DOCUMENTO NO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE CALIDAD NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO DE COMPRAS CÓDIGO: JRM-PCOM-1 AREAS DE APLICACIÓN:

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1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO: PROCEDIMIENTO DE COMPRAS JRM-PCOM-1 AREAS DE APLICACIÓN: TODAS LAS AREAS DEL INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR DE TAMAZUNCHALE Manual de Procedimientos ITST

2 CONTROL DE REVISIONES: Procedimiento de Compras REVISIÓN SECCIÓN AFECTADA DESCRIPCIÓN FECHA 00 Todo el procedimiento Elaboración del procedimiento para de compras Todo el procedimiento Incorporación de criterios para evaluación y selección de es Portada Descripción del Procedimiento Actividad 4 del procedimiento Actividad 3 del procedimiento Políticas de operación Descripción del procedimiento Adecuación en la secuencia del procedimiento Se modifica esta actividad debido a que no siempre es posible requisitar una orden de compra y/o servicio para realizar un pedido. Se incorpora la referencia de la Ley de Adquisiciones de SLP como reguladora de las compras efectuadas por el ITST Se eliminan las áreas y se incluye la leyenda Todas las áreas del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale. Se elimina el recuadro de control de revisiones y se pasa a la siguiente página. Se modifica el código del procedimiento. Se rediseña la política. 2 especificando los tipos de requisición que deberán ser autorizadas por dirección general. Se agrega la política. 3 Toda solicitud de bienes o servicios deberá estar debidamente requisitada para poder darle seguimiento. Se agrega la política. 4 Las requisiciones de mobiliario y/o equipo deberán ser entregadas al departamento de recursos materiales y servicios con dos semanas de anticipación a la fecha requerida de entrega. Se agrega la política. 5 Las solicitudes de recurso financiero y/o coffe break deberán ser autorizadas por el director general y entregadas al subdirector administrativo para que otorge el recurso monetario al solicitante el cual deberá comprobar con factura original el gasto del recurso. Se agrega la política. 6 Los es del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale deberán reunir los siguientes requisitos mínimos: 1.- Cumplir con los requisitos fiscales necesarios. 2.- Que se encuentre debidamente establecido. 3.- Que de garantía del producto o servicio que ofrece. 4.- Que proporcione servicio técnico y asesoría en caso necesario. 5.- Que el producto o servicio ofertado cumpla con la calidad requerida. Se agrega la política. 7 Se evaluarán los pedidos de los es de mobiliario, equipo y servicios contratados por el Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale de acuerdo con los siguientes criterios: A) Precio del producto o servicio; B) Tiempo de entrega del producto o servicio; C) Calidad del producto o servicio; D) Garantía del producto o servicio. Se agrega la política. 8 Se realizará una evaluación de es al final del periodo semestral. Los es que resulten Aprobados en la evaluación realizada no serán considerados para futuros pedidos. Se modifica la sección de RESPONSABLE en todos los pasos del procedimiento incluyendo al Area solicitante, Jefe de recursos Materiales y Servicios, Director General, Subdirector Administrativo y Responsable de Almacén. Se rediseña el paso. 1, 2, 3, 4, y 5. Se agrega el paso. 6 Recibe la cotización y la presenta al Director General y/o Subdirector Administrativo. Se agrega el paso. 7 Realiza la adquisición, recibe el producto o servicio y evalúa dicha adquisición de acuerdo con el formato SAD-FCOM-3.3 Control de es. Se agrega el paso. 8 Entrega el material adquirido al responsable de por el stema de Calidad Institucional Página 2 de 11

3 05 Formatos y/o procedimientos requeridos Referencias Diagrama de flujo Generales 06 Apartado de Responsabilidades Objetivo Alcance Políticas de operación Definiciones Descripción del procedimiento Formatos y/o procedimientos requeridos Diagrama de flujo Código Políticas Definiciones Formatos y/o procedimientos requeridos almacén. Se agrega el paso. 9 Recibe el material y lo entrega al solicitante. Se agrega el paso. 10 Realiza la evaluación de es al final del periodo semestral con el formato SAD-FCOM-3.4 Se incorporan los formatos Requisición de Bienes y Servicios y Control de Requisiciones, Control de es y Evaluación de es. Se incluye como referencia sin código la Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí. Así como también la Cotización por parte del. Se rediseña el diagrama con base a las modificaciones de la descripción del procedimiento. Se agrega el recuadro del Area Solicitante. Dentro de la nota al pie, se elimina el nombre del proceso y se cambia la codificación. Responsables del Procedimiento y de Director General. Debido a Cambios en la estructura organizacional se modifica el nombre del Director General. Se modifica para quedar como sigue: Satisfacer las necesidades de recursos materiales y equipamiento de las diferentes áreas del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale. Se modifica para quedar como sigue: Este procedimiento aplica desde la recepción de la requisición de bienes o de materiales hasta la entrega del mismo Se rediseña la política. 1, 2, 3 y 4; se elimina la política. 5 Las solicitudes de recurso financiero y/o coffee break deberán ser autorizadas por el director general y entregadas al subdirector administrativo para que otorgue el recurso monetario al solicitante el cual deberá comprobar con factura original el gasto del recurso Se agrega la definición de Materiales: Se refiere a todos los consumibles de oficina (papelería, tintas, tóneres, etc.), artículos de mercería, refacciones para mantenimiento, artículos de ferretería, para construcción, desechables para coffee break, etc. Se modifica la sección de RESPONSABLE se agrega el comité de adquisiciones. Se rediseñan todos los pasos del procedimiento. Se agrega el formato SAD.FCOM-3.5 Solicitud de bibliografía. Se rediseña el diagrama con base a las modificaciones de la descripción del procedimiento. Se agrega el recuadro del Comité de adquisiciones. Se modifica el código del procedimiento quedando de la siguiente manera JRM-PCOM-1. Se rediseña la política. 4 quedando como sigue: La Jefatura de Recursos Materiales y Servicios no atiende solicitudes de coffee break ni de recursos financieros (tales como viáticos para transporte, alimentación, hospedaje, etc.) Se modifica la definición de Materiales quedando de la siguiente manera: Materiales: Se refiere a todos los consumibles de oficina (papelería, tintas, toners, etc.), artículos de mercería, refacciones para mantenimiento, artículos de ferretería, para construcción, etc. Se cambia el código de todos los formatos de acuerdo con la modificación al código del procedimiento. Se agrega el encabezado al formato JRM-FCOM-1.5 Solicitud de Bibliografía. Se agrega el encabezado y el código en la parte posterior del formato JRM-FCOM por el stema de Calidad Institucional Página 3 de 11

4 09 Alcance Políticas Descripción del Procedimiento Formatos y/o procedimientos requeridos Referencias Diagrama de Flujo Se modifica el alcance quedando como sigue: Este procedimiento aplica desde la entrega de la Requisición de Materiales y Servicios al Departamento de Recursos Materiales hasta la adquisición y recepción de lo solicitado. Se modifica la política número 1: se cambia la palabra almacenista por Jefe de Recursos Materiales. Se agrega la política número 5: En ausencia del Jefe de Recursos Materiales podrá recibir las solicitudes la Auxiliar de Recursos Materiales. Se rediseña todo el procedimiento. Se agrega el Formato de tificación JRM-FCOM-1.6 Se agrega la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas así como la Solicitud de Pago. Se rediseña el diagrama con base a las modificaciones de la descripción del procedimiento por el stema de Calidad Institucional Página 4 de 11

5 OBJETIVO: Satisfacer las necesidades de recursos materiales y equipamiento de las diferentes áreas del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale. ALCANCE: Este procedimiento aplica desde la entrega de la Requisición de Materiales y Servicios a la Jefatura de Recursos Materiales hasta la adquisición y recepción de lo solicitado. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Los materiales pueden ser solicitados directamente en el almacén del instituto proporcionando los siguientes datos: nombre del departamento y del área que solicita, nombre del proyecto y actividad para la cual se utilizarán los materiales, en caso de no tener en existencia, el solicitante deberá hacerlo por escrito en el formato correspondiente y entregarlo al Jefe de Recursos Materiales. Las solicitudes de mobiliario y equipo nuevo, modificaciones y ampliaciones en las instalaciones del instituto y contratación de servicios externos (sonido, mobiliario), deberán ser entregadas por escrito y debidamente requisitadas en el formato correspondiente al departamento de recursos materiales y servicios generales. Los requerimientos de bibliografía deberán ser revisados previamente con las por los Jefes de Carrera y entregadas al departamento de Recursos Materiales y Servicios. La Jefatura de Recursos Materiales y Servicios no atiende solicitudes de coffee break ni de recursos financieros (tales como viáticos para transporte, alimentación, hospedaje, etc.) En ausencia del Jefe de Recursos Materiales podrá recibir las solicitudes la Auxiliar de Recursos Materiales. Los es del Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale deberán reunir los siguientes requisitos mínimos: 1.- Cumplir con los requisitos fiscales necesarios. 2.- Que se encuentre debidamente establecido. 3.- Que de garantía del producto o servicio que ofrece. 4.- Que proporcione servicio técnico y asesoría en caso necesario. 5.- Que el producto o servicio ofertado cumpla con la calidad requerida. Se evaluarán los pedidos de los es de mobiliario, equipo y servicios contratados por el Instituto Tecnológico Superior de Tamazunchale de acuerdo con los siguientes criterios: A) Precio del producto o servicio; B) Tiempo de entrega del producto o servicio; C) Calidad del producto o servicio; D) Garantía del producto o servicio. Se realizará una evaluación de es al final del periodo semestral. Los es que resulten Aprobados en la evaluación realizada no serán considerados para futuros pedidos. DEFINICIONES: Coffee break: Se refiere a todos los productos alimenticios que son proporcionados a los alumnos, personal docente y/o administrativo durante la realización de un evento institucional. por el stema de Calidad Institucional Página 5 de 11

6 Materiales: Se refiere a todos los consumibles de oficina (papelería, tintas, toners, etc.), artículos de mercería, refacciones para mantenimiento, artículos de ferretería, para construcción, etc. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES. RESPONSABLE NO. ACTIVIDAD Área solicitante / Almacenista 01 Entrega solicitud de materiales en el formato JRM-PCOM- 1.1, si solicita bibliografía la elabora en el formato JRM- FCOM-1.5 y la entrega al departamento de Recursos Materiales y Servicios. / Revisa periódicamente las existencias de material y en caso necesario solicita por escrito la compra de materiales al Jefe de Recursos Materiales y Servicios. Servicios 02 Procede a solicitar cotización al a través del medio más adecuado disponible (vía telefónica, vía fax o a través de correo electrónico). se trata de una compra menor solicita el material vía telefónica con un local o la realiza directamente en el establecimiento del mismo y se procede al paso Recibe la cotización por parte del, procede a realizar el pedido al a través de alguna de las siguientes formas según lo requiera el, notificación por correo electrónico con acuse de recibido, orden de compra en oficio membretado de la institución o en formato proporcionado por el. Almacenista 04 Recibe los materiales verificando contra nota o factura, si el pedido cumple con lo solicitado lo recibe y lo ingresa al sistema. De lo contrario lo devuelve al para su cambio. Servicios 05 Solicita a la Jefatura de Recursos Financieros el pago de los materiales adquiridos al a través del formato Solicitud de Pago. Jefatura de Recursos 06 Realiza el pago correspondiente. Financieros por el stema de Calidad Institucional Página 6 de 11

7 PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIÓN DE MOBILIARIO, EQUIPO, Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS. RESPONSABLE NO. ACTIVIDAD Área solicitante 01 Elabora la solicitud en el formato requisición de materiales y servicios (JRM-FCOM-1.1) y lo entrega en la Jefatura de Recursos Materiales y Servicios. Servicios o Auxiliar de Recursos Materiales 02 Recibe la solicitud si cumple con todos los datos la firma, la registra en el formato Control de Requisiciones (JRM- FCOM-1.2) y entrega copia de la solicitud al responsable de almacén. 03 Procede a solicitar la cotización a través del medio más adecuado disponible (vía telefónica, vía fax o a través de correo electrónico). Servicios 04 Recibe la cotización por parte del, verifica el monto de la cotización para determinar si el procedimiento de compra es adjudicación directa, invitación restringida o licitación nacional de acuerdo con lo establecido en la Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí o en la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas según la naturaleza del producto o servicio de que se trate. Servicios 05 el procedimiento aplicable es por adjudicación directa, solicita al Subdirector Administrativo el pago parcial o total del producto o servicio a través del formato Solicitud de Pago. Subdirector Administrativo 06 autoriza el pago, se procede al paso 07. no autoriza se procede al paso número Entrega la Solicitud de Pago a la Jefatura de Recursos Financieros y notifica al el pedido a través de alguna de las siguientes formas: correo electrónico con acuse de recibido, orden de compra en oficio membretado de la institución o en formato proporcionado por el, y procede al paso 11. Servicios 08 Informa al solicitante los motivos por los cuales no se realizó la compra a través del formato JRM-FCOM el procedimiento aplicable es por invitación restringida o licitación nacional informa al Presidente del Comité de Adquisiciones (Director General), si autoriza la adquisición se sigue con el paso número 10, si no, se repite el paso número 08. Comité de adquisiciones 10 Lleva a cabo el procedimiento aplicable de acuerdo con lo establecido en la ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí o en la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas y se procede al siguiente paso. por el stema de Calidad Institucional Página 7 de 11

8 Jefe de Recursos Financieros 11 Realiza el pago al. Jefe de Recursos Materiales 12 Recibe el producto o servicio, verificando contra factura si cumple con las especificaciones requeridas lo recibe y evalúa dicha adquisición de acuerdo con el formato JRM- FCOM-1.3 Control de es. no cumple, lo devuelve al para su cambio. 13 Realiza la evaluación de es al final del periodo semestral con el formato JRM-FCOM-1.4 FORMATOS Y/O PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS: CODIGO JRM-FCOM-1.1 JRM-FCOM-1.2 JRM-FCOM-1.3 JRM-FCOM-1.4 JRM-FCOM-1.5 JRM-FCOM-1.6 DOCUMENTOS GENERADOS: CODIGO REFERENCIAS: CODIGO n código n código n código n código NOMBRE DEL FORMATO O PROCEDIMIENTO Requisición de materiales y servicios Control de requisiciones Control de es Evaluación de es Solicitud de bibliografía Formato de tificación NOMBRE DEL DOCUMENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO O FORMATO Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí Cotización por parte del Ley de obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas Solicitud de Pago por el stema de Calidad Institucional Página 8 de 11

9 DIAGRAMA DE FLUJO: ADQUISICIÓN DE MATERIALES. AREA SOLICITANTE/ ALMACENISTA INICIO Solicitan material al Departamento de Recursos Materiales Es una compra menor? Solicita cotización al Recibe la cotización y notifica el pedido al Solicita el pago para el JEFE DE RECURSOS MATERIALES Responsable del procedimiento Jaime Martínez Lara Adquiere el material en el local del PROVEEDOR Suministra el material Lo devuelve al para su cambio Procedimiento de Compras ALMACENISTA Recibe el material y verifica con nota o factura Director General Ricardo Bárcenas Rivas Cumple con lo requerido? Registra la entrada del material JEFE DE RECURSOS FINANCIEROS Realiza el pago al Fin por el stema de Calidad Institucional Página 9 de 11

10 DIAGRAMA DE FLUJO: ADQUISICIÓN DE MOBILIARIO, EQUIPO Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS.(COMPRA DIRECTA) AREA SOLICITANTE INICIO Entrega requisición al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Fin JEFE DE RECURSOS MATERIALES Recibe la solicitud y entrega copia al responsable de almacén Realiza la cotización correspondiente y determina el procedimiento de compra aplicable Solicita pago al Subdirector Administrativo tifica al solicitante Realiza el pedido al Verifica las especificaciones del producto Cumple? Responsable del procedimiento Jaime Martínez Lara Recibe el producto y evalúa la adquisición Fin Lo devuelve al para su cambio SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Autoriza? JEFE DE RECURSOS FINANCIEROS Realiza el pago al Entrega el producto Director General Ricardo Bárcenas Rivas PROVEEDOR por el stema de Calidad Institucional Página 10 de 11

11 DIAGRAMA DE FLUJO: ADQUISICIÓN DE MOBILIARIO, EQUIPO Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS.(LICITACION) AREA SOLICITANTE INICIO Entrega requisición al Departamento de Recursos Materiales Fin RECURSOS MATERIALES Recibe la solicitud y entrega copia al responsable de almacén Realiza la cotización correspondiente y determina el procedimiento de compra aplicable tifica al solicitante Verifica las especificaciones del producto Cumple? Fin Responsable del procedimiento Jaime Martínez Lara Recibe el producto y evalúa la adquisición Lo devuelve al para su cambio COMITÉ DE ADQUISICIONES Director autoriza licitación? Lleva a cabo el procedimiento PROVEEDOR Director General Ricardo Bárcenas Rivas Entrega el producto por el stema de Calidad Institucional Página 11 de 11