabajar con un país o grupo de países para ayudarles a realizar un diagnóstico de los puntos fuertes y débiles de las estructuras o actividades nacionales del Codex, y a establecer un plan de acción nacional para reforzar la participación en el Codex. Creación de capacidad para una participación más eficaz en el Codex. Esta actividad podría consistir en utilizar diferentes métodos de ejecución y formadores experimentados para crear capacidad en los diferentes países (o en un grupo de países cuando el contexto responda a una solicitud colectiva) a través del aprendizaje en línea, el aprendizaje mixto (aprendizaje a distancia combinado con talleres o cursos), y la formación centrada en ámbitos técnicos específicos (p. ej., cómo determinar y proporcionar datos científicos y técnicos para mejorar la elaboración de normas del Codex y su aplicación). Un formador sobre el Codex. Los países podrían solicitar trabajar con un formador (persona con reconocidos conocimientos especializados en un ámbito específico del Codex) antes, durante, y después de la reunión de un determinado comité del Codex, para que les ayude a conocer el comité de que se trate y a mejorar su capacidad para participar eficazmente tanto en el comité como en cualquier futuro proceso de establecimiento de normas. La formación puede tener lugar durante las reuniones del Codex. Participación presencial en las reuniones del Codex. Se debe considerar la conveniencia de este tipo de apoyo cuando se incluye como un elemento de la solicitud y supone un complemento esencial y un factor decisivo para tener éxito en otras actividades 5

6 de fortalecimiento sostenible de la capacidad encaminadas a mejorar la participación y la intervención en el Codex. Asistencia técnica para actividades con plazos precisos. Los países podrían solicitar asistencia técnica por un tiempo limitado que les sirva de ayuda en la elaboración de un trabajo técnico para su aportación al Codex. Por ejemplo, se podría prestar asistencia en la preparación de un documento de proyecto para la realización de nuevos trabajos (p. ej., propuesta de elaboración de una nueva norma mundial o regional, o revisión de una norma existente del Codex). Apoyo técnico y/o económico específico y focalizado para la recopilación y/o generación de datos en un grupo de países con vistas a subsanar una carencia de datos concreta en relación con la labor de establecimiento de normas. Traducción de los documentos del Codex a los idiomas locales. El apoyo a esta actividad solucionaría el déficit de recursos en países determinados en los que la traducción del material de promoción del Codex y/o de las normas, directrices y códigos de prácticas fundamentales del Codex a los idiomas locales es esencial a fin de sensibilizar sobre el Codex y crear capacidad nacional para la participación en el mismo. No se pueden financiar el personal, la infraestructura, el equipo de oficina, las conexiones de Internet y los incentivos para participar en reuniones a nivel nacional (por ejemplo, del Comité Nacional del Codex) ni otros gastos locales. Esos costos nacionales se consideran costos de funcionamiento normales del país que deben tener su propia partida en los presupuestos nacionales. Importe de la ayuda que puede solicitarse El importe de los fondos concedidos a los diferentes países/grupos de países (en el caso de una solicitud colectiva) variará según las necesidades del país/grupo de países y de las actividades que reciban la ayuda. La ayuda plurianual está limitada a un máximo de tres años. El presupuesto máximo que podrá asignarse a un país durante tres años completos de ayuda será de USD. Los presupuestos máximos que se asignarán a las solicitudes colectivas se guiarán por un cuadro logarítmico de descuento. Por ejemplo, la financiación total por tres años de apoyo a una solicitud en grupo sería: USD para una solicitud de dos países; para una solicitud de tres países; para una solicitud de cuatro países. Para más información sobre los presupuestos máximos para las solicitudes colectivas, véase el Anexo 4 del documento de proyecto, disponible en ( Evaluación de las propuestas Para que una propuesta sea completa deberá constar de los siguientes documentos: formulario de solicitud, debidamente cumplimentado a través del sistema en línea; 6

7 solicitud preparada de acuerdo con la plantilla y cargada en el sistema en línea; plan de acción preparado de acuerdo con la plantilla y cargado en el sistema en línea; presupuesto preparado de acuerdo con la plantilla y cargado en el sistema en línea; resultados del diagnóstico del Codex para el país/los países de la solicitud (plantillas 5.1 y 5.2 del instrumento de diagnóstico). Examen previo. Todas las solicitudes serán examinadas en primer lugar por la Secretaría del Fondo fiduciario del Codex para comprobar que cumplen los requisitos oficiales y reúnen los requerimientos para recibir la ayuda. La Secretaría del FFC remitirá las solicitudes a los funcionarios regionales pertinentes de la FAO y la OMS para que formulen sus observaciones. Examen técnico de solicitudes. Las solicitudes que hayan pasado el examen previo serán examinadas técnicamente por el Grupo de examen técnico (para más información sobre la composición y el mandato del Grupo de examen técnico véase el documento de proyecto). Las recomendaciones del Grupo de examen técnico sobre las solicitudes que sean sólidas y podrían recibir ayuda serán enviadas al Comité Directivo. Establecimiento de las solicitudes prioritarias. Cuando el número de solicitudes técnicamente sólidas sobrepase la financiación disponible para la ayuda, se establecerá qué solicitudes son prioritarias de acuerdo con los criterios y el cuadro de puntuación que aparecen en el Anexo 6 del documento de proyecto. La administración del cuadro de puntuación para el establecimiento de las solicitudes prioritarias estará a cargo del Grupo de examen técnico. Decisión. El Comité Directivo (véase el documento de proyecto para las cuestiones relativas a la composición y el mandato del Comité Directivo) examinará las recomendaciones del Grupo de examen técnico y los resultados del proceso de establecimiento de prioridades (cuando, debido a las restricciones presupuestarias, haya sido necesario establecer prioridades). El Comité Directivo decidirá qué solicitudes recibirán la ayuda en la ronda actual, tomando en consideración la cobertura regional, el equilibrio entre las solicitudes de países concretos y las solicitudes colectivas y la disponibilidad de recursos financieros y humanos para apoyar la ejecución. Las solicitudes aprobadas que no puedan recibir la ayuda en ninguna ronda de solicitudes a causa de las restricciones presupuestarias se considerarán prioritarias en la siguiente ronda de selección. Comunicación de las decisiones. Los resultados de cada ronda de solicitudes se comunicarán al punto de contacto del Codex de cada país solicitante (o país de referencia, en el caso de una solicitud colectiva). Se calcula que el examen, la toma de decisiones y el proceso de notificación podrían durar un máximo de dos meses y medio. Cómo contactar con el Fondo fiduciario del Codex Los puntos de contacto del Codex de todos los países con derecho a ayuda pueden contactar con la Secretaría del Fondo fiduciario del Codex por correo electrónico a través de la dirección: codextrustfund@who.int. 7