REGLAS DE LA DESCRIPCIÓN MULTINIVEL

Transcripción

1 NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA ISAD (G) Redactada por el Comité de Normas de Descripción del Consejo internacional de Archivos {Estocolmo, de setiembre de 1999) y presentada en el XIV Congreso Internacional de Archivos (Sevilla, 21~26 de setiembre del 2000) La traducción del texto original inglés sirve únicamente como documento de referencia. No es un documento oficial. RESUMEN La ISAD(G) [General International Standard Archival Description] es una guía general que sirve para orientar descripciones archivísticas. Es flexible porque debe usarse junto con normas regionales existentes y permite actualizaciones. Su finalidad es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo para hacerlos accesibles. Se vale de la multinivel para presentar la información de las diversas agrupaciones documentales de una entidad en un solo instrumento. Mediante el uso de los elementos esenciales y pertinentes se puede elaborar guías, inventarios y catálogos en forma independiente, pero al final deban ser presentados de manera jerárquica y relacionada. Los formatos son libres y adaptados par cada archivo usuario. Su aplicación es más efectiva en archivos definitivos, permanentes. La ISAD(G) se vale de otra norma complementaria para recuperar fácilmente los puntos de acceso relacionados con los nombres de los productores y con la historia institucional o con la referencia biográfica según sea el caso. Es la norma ISAAR (CPF) [Intarnational Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families]; Norma Internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y familias. REGLAS DE LA DESCRIPCIÓN MULTINIVEL 1. Descripción de lo general e lo particular [se empieza describiendo e! fondo como un todo y se va descendiendo hasta terminar con la unidad documental] 2. Información pertinente para el nivel de [si, por ejemplo se describe una sección no es necesario presentar detalles de tas piezas documentales]

2 3 Vinculación de las descripciones {el nivel descrito debe indicar-su relación jerárquica y sus vínculos con las otras agrupaciones documentales] 4. No repetir la información [para evitar la inútil redundancia]

3 Ejemplo de Norma Isad (g) para aplicación a los FONDOS: 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN 1.1. Código de referencia 1.2. Título Entidad Productora 1.4 Nivel de FONDO 1.5 Volumen y soporte de la unidad de totales 2.2 Historia institucional Reseña biográfica 2.3 Historia Archivística 2.4 Forma de ingreso 3.2 Valoración, selección y eliminación 3.4 Organización 4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN 4.1 Condiciones de acceso 4.2 Condiciones de reproducción 4.3 Lenguas/escritura(s) De los documentos 4.4 Características físicas y requisitos técnicos 4.5 Instrumentos de 5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA 5.1 Existencia y localización

4 de los documentos originales 5.2 Existencia y localización de copias 5.3 Unidades de Relacionadas 5.4 Nota de Publicaciones 6. ÁREAS DE NOTAS 6.1 Notas 7.1 Nota de Archivero Descripción realizada por 7.2 Reglas o normas General Internacional Standard Archival Description, second Edition, ISAD (G)

5 Ejemplo de Norma Isad (g) para aplicación a la GRUPOS 1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN 1.1. Código de referencia 1.2. Título 1.4 Nivel de AGRUPACIÓN DE FONDOS 1.5 Volumen y soporte de la unidad de 2.2 Historia institucional Reseña biográfica 2.3 Historia Archivística 2.4 Forma de ingreso 3.2 Valoración, selección y eliminación 3.3 Nuevos Ingresos 3.4 Organización 4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN 4.1 Condiciones de acceso 4.2 Condiciones de reproducción 4.3 Lengua/escritura(S) De los documentos 4.4 Características 4.5 físicas y requisitos técnicos Instrumentos de 5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA

6 5.1 Existencia y localización de los documentos originales 5.2 Existencia y localización de copias 5.3 Unidades de Relacionadas 5.4 Nota de Publicaciones 6. ÁREA DE NOTAS 6.1 Notas 7.1 Nota de Archivero 7.2 Reglas o Normas

7 Ejemplo de Norma Isad (g) para aplicación a las SECCIONES: 1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN 1.1. Código de referencia Municipio de 1.2. Título (Oficina Productora) 1.4 Nivel de SECCIÓN 1.5 Volumen y soporte de la unidad de 2.2 Historia institucional Reseña biográfica 3.4 Organización 7.1 Nota de Archivero

8 Ejemplo de Norma Isad (g) para aplicación a las SUBSECCIÓN 1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN 1.1. Código de referencia 1.2. Título (Tipo Documental) 1.4 Nivel de SUBSECCIÓN 1.5 Volumen y soporte de la unidad de 2.2 Historia institucional Reseña biográfica 3.4 Organización 7.1 Nota de Archivero

9 Ejemplo de Norma Isad (g) para aplicación a las SERIES: 1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN 1.1. Código de referencia 1.2. Título (Tipo Documental) 1.4 Nivel de SERIE 1.5 Volumen y soporte de la unidad de 2.4 Forma de ingreso 3.2 Valoración, selección y eliminación 3.4 Organización 4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN 4.1 Condiciones de acceso 4.2 Condiciones de reproducción 4.5 Instrumentos de 7.1 Nota de Archivero

10 Ejemplo de Norma Isad (g) para aplicación a las UNIDADES DOCUMENTALES: 1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN 1.1. Código de referencia Municipio de 1.2. Título (Tipo Documental) 1.4 Nivel de UNIDAD DOCUMENTAL 1.5 Volumen y soporte de la unidad de 2.4 Forma de ingreso 3.2 Valoración, selección y eliminación 5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA 5.2 Existencia y localización de copias 7.1 Nota de Archivero