PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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1 Página: 1 de 10 La versión de este documento puede estar desactualizada, consulte la versión oficial vigente en la intranet Sistema Integrado de Gestión 1. Objetivo del procedimiento Controlar la producción de los documentos mediante los cuales se administra el Sistema Integrado de Gestión de la entidad, según su origen, características, acceso y trámite, con el fin de identificarlos, garantizar su aprobación antes de usarlos, promover su actualización oportuna, llevar historia de sus cambios, evitar el uso no intencionado de los documentos obsoletos, dar acceso a ellos por parte de todo el personal de la entidad y evidenciar la conformidad del Sistema en términos de eficacia, eficiencia y efectividad. 2. Glosario Documento: Información y su medio de soporte, el medio se soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos Documento público: El que, autorizado por funcionario para ello competente, acredita los hechos que refiere y su fecha (RAE) Documento controlado: Aquel documento que se encuentra en su estado de versión vigente, legible y fácilmente identificable, expedido por la autoridad competente. Formato: Esquema predeterminado diseñado para recolectar información mínima y específica tras la realización de las actividades que necesitan ser documentadas para servir de evidencia. El formato, luego de ser diligenciado se convierte en registro de obligatorio cumplimiento

2 Página: 2 de 10 Guía: Instrucciones basadas en el consenso de diferentes puntos de vista, cuya finalidad es orientar el curso de una actividad. Su aplicación es voluntaria Información: Datos que poseen significado. Instructivo: Documento de obligatorio cumplimiento, que describe detalladamente la forma como debe ejecutarse una actividad o tarea para asegurar su realización por parte de una sola dependencia. Lineamiento: Política interna de la entidad, de obligatorio cumplimiento, que establece las directrices generales sobre un tema determinado Manual: Recopilación organizada y coherente de políticas, estándares, procedimientos u otros tipos de documentos, que rigen unas determinadas actividades para que puedan ser desarrolladas de manera coherente con todas las directrices impartidas sobre el tema en cuestión. Procedimiento: Forma especificada y obligatoria para llevar a cabo parte de un proceso. Debe definir, como mínimo: quién hace qué, identificando además los tiempos, aclaraciones y especificaciones que requiera su gestión, cuando estas sean aplicables. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados o salidas. Protocolo: Caracterización de actividades obligatorias realizadas por una sola persona Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas Reglamento: Conjunto de normas obligatorias que deben seguirse por los usuarios de un servicio, para que este pueda ser recibido de manera adecuada.

3 Página: 3 de Condiciones generales Son documentos requeridos para administrar el Sistema Integrado de Gestión: i) las caracterizaciones de procesos, ii) los mapas de riesgos, iii) las hojas de vida de los indicadores, iv) las caracterizaciones de procedimientos, v) la documentación de flujos de información, vi) los formatos o instrumentos para recolección de datos que requieran ser estandarizados, vii) las acciones de mejora, y viii) catálogo de documentos. Se consideran documentos controlados del Sistema Integrado de Gestión únicamente aquellos que hayan surtido este procedimiento. Para que se pueda hacer el control de documentos, estos deben tener definida su tipología documental y un código único de identificación. Para la codificación de los documentos se seguirá con las siguientes abreviaturas para su codificación; en el caso de formatos, instructivos, protocolos y reglamentos, la codificación del documento será designada por la dependencia que administra dicho documento, para los procesos y procedimientos la codificación será a cargo de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico Instructivo: I Formato: F Lineamiento: L Procedimiento: PCD Proceso: PRO Seguido de la abreviatura del tipo de documento, seguirá la abreviatura del proceso al que pertenece el documento asi: Direccionamiento Político: IC Direccionamiento de los Servicios Sociales: DS Direccionamiento Estratégico: SG Construcción e Implementación de Políticas Sociales: CI Análisis y Seguimiento de Políticas Sociales: APS

4 Página: 4 de 10 Prestación de los Servicios Sociales: PS Mantenimiento y Soporte de TIC: TE Adquisiciones: AD Gestión del Talento Humano: TH Gestión de Bienes y Servicios: BS Mejora Continua: MC Gestión del Conocimiento: AO Seguido de la abreviatura del proceso al que pertenece el documento seguirá el código del procedimiento al cual aplica, al final el número que indicará el consecutivo del documento, los formatos, instructivos, protocolos y reglamentos llevarán su consecutivo por procedimiento Ejemplo: Instructivo para el proceso de Talento Humano del Procedimiento Evaluación de Desempeño. I-TH-ED-001 En el caso que el documento no esté asociado a ningún procedimiento se señalará solo la abreviatura del Proceso al que pertenece y el número que indica el consecutivo. La fecha de cada documento debe ser la misma del acto administrativo que lo adoptó El insumo base de este procedimiento es el listado de los documentos que se produce a raíz de los procesos y procedimientos de la entidad, su caracterización y clasificación, representados en el catálogo de documentos La solicitud de creación, modificación o supresión de documentos puede ser realizada como producto del monitoreo de los estándares documentales. Para el control de los registros, este procedimiento es complementado con los Procedimientos de Formulación de Estándares Documentales PCD-BS-ED-521 y Conservación Preventiva PCD-DO-OD-069 La Dirección de Análisis y Diseño Estratégico debe enviar mensualmente a cada Líder(esa) de Proceso, una lista de los documentos

5 Página: 5 de 10 que cumplieron un año de expedidos, solicitando que las instancias respectivas hagan los ajustes o derogaciones necesarias a su contenido. El acceso a los documentos controlados se debe realizar a través del módulo del Sistema Integrado de Gestión en la Intranet institucional, cuyo contenido autoriza únicamente la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico a través de este procedimiento. El módulo del Sistema Integrado de Gestión en la Intranet es el manual del sistema y hace las veces de manual de calidad, manual de procesos y procedimientos de la entidad y manual de operación MECI. No se considerarán documentos controlados aquellos que estén por fuera de la intranet, y es responsabilidad del líder del proceso la publicación de los mismos implementando el presente procedimiento. La normatividad aplicable al procedimiento es: Decreto 514 de 2006 por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público Decreto 4485 de 2009 por el cual se reglamenta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000:2009. Numeral y Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Actos administrativos que normalizan la gestión documental para los documentos producidos por los procesos misionales de la

6 Página: 6 de Relación con otros procedimientos y procesos Proceso de Direccionamiento Estratégico Todos los procedimientos Proceso de Mejora Continua Procesos y procedimientos Formatos Indicadores, riesgos y acciones de mejora Control de documentos Documentos controlados Registros Controlados Procedimiento de Formulación de Estándares Documentales Procedimiento de Conservación Preventiva Proceso de Gestión del Conocimiento Flujos de información Todos los procesos Instancias no SDIS relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión Documentos de origen externo

7 Página: 7 de Diagrama de flujo del procedimiento

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9 Página: 9 de Aclaración de las actividades 4. Codificar el documento: En el caso de formatos, instructivos, protocolos y reglamentos la codificación la hará el proceso responsable de la administración del documento, siguiendo las instrucciones dadas en las condiciones generales, numeral 3 del presente documento 5. Oficializar documentos a los responsables de su operación: Se hará por medio de memorando interno emitido por el líder del proceso, dirigido a los responsables de la operación del documento, con copia a la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico para su publicación en la Intranet. 6. Solicitar a la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico la creación, modificación o supresión de un documento oficial. Para esta actividad se requiere el formato del memorando F-ME-002, el cual puede ser suministrado por la DADE (disponible en el link formatos del módulo del Sistema Integrado de Gestión en la Intranet) y se recibirá por tarde el día 15 de cada mes, para ser incluido en la circular del mismo mes; para el caso de formatos, protocolos, instructivos y reglamentos el memorando de la actividad 5 es el acto administrativo que oficializa el documento 7. Evaluar la solicitud. La evaluación corresponde a una revisión metodológica y no de contenido. El contenido de cada documento es responsabilidad exclusiva del remitente, se tendrá en cuenta que los documentos que se aprobarán y actualizarán estén en los formatos oficiales para la entidad disponibles en el link formatos del módulo del Sistema Integrado de Gestión en la Intranet. 10. Codificar el documento: Para los procesos y procedimientos será a cargo del Equipo de Calidad de la DADE 11. Proyectar circular para la firma de la Secretaria(o): La circular expedida por el despacho contendrá: caracterizaciones de procesos, procedimientos, indicadores y riesgos; sus actualizaciones y sus derogaciones, ésta se publicará la última semana de cada mes. 14. Publicar documento en la Intranet. Los documentos que se publicarán en la Intranet deberán llegar en medio magnético, en CD y con el memorando F-ME-002 que los aprueba con la firma del líder del proceso y de los responsables de la administración del documento, luego el Equipo de Calidad de la DADE tramitará con la Oficina Asesora de Comunicaciones el formato de solicitud para ser publicado en la Intranet. Para el caso del Instrumento de Acciones de Mejora, éste se publicará únicamente del día 25 al 30 de cada mes.

10 Página: 10 de Posibles productos o servicios no conformes PRODUCTO O ACTIVIDAD SERVICIO 6. Solicitar a la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico el control del documento 11. Proyectar circular para la firma de la Secretaria (o) 14. Publicar documento en Intranet Documento(s) en CD Memorando F-ME-002 con sus anexos Circular Documento cargado en Intranet CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO Coherencia La metodología utilizada para la elaboración del documento remitido, debe ser coherente con el formato e instrucciones establecidas para este tipo de documentos Oportunidad El memorando se debe radicar en la oficina de correspondencia por tardar el día 15 de cada mes (calendario) para poder ser incluido en la circular del mismo mes Evidencia de revisión La circular proyectada debe tener el sello de control que evidencian la revisión (panela) al reverso de la hoja donde firma la Secretaria Protocolo El manejo del módulo del Sistema Integrado de Gestión en la Intranet, debe ser realizado siguiendo el Protocolo para el Cargue de la Información en el Manual del SIG Ajustar el documento al formato e instrucciones establecidas Incluir el documento en la siguiente circular, una vez aprobada la solicitud Incluir el sello de control que evidencia la revisión Aplicar el protocolo Instrumento de auditoria a procedimientos NOMBRE CARGO ELABORO REVISO APROBO Yamile Espinosa, Juan Vega, Benjamin Perez, Ximena Luis Alejandro Jose Nicolás Narváez Guillermo Saray Leonardo Rodriguez Felipe Rojas Hormaza Mendoza Contratistas Dirección de Análisis y Diseño Estratégico Asesora DADE Coordinador de Gestión Documental SAF Subdirector Administrativo y Financiero Director de Gestión Corporativa Director DADE (Líder del Proceso de Direccionamiento Estratégico)