CONTROL INTERNO LIBROS - REGISTRO FICHA 01 LIBROS - REGISTRO FICHA 01. Inade, Instituto Atlántico del Seguro -Pág1-

Transcripción

1 CORREDORES DE SEGUROS CONTROL INTERNO Inade, Instituto Atlántico del Seguro -Pág1-

2 Los corredores de seguros (personas físicas y jurídicas) llevarán y conservarán los librosregistro, correspondencia y justificantes concernientes a su negocio debidamente ordenados, en los términos establecidos en la legislación mercantil. Infracción MUY GRAVE Ley 26/2006, de 17 julio, de Mediación de Seguros y Reaseguros Privados - Artículo 55. Infracciones / Párrafo 2 p) Carecer de la contabilidad y de los libros exigidos en la legislación mercantil aplicable y en las normas sobre mediación de seguros y de reaseguros privados o la llevanza de estos con irregularidades esenciales que impidan conocer el alcance y naturaleza de las operaciones realizadas. Inade, Instituto Atlántico del Seguro -Pág2-

3 Actividad de Mediación de Seguros Mercantil Fiscal/Contabilidad Inade, Instituto Atlántico del Seguro -Pág3-

4 Personas Físicas Actividad de Mediación Pólizas y Suplementos Primas Cobradas Siniestros Tramitados Auxiliares Externos Otros Corredores Personas Jurídicas Actividad de Mediación Pólizas y Suplementos Primas Cobradas Siniestros Tramitados Auxiliares Externos Otros Corredores Mercantil Mercantil Socios (SL) Acciones Nominativas (SA) Junta General (Actas) Administradores (Actas) Fiscal / Contabilidad Analizar de forma individual cada caso. Fiscal/Contabilidad Inventarios Cuentas Anuales Diario Las normas fiscales pueden obligar a la empresa a llevar otros libros o registros, tales como IVA Soportado y Repercutido, Facturas Emitidas, Facturas Recibidas, Inade, Instituto Atlántico del Seguro -Pág4-

5 Actividad de Mediación de Seguros (Real Decreto 764/2010, de 11 de junio, por el que se desarrolla la Ley 26/2006, de 17 de julio, de mediación de seguros y reaseguros privados en materia de información estadístico-contable y del negocio, y de competencia profesional) Inade, Instituto Atlántico del Seguro -Pág5-

6 Libros - Registro Actividad de Mediación de Seguros Llevar y conservar (6 años) Podrán conservarse en soportes informáticos Deberán estar a disposición de la DGSFP o CCAA No podrán llevarse con un retraso superior a tres meses Inade, Instituto Atlántico del Seguro -Pág6-

7 Libros - Registro Actividad de Mediación de Seguros Pólizas y suplementos intermediados CAMBIOS! Primas cobradas a través del corredor Siniestros tramitados Auxiliares externos Otros corredores NUEVO!!CAMBIOS! NUEVO! Respecto de la Legislación anterior Inade, Instituto Atlántico del Seguro -Pág7-

8 Libros Registro (Actividad id d de Mediación ió de Seguros) Pólizas y Suplementos Intermediados Ramo Información mínima Fecha de efecto Número de póliza o suplemento Tomador Domicilio del Tomador (tipo de vía, nombre y nº de la vía, municipio y provincia) Capital asegurado Primas Red propia / Auxiliar externo u otro corredor NUEVO! Avisar a los proveedores del programa informático de esta modificación Inade, Instituto Atlántico del Seguro -Pág8-

9 Libros Registro (Actividad de Mediación de Seguros) Primas cobradas a través del corredor Ramo Información mínima Número de póliza Tomador Vencimiento a que corresponde Importe Fecha de cobro Recomendación: Indicar: Le entrego recibo librado por la compañía? Inade, Instituto Atlántico del Seguro -Pág9-

10 Libros Registro (Actividad id d de Mediación ió de Seguros) Siniestros Tramitados Información mínima Numeración correlativa, dentro de cada una de las series que se establezcan conforme a los criterios de clasificación de siniestros que se utilicen. Número de póliza Fecha de ocurrencia Fecha de declaración Fecha de liquidación Si existe Reclamación Judicial / Administrativa, ante el Defensor del Asegurado de la Entidad o de cualquier otra índole. Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 10 -

11 Libros - Registro Actividad de Mediación de Seguros Pólizas y suplementos intermediados Primas cobradas a través del corredor Siniestros tramitados Se entenderá cumplida la obligación de llevar los libros anteriores aún cuando la información esté contenida en diferentes ficheros informáticos, siempre que sea posible establecer una correlación e integración ágil y sencilla entre su contenido. Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 11 -

12 Libros Registro (Actividad id d de Mediación ió de Seguros) Auxiliares Externos Información mínima Datos personales Fecha de Alta Fecha de Baja Formación recibida Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 12 -

13 Libros Registro (Actividad id d de Mediación ió de Seguros) Otros Corredores NUEVO! Información mínima Datos personales Fecha de Alta Fecha de Baja Avisar a los proveedores del programa informático de este nuevo libro - registro Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 13 -

14 Mercantil Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 14 -

15 Libros - Registro Mercantil Socios / Acciones Nominativas Actas de la Junta General de Socios / Accionistas Actas de los Administradores Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 15 -

16 Libros Registro (Mercantil) Socios / Accionistas Clases: Libro Registro de Acciones Nominativas: para sociedades anónimas y comanditarias por acciones. Libro Registro de Socios: para sociedades de responsabilidad limitada, Legalización: ió Diligencia i en el Registro Mercantil antes de su uso. Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 16 -

17 Libros Registro (Mercantil) Actas (Junta General / Administradores) Las sociedades mercantiles llevarán también un libro de actas Constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, detallando: Datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano. Un resumen de los asuntos debatidos. Las intervenciones de las que se haya solicitado constancia. Acuerdos adoptados. Resultado de las votaciones. Legalización: Diligencia en el Registro Mercantil antes de su uso Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 17 -

18 Fiscal / Contabilidad Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 18 -

19 Libros Registro Fiscal / Contabilidad Referencias sobre los libros contables Todos los libros y documentos contables deben ser llevados con claridad, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la Ley. Las anotaciones contables deberán ser hechas expresando los valores en euros. Será valida la realización de asientos y anotaciones contables sobre hojas que después deberán ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 19 -

20 Libros Registro Fiscal / Contabilidad Referencias sobre los libros contables Los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes al negocio, debidamente ordenados, se conservarán durante 6 años, a partir del ultimo asiento realizado en los libros aun en el caso del cese de la empresa. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido. El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los tribunales conforme a las reglas generales del Derecho. La contabilidad de la empresa es secreta, sin perjuicio de lo que se derive de lo dispuesto en las Leyes. Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 20 -

21 Libros Registro Fiscal / Contabilidad Libro de Inventarios Cuentas Anuales : Cuenta de Perdidas y Ganancias. Balance Abreviado Libro Diario Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 21 -

22 Libros Registro (Fiscal / Contabilidad) d) Libro de inventarios y cuentas anuales Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa En este libro se transcribirán: o Trimestralmente, los balances de comprobación de sumas y saldos. o Anualmente, el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales. Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 22 -

23 Libros Registro (Fiscal / Contabilidad) d) Libro Diario Registrará -día a día- todas las operaciones relativas al ejercicio de la empresa, si bien será válida, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros registro concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate. Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 23 -

24 CONTROL Verificación Actividad de Mediación de Seguros Control - Verificación de procesos Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 24 -

25 Libro de Pólizas y Suplementos Intermediados CONTROL Verificación Información mínima SI NO Decisión Ramo Fecha de Efecto Número de póliza o suplemento Tomador Domicilio del Tomador Capital Asegurado Primas Red Propia Auxiliar Externo Otro Corredor Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 25 -

26 Libro de Primas cobradas a través del corredor CONTROL Verificación Información mínima SI NO Decisión Ramo Número de póliza o suplemento Tomador Vencimiento a que corresponde Importe Fecha de cobro Recibo librado - entregado Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 26 -

27 Libro de Siniestros Tramitados CONTROL Verificación Información mínima SI NO Decisión Numeración correlativa Número de póliza o suplemento Fecha de ocurrencia Fecha de declaración Fecha de liquidación Existe reclamación Judicial? Existe reclamación administrativa? Existe reclamación ante el Defensor del Asegurado de la Entidad? Existe reclamación de cualquier otra índole? Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 27 -

28 Libro de Auxiliares Externos CONTROL Verificación Información mínima SI NO Decisión Datos personales Fecha de Alta Fecha de Baja Formación recibida Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 28 -

29 Libro de Otros Corredores CONTROL Verificación Información mínima SI NO Decisión Datos personales Fecha de Alta Fecha de Baja Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 29 -

30 INADE, Instituto Atlántico del Seguro C/La Paz, 2 Bajo VIGO (PONTEVEDRA) : Francisco Troncoso Lorenzo Tlfno gestion@inade.org Inade, Instituto Atlántico del Seguro - Pág 30 -