LINEAMIENTOS PARA DAR DE ALTA, BAJA O CAMBIAR DOCUMENTOS EN LA NORMATECA INTERNA

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1 COORDINACIÓN DE LA UNIDAD DE SERVICIOS CORPORATIVOS GERENCIA DE APOYO A LA MEJORA CONTINUA LINEAMIENTOS PARA DAR DE ALTA, BAJA O CAMBIAR DOCUMENTOS EN LA NORMATECA INTERNA

2 HOJA 2 DE 13 ÍNDICE Pág. I. INTRODUCCIÓN. 3 II. FUNDAMENTO LEGAL 3 III. ALCANCE.. 3 IV. OBJETIVO. 3 V. POLÍTICAS. 4 VI. LÍNEAMIENTOS... 4 VII. INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN.. 5 ANEXOS Anexo 1. Solicitud para dar de alta, baja o cambio de documentos en la Normateca Interna.. 7 Anexo 2. Ficha Técnica de Justificación Regulatoría... 8 Anexo 3. Ejemplo de Llenado de la Ficha Técnica de Justificación Regulatoria. 10

3 HOJA 3 DE 13 I. INTRODUCCIÓN Se denomina Normateca Interna al registro del acervo de documentos que orientan y rigen las operaciones de Aeropuertos y Servicios Auxiliares. La Normateca Interna es una sección localizada dentro de la herramienta institucional, en la que se deposita información para consulta común. Estos lineamientos se emiten a partir de la necesidad de clasificar con mayor precisión la información que se coloca en la Normateca Interna, definir los requisitos para publicar información, así como las características de su difusión. En el contexto de la necesidad por clasificar más acertadamente la información que obra en la Normateca Interna, se requiere orientar a las áreas del Organismo en cuanto a la selección de los documentos más apropiados para sus fines. En este sentido, se elaboraron estos Lineamientos para Dar de Alta, Baja o Cambio Documentos en la Normateca Interna. II. FUNDAMENTO LEGAL Los presentes lineamientos se emiten con fundamento en el Artículo 62 fracción I y X, del Estatuto Orgánico de Aeropuertos y Servicios Auxiliares, los cuales señalan que la Gerencia de Apoyo a la Mejora Continua tendrá la función de analizar los diferentes procesos y procedimientos de la Coordinación de la Unidad de Servicios Corporativos, para mejorar su eficiencia y eficacia; así como coordinar el diseño y elaboración de manuales y procedimientos internos. III. ALCANCE Estos lineamientos son de observancia general y aplican para toda la información que se registre en la Normateca Interna. Estos lineamientos tienen los siguientes objetivos: IV. OBJETIVO Definir los pasos a seguir para colocar, modificar y dar de baja información en la Normateca Interna. Mejorar y difundir el Marco Regulatorio Interno de ASA. Fortalecer los filtros para contener el crecimiento de disposiciones, mediante la revisión emisorusuario y asegurar la calidad regulatoria.

4 HOJA 4 DE 13 V. POLÍTICAS Clasificación de documentos 1. La Normateca Interna podrá contener documentos normativos y de apoyo. 2. Los documentos normativos son de naturaleza obligatoria, mientras que los de apoyo proveen ayuda, guía, orientación, recomendaciones u otras referencias no necesariamente de interés general. Selección del documento más apropiado 3. A manera de modelo, existe la Guía para Emitir Documentos Normativos, de este documento se presentan una serie de recomendaciones en cuanto a la selección del documento más apropiado conforme a las necesidades del emisor, por lo que se sugiere revisarlo. Contenido y diseño del documento 4. Cada área será responsable de generar los documentos normativos y de apoyo suficientes para regular sus funciones. 5. El área que solicite el registro de un documento en la Normateca, es la única responsable sobre el contenido del mismo. De esta manera, cada área deberá cuidar que no existan duplicidades, la vigencia de su contenido o que el documento en cuestión no contravenga otras disposiciones internas o externas. 6. La Gerencia de Apoyo a la Mejora Continua podrá hacer recomendaciones o modificaciones en cuanto al diseño del documento, procurando la uniformidad en la presentación de los documentos contenidos en la Normateca. 7. Para efectos del numeral anterior, la Gerencia de Apoyo a la Mejora Continua asignará un número de control e identificará las distintas versiones de un mismo documento a través de un número consecutivo. 8. Asimismo, solicitará a las áreas emisoras, el documento en original o su rúbrica sobre los documentos enviados a fin de que éstos sean resguardados debidamente y queden como constancia de la versión de origen. VI. LINEAMIENTOS 1. Solicitud para dar de alta, baja o cambiar documentos: a. Las solicitudes procederán a partir de la petición del titular del área, con facultades para emitir el documento en cuestión o del funcionario a quien se le haya encargado esta responsabilidad. b. Para las solicitudes se utilizará el formato contenido en el Anexo 1 Solicitud para Dar de Alta, Baja o Cambiar Documentos en La Normateca Interna, en la que se señalará claramente el tipo de acción que se requiere.

5 HOJA 5 DE 13 c. Las solicitudes pueden hacerse llegar por oficio o correo electrónico a la dirección indicada en el Anexo 1. d. En caso de que el documento involucre directamente a dos o más áreas de adscripción distinta a la que lo solicita, entonces ésta deberá asegurarse de que cuenta con el visto bueno o aprobación de las áreas involucradas. e. Cada documento irá acompañado de una ficha técnica que contendrá, además de información general, elementos que facilitarán su organización y clasificación dentro de la Normateca. La ficha se encuentra en el Anexo 2 Ficha Técnica de Justificación Regulatoria. f. La Gerencia de Apoyo a la Mejora Continua proporcionará asesoría, según lo solicite cada área, en cuanto al llenado de dicha ficha técnica. Anexo 3 - Ejemplo de Llenado de la Ficha Técnica de Justificación Regulatoria. g. La Gerencia de Apoyo a la Mejora Continua atenderá el requerimiento dentro de un plazo que no excederá los dos días hábiles, contados a partir de la recepción de la solicitud. h. El área solicitante podrá atender las recomendaciones de la Gerencia de Apoyo a la Mejora Continua, o reiterar su requerimiento inicial. En ambos casos, el plazo de dos días hábiles para su atención empezará a contar nuevamente. i. Una vez atendido el requerimiento, la Gerencia de Apoyo a la Mejora Continua enviará por oficio o correo electrónico una notificación al área solicitante. 2. Publicación y difusión a. Se deberá especificar en la solicitud si es alta, baja o actualización del documento en la Normateca Interna, para su publicación y difusión. VII. INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN La interpretación del contenido, alcance, resolver las cuestiones relativas a su aplicación y la actualización de los presentes lineamientos será competencia de la Gerencia de Apoyo a la Mejora Continua.

6 HOJA 6 DE 13 ANEXOS

7 HOJA 7 DE 13 Anexo 1 SOLICITUD PARA DAR DE ALTA, BAJA O CAMBIAR DOCUMENTOS EN LA NORMATECA INTERNA Enviar por correo electrónico a eacasusoo@asa.gob.mx Solicitante Área: Nombre del solicitante: Cargo: Teléfono: Acerca del documento Nombre: No olvide anexar el documento y sus anexos en versión electrónica, así como la ficha técnica de Justificación Regulatoria, en su caso Clase de Requerimiento Marque con una X Alta Baja Cambio/Actualización En caso de reemplazo, indique el nombre del documento que cambia: Clasificación Marque con una X Disposición Presupuestaria Control y Auditoria Disposición Especifica por Sector Servicios Personales Adquisiciones, Obra Pública, Servicio y Bienes Muebles Bienes Inmuebles Descripción Marque con una X Política Formatos Directivas Lineamiento Oficios Reglas Acuerdo Reglamentos Manuales Normas Metodologías Criterios Circulares Instructivos Otros

8 HOJA 8 DE 13 Anexo 2 FICHA TÉCNICA DE JUSTIFICACIÓN REGULATORIA Hoja 1 de X Fecha de Presentación al COMERI Unidad Administrativa Responsable del Diseño o Elaboración del Documento Normativo: Adscripción: Institución: 1.1 Nombre del documento normativo: 1.2 Objetivo del documento normativo: 1. Datos del Proyecto 1.3 Índice temático (apartados y anexos) 1.4 Fundamento Jurídico Artículo, numeral o fracción aplicable * * Tipo de Documento: Materia: 2. Marco Normativo Referencial 2.1 Ordenamiento de jerarquía superior que regulan la misma materia o tema del documento normativo: 2.2 Ordenamiento de igual jerarquía que derivan o se vinculan con el documento normativo: 2.3 Ordenamiento de menor jerarquía que derivan o se vinculan con el documento normativo:

9 HOJA 9 DE Justificación del Proyecto 3.1 Razones que jurídicamente o administrativamente hacen necesaria la expedición del proyecto. A. Alguna ley u ordenamiento obliga a emitir el documento normativo? En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, cuál es el contenido que dicha ley u ordenamiento establece debe tener o regular el documento normativo B. El documento normativo fusiona o agrupa otros ordenamientos o disposiciones dispersan en la en la regulación vigente? En caso afirmativo especifique: B.1 Disposición o preceptos que ABROGA: Hoja 2 de X B.2 Disposición o preceptos que DEROGA: Artículo, numeral o fracción aplicable B.3 Disposición o preceptos que REFORMA (adiciones o modificaciones): Artículo, numeral o fracción aplicable 3.2 Razones que operativamente hacen necesaria la expedición del proyecto A. El documento normativo actualiza la regulación vigente para evitar obsolescencias? En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, por qué era necesaria dicha actualización y en que consiste. B. Existe alguna problemática o situación que hace necesaria la emisión del documento normativo? En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, en qué consiste dicha problemática o situación y cómo es que el documento normativo la resolverá o atenderá: 3.3 Regulación mínima indispensable y orienta a una gestión eficiente con certeza jurídica A. El documento normativo prevé o establece la emisión de otros documentos o regulación para instrumentar o aplicar sus disposiciones? En caso afirmativo, especifique qué instrumentos normativos o regulación complementaría derivará del documento normativo (ejemplo: Formatos, Lineamientos, Criterios, etc.) B. El documento normativo otorga facultades, atribuciones o alguna clase de potestad para autorizar, resolver o emitir algún tipo de resolución? En caso afirmativo, especifique: B.1 En cuántos casos o supuestos se otorga las facultades, atribuciones o potestades antes señaladas? B.2 En cuantos de los casos o supuestos antes citados existe la posibilidad o capacidad para resolver, autorizar o emitir en uno u otro sentido, de acuerdo al criterio o discernimiento de quien decide?

10 HOJA 10 DE 13 Ejemplo de llenado Anexo 3 FICHA TÉCNICA DE JUSTIFICACIÓN REGULATORIA Hoja 1 de 4 Fecha de Presentación al COMERI Septiembre de 2007 Unidad Administrativa Responsable del Diseño o Elaboración del Documento Normativo: Adscripción: Institución: Gerencia de Apoyo a la Mejora Continua Coordinación de la Unidad de Servicios Corporativos ASA 1. Datos del Proyecto 1.1 Nombre del documento normativo: Lineamientos Internos para Comisiones, Viáticos Nacionales, Viáticos Internacionales y Pasajes 1.2 Objetivo del documento normativo: Regular la asignación de viáticos y pasajes nacionales e internacionales de los servidores públicos que prestan sus servicios en el Organismo, derivado de funciones o tareas oficiales a desempeñar dentro del país o en el extranjero, siempre que sea un lugar distinto al de su adscripción. 1.3 Índice temático (apartados y anexos) 1. Objetivo 2. Marco Jurídico 3. Ámbito de Competencia 4. Sujetos 5. Definiciones 6. Autorización 7. Ejercicio Presupuestal 8. Comisiones 9. Pasajes 10. Viáticos 11. Viaje Todo Pagado (VTP) 12. Gastos de Combustible, Peaje y Boleto de Autobús 13. Operación de la Tarifa 14. Comprobación de Comisión 15. Prescripción 16. Sanciones 17. Competencia Administrativa 18. Vigilancia 19. Vigencia 20. Anexos Carta Comisión Viáticos Nacionales (Anexo 1) Carta Comisión Viáticos Internacionales (Anexo 2) Tarifa de Viáticos Nacionales (Anexo3) Tarifa de Viáticos Internacionales (Anexo 4) Ciudades Clasificadas Como Menos Económicas (Anexo 5) Comprobación de Viáticos y Gastos Nacionales (Anexo 6) Comprobación de Viáticos Internacionales (Anexo 7) Recibo de Boleto de Avión o Porción No Utilizado (Anexo 8) Formato de Requisitos de Facturas (Anexo 9) 21. Procedimientos y Diagramas de Flujo Solicitud y Pago de Viáticos Adquisición y Comprobación de Boletos de Avión Comprobación de Viáticos Elaboración de la Relación Semanal de Boletos de Avión Control de Cambios

11 HOJA 11 DE 13 Hoja 2 de Fundamento Jurídico Artículo, numeral o fracción aplicable Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Artículo1, 3 y 45. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría Artículo 1, 4, 35 y 45. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Artículo 1, 2,6, 9 y 66 fracción III. Responsabilidad Hacendaría Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Artículo 1, 2, 5, 8 fracciones I, II, III, IV, XIII y XXIV y 48. Oficio Circular No. 307.A 0044 y SSFP/USPRHAPF/412/002/2005, emitido conjuntamente el 28 de enero de 2005, por las Secretarías de Hacienda y Crédito Público y de la Función Pública, respectivamente. Oficio Circular No. D/ /2005 de fecha 01 de junio de 2005, emitido por la Coordinación de la Unidad de Servicios Corporativos de Aeropuertos y Servicios Auxiliares. * * Tipo de Documento: Lineamientos Materia: Organización y simple funcionamiento interno 2. Marco Normativo Referencial 2.1 Ordenamiento de jerarquía superior que regulan la misma materia o tema del documento normativo: Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 2.2 Ordenamiento de igual jerarquía que derivan o se vinculan con el documento normativo: Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría 2.3 Ordenamiento de menor jerarquía que derivan o se vinculan con el documento normativo: Oficio Circular No. 307.A 0044 y SSFP/USPRHAPF/412/002/2005, emitido conjuntamente el 28 de enero de 2005, por las Secretarías de Hacienda y Crédito Público y de la Función Pública, respectivamente. Oficio Circular No. D/ /2005 de fecha 01 de junio de 2005, emitido por la Coordinación de la Unidad de Servicios Corporativos de Aeropuertos y Servicios Auxiliares.

12 HOJA 12 DE Justificación del Proyecto 3.1 Razones que jurídicamente o administrativamente hacen necesaria la expedición del proyecto. A. Alguna ley u ordenamiento obliga a emitir el documento normativo? En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, cuál es el contenido que dicha ley u ordenamiento establece debe tener o regular el documento normativo B. El documento normativo fusiona o agrupa otros ordenamientos o disposiciones dispersas en la regulación vigente? En caso afirmativo especifique: B.1 Disposición o preceptos que ABROGA: La Norma de Comisiones, Viáticos Nacionales, Viáticos Internacionales y Pasajes para las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal emitida por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público el 17 de marzo de 1998, señala que esta norma es de observancia para las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y es responsabilidad de la dependencia coordinadora de sector instrumentar lo procedente para su aplicación, conforme a las características jurídico-laboral y presupuestales de cada entidad. No Hoja 3 de 4 B.2 Disposición o preceptos que DEROGA: Artículo, numeral o fracción aplicable B.3 Disposición o preceptos que REFORMA (adiciones o modificaciones): Artículo, numeral o fracción aplicable 3.2 Razones que operativamente hacen necesaria la expedición del proyecto A. El documento normativo actualiza la regulación vigente para evitar obsolescencias? En caso afirmativo, Resulta necesaria su actualización toda vez que el Manual de Organización y Procedimientos de las especifique de manera breve y concisa, por qué era necesaria Gerencias de Contabilidad, Tesorería y dicha actualización y en que consiste. Presupuesto resultan insuficientes para cubrir las necesidades que conforme los Lineamientos de B. Existe alguna problemática o situación que hace necesaria la emisión del documento normativo? En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, en qué consiste dicha problemática o situación y cómo es que el documento normativo la resolverá o atenderá: Viáticos se requiere. Al respecto se comenta que antes de la emisión del instrumento, existía ya unos Lineamientos para Viáticos en ASA, que resultaba poco adecuada a las necesidades internas del Organismo, lo cual generaba pérdida de tiempo, costos administrativos adicionales y quejas, por lo que se actualizaron dichos Lineamientos.

13 HOJA 13 DE 13 Hoja 4 de Regulación mínima indispensable y orienta a una gestión eficiente con certeza jurídica A. El documento normativo prevé o establece la emisión de otros documentos o regulación para instrumentar o aplicar sus disposiciones? En caso afirmativo, especifique qué instrumentos normativos o regulación complementaría derivará del documento normativo (ejemplo: Formatos, Lineamientos, Criterios, etc.) B. El documento normativo otorga facultades, atribuciones o alguna clase de potestad para autorizar, resolver o emitir algún tipo de resolución? En caso afirmativo, especifique: B.1 En cuántos casos o supuestos se otorga las facultades, atribuciones o potestades antes señaladas? B.2 En cuantos de los casos o supuestos antes citados existe la posibilidad o capacidad para resolver, autorizar o emitir en uno u otro sentido, de acuerdo al criterio o discernimiento de quien decide? El instrumento contiene de forma anexa los siguientes documentos: Carta Comisión para pago de Viáticos Nacionales, Carta Comisión para pago de Viáticos Internacionales, Tarifas en Moneda Nacional, Viáticos Internacionales, Ciudades Clasificadas Como Menos Económicas, Comprobación de la Carta Comisión, Comprobación de la Carta Comisión de Viáticos Internacionales, Recibo de Boleto de Avión o Porción no Utilizado, Requisitos que deberán reunir las facturas de gastos, Procedimientos de Solicitud y Pago de Viáticos, Procedimiento de Adquisición y Comprobación de Boletos de Avión, procedimientos de Comprobación de Viáticos y Procedimiento para la Elaboración de la Relación Semanal de Boletos de Avión. Si 2 2 Ver Lineamientos de Viáticos Numeral: 17.1 y 18.1 Ver Lineamientos de Viáticos Numeral: 17.1 y 18.1