MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO GESTIÓN DE DESARROLLO TERRITORIAL GESTIÓN DE AVALÚOS, ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y GESTIÓN DE SUELO

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3 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO GESTIÓN DE DESARROLLO TERRITORIAL GESTIÓN DE AVALÚOS, ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y GESTIÓN DE SUELO PROCESOS CONSTRUCTIVOS PROCEDIMIENTO PARA APROBACIÓN DE PLANOS Y EMISIÓN DEL PERMISO DE CONSTRUCCIÓN ÁREA RESPONSABLE DIRECCIÓN DE AVALÚOS, ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y GESTIÓN DE SUELO VERSIÓN DEL DOCUMENTO 3.0 CÓDIGO PRO-DGCTGS OBJETIVO Regular el procedimiento para el trámite de aprobación de planos y emisión del permiso de construcción por parte de la Dirección de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión del Suelo, que requieren los ciudadanos para realizar la construcción de edificaciones y para lo cual presentarán los planos debidamente firmados por los profesionales respectivos en cada rama y que deberán cumplir con las normas técnicas, de edificación, zonificación, etc., de conformidad con la normativa vigente. 3. ALCANCE Este procedimiento inicia desde que el usuario presenta en el área de atención al usuario la solicitud para el trámite de aprobación de planos y emisión del permiso de construcción, hasta la aprobación de los planos y emisión del permiso de construcción por la Dirección de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión del Suelo y continuar con el procedimiento para llevar el control en la etapa constructiva, y posteriormente el procedimiento para la emisión del permiso de habitabilidad y devolución de la garantía. 4. BASE LEGAL Código Orgánico De Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD) Ordenanza de Reglamentación del Área Urbana y Rural del Cantón de Portoviejo y sus reformas Código de Arquitectura y Urbanismo Norma Ecuatoriana de la Construcción Ordenanza que Regula el uso del espacio en la vía Publica Normas INEN relacionadas a la construcción Reglamento de prevención contra incendios. Leyes conexas 5. REGLAS INTERNAS 5.1. Las normas generales y procedimientos establecidos en este documento son de aplicación obligatoria para todos los servidores involucrados del GAD Portoviejo y Empresas Públicas Municipales. Pág. 3 de 17

4 5.2. El no cumplimiento por parte de los funcionarios responsables del control y la ejecución, será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas que se emitan o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo En todo lo que no estuviere establecido en este procedimiento, se estará sujeto a lo dispuesto en el COOTAD, Ordenanza de Reglamentación del Área Urbana y Rural del Cantón Portoviejo y leyes conexas. 6. POLÍTICAS 6.1. Conocer y entender este procedimiento antes de aplicarlo en el GAD Municipal de Portoviejo Una vez ingresada la solicitud del trámite de aprobación de planos y si el solicitante abandona el trámite, es decir no continúa con los pasos establecidos en un lapso de treinta días laborables, dicho trámite será automáticamente dado de baja y el solicitante de requerirlo, deberá ingresar nuevamente su solicitud Los tiempos establecidos para las actividades de este procedimiento corresponde a días laborables Previo a iniciar el trámite de solicitud de aprobación de planos y emisión del permiso de construcción, el solicitante deberá haber actualizado la información del predio y datos constructivos en el catastro municipal, en conformidad con el proceso de actualización catastral El solicitante tiene 15 días para presentar el proyecto con las correcciones, caso contrario el sistema anula automáticamente el trámite, y el solicitante de requerirlo, deberá ingresar nuevamente su solicitud 7. DEFINICIONES CATASTRO: Es el registro administrativo dependiente del Municipio en el que se describen los bienes inmuebles rurales, urbanos y de características especiales, que permite determinar la extensión geográfica de alguna demarcación y el cobro de imposiciones. GARANTÍA: Contrato mediante el cual se pretende dotar de mayor seguridad al cumplimiento de la construcción según los planos y términos aprobados. PERMISO DE HABITABILIDAD: Documento que se otorga a edificaciones de carácter doméstico, comercial o industrial, en el cual se da constancia que la construcción cumple a cabalidad las normas y especificaciones técnicas aprobadas. PLANO: Representación gráfica, detallada y a escala de un objeto real, que permite estandarizar medidas, cálculo de materiales y superficies, especificaciones técnicas y detalles constructivos y de diseño. TIEMPO MUERTO: Es el período que transcurre mientras el usuario realiza gestiones relacionadas con el trámite pero no pertenecen a la Dirección de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión del Suelo. Pág. 4 de 17

5 8. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD a) Responsables de la ejecución: Director de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión de Suelo, servidor(es) responsable(s) de atención al usuario de la Dirección de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión de Suelo, Director Financiero, Coordinador de Rentas, Tesorero. b) Responsables del control: Director Cantonal de Desarrollo Territorial c) Distribución: La Dirección General de Planificación distribuirá a toda la Institución mediante correo electrónico. El Jefe Técnico de Procesos realizará la publicación en la Intranet del GAD Portoviejo. 9. PROCEDIMIENTOS 9.1 PROCEDIMIENTO PARA APROBACIÓN DE PLANOS Y EMISIÓN DEL PERMISO DE CONSTRUCCIÓN No. Actividad Documento Responsable 1 2 Presenta los siguientes requisitos, en conformidad con el ANEXO 1: a) Ser solvente (no adeudar al GAD) para iniciar el trámite. b) Presentar Cédula de Identidad y certificado de votación. En caso de que el trámite lo realice un tercero presentará la autorización del propietario y su C.I. y certificado de votación. c) Certificado de Solvencia del Registro de la Propiedad actualizado d) Informe de Regulación Urbana/Rural y Riesgos IRURR. e) Planos (en físico un juego y en digital en formato AUTOCAD) con la firma del propietario y de los profesionales respectivos en cada especialidad según el tipo de edificación y funcionalidad, los mismos que deberán contar con su patente municipal. Los planos deberán estar elaborados en conformidad con las normas técnicas, de edificación y zonificación respectivas (ANEXO 2). f) Estudio de suelo para obra nueva desde cimientos (se verificará con los datos de estudios micro zonificación con los que el GAD contará). Revisa que el solicitante presente todos los requisitos. Completó los requisitos? SI: Paso 3 NO: Informa al solicitante para que complete la documentación. Paso 1 Solicitante Atención al usuario Tiempo proceso 5 minutos Pág. 5 de 17

6 3 Revisa que el proyecto cumpla en forma general con las Ordenanzas, Código de Arquitectura y Urbanismo, y la NEC vigente. Atención al usuario 10 minutos 4 5 Revisa uso de suelo, retiros, revisión de IRURR, normas técnicas arquitectónicas, estructurales, de instalaciones, las normas de edificación y zonificación, etc., en conformidad con el ANEXO 2. *Cuando el usuario entrega planos corregidos, recepta y revisa las correcciones, carga en el sistema el nuevo archivo digital y modifica datos de ser el caso. Ingresa el trámite en el sistema y carga el archivo digital de los planos, imprime dos ejemplares de la Solicitud para aprobación de planos (PRO- DGCTGS ), recepta la firma del usuario y le entrega un recibo de su trámite, automáticamente vía correo electrónico se le envía una Notificación (PRO-DGCTGS ) comunicando si los planos están correctos o tienen observaciones. Adicionalmente, se envía una Notificación de responsabilidad del proyecto (PRO-DGCTGS ) a los profesionales designados por el solicitante. Solicitud para aprobación de planos (PRO-DGCTGS ) Notificación (PRO-DGCTGS ) Notificación de responsabilidad del proyecto (PRO-DGCTGS ) Atención al usuario Atención al usuario 5 minutos 5 minutos 6 Envía el trámite y el expediente físico al Grupo Técnico de la Dirección de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión de Suelo o su delegado, para su revisión. Atención al usuario 0.5 día 7 a) Realiza la inspección del predio, verifica que este conforme con su Informe de Regulación Urbana Rural y Riesgos, de ser el caso la actualiza (malla urbana, afectaciones, etc.). Si las condiciones topográficas ameritan obras auxiliares requerirá al usuario las mismas con los planos respectivos. b) Revisa que el proyecto cumpla en forma general con las Ordenanzas, Código de Arquitectura y Urbanismo, y la NEC vigente. c) Revisa que el proyecto cumplan con las normas técnicas (arquitectónicas, estructurales, de instalaciones, etc.), las normas de edificación y zonificación; en función de la tipología y funcionalidad. Informe Técnico de Inspección y Revisión de documentación previa al Permiso Provisional (PRO- DGCTGS ) Grupo Técnico 5 días El trámite procede? SI: Elabora el Informe Técnico de Inspección y Revisión de documentación previa al Permiso de Construcción Provisional (PRO-DGCTGS ) y despacha el trámite en el sistema. Pág. 6 de 17

7 NO: Ingresa en el sistema las observaciones o correctivos a realizar en los planos. Elabora el Informe donde se representan condicionantes para las construcciones a través del sistema Se aprueba el trámite? SI: Valida Informe técnico y aprueba en el sistema. Automáticamente el sistema genera una Notificación (PRO-DGCTGS ) que es enviada al correo electrónico del solicitante informándole que puede acercarse al GAD con el Grupo Técnico para entregar tres juegos de planos adicionales, los mismos que serán sellados y firmados, para que continúe con su trámite en el Cuerpo de Bomberos y en Portoaguas. Paso 10 NO: Devuelve al Grupo Técnico para correcciones. Paso 9 Es posible realizar correcciones? SI: Despacha el trámite que envía automáticamente al correo del usuario las correcciones a realizar. Devuelve los planos con errores y el trámite por el sistema a Atención al usuario para que entregue al solicitante y le informe las correcciones a realizar, además se notifica a los responsables del diseño/estructural. El solicitante tiene 15 días para presentar el proyecto con las correcciones, caso contrario el sistema anula automáticamente el trámite. Paso 4 NO: Niega plano. FIN Sella, en trámite, los tres juegos de planos adicionales que el solicitante entrega y le informa que debe acercarse al Cuerpo de Bomberos y a Portoaguas para realizar el trámite respectivo. Presenta en Portoaguas y el Cuerpo de Bomberos los planos para su aprobación y realiza el pago de la tasa respectiva; cada institución retiene un juego de los planos, los juegos de planos restantes deberán ser sellados por dichas instituciones para ser presentados al GAD y continuar con el trámite de aprobación. a) Recepta los siguientes requisitos: Planos sellados por Portoaguas y el Cuerpo de Bomberos (dos juegos). Comprobante de pago de tasa de Portoaguas y el informe de acometida de conexión de agua potable y alcantarillado. Comprobante de pago de tasa del Cuerpo de Bomberos. b) Registra en el sistema la numeración de los comprobantes y genera automáticamente la emisión del título de la tasa de aprobación de Notificación (PRO-DGCTGS ) Coordinador de Proceso de Permisos de Construcción Coordinador de Proceso de Permisos de Construcción Atención al usuario Solicitante Atención al usuario 1 día 1 día 5 días (Tiempo muerto, hasta que el ciudadano realice este trámite) 5 minutos Pág. 7 de 17

8 planos y la garantía para asegurar que tanto el propietario como el constructor ejecuten la construcción de acuerdo con los planos aprobados Recibe del solicitante el pago de la tasa de aprobación de planos y le entrega el título de crédito pagado; además, recibe la garantía y, si es póliza, la registra en el sistema correspondiente. Se emite automáticamente el permiso provisional de construcción y se envía al solicitante. a) Entrega al solicitante los planos aprobados con su respectivo Certificado de aprobación de planos (PRO-DGCTGS ). b) Envía a la Secretaría de la Dirección de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión del Suelo para archivo. Con la finalidad de establecer un control a la etapa constructiva, una vez concluido este proceso iniciará un proceso de control de planos aprobados y su construcción, se ingresará fecha tentativa para entrega de informe e inspección. Certificado de aprobación de planos (PRO-DGCTGS ) Rentas Atención al usuario Automático 3 días (Tiempo muerto, hasta que el ciudadano realice este trámite) 7 minutos FIN PROCESO 10 días TIEMPOS MUERTOS 8 días TIEMPO TOTAL (días laborables) 18 días 9.2 PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR EL CONTROL EN LA ETAPA CONSTRUCTIVA No. Actividad Documento Responsable 1 2 Una vez la edificación tenga un avance del 25% y 50% de la obra, presenta el Informe de cumplimiento de ejecución de obra con base a los planos presentados firmado por el Ingeniero responsable de la obra como requisito para obtener el permiso definitivo. De no presentarlo, el sistema enviará un correo recordatorio al solicitante para presentar dicho informe y obtener el permiso definitivo, de no realizar su trámite se enviará al proceso sancionador. Realiza una inspección, en la fecha determinada, para verificar el cumplimiento de las normas técnicas de construcción comparando con el Informe entregado. El Informe es coherente comparado con obra? SI: Ingresa la conclusión, genera el permiso y sube al sistema el Informe presentado por el solicitante y despacha la tarea a conformidad. Paso 3 NO: Corresponde al 25% de avance de obra? Solicitante Gestión Territorial (Ingeniero Estructural) Tiempo proceso 35 días Pág. 8 de 17

9 SI: Ingresa las observaciones en el sistema y anula el trámite. FIN NO: Emite observaciones en el sistema y si es necesario agenda nueva fecha de inspección. FIN 3 4 Aprueba el permiso definitivo? SI: Permite el envío automático del Permiso definitivo de construcción (PRO-DGCTGS ) al correo electrónico del solicitante. NO: Envía informe a Control Territorial para iniciar el Proceso Sancionador correspondiente tanto para el 25% como para el 50% de avance de obra. A la terminación de la obra obtiene el permiso de habitabilidad para devolución de su garantía. Una vez transcurridos dos años a partir del depósito de la garantía, esta no será devuelta y el GAD Portoviejo ejecutará dicha garantía a su favor. (El solicitante podrá actualizar el permiso de construcción, de requerir más tiempo para la construcción) Permiso definitivo construcción (PRO-DGCTGS ) Director de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión del Suelo o su delegado Solicitante 2 días 1 día FIN PROCESO 38 días Pág. 9 de 17

10 10. DIAGRAMAS DE FLUJO 10.1 PROCEDIMIENTO PARA APROBACIÓN DE PLANOS Y EMISIÓN DEL PERMISO DE CONSTRUCCIÓN Pág. 10 de 17

11 10.2 PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR EL CONTROL EN LA ETAPA CONSTRUCTIVA Pág. 11 de 17

12 11. FORMATOS DE REGISTRO FORMATO 1: PRO-DGCTGS Solicitud para aprobación de planos FORMATO 2: PRO-DGCTGS Notificación NOTIFICACIÓN DE APROBACIÓN Estimado usuario XXXX, se comunica que su SOLICITUD DE APROBACION DE PLANOS ha sido atendida y los planos presentados se encuentran en CONFORMIDAD, para continuar con su trámite, favor acercarse a las ventanillas de atención al usuario con los siguientes requisitos: Tres juegos de planos impresos Adicionalmente se le informa que una vez que reciba sus planos sellados por la Unidad de Gestión Territorial del GAD Portoviejo, deberá acercarse al Cuerpo de Bomberos y a Portoaguas para la revisión de sus planos y pago de las respectivas tasas. Con los recibos de las tasas indicadas deberá acercarse a las ventanillas de Atención al Usuario para la emisión de los títulos de crédito respectivos y depósito de los siguientes valores para obtener su PERMISO DE CONSTRUCCIÓN: Valor de la Tasa Municipal de aprobación de planos : USD XXXX. Valor de la GARANTIA por inicio de construcción: USD XXXX. Valor de la Tasa por el servicio de información, certificaciones, informes y otros que los usuarios obtienen de la bases de datos catastrales : $ XXXX. Atentamente, Unidad de Gestión Territorial GAD Municipal del Cantón Portoviejo Nota: este correo electrónico es automático, por lo cual no necesita respuesta. Pág. 12 de 17

13 NOTIFICACIÓN DE CORRECCIONES Estimado usuario XXXX, se comunica que su SOLICITUD DE APROBACIÓN DE PLANOS ha sido revisada, encontrándose en los planos presentados las siguientes NOVEDADES: XXX Una vez corregidas dichas novedades y para continuar con su trámite, favor acercarse a las ventanillas de atención al usuario, en donde deberá entregar: Un juego de planos corregidos El archivo digital con el plano en versión AutoCAD 2007 Nota: El plazo máximo para presentar el proyecto con las correcciones es de 15 días, caso contrario se anula el trámite. Atentamente, Unidad de Gestión Territorial GAD Municipal del Cantón Portoviejo Nota: este correo electrónico es automático, por lo cual no necesita respuesta. NOTIFICACIÓN DE NO CUMPLIMIENTO CON LAS ORDENANZAS Estimado usuario, se comunica que su SOLICITUD DE APROBACIÓN DE PLANOS ha sido revisada, detectando que los planos presentados no cumplen la normativa vigente y por lo cual se ha procedido a ANULAR su solicitud por las siguientes razones: XXXX Cualquier información adicional que requiera puede acercarse a las ventanillas de atención al usuario. Atentamente, Unidad de Gestión Territorial GAD Municipal del Cantón Portoviejo Nota: este correo electrónico es automático, por lo cual no necesita respuesta. FORMATO 3: PRO-DGCTGS Notificación de responsabilidad del proyecto NOTIFICACIÓN DE RESPONSABILIDAD DE DISEÑOS/ESTRUCTURAL Y CONSTRUCCIÓN Estimado Arq./Ing. XXXX, se le comunica a usted que es el responsable de diseños/ estructural/construcción, del proyecto XXX con clave catastral XXX cuyo propietario es XXX. Atentamente, Unidad de Gestión Territorial GAD Municipal del Cantón Portoviejo Nota: este correo electrónico es automático, por lo cual no necesita respuesta. Pág. 13 de 17

14 FORMATO 4: PRO-DGCTGS Informe Técnico de Inspección y Revisión de documentación previa al Permiso Provisional FORMATO 5: PRO-DGCTGS Certificado de aprobación de planos Pág. 14 de 17

15 FORMATO 6: PRO-DGCTGS Permiso Provisional Pág. 15 de 17

16 12. ANEXOS Anexo 1: Requisitos para aprobación de planos Anexo 2: Pág. 16 de 17

17 Anexo 3: Anexo 4: Anexo 5: Anexo 6: Pág. 17 de 17