GUIA PARA CAPTURA DE CONVENIOS IT-OSF-001

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Monica Aranda González
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1 GUIA PARA CAPTURA DE CONVENIOS Página 1 de 15

2 REVISIÓN: 0 FECHA DE LA REVISIÓN: 28/Septiembre/2016 Página 2 de 15 TABLA DE AUTORIZACIONES Elaboró: Revisó: Autorizó: Isai Maldonado Especialista de Métodos y Procedimientos Nombre y Puesto Carlos Guzmán Líder de Proyecto Nombre y Puesto Martín Arenales Director de Riesgos Nombre y Puesto Firma Firma Firma

3 CONTROL DE CAMBIOS FECHA DE REVISIÓN REVISIÓN: 0 FECHA DE LA REVISIÓN: 28/Septiembre/2016 Página 3 de 15 NO. DE REVISIÓN SEP/16 0 Se oficializa su uso NATURALEZA DEL CAMBIO

4 TABLA DE CONTENIDO REVISIÓN: 0 FECHA DE LA REVISIÓN: 28/Septiembre/2016 Página 4 de OBJETIVO ALCANCE DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES...7

5 1. OBJETIVO REVISIÓN: 0 FECHA DE LA REVISIÓN: 28/Septiembre/2016 Página 5 de 15 Establecer los pasos para la captura, revisión y aprobación de los convenios de cobranza realizados con los Clientes. 2. ALCANCE Aplica para Créditos Comunales y Solidarios en grupos con un atraso mayor a 30 días de mora y donde parte de los integrantes tienen la disposición de seguir cubriendo su deuda bajo los acuerdos establecidos con el Asesor Financiero.

6 3. DIAGRAMA DE FLUJO REVISIÓN: 0 FECHA DE LA REVISIÓN: 28/Septiembre/2016 Página 6 de 15 Administradora de Sucursal Gerente/Especialista/Analista/ Validador de Mesa de Control Gerente de Sucursal Inicio 1 Captura Solicitud de Convenio Convenio de Pago 2 Escanea y sube convenio al Sistema 3 Revisa solicitud de Convenio conforme a Políticas 3.1 Notifica al Asesor Financiero para que realice las correcciones correspondientes NO Convenio Aprobado? 4 Registra pagos por cada integrante SI 5 Revisa pagos registrados correctamente 5.1 Corregir errores en el registro de los pagos NO Registro Correcto? SI 6 Autoriza pagos Fin

7 REVISIÓN: 0 FECHA DE LA REVISIÓN: 28/Septiembre/2016 Página 7 de DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Administradora de Sucursal 1. Captura Solicitud de Convenio. Una vez capturados los datos del convenio, subir el archivo escaneado del Convenio para enviarlo a revisión por el área de Mesa de Control. 1.- Ingresa Usuario y contraseña y da clic en Ingresar Recuerda que, al momento de capturar la Solicitud debes tener escaneado en formato PDF el convenio debidamente autorizado. Debes capturar un Convenio por cada Integrante 2.- En el menú Tipo de Solicitud selecciona Convenio de Cobranza

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- En la ventana de búsqueda ingresa el número de Préstamo 5.

- Da clic en el Check-box para seleccionar al Integrante que

- Da clic en el Continuar 8.- Selecciona el Plazo 9.

8 REVISIÓN: 0 FECHA DE LA REVISIÓN: 28/Septiembre/2016 Página 8 de Selecciona Agregar Solicitud 4.- En la ventana de búsqueda ingresa el número de Préstamo 5.- Da clic en consultar 6.- Da clic en el Check-box para seleccionar al Integrante que realiza la Solicitud de Convenio 7.- Da clic en el Continuar 8.- Selecciona el Plazo 9.- Ingresa el monto total a pagar 9.- Selecciona la fecha inicio del plazo 12.- Da clic en Aceptar 10.- Selecciona la fecha fin del plazo 11.- Da clic en Guardar

9 REVISIÓN: 0 FECHA DE LA REVISIÓN: 28/Septiembre/2016 Página 9 de Escanea y sube convenio al Sistema. Una vez capturados los datos del convenio, subir el archivo escaneado del Convenio para enviarlo a revisión por el área de Mesa de Control. 1.- Da clic en Buscar para actualizar pantalla 3.- Selecciona para adjuntar el archivo del convenio 2.- Identifica la Solicitud recién capturada 7.- Presiona el botón Subir Documento 6.- Da clic en Abrir 4.- Selecciona Examinar para buscar el archivo 5.- Selecciona el archivo en formato PDF 8.- Da clic en Aceptar para finalizar carga 9.- Selecciona el ícono Enviar Solicitud 10.- Dar Clic en Aceptar 11.- Dar Clic en Aceptar para finalizar

Validar la factibilidad de aprobar, rechazar o eliminar el convenio dependiendo del resultado del análisis realizado. 1.

10 REVISIÓN: 0 FECHA DE LA REVISIÓN: 28/Septiembre/2016 Página 10 de 15 Gerente/ Especialista/ Analista/ Validador de Mesa de Control 3. Revisa Solicitud de Convenio conforme a Políticas. Validar la factibilidad de aprobar, rechazar o eliminar el convenio dependiendo del resultado del análisis realizado. 1.- Ingresa Usuario y contraseña y da clic en Ingresar 2.- En el menú Autorizar selecciona Convenio de Cobranza 3.- Identifica la Solicitud 4.- Da clic en el ícono PDF para visualizar el formato de convenio 5.- El documento aparece en una nueva pestaña del explorador. Revisa de acuerdo a las Políticas de autorización vigentes

Cuando una Solicitud no es aprobada, se asigna uno de los siguientes status: - Rechazar: cuando existen observaciones y/o correcciones que deben atenderse y una

11 REVISIÓN: 0 FECHA DE LA REVISIÓN: 28/Septiembre/2016 Página 11 de 15 Convenio aprobado? Si. Aprobar solicitud. 1.- Dar Clic en enviar Solicitud 2.- Dar Clic en Aceptar 3.- La solicitud ha sido enviada para revisión Continúa en el punto No (Solicitud Rechazada o Eliminada). Cuando una Solicitud no es aprobada, se asigna uno de los siguientes status: - Rechazar: cuando existen observaciones y/o correcciones que deben atenderse y una vez solucionadas, puede ser aprobada la Solicitud. 1.- Selecciona el ícono Rechazar 2.- Captura a detalle los motivos del rechazo 4.- Da clic en Aceptar para finalizar 3.- Da clic en Aceptar Regresa al punto 2.

aprobado. 1.- Selecciona el ícono Eliminar 2.

Una vez que se cuenten con los pagos del

Varias fichas de pago pueden registrarse para

12 REVISIÓN: 0 FECHA DE LA REVISIÓN: 28/Septiembre/2016 Página 12 de 15 - Eliminar: Cuando la aprobación de una Solicitud definitivamente no es factible y tampoco existe posibilidad de realizar ajustes que permitan cambiar su status a aprobado. 1.- Selecciona el ícono Eliminar 2.- Da clic en Aceptar para finalizar Administradora de Sucursal 4. Registra pagos por cada Integrante. Una vez que se cuenten con los pagos del Cliente, registrarlos en el sistema. Varias fichas de pago pueden registrarse para un solo Integrante, sin embargo, una ficha de pago no puede aplicarse para varios Integrantes ya que el control es individual. 1.- Identifica el convenio donde vas a registrar el pago 6.- Da clic enviar Solicitud 2.- Da clic para seleccionar el pago 5.- Da clic en cerrar 3.- Identifica el pago y selecciona el checkbox 4.- Da clic en Aceptar 5.- Da clic en Aceptar para finalizar Los pagos que sean seleccionados, aparecen al final de la ventana en un recuadro color verde Opcional, se puede adjuntar la Ficha de Depósito 7.- Da clic en Aceptar 8.- Da clic en Aceptar para finalizar

REVISIÓN: 0 FECHA DE LA REVISIÓN: 28/Septiembre/2016 Página 13 de 15 Repite los pasos del 3 al 5,

Puedes quitar la selección en cualquier momento en caso de haber seleccionado un pago incorrecto.

confirmar el pago 5. Revisa pagos registrados correctamente.

correspondan al Cliente que fue asociado. 1.- Ingresa Usuario y contraseña y da clic en Ingresar 1.

13 REVISIÓN: 0 FECHA DE LA REVISIÓN: 28/Septiembre/2016 Página 13 de 15 Repite los pasos del 3 al 5, dependiendo del número de pagos a registrar. Puedes quitar la selección en cualquier momento en caso de haber seleccionado un pago incorrecto. Gerente de Sucursal Al seleccionar el check-box debes esperar a que aparezca el mensaje para confirmar el pago 5. Revisa pagos registrados correctamente. Asegurar que los pagos registrados por la Administradora de Sucursal sean correctos y que correspondan al Cliente que fue asociado. 1.- Ingresa Usuario y contraseña y da clic en Ingresar 1.- En el menú Solicitudes selecciona la pestaña Autorizar y luego Convenios de Cobranza 3.- Dar clic en Revisar Pagos 2.- Identifica el pago a autorizar 4.- Revisar que los pagos sean correctos y cierra la ventana

REVISIÓN: 0 FECHA DE LA REVISIÓN: 28/Septiembre/2016 Página 14 de 15 Registro correcto? SI. Continúa en el punto 6. NO. (Solicitud Rechazada o Eliminada).

14 REVISIÓN: 0 FECHA DE LA REVISIÓN: 28/Septiembre/2016 Página 14 de 15 Registro correcto? SI. Continúa en el punto 6. NO. (Solicitud Rechazada o Eliminada). Cuando una un registro de pago no es aprobado, se asigna uno de los siguientes status: - Rechazar: cuando existen observaciones y/o correcciones que deben atenderse y una vez solucionadas, puede ser aprobado el registro del pago. 1.- Selecciona el ícono Rechazar 2.- Captura a detalle los motivos del rechazo 4.- Da clic en Aceptar para finalizar 3.- Da clic en Aceptar Nota: Informar a la Administradora de Sucursal para la atención de las correcciones. - Eliminar: cuando el registro del pago definitivamente no es factible su aprobación y tampoco existe posibilidad de realizar ajustes que permitan cambiar su status a aprobado. 1.- Selecciona el ícono Eliminar 2.- Da clic en Aceptar para finalizar Administradora de Sucursal 5.1. Corregir errores en el registro de los pagos. Regresa al punto 4.

REVISIÓN: 0 FECHA DE LA REVISIÓN: 28/Septiembre/2016 Página 15 de 15

Cambiar el status a para que el pago o pagos sean registrados al

- Selecciona el ícono Enviar Solicitud 2.- Dar Clic en Aceptar 3.

Nota: para mejorar el desempeño del sistema, utiliza Internet

en la vista de compatibilidad de la siguiente manera: 1.

15 REVISIÓN: 0 FECHA DE LA REVISIÓN: 28/Septiembre/2016 Página 15 de Autoriza pagos. Cambiar el status a para que el pago o pagos sean registrados al Integrante que la Administradora seleccionó. 1.- Selecciona el ícono Enviar Solicitud 2.- Dar Clic en Aceptar 3.- Dar Clic en Aceptar para finalizar Fin del proceso. Nota: para mejorar el desempeño del sistema, utiliza Internet Explorer y asegura que esté agregado el sitio de Siempre Creciendo en la vista de compatibilidad de la siguiente manera: 1.- Con la página de Siempre Creciendo abierta, da clic en el ícono de configuración 3.- Dar clic en Agregar 2.- Selecciona Configuración de Vista de compatibilidad 4.- Dar clic en Cerrar

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