PROCEDIMIENTO CREACION DE FONDO FIJO DE CAJA

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1 Página 1 de 8 PROCEDIMIENTO CREACION DE FONDO FIJO DE CAJA AUTORIZACIONES Elaboró: Revisó: Autorizó: Lic. Virginia Zavalza Laurence Ing. Cesar Oswaldo Reyes Zamora L.C. Adolfo Eduardo Ortiz Flores Secretario de Finanzas Este documento es propiedad del Queda prohibido el uso o reproducción total o parcial de este documento para fines no autorizados. Ave. Francisco I. Madero No. 201 Zona Centro C.P

2 Página 2 de 8 INDICE 1.- OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES REQUISITOS DESARROLLO RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD FLUJOGRAMA DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS ANEXOS 8

3 Página 3 de OBJETIVO: Otorgar el recurso económico al Secretario y/o director de las áreas que lo requieran para hacer compras de necesidades inmediatas, mediante un cheque a nombre del responsable del mismo. 2.- ALCANCE: Aplica a Secretarios y Directores de las diferentes áreas del R. Ayuntamiento, Auxiliar Contable y. 3.- DEFINICION: Fondo Fijo de Caja.- Se refiere al importe del dinero en efectivo que en un área se dispone para un uso específico como es el pago de gastos menores o de urgencias. Por lo general el fondo fijo de caja se asigna a una persona, la cual se responsabiliza del manejo y custodia del mismo. Oficio.- Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, acuerdos, instrucciones, invitaciones, solicitar autorizaciones, etc. Pagaré.- Documento que extiende una persona física o moral a otra, mediante el cual contrae la obligación de pagar una cantidad de dinero en la fecha que figura en él. Formato Resguardo.- Es un documento en donde se acredita el compromiso y la obligación de un pago, en este caso ya sea en comprobantes de compras justificadas y autorizadas o en efectivo. Cheque.- Un cheque es una orden de pago puesta por escrito que permite a la persona que lo recibe cobrar una cierta cantidad de dinero que está estipulada en el documento y que debe estar disponible en la cuenta bancaria de quien lo expide. Póliza contable.-formato que sirve para registrar las operaciones contables que impliquen erogaciones (erogaciones, pagos) o salidas de dinero para la empresa. 4.- REQUISITOS: Para el otorgamiento de un Fondo Fijo de Caja, se requiere la solicitud por escrito del Secretario y/o Director del R. Ayuntamiento, dirigida al Tesorero Municipal y autorizado por el mismo, con la justificación correspondiente.

4 Página 4 de DESARROLLO: No DE ACTIVIDAD RESPONSABLE 5.1 TESORERIA 5.2 AUXILIAR 5.3 AUXILIAR 5.4 AUXILIAR 5.5 DIRECTOR 5.6 AUXILIAR 5.7 AUXILIAR DESCRIPCION Entrega el oficio donde se solicita la creación de un fondo fijo de caja para un funcionario de un área específica. Se recibe el oficio con la firma de autorización del Tesorero Municipal Elabora el Formato Resguardo de Fondo Fijo de Caja y el Pagaré Elabora e imprime el cheque a nombre del responsable del fondo fijo de caja Turna cheque y póliza al Tesorero Municipal para que firme los documentos y recabe la firma del Presidente Municipal. Una vez firmado el cheque y la póliza del mismo, se procede a entregar al responsable del fondo fijo de caja, solicitándole copia de su identificación oficial, firmando de recibido en la póliza del cheque, en el pagaré y en el formato de resguardo. Realizada la entrega del cheque, se anexa a la póliza el Oficio de solicitud, el formato Resguardo de Fondo Fijo, el pagaré y la copia de la identificación y se turna a la Dirección de Contabilidad.

5 Página 5 de RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Entrega documento para elaboración de Cheque Recibe documento donde se solicita la creación del Fondo Fijo de Caja Se elabora Formato Resguardo de Fondo Fijo de Caja y Pagaré Se elabora e imprime cheque a nombre del responsable del Fondo Fijo Se solicita firma del cheque al Tesorero y al Presidente Municipal Se solicita copia de INE al responsable del Fondo Fijo y se entrega el cheque. Se integra póliza de cheque, formato, pagaré y copia de identificación oficial Se turna póliza y documentos a la Dirección de Contabilidad para su registro contable. CARGO Tesorero Municipal NIVEL DE RESPONSABILIDAD RESPONSABLE APOYA INFORMADO

6 Página 6 de 8 7.-FLUJOGRAMA TESORERO AUXILIAR CONTABLE DIRECTOR DE EGRESOS INICIO ENTREGA DE DOCUMENTO PARA ELABORACION DE CHEQUE RECIBE DOCUMENTO DONDE SE SOLICITA LA CREACION DE UN FONDO FIJO DE CAJA SE SOLICITA FIRMA DEL CHEQUE AL TESORERO Y AL PRESIDENTE MUNICIPAL A SE ELABORA FORMATO RESGUARDO DE FONDO FIJO DE CAJA Y PAGARE SE ELABORA E IMPRIME CHEQUE A NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL FONDO FIJO SE SOLICITA COPIA DE INE AL RESPONSABLE DEL FONDO FIJO Y SE ENTREGA EL CHEQUE A SE INTEGRA POLIZA DE CHEQUE, FORMATO, PAGARE Y COPIA DE IDENTIFICACION OFICIAL SE TURNA POLIZA Y DOCUMENTOS A LA DIRECCION DE CONTABILIDAD PARA SU REGISTRO CONTABLE FIN

7 Página 7 de 8 8.-DOCUMENTOS DE REFERENCIA. DOCUMENTO RELACIONADOS CODIGO TITULO TIPO DE DOCUMENTO ORIGEN LEY GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL NORMAS Y DISPOSICIONES EMITIDAS POR EL CONAC LEY DE FISCALIZACION Y RENDICION DE CUENTAS DEL ESTADO DE TAMAULIPAS DIGITAL DIGITAL DIGITAL ULTIMA REFORMA D.O.F ULTIMA REFORMA P.O REGISTROS. CODIGO TITULO SISTEMA AUTOMATIZADO DE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL REGISTRO RESPONSABLE DIRECTOR DE CONTABILIDAD LUGAR DE CONSERVACION DIRECCION DE CONTABILIDAD TIEMPO DE RETENCION 2 AÑOS

8 Página 8 de ANEXOS