FICHA TÉCNICA BIENVENIDA PROFESORES Y EMPLEADOS ADMINISTRATI- VOS Nivel 1 Desarrollo del Talento. Macroproceso Talento Humano.

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1 Talento PRO /5/215 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices: Lineamientos: RESPONSABILIDADES Responsable del proceso: Responsabilidades: DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo (Profesores y Administrativos) Descripción de actividades (Profesores y Administrativos) DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 9

2 Talento PRO /5/ OBJETIVO Facilitar el conocimiento, adaptación e integración de los nuevos profesores y empleados administrativos al entorno de la Universidad. 2. ALCANCE Desde la identificación de la población objetivo y definición de las fechas de ejecución, hasta el cierre del proceso y la generación de un Informe de e indicadores del proceso. 3. NORMATIVIDAD 3.1 Directrices: Política del Plan Institucional de Capacitación (PIC) 3.2 Lineamientos: No aplica. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso: Jefe de 4.2. Responsabilidades: Directores de las Unidades Académicas y/o Administrativas: Determinar los contenidos y la pertinencia de las presentaciones que se realizarán en el Eventro de. Jefe de : Supervisar que el proceso de de profesores y personal administrativo se efectué correctamente y cada una de las partes cumpla con sus responsabilidades. :

3 Talento PRO /5/215 Identificar la población objetivo a la cual se le realizará la actividad de y definir las fechas en las cuales se llevará a cabo. Contactar a los formadores para que participen en la actividad de y citar a los profesores o empleados objetivo. Gestionar la actividad de en el Sistema SAP, incluyendo tanto la creación como el cierre de la misma. Analizar los resultados obtenidos por parte de las evaluaciones de conocimiento y satisfacción registradas por los participantes y detectar oportunidades de mejora. Equipo de : Garantizar que la logística del Evento de sea la adecuada en cuanto a materiales, espacios, entre otros. Formadores: Realizar las actividades propuestas a los profesores y administrativos de acuerdo a la agenfda propuesta para el Evento de. Profesores y Administrativos: Asistir al evento de y participar de forma activa en sus actividades. Diligenciar los formatos de Evaluación de acuerdo a su perspectiva del Evento. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1 Diagrama de flujo (Profesores y Administrativos) 5.2 Descripción de actividades (Profesores y Administrativos) Entrada Proveedor Salida Cliente Necesidad de adaptar e integrar a los profesores o empleados administrativos nuevos en la Universidad. Unidad académica o administrativa, Gestión Humana y Desarrollo Organizacional. Evento de realizado. Evaluación de conocimiento y Evaluación de satisfacción completadas. Informe de. Indicadores del proceso. Profesores o Administrativos.

4 Talento PRO /5/215 No. Actividad Descripción Responsable Sistema Documento Identificar población objetivo Definir fechas de ejecución Organizar la logística y materiales Citar a los formadores y participantes Registrar los Eventos de Realizar el Evento de Evaluar el Evento de Analizar resultados se encarga de identificar los empleados de la Universidad que hayan ingresado en el periodo posterior a la última bienvenida realizada, por medio de la revisión de la base de datos de personal. Fijar las fechas en las que se realizarán los eventos de durante el año. Gestionar la calidad y oportunidad de: Presentaciones de las Unidades Guía rápida Lugar del evento Alimentación Kits de bienvenida Formatos (listado de asistencia y evaluaciones) Fijar en las agendas de cada uno de los formadores la fecha y hora de sus presentaciones. A los participantes se les hace llegar la invitación y se realiza seguimiento para confirmación de asistencia. En el módulo TEM, se crea el evento en la transacción PV1 y se le asigna a cada uno de los participantes por medio de la transacción PSV2. De acuerdo a la agenda definida, se realizan las diferentes presentaciones. El participante realiza una evaluación de conocimiento y adicionalmente evalúa el evento en los siguientes aspectos: Material Formador Participación del asistente Contenidos Aspectos logisticos. De acuerdo a los resultados obtenidos verificar oportunidades de mejora y cambios en contenidos. Directores de unidades Gestor de formación Equipo de Formadores - Profesores - Administrativos SAP Listado de Invitados Lista de Chequeo Correo electrónico - Evaluación de conocimiento - Evaluación de satisfacción

5 Talento PRO /5/ Cerrar el proceso Generar informe de la Cerrar el proceso de bienvenida en el sistema SAP en la transacción PSV2 e implementar plan de acción generado en el análisis de resultados. Elaborar un informe estadistico de resultados de la bienvenida que incluye cobertura, satisfacción, conocimientos y comparativo histórico. SAP - Informe de - Indicadores del proceso 6. DEFINICIONES Evento de : actividad enfocada a los profesores o empleados administrativos nuevos, que tiene como objetivo brindarles conocimientos que les permitan facilitar su proceso de adaptación al entorno de la institución. Además participan los empleados que llevan vinculados más de 5 años con la Universidad y les permite afianzar los conocimientos DOCUMENTOS DE REFERENCIA Internos (Cadena de Valor) Externos (Unidades académicas / administrativas/entidades externas ) Política del Plan Institucional de Capacitación (PIC) 8. INDICADORES FICHA DEL INDICADOR Nombre del Indicador: del indicador: Responsable del indicador: Cobertura IND Institucional Personal Administrativo Primer Semestre 214. Recuperado el 6 de Enero del 215, del sitio Web

6 Talento PRO /5/215 Objetivo: Busca medir el porcentaje de participación sobre el total de la población objetivo, con el fin de determinar la efectividad de la convocatoria. Método de Medición: 1. Establecer la población objetivo. 2. Tabular la asistencia de acuerdo a las Listas. 3. Calcular la participación en el evento. Unidad de Medida: Formula: Porcentaje Participantes Población objetivo 1 Variables: Limitaciones: Fuente de datos: Granularidad: Periodicidad: Participantes: personas que asistieron al evento de. Población objetivo: personas que ingresaron a la Universidad desde el último evento de bienvenida hasta la fecha de corte de la invitación. No aplica Archivo de Planta generado en SAP. Lista de asistencia del evento Por cada evento de. Anual. Meta: 1% Observaciones: Para realizar un análisis de causas y planes de mejora, se recomienda diferenciar la población objetivo entre profesores y administrativos.

7 Talento PRO /5/215 FICHA DEL INDICADOR Nombre del Indicador: del indicador: Responsable del indicador: Objetivo: Método de Medición: Unidad de Medida: Formula: Variables: Limitaciones: Fuente de datos: Granularidad: Periodicidad: Satisfacción IND Determinar la percepción de los participantes frente al evento, en cuanto a los formadores, el contenido, el material, la logística y la participación individual. 1. Se realiza una encuesta física o vía correo electrónico al finalizar el evento de. 2. Se tabulan los resultados. 3. Se analizan las calificaciones por fuera del marco esperado. Unidades No aplica. Se hace mediante una encuesta. No aplica. Encuestas incompletas. Respuestas a la encuestas por parte de los participantes al evento. Por cada evento de. Semestral Meta: Calificaciones entre 3 y 4. Observaciones: La escala de medición es de 1 a 4, en donde 4 es muy alto y 1 es muy bajo.

8 Talento PRO /5/215 FICHA DEL INDICADOR Nombre del Indicador: del indicador: Responsable del indicador: Objetivo: Método de Medición: Unidad de Medida: Formula: Variables: Limitaciones: Fuente de datos: Granularidad: Periodicidad: Conocimientos IND Medir el grado de retención y comprensión de los contenidos cubiertos en el evento por parte de los participantes. Evaluación física o vía electrónica (Sicua). Porcentaje Respuestas correctas Total de preguntas 1 Respuestas correctas: número de aciertos en la evaluación. Total de preguntas: número total de preguntas que conforman la evaluación. No aplica. Evaluaciones diligenciadas. Por cada evento de. Semestral 9. RIESGOS No aplica. Meta: Superior al 85% Observaciones: La tendencia en las respuestas permite proponer cambios en la metodología.

9 Talento PRO /5/ CONTROL DE CAMBIOS 11. APROBACIÓN VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 16/1/214 Publicación 28/5/215 Elaboró Revisó Aprobó Nombre Cargo Fecha María Andrea Archila Ingeniero de procesos 16/1/214 Diego Alejandro García 26/3/215 Jefe de desarrollo del Paola Daza Talento y cultura 26/3/215