SISTEMA P.O.S. VENDTY. Acceso al sistema.

Transcripción

1

2 SISTEMA P.O.S. VENDTY Acceso al sistema. Para acceder al sistema, debemos hacer lo siguiente: Digitamos en el explorador la siguiente url: Aquí hacemos clic en el link crear nueva cuenta y procedemos a suministrar los datos en el formulario: Nombre, correo, clave, confirmamos la clave, país e idioma. En seguida nos aparece un mensaje que indica que la cuenta ha sido creada y que debemos verificar el correo para activar la cuenta. Ingresamos al correo, buscamos el mensaje y hacemos clic en activar la cuenta. Pág. 4

3 En estos momentos ya tenemos acceso a la cuenta y podemos ingresar en la casillas de registro el mail y la clave que registramos y ya tenemos acceso total a todos los módulos y funciones que integran a Vendty. Configuración del sistema. Una vez creada la cuenta, debemos configurar el sistema para esto hacemos clic en el botón configuración y posteriormente clic en el botón Mi Empresa Pág. 5

4 Y comenzamos configurando los datos de la empresa: Digitamos el nombre de la empresa, el número de identificación tributaria o identificación personal. (Es de aclarar que el sistema Vendty se puede utilizar para empresas de Régimen Común o Régimen Simplificado) si cuenta con la resolución de facturación expedida por la DIAN, la podemos ingresar más no es obligatoria, nombre de la persona de contacto, correo electrónico, dirección de la empresa, teléfono, fax, web, tipo de moneda, en nuestro caso peso colombiano, tipo de impresión para la facturación, en formato tirilla o media carta, correo Paypal si se tiene, titulo del documento y logotipo a incluir dentro de la orden de compra o factura cabe destacar que esta tiene debe ser en formato JPG. Una vez realizados suministrados todos los datos, hacemos clic en el botón enviar. Pág. 6

5 Configurar impuestos. En esta opción vamos a configurar todos los impuestos que se manejen para los diferentes productos. Hacemos clic en el botón configuración y clic en el botón impuestos, Acto seguido hacemos clic en el icono impuestos, aquí hacemos clic en la opción nuevo impuesto. Escribimos el nombre que nos permita identificar el tipo de impuestos, vamos a escribir por ejemplo IVA del 16% y determinamos el porcentaje del impuesto relacionado con esta clase de productos, en este caso 16 y por ultimo clic en enviar. Pág. 7

6 Configurar Términos y Cabecera. En esta sección se determinaran los textos que se incluirán dentro de la factura como cabecera o como términos y condiciones en la parte inferior de la factura. En esta sección podremos colocar las garantías, los procedimientos de devoluciones, la página web, las promociones etc. Para esto hacemos clic en el icono Configuración y clic en el icono Términos y Cabecera Como ejemplo colocaremos el siguiente texto en la sección Términos y Condiciones La Cía. Manufacturera del Norte, S. A. de C. V. garantiza por dos años a partir de la fecha de compra, el funcionamiento de este producto contra cualquier defecto en los materiales y mano de obra empleados para su fabricación. Nuestra garantía incluye la reparación, reposición, o cambio del producto y/o componentes sin cargo alguno para el cliente, incluyendo mano de obra, así como los gastos de transportación derivados del cumplimiento de este certificado. El producto debe ser presentado con sus empaques originales y todos sus accesorios. Pág. 8

7 Hacemos clic en Enviar y listo. Almacenes. En esta sección podremos configurar los almacenes que nuestra organización posea. Para ello haremos clic en el icono Configuración y clic en el icono Almacenes. Acto seguido clic en la pestaña Nuevo almacén y procedemos a determinar los datos en las casillas respectivas: Nombre, Dirección, Prefijo, Consecutivo, Teléfono, Meta Diaria, activamos la casilla Activo y por último clic en el botón enviar. Pág. 9

8 Roles. En esta sección configuraremos los roles o permisos que tendrán los diferentes usuarios del sistema. Esto es de mucha importancia, pues determinará que tareas podrá realizar cada persona que utilice el programa. Para esto hacemos clic en el botón Roles, hacemos clic en el botón nuevo Rol. Pág. 10

9 En este formulario, determinamos el nombre del rol, en este caso, Cajero1, Determinamos una descripción, Maneja la caja 1 y en la sección que sige procedemos a determinar los permisos haciendo clic en ellos, para este ejemplo seleccionaremos, Nueva Venta e imprimir factura y por último clic en Enviar. Pág. 11

10 Usuarios. En esta sección determinaremos a las personas que podrán utilizar el sistema. Para ello hacemos clic en el icono Configuración y clic en Usuarios, Hacemos clic en la pestaña Nuevo usuario y procedemos a establecer los datos de usuario: Nombre, Apellido, Compañía, Correo Electrónico, Teléfono, Clave, reescribimos la clave, Almacén, (Es muy importante seleccionar correctamente el almacén ya que determina sobre que bodega de inventario va a vender dicho usuario. Si es administrador tiene todos los permisos) Rol y clic en Enviar. Pág. 12

11 Contactos. Creación de Clientes. En esta opción podremos configurar fácilmente los contactos comerciales que en la actividad comercial cotidiana realicemos. Podremos configurar clientes, proveedores y vendedores, para ello hacemos clic en el icono contactos, y aquí vamos a comenzar configurando clientes, hacemos clic en clientes, En estas pestañas podremos importar desde un archivo de Excel todos los clientes y de igual manera podemos exportar nuestras base de datos creadas en el sistema a un archivo de Excel, en la opción Nuevo Cliente Rápido podremos crear un cliente con los datos básicos, para este ejemplo vamos a crear un Nuevo Cliente, con esta opción tendremos la posibilidad de incluir más datos en el formulario respectivo: Hacemos clic en la pestaña Nuevo Cliente y empezamos a determinar los datos que poseamos, cabe resaltar que no todos los campos son obligatorios: Pág. 13

12 Nombre Comercial (Campo obligatorio), país, provincia, razón social, NIF (Campo obligatorio), contacto, pagina web, correo electrónico, población, dirección, teléfono, móvil, tipo de empresa, entidad bancaria, numero de cuenta, observaciones y por último clic en enviar. Creación de Proveedores. Al igual que en la opción anterior podremos importar o exportar nuestras listas de proveedores desde y hacia Excel, del mismo modo podremos crear un proveedor de forma rápida. Vamos a crear un proveedor con todos los datos, para ello hacemos clic en la pestaña nuevo proveedor e ingresamos los datos: Nombre Comercial (Campo obligatorio), país, provincia, razón social, NIF(Campo obligatorio), contacto, pagina web, correo electrónico, población, dirección, teléfono, móvil, tipo de Pág. 14

13 empresa, entidad bancaria, numero de cuenta, observaciones y por último clic en enviar. Creación de Vendedores. Esta opción nos dará la posibilidad de insertar en el sistema Vendty los vendedores de nuestra organización. Para ello hacemos clic en el icono contactos y clic en Vendedores y aquí determinamos los datos: Nombre (Campo obligatorio), Cédula(Campo obligatorio), E.Mail, Teléfono y por ultimo clic en el botón enviar. Gastos. Esta sección nos servirá para relacionar todos los gastos que cotidianamente se realicen en el negocio, para ello hacemos clic en el botón Gastos. Posteriormente clic en el botón Nuevo gasto y procedemos a insertar los datos correspondientes en cada casilla: Descripción (Pago de arriendo), Proveedor, (Camilo Medina), si anteriormente hemos configurado este proveedor, aparecerán automáticamente los datos correspondientes, Valor, cantidad, impuesto y las notas que queramos agregar para especificar mejor el gasto, en este caso, arriendo mes de abril de 2014 y por último clic en el botón Enviar. Pág. 15

14 Creación de Categorías. Las categorías nos permitirán clasificar mejor los productos, por ello es muy importante que antes de crear productos, creemos categorías. Para ello hacemos lo siguiente: Clic en productos y clic en categorías, hacemos clic en la pestaña Nueva categoría y procedemos a asignar los datos: Nombre (Medicamentos), código, activamos la casilla activo y seleccionamos una imagen para mejor identificación y por último clic en enviar. Creación de productos. Una vez creadas las categorías podemos comenzar a crear los productos en el sistema Vendty, para ello hacemos clic en el botón Productos y clic en el link Productos. En las pestañas Exportar a Excel e Importar a Excel, podremos subir o descargar archivos con formato para este programa. Para nuestro ejemplo, crearemos un producto de manera manual. Hacemos clic en la pestaña Nuevo producto. Pág. 16

15 En este formulario seleccionamos la categoría, por ejemplo vamos a seleccionar la categoría que acabamos de crear (Medicamentos), Asignamos el nombre (Abrilar Jarabe Six Pack), colocamos el código del producto, Precio de compra, precio de venta, seleccionamos el impuesto, Insertamos una descripción. Hacemos clic en la casilla activo, seleccionamos una imagen que ayude a identificar gráficamente el producto, determinamos cuantas unidades tendrá cada almacén y para finalizar clic en el botón enviar. Pág. 17

16 Realizar una venta POS. Una vez configuradas todas las variables que hasta ahora hemos realizado en el sistema, estamos listos para realizar nuestra primera venta por medio del sistema Punto de Venta. Para esto hacemos clic en el icono Vender, posteriormente hacemos clic en Nueva Venta. Inicialmente comenzamos buscando el producto colocando letras o números contenidas del nombre del producto en la casilla Búscalo, es muy probable que se visualicen una lista de productos, si lo encontramos en el primer pantallazo, simplemente hacemos clic en el producto respectivo. Cuando la lista sobrepasa los 8 productos, se activaran los botones: Primero, Anterior, Próximo y Ultimo, con los cuales podremos acelerar la búsqueda de productos. Cada vez que hacemos clic en cada producto se irá adicionando en la sección Total, pero si por algún error se adicionó un producto equivocadamente, este se podrá eliminar fácilmente con el icono en forma de cruz. Se pueden modificar rápidamente tanto el precio como las cantidades y el precio de cada producto haciendo clic en las respectivos números. Pág. 18

17 Una vez completada toda la lista de productos a vender en la casilla Cliente, se pueden ingresar los datos del comprador y en la casilla Vendedor, se puede establecer quien delos vendedores inscritos en el sistema, está realizando la venta. Acto seguido hacemos clic en el botón Pagar y aparecerá la ventana de Forma de Pago, en la cual hay una casilla inmodificable que es Valor a Pagar, en la casilla Forma de pago se selecciona el método de pago y en la casilla Valor entregado determinamos cuanto dinero se recibe. Para que automáticamente en la casilla cambio nos establezca el valor que debemos entregar de cambio. Pág. 19

18 Una vez hecho esto hacemos clic en el botón Aceptar, en la casilla de confirmación que aparece hacemos clic en Ok, y estaremos listos para imprimir la factura, según las opciones que hayamos determinado en la configuración inicial: En media carta o ticket. Creación de Informes El Sistema Vendty permite crear fácil rápidamente dos tipos de informes: Ventas por rango de fecha y existencias de inventario. Es muy sencillo: Inicialmente vamos a crear un informe por rango de fechas, hacemos clic en el botón Ver de este ítem, en la casilla fecha inicial hacemos clic y seleccionamos la fecha desde la cual queramos realizar el informe, en la casilla fecha final seleccionamos la fecha hasta la cual queramos realizar el informe, hecho esto hacemos clic en el botón filtrar y listo, a continuación aparecerá la relación de ventas que se efectuaron dentro de ese lapso, Vendty nos indicará el Almacén, la fecha, la factura, el cliente, el Total de la Venta y el margen de utilidad que dejó esta venta. Hecho esto, con un solo clic en la pestaña Exportar a Excel podremos tener nuestro informe en este formato. Pág. 20

19 Este informe podremos exportarlo a Excel simplemente haciendo clic en la pestaña Exportar a Excel. Bien, ahora vamos a sacar un informe de existencias de inventario, para ello hacemos clic en el icono, Informes, clic en el botón Ver de Existencias de Inventario, seleccionamos el almacén del cual queramos sacar el informe y clic en filtrar. Inmediatamente aparecerán los listados con las existencias actuales por cada producto. Al igual que el proceso anterior podemos exportar este listado a Excel haciendo clic en la respectiva pestaña. Pág. 21

20 Utilización del Sistema Vendty para Facturar y Cotizar Servicios Hasta el momento hemos visto como podemos utilizar el sistema Vendty para venta y facturación de productos en el sistema POS. Muy bien, ahora procederemos a utilizar el sistema para cotizar y facturar productos y servicios fuera del Punto de Venta. Para lo cual hacemos lo siguiente: Hacemos clic en configuración y posteriormente clic en Mi Empresa, buscamos el selector sistema que en estos momentos debe estar en posición de POS, aquí seleccionamos la opción Servicios, a continuación seleccionamos el diseño que tendrán nuestras facturas y cotizaciones, los demás datos los dejamos tal como están, y posteriormente clic en el botón Enviar. Inmediatamente vemos que en los iconos de la parte superior desaparece el icono Pagar y aparecen los iconos Cotización y facturas. Haciendo esto entonces ya podremos comenzar a realizar una cotizaciones y facturas con el sistema Vendty. Pág. 22

21 Configurar Números. En esta sección determinaremos los números y prefijos que llevaran tanto nuestras facturas como nuestros presupuestos. Aunque el sistema predetermina unos valores por defecto podemos variarlos a gusto propio. Para esto hacemos clic en el icono Configuración y clic en Números. En este formulario simplemente modificamos los valores en cada casilla y hacemos clic en el botón enviar. Pág. 23

22 Realizar Cotización. Para hacer una cotización procedemos a hacer clic en el icono Cotización y clic en el link Cotización. Hacemos clic en la pestaña Nueva cotización. Automáticamente aparece el número de la cotización y la fecha de expedición, no obstante podemos modificarla de acuerdo a nuestros intereses. En la casilla Cliente, con solo digitar las primeras letras del nombre del cliente se auto completarán las secciones con los datos previamente configurados y relacionados al cliente. Sin embargo, si es un cliente nuevo el cual no hemos incluido en nuestro sistema, podemos hacer clic en el botón de personalizar y procedemos a llenar los datos de la ventana Adicionar Cliente: Nombre Comercial, Razón social, Correo electrónico y NIF. Pág. 24

23 Posteriormente procedemos a llenar los datos de los productos o servicios a cotizar: Nombre del Producto, si digitamos las primeras letras de un producto o servicio que ya se ha configurado en el sistema, se activará la opción de Autocompletar los datos adicionales, para nuestro ejercicio, completaremos los datos restantes simulando ser un servicio no configurado en el sistema. Digitamos la descripción del producto o servicio a cotizar, la cantidad, el precio por unidad, el descuento si hubiere a lugar, seleccionamos el impuesto. Si deseamos agregar mas elementos a cotizar simplemente hacemos clic en el botón agregar y del mismo modo llenamos los datos correspondientes al producto o servicio a cotizar. Por último hacemos clic en el botón guardar. Una vez realizada la cotización podremos imprimirla haciendo clic en el botón Imprimir, podremos enviarla al correo del cliente haciendo clic en el botón Enviar por correo, en el botón editar podremos cambiar algunos campos de la cotización y en el botón eliminar, podremos borrar del sistema este documento. Realizar Una Factura Realizar una Factura con el sistema Vendty es muy sencillo y rápido. Solo hacemos clic en el icono Facturas y clic en el link facturas. Pág. 25

24 Hacemos clic en la pestaña Nueva factura. Automáticamente aparece el numero de la factura y la fecha de Vencimiento, no obstante podemos modificarlas de acuerdo a nuestros intereses. En la casilla Cliente, con solo digitar las primeras letras del nombre del cliente se auto completarán las secciones con los datos previamente configurados y relacionados al cliente. Sin embargo, si es un cliente nuevo el cual no hemos incluido en nuestro sistema, podemos hacer clic en el botón de personalizar y procedemos a llenar los datos de la ventana Adicionar Cliente: Nombre Comercial, Correo electrónico y NIF. Posteriormente procedemos a llenar los datos de los productos o servicios a facturar: Nombre del Producto, si digitamos las primeras letras de un producto o servicio que ya se ha configurado en el sistema, se activará la opción de Autocompletar los datos adicionales, para nuestro ejercicio, completaremos los datos restantes simulando ser un producto no configurado en el sistema. Digitamos la descripción del producto o servicio a cotizar, la cantidad, el precio por unidad, el descuento si hubiere a lugar, seleccionamos el impuesto. Si deseamos agregar mas elementos a facturar simplemente hacemos clic en el botón agregar y del mismo modo llenamos los datos correspondientes al producto o servicio a cotizar. Por último hacemos clic en el botón guardar. Pág. 26

25 Una vez realizada la factura podremos imprimirla haciendo clic en el botón Imprimir, podremos ver los pagos que se han realizado a esa factura y en esta misma opción en la pestaña Nuevo Pago, podremos registrar otro pago realizado a esta factura. Podremos enviar la factura al correo del cliente haciendo clic en el botón Enviar por correo, en el botón editar podremos cambiar el estado de la factura a Cerrada, Abierta o Anulada según el caso. y en el botón eliminar, podremos borrar del sistema este documento. Indicadores de Gestión. En el inicio del sistema hemos visto tres gráficas tituladas como Meta diaria, Productos populares, y Utilidad. Vendty nos permite por medio de estos indicadores obtener información al instante, en tiempo real y en un solo pantallazo de estas tres variables que determinan en gran parte la productividad de cualquier negocio. Aunque su aplicación y funcionamiento son obvios, los explicaremos brevemente. Pág. 27

26 Meta diaria. Este indicador nos muestra cuanto falta para llegar a la meta diaria de ventas. Recordemos que cuando configuramos los almacenes, se determinó una meta diaria de venta. Este indicador tomará como parámetro de medición esa cifra y señalará en que punto nos encontramos para alcanzar la meta. En el selector de almacén si no seleccionamos ningún almacén, nos mostrará la sumatoria de los restantes para alcanzar la meta en todas las sucursales. Pero al seleccionar un almacén, sabremos cuanto falta para llegar a la meta de una sucursal específicamente. Productos populares. Como su nombre lo indica, en este panel podemos visualizar cuales son los productos que son más vendidos en todos los almacenes o también podemos filtrar por almacén. Esto nos permitirá tomar decisiones en cuanto a la compra de productos o manejo de proveedores. Pág. 28

27 Utilidad. El indicador Utilidad, nos muestra en una gráfica en forma de tarta los porcentajes en utilidades que tiene cada almacén, esto nos permite comparar la productividad de todos y cada uno de nuestros almacenes. Pág. 29