El presente procedimiento es aplicable a todos los estudiantes activos y no activos de la Universidad.

Transcripción

1 REVISIÓN: 00 HOJA 1 DE 5 1. PROPÓSITO: 1.1 Establecer y mantener los procedimientos para asegurar que la actividad de servicios estudiantiles se de en condiciones controladas. 1.2 Describir en forma clara y detallada la actividad de solicitud y entrega de documentos de servicios estudiantiles. 1.3 Asegurarse que los servicios estudiantiles sean conocido por todos los estudiantes activos y no activos de la Universidad. 2. ALCANCE: El presente procedimiento es aplicable a todos los estudiantes activos y no activos de la Universidad. 3. RESPONSABILIDADES: 3.1 El Director de es responsable de supervisar, vigilar y controlar la actividad de servicios estudiantiles y que este se efectúe bajo condiciones controladas. 3.2 El Director de es responsable de supervisar y firmar todos los documentos que son entregados por concepto de servicios estudiantiles, también es responsable de revisar minuciosamente la elaboración de certificados parciales y totales, cartas de liberación de servicio social, actas de examen profesional y títulos El Auxiliar de la Dirección de es responsable de elaborar los documentos de servicios estudiantiles que sean indicados por el Director, así como revisar que la información contenida en el documento sea válida, correcta y que proceda La Junta Directiva es el órgano autorizado para emitir y aprobar las cuotas por pagos de derechos de trámites y servicios estudiantiles. 4. REFERENCIAS: UPQ-F060 Formato de Solicitud de 00 Emisión 07/11/08 VRVV DJFF CU No. DE FECHA DE DESCRIPCIÓN DE LA REVISIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ REVISIÓN REVISIÓN

2 REVISIÓN: 00 HOJA 2 DE 5 5. DESCRIPCIÓN: 5.1 Diagrama de Flujo

3 REVISIÓN: 00 HOJA 3 DE Descripción de Actividades Responsable No. Actividad Alumno activo ó no activo Auxiliar de la Dirección de 1 El interesado solicita el servicio en la ventanilla de atención de en los días hábiles, conforme al calendario escolar y en el horario de atención estipulada por la Dirección. 2 El Auxiliar proporciona al interesado el formato de servicio estudiantil, el cual contiene la información requerida del servicio solicitado, así como el costo y datos necesarios para realizar el pago de derechos por el servicio solicitado en el banco (el costo esta determinado de acuerdo a la aprobación de cuotas de la Junta Directiva). Interesado 3, 4 El interesado pasa al banco a realizar el pago correspondiente de acuerdo a la información del formato de servicios estudiantiles, y posteriormente acude a la ventanilla de atención de a entregar su ficha de depósito del banco. Auxiliar de la Dirección de. Director ó Auxiliar de la Dirección de 5, 6 El auxiliar realiza el registro del servicio estudiantil solicitado, sella el original de la ficha de depósito y proporciona al interesado la fecha de entrega del documento (servicio solicitado), el cual es registrado en el formato de solicitud de servicio estudiantil que es archivado junto con una copia del recibo de pago. 7 Se programa la elaboración de documento de acuerdo a la fecha de entrega registrada, de acuerdo a la naturaleza del documento solicitado. El Director ó el Auxiliar, lo elaboran y se recaban las firmas y sellos pertinentes de acuerdo al documento. Interesado 8, 9 El interesado acude en la fecha señalada a recoger el documento, firma de recibido en la carpeta de servicios estudiantiles.

4 REVISIÓN: 00 HOJA 4 DE 5 6. REGISTROS: Nombre del Formato de Solicitud de Carpeta de registro de servicios estudiantiles No. de Control Tipo de Físico Responsable del N/A Físico Ubicación del Archivo (minutario) Archivo (minutario) Tiempo de Un año Un año 7. ENFOQUE DE PROCESO: Proveedores Entradas Proceso Salidas Cliente Alumnos con estado activo y no activo Solicitud de Servicio Estudiantil Documento solicitado Alumnos con estado activo y no activo 8. RESULTADOS DE DESEMPEÑO: 8.1 Características que aseguran el cumplimiento de los requisitos del cliente. Documento en el tiempo establecido y correcto. 8.2 Indicadores para seguimiento y medición. efectuados por período y tipo.

5 REVISIÓN: 00 HOJA 5 DE 5 9. ANEXOS: Anexo 1. Simbología Inicio o Termino Actividad Decisión Copia de Proceso ya existente relacionado Conector de Actividades Actividades que se pueden llevar a cabo en paralelo con otras