RETOMA DE VEHÍCULOS USADOS COCHES

Transcripción

1 VUS-PR-00 17/0/ Objetivo Definir la secuencia de actividades que permitan asegurar el adecuado proceso de retoma de vehiculos usados por parte de Coches. 2. Alcance Establecer la metodología adecuada para efectuar el proceso de retoma de, garantizando el control en la ejecución del proceso de peritaje, avaluó y recepción de la documentación que soporta esta operación, así como la recepción fisica de la unidad. Aplica para todas las sedes de la Compañía.. Responsabilidades Gerencia General: Define las políticas y aprueba los estándares de calidad y el proceso a seguir. Gerencia Administrativa y Financiera: Da el soporte Administrativo y Financiero que requiera el proceso. Gerencia de : Se encarga de dar cumplimiento a las políticas, estándares de calidad y el adecuado seguimiento al proceso. Fija precios de retoma en conjunto con el de acuerdo a las condiciones del mercado. Autoriza cargue de vehículos. : Controla los estándares de calidad de los vehículos a recibir, autoriza los peritajes, hace las ofertas por los vehículos a retomar por Los Coches. Coordina el recibo (inventario) de los vehículos retomados, asegurando que su estado este de acuerdo al peritaje inicial y dentro de la vigencia establecida. Determina precios de compra, establece presupuestos de alistamiento y fija precios de venta. Autoriza cargue de vehículos. Gestiona con los Asesores los documentos requeridos para el cargue de vehículos al inventario definitivo de Los Coches. Coordinador Administrativo: Administra el inventario de vehículos usados desde su ingreso hasta su comercialización. Maneja el sistema de información del Departamento. Asume funciones administrativas del Gerente de en su ausencia. Autoriza cargue de vehículos. : Elabora, recibe de los Asesores y revisa la documentación de compra de vehículos, consulta información asegurando procedencia legal del vehículo y sus documentos, registran ingreso al sistema DMS, coordina pagos y levantamientos de prendas de financieras, carga notas débito por gastos, archivan documentos. Coordinador de Alistamiento y Garantías: Ingresa los vehículos al taller, hace seguimiento de los trabajos, solicita la liquidación de las facturas y verifica que correspondan a los servicios i solicitados, it trámita la salida de los vehículos del taller y los ubica en vitrina. i Asesores Comerciales de : Asesora al cliente durante el proceso de compra, recibe y entrega documentos al cliente y hace seguimiento de los negocios hasta la entrega a satisfacción del cliente. Cartera: Carga notas débito por pago a financieras, recauda pagos de financieras. Cajero Pagador: Elabora cheques y coordina pagos a financieras. Coordinador de Vitrina: Recibe los vehículos del perito, coordina su ubicación, efectúa las movilizaciones internas y externas requeridas, coordina la adecuada exhibición y funcionamiento de los vehículos en vitrina y demás sitios de almacenamiento, toma de improntas y realiza labores de mensajería propias del departamento. 4. Definiciones Para efectos de la correcta aplicación del presente proceso, se definen los siguientes conceptos: Retoma: Vehículo usado recibido en consignación cuyo valor se imputa a la cuenta por cobrar de otro vehículo. Prenda: Limitación de la propiedad del vehículo que se recibe en consignación Factura FOV: Documento de naturaleza debito con la cual se factura el costo de corretaje, intereses, utilidad en venta de usado y todos los valores adicionales que se deriven de la actividad. 5. Políticas y/o Requisitos Generales El vehículo debe cumplir con los estándares de calidad, legales y comerciales exigidos por el Concesionario. Estándares de Calidad: a) La estructura del vehículo (carrocería y chasis) deben ser originales. b) El kilometraje debe ser original y acorde a su modelo con promedios no superiores a 20,000 Km. por año. c) No se reciben vehículos de salvamento (que han sufrido siniestros totales y se haya afectado su estructura). d) No se reciben vehículos cuyo peritaje refleje un valor de alistamiento superior al 10% de su valor comercial. Aspectos Legales: a) No se reciben vehículos importados directamente por personas o entidades que no sean los representantes de la marca. b) No se reciben vehículos sobre los que pesen embargos, expedientes (procesos pendientes), requerimientos o actos que lo declaren fuera de comercio.

2 VUS-PR-00 17/0/2010 Aspectos Comerciales: a) Solo se recibirán vehículos cuya marca garantice un buen nivel de rotación y respaldo. b) El sitio de matrícula del vehículo determina la facilidad de venta y gestión de trámites. Se recomienda no recibir vehículos con matrícula fuera de Cundinamarca. c) No se reciben vehículos que hayan sido robados y recuperados. d) Se debe racionalizar el inventario por referencias, buscando proporción entre las ventas y el inventario existente. e) La vigencia de las ofertas (avalúos) será de días calendario. f) El márgen de utilidad mínimo esperado es del 7% sobre el costo, (Precio de venta, menos valor de retoma y costo de alistamiento, dividido entre el precio de venta). g) Ningún funcionario, bajo ninguna circunstancia puede realizar retomas a título personal o de la compañía, por fuera del procedimiento. h) Se debe exigir la documentación del vehículo a retomar, de acuerdo a la lista de chequeo. 6. Diagrama de Flujo Actividad Registros Descripción de la etapa Responsables INICIO 1 Requerimiento Avalúo Solicitud verbal de avalúo al departamento de. 2 Determinar Estándar Mediante inspección visual y teniendo en cuenta los estándares definidos por el Concesionario, se define si la unidad es viable de retoma. Cumple Estándar Coches Si cumple el estándar, se ordena peritaje técnico. Coordinador d de Avalúos No cumple el estándar, se ordena avalúo por cuenta de Retoma Externa. 4 Retoma Externa Se aplica procedimiento de Retoma Externa. 5 Peritaje Efectua y registra revisión técnico mecánica y elabora presupuesto de alistamiento. 6 Fijar Precio Asigna precio ajustados a las condiciones del mercado y le transmite esta información al. 7 Oferta Aceptada por el Cliente FIN Si la oferta es aceptada por el Cliente se registra en las 'formas de pago' en la H.N. del sistema de información DMS. Si la oferta no es aceptada, se hace seguimiento por parte del Asesor o se descarta el negocio. 8 Solicitud Certificado de Tradición Se registra la solicitud del Certificado de Tradición al Dpto. de, para lo cual se debe adjuntar fotocopia de la Tarjeta de Propiedad.

3 VUS-PR-00 17/0/ Solicitud de copia de Factura Se registra la solicitud de la copia de la factura y de la Declaración de Importación al Dpto. de, para lo cual se debe adjuntar comunicación original emitida por el Cliente con la solicitud y autorización del trámite. 10 Gestión de Tradición, Factura y Manifiesto Recepciona los soportes requeridos del Dpto. de, realiza las solicitudes en las oficinas de tránsito, y entrega certificado de tradición, y factura y manifiesto si fueron solicitados, a la. Departamento de Trámites 11 Recepción de Documentos Recibe del Departamento de Trámites los certificados de tradición, y facturas y manifiestos si fueron solicitados, registra fecha de recepción en el libro de tradiciones, comunica resultado al y hace apertura de la carpeta de documentos. 12 Verificación Pendientes Consulta local por Cédula ante el SETT y el MIT, sobre Multas o Comparendos del propietario del vehículo. Imprime las consultas como evidencia. Verifica el Registro del cliente en el RUNT, y de no estar registrado, le orienta para la realización de su registro inmediato en las instalaciones del Concesionario. 1 Requerir Documentos Se hace entrega oficial al Cliente de la lista de chequeo que relaciona los documentos personales y del vehiculo que deben ser aportados. 14 Recepción Documentos Recepciona del Cliente los documentos personales y del vehículo aportados, verificando contra lista de chequeo. 15 Entrega de Documentos Recepciona del los documentos aportados por el Cliente verificando contra lista de chequeo. 16 Documetos Completos y Revisados 1 Revision de la documentacion aportada: Si. Informa conformidad. No. Reporta inconsistencias al 17 Recepción del Vehículo Confronta vigencia de la oferta según política. Ordena inventario fisico. 18 Inventario de Recibo 5 VUS-RG-005 Verifica el estado del vehículo contra el peritaje inicial y elabora el inventario. 19 Almacenamiento de Accesorios Accesorios Registra accesorios en el libro y los almacena en el lugar asignado. Hace entrega del vehículo al Coordinador de Vitrina. 20 Registro de Ingreso Ingresos Registra en el libro de ingresos a inventario los datos de identificación del vehículo ingresado.

4 VUS-PR-00 17/0/ Registro Inventario Registra el vehículo en el inventario en transito del DMS. 22 de Sistemas de Identificación AJUSTEV Solicita inspección física de los sistemas de identificación del vehículo a la firma externa contratada para esta labor, y recibe de ellos la certificación de la revisión ( AJUSTEV). 2 Emisión de Contrato VUS-RG-007 Se imprime el contrato de consiganción para la firma de las partes. Si requiere pago de prenda, el cliente debe aportar liquidación de la compañía de financiamiento donde conste el valor total a pagar, aclarando que el pago no genera sanciones prepago y que el vehículo no es garantía de ninguna otra obligación. 24 Firma de Documentos VUS-RG-007 Coordina con el cliente la firma del contrato y demás documentos requeridos para el traspaso. Recepciona los documentos debidamente firmados por el cliente. 25 Ejecución de Contrato Una vez se hayan cumplido todos los requerimientos para la compra del vehículo, carga en el DMS a favor del cliente el valor contratado de consignación. 26 Liquidación de Gastos VUS-RG-006 Diligenciamiento del formato de liquidación de gastos de traspaso, registrando el valor de cada Item-Concepto. 27 Cargue de Gastos Generar Nota Débito al cliente en el DMS por el valor liquidado de gastos de traspaso. Si requiere pago de prenda, solicita a tesorería el pago de la obligación mediante un memorando. El memorando debe entregarse al departamento de Cartera para cargar esta obligación a la HN. 28 Levantamiento de Prenda Una vez Tesorería haya pagado la prenda, solicita el levantamiento de prenda a la entidad financiera. 29 Archiva Documentos Archiva documentación en la carpeta del Vehículo. FIN

5 VUS-PR-00 17/0/ Control de los Registros Nombre Peritaje Técnico. Lista de Chequeo Documentos. VUS-RG-005 Registro de Inventario Físico. VUS-RG-006 Liquidación Gastos Traspaso. VUS-RG-007 Contrato de Consignación. N.A. Ingresos. N.A. Accesorios. N.A. AJUSTEV. N.A.. 8. Control de Cambios Cargo Respons. Lugar Archivo Archivo Accesso Archivo Dur Ma Activo Inactivo X Archivo X 1 AÑO Disposición 1 AÑO Destruir Destruir Archivo X 1 AÑO Digitalización Archivo X 1 AÑO Digitalización Archivo X 1 AÑO Digitalización Archivo X PERMANENTE Permanente Archivo X 1 AÑO Destruir Archivo X 1 AÑO Digitalización Archivo X 1 AÑO Destruir Descripción del cambio 29/11/2006 DOCUMENTO NUEVO 1 1/08/2008 AJUSTES AL PROCEDIMIENTO SEGÚN SOLICITUD GERENCIA DE USADOS. 2 17/0/2010 MODIFICACIONES SEGÚN SOLICITUD EFECTUADA POR COORDINADOR USADOS SG-PL-001 / V1