MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DEL CARGO

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1 Página 1 de 5 I. IDENTIFICACION DEL CARGO Denominación: Secretaria Académica Superior Inmediato: Jefe o Coordinador de la Dependencia en donde se asigne el cargo Personal a Cargo: Ninguno Dependencia: En donde se ubique el empleo II. NATURALEZA DEL CARGO Desarrollar las actividades relacionadas con el proceso académico de los estudiantes el archivo de los estudiantes y realizar la matricula académica. III. FUNCIONES COLEGIO 1. Descargar el informe de valoración académica de los estudiantes, correspondiente a cada periodo académico. 2. Revisar, corregir y actualizar cuando sea necesario el registro de notas, nivelaciones y recuperaciones de los estudiantes. 3. Imprimir las planillas de recuperación de cada estudiante, por periodo para hacer entrega a los docentes. 4. Actualizar el registro de notas de los estudiantes nuevos que ingresan al Colegio DIVISION DE FORMACION PARA EL TRABAJO 1. Administrar el programa de notas del ITC referencia académica. 2. Recepcionar las cuentas de cobro de los instructores con sus respectivos soportes. 3. Generar reporte de graduandos validando que tenga toda la documentación requerida. 4. Brindar apoyo logístico al jefe inmediato en las actividades relacionadas a los grados. 5. Generar el reporte de notas para archivo en la carpeta de cada estudiante. GENERICAS 1. Realizar el proceso de matricula académica de los estudiantes. 2. Registrar en el sistema el plan de estudios asignado. 3. Elaborar las planillas de auxiliar de valoración y asistencia y entregarlo a cada docente. 4. Administrar el archivo de planillas de notas. 5. Expedir los duplicados de valoración académica, cuando le sea requerido. 6. Elaborar oficios, memorandos, formatos que le sean solicitados por coordinadores y docentes del plantel. 7. Mantener y cuidar el buen aspecto de la oficina, velar por conservar la buena imagen de la Caja, atendiendo y orientando al público interno o externo, sobre los aspectos generales de la Corporación. 8. Elaborar comunicados y respuestas a la correspondencia académica, llevar el archivo de los estudiantes y responder por la seguridad, reserva y confidencialidad de los documentos y asuntos a su cargo.

2 Página 2 de 5 9. Participar activamente en las actividades lúdicas y académicas de la institución Colaborar con el superior inmediato, en el establecimiento de las necesidades de la oficina, realizar los trámites correspondientes para tener la papelería que se requiera Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos y demás actividades a las que sea citado. 12. Participar en la continua identificación de los peligros, reportar los actos y condiciones inseguras de la Corporación y los incidentes sin lesión y con lesión. 13. Cumplir con las normas, requisitos, procedimientos en materia de SST y adoptar comportamientos seguros de trabajo y buenas prácticas. 14. Presentar sugerencias en la gestión de cambios, y en la elaboración de normas y procedimientos seguros de trabajo. 15. Y las funciones inherentes a la naturaleza del cargo que le sean asignadas por su Jefe inmediato. - No tiene autonomía Proceso Procedimiento/Informe de valoración académica IV. AUTONOMIA V. RESPONSABILIDAD 1. Responsabilidades por proceso Responsabilidad - Revisar, corregir y actualizar el registro de notas de los alumnos. Procedimiento/Elaboración de horarios - Digitar los horarios anuales de clase - Cumple lo establecido en los procesos, procedimientos y demás normatividad establecida por el Sistema de Gestión de la Gestión de Calidad Calidad. - Propone acciones correctivas, preventivas y de mejora a los procesos, procedimientos y demás normatividad. - Asiste a las capacitaciones a las que sea convocado según el Programa de Formación anual, Plan de Inducción y Cronograma de Seguridad y Salud. - Facilita la evaluación de la eficacia de las capacitaciones recibidas. Gestión por Competencias - Participa en las acciones orientadas a aumentar el desarrollo de sus competencias incluyendo la valoración de las mismas y cumple con sus acuerdos relacionados en el Plan individual de desarrollo. -Es responsable de adoptar comportamientos de autocuidado y autoprotección en el desarrollo de sus

3 Página 3 de 5 actividades y procurar el cuidado integral de su salud. -Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud y cumplir las normas, reglamentos, e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Seguridad y Salud en el Trabajo -Responsable de cumplir los reglamentos, procedimientos, requisitos legales y normas en materia de SST y participar en las actividades de capacitación. - Informar oportunamente todo accidente de trabajo y acerca de los peligros y riesgos latentes en su puesto de trabajo. -Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del SG-SST. Gestión Documental - Cumple con todas las normas, proceso y procedimientos del Sistema de Gestión Documental. 2. Comités en los que participa Comité Objetivo Frecuencia No Aplica No Aplica 3. Informes que reporta Informes Dirigido a: Frecuencia Internas Externas 4. Relaciones con el entorno Jefe de la Dependencia Coordinadores Docentes Instructores Público en general

4 Página 4 de 5 5. Responsabilidades implícitas a. Material, herramientas o equipos: Equipo de computo b. Dinero, títulos o - Informes de Valoración Académica documentos - Hoja de vida estudiantes c. Nivel de Confidencialidad Alto VI. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACION FORMACION EXPERIENCIA CONOCIMIENTOS ESENCIALES Técnico en Asistencia Administrativa - Procesos, procedimientos y reglamentos relacionados al cargo - Servicios de la Corporación - Aplicativo de la dependencia - Redacción y Ortografía - Gestión documental - Servicio al cliente - Sistema integral de evaluación - Modelo pedagógico institucional - Aplicativo de la dependencia Un (1) año de experiencia - Ofimática - Internet Nota: Por disposición del Consejo Directivo, las equivalencias anexas al presente documento tendrán vigencia hasta el 31 de diciembre de 2014 y aplicaran exclusivamente para los trabajadores que ingresaron con posterioridad al 25 de junio de 1999.

5 Página 5 de 5 COMPETENCIAS POND. NIVEL DE DESARROLLO D C B A Orientación al servicio 10 X Adaptabilidad al cambio 10 X Planeación y organización del trabajo 10 X Iniciativa 15 X Habilidad tecnológica 15 X Seguimiento de instrucciones 10 X Manejo técnico de la información 30 X ELABORO REVISO APROBÓ Director Administrativo Jefe de División de Cargo: Gestión Humana Director Administrativo Jorge Arturo Leyva Pedraza Héctor Orlando Solano Novoa Héctor Orlando Solano Novoa AUTORIZÓ Consejo Directivo Presidente: Gregory Enrique Martínez Solís. Acta: DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)