ACTIVOS FIJOS. Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera. PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO:

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1 Versión: 05 Página 1 de 7 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: ACTIVOS FIJOS CONDICIONES GENERALES Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales, y la documentación del subproceso. El proceso de actualización del general de la UDES se realizará de acuerdo al cronograma establecido. Se podrán atender solicitudes de realización de s parciales de verificación, en fechas distintas a las programadas en el cronograma de s, a solicitud del responsable del de activos fijos, o autoridad competente dentro de la institución. Cuando se vincula o desvincula, Talento Humano informa a para fines pertinentes con la toma física de de. Si en el momento de realizar la toma del, no se encuentra la persona que se desvincula, el control del deberá realizarse en presencia del líder del proceso y/o subproceso o nuevo responsable si se tiene designado. Todos los activos fijos encontrados en el proceso y/o subproceso donde se realice la toma física, serán tomados en cuenta en el, identificando los que sean propiedad del funcionario para el registro correspondiente. Cuando se encuentren bienes de terceros, el propietario o responsable del uso del activo, deberá demostrar la propiedad del bien por medio de un documento soporte en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles; en caso contrario se informará a la Dirección Financiera para la gestión respectiva. Los criterios para aceptación de este procedimiento son: confiabilidad de la información registrada en el sistema de información, cumplimiento de los plazos para realización de s, cumplimiento de los requisitos y confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación de la solicitud, cuando no los haya especificado. Las solicitudes de información, consulta o cambios sobre este procedimiento serán atendidas por correo electrónico o a través del aplicativo teniendo en cuenta la pertinencia de la solicitud, en cuanto a la dependencia que solicita, tipo de información que requiere y debe contar con autorización cuando sea el caso. Las actividades posteriores a la entrega del servicio de este procedimiento son: Identificación de bienes susceptibles de devolución para reasignación o para dar de baja; identificación de bienes muebles para mantenimiento,

2 Versión: 05 Página 2 de 7 reparación o adecuación; presentación de proyectos de renovación de activos fijos muebles. Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles. Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO Elaboración del cronograma de Inventarios de Verificación de Activos Fijos Considerando el calendario académico del periodo, y teniendo en cuenta el listado de de activos fijos por ubicación y responsable, se realiza el cronograma de Toma Física de Inventarios de. 1 Cronograma de Inventarios ACF-FT-005-UDES P Solicitudes de realización de s de Activos Fijos Se reciben las solicitudes de realización de s de activos fijos por el Sistema de Requisición de Planta Física, y Logística. De acuerdo a la solicitud realizada, se analiza esta actividad determinando las condiciones para la toma física de, asigna el responsable de atender la solicitud e informa por correo electrónico al solicitante. 1 Ticket Sistema de Requisición de Planta Física, y Logística Correo electrónico H Toma física del Se imprime el y se constata con los activos encontrados. Se tiene en cuenta: descripción del activo, código asignado, estado de la placa, serial de Auxiliar de 5 Reporte de

3 Versión: 05 Página 3 de 7 fabricación y ubicación. Se identifica: activos registrados no encontrados o encontrados no registrados, estado del activo en los casos que aplique. Se registran las novedades encontradas y se firma por parte de los responsables. V Verificación del Una vez realizada la confrontación, se establecen las diferencias, se identifica el tipo de ajuste a realizar según la inconsistencia detectada: solicitud de soporte del encontrado, solicitud de factura de compra de activos entregados, registros pendientes en el sistema de información. 2 Inventario Correo electrónico Se notifica por correo electrónico al responsable el tipo de ajuste a realizar o soporte que debe entregar para proceder a la actualización del. Se verifica el cumplimiento del cronograma de Inventarios de Verificación. A Actualización del De acuerdo a la información suministrada y soportes entregados, se realiza la actualización del con los ajustes respectivos. El responsable del valida la información y firma en conformidad. Cuando se presenten faltantes de Auxiliar de 3 Inventario actualizado Correo electrónico Registro en el aplicativo de administración del SGC-VAF

4 Versión: 05 Página 4 de 7 A injustificados, se notifica a Talento Humano por correo electrónico, para el trámite correspondiente. Una vez realizado el trámite con la comunicación de Talento Humano, se procede al ajuste del según el caso. Teniendo en cuenta el resultado de la verificación del cumplimiento del cronograma de s, se determinan las acciones necesarias para garantizar el cumplimiento de lo programado. FIN

5 Versión: 05 Página 5 de 7 DEFINICIONES Activo Fijo: todo bien que se mantiene para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios. Es un bien tangible usado para el desarrollo de la actividad económica de la UDES, y que no se encuentra para la venta. Entre otros se encuentran: equipos de cómputo, maquinaria y equipo, equipos de oficina, equipos de laboratorio, equipos de telecomunicaciones, equipo de radio y sonido, obras de arte, equipos de proyección y filmación, muebles y enseres y bienes inmuebles. Inventario: conteo, identificación física de los activos. Inventario: relación ordenada de bienes y existencias de la institución, a una fecha determinada.

6 Versión: 05 Página 6 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba CP. Ruth J. Dávila C. 29/10/ Se ajusta el pie de página, teniendo en cuenta lo establecido en la 03 versión del procedimiento de control de documentos y registros. CP. Ruth J. Dávila C. Jefe de 05/05/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/ En condiciones generales se aclara la toma aleatoria de s de acuerdo al cronograma Se aclara en las actividades que los tiempos se dan en días hábiles. CP. Ruth J. Dávila C. Jefe de seleccionadas 16/08/ Actualización del encabezado por la aplicación de la mención Vigilada Mineducación junto a logo institucional Se actualiza pie de página según Procedimiento Control de Documentos y Registros v08. Ing. Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC- VAF 11/04/2017

7 Versión: 05 Página 7 de 7 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN Jefe de 05 Se ajusta la estructura del documento a los nuevos lineamientos establecidos de la Norma ISO 9001:2015 a lineamientos institucionales. Adriana Arelix Acuña Rincón Coordinadora de Campus Cúcuta Yoleima González Zequeira Coordinadora de Campus Valledupar 04/09/2017 Carmen E. Guerrero González Coordinadora SGC-VAF