Módulo 2: Técnicas Administrativas de Compra-Venta. Unidad didáctica 1: acturaplus. acturaplus Élite

Transcripción

1 Módulo 2: Técnicas Administrativas de Compra-Venta Unidad didáctica 1: acturaplus acturaplus Élite

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3 UNIDAD DIDÁCTICA 1 acturaplus

4 Créditos Innovación y cualificación Autor/es: uentes Innovación y Cualificación Maquetación e Impresión en: Innovación y Cualificación, S.L Pol. Ind. Antequera, Avda. del Romeral, ANTEQUERA (Málaga) Tfno.: ax: innova@antakira.com página web:

5 acturaplus Presentación La ventaja que para la gestión de las empresas suponen las aplicaciones informáticas queda fuera de toda duda. Existen múltiples aplicaciones, tantas como problemáticas hay en una empresa. En la presente unidad te presentamos la aplicación más extendida en la gestión de la empresa para recoger todo el proceso de facturación a clientes y de proveedores. Se trata de acturaplus 2003, la última y más actualizada versión de esta potente herramienta. Temporalización 3 horas. Objetivos de la Unidad Didáctica Conocer los diferentes elementos que componen el sistema interactivo SP acturaplus. Aprender a entrar en el programa. Explicar las distintas partes que forman la ventana principal. 9

6 Unidad Didáctica 1 Contenidos de la Unidad Didáctica 1. Introducción al programa acturaplus. 2. Barra de menús de acturaplus. 3. Opciones generales asociadas al programa. 4. Entorno del sistema. Resumen. Ejercicios de repaso y autoevaluación. Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación. 10

7 acturaplus 1 Introducción al programa acturaplus ACTURAPLUS es un programa de Almacén y acturación que controla los stocks o existencias en almacén, emite facturas y recibos, elabora informes, gestiona el IVA y lleva los libros de compras y ventas. Además, genera asientos contables que pueden ser leídos desde otros programas, como el programa de contabilidad CONTAPLUS. Con este manual intentaremos poner en tus manos los diferentes elementos que componen el sistema interactivo: material impreso, informático y humano. Con este programa podrás tener en pantalla tantas ventanas abiertas al mismo tiempo como desees, con la posibilidad de poder realizar cualquier operación, de las que ofrece el mismo, teniendo activadas varias de ellas. La impresión de documentos será rápida y eficaz, sacando el máximo provecho a tu trabajo. La ejecución del programa ACTURAPLUS es sumamente sencilla. Una vez cargado el Sistema Operativo debemos activar el botón Inicio para, posteriormente, y dentro de la opción Programas, hacer clic sobre el programa GRUPO SP, seguidamente seleccionar SP PANEL DE GESTIÓN. Una vez dentro de dicho panel hacer clic en el botón SP acturaplus y, para terminar, hacer clic en el botón SP ACTURAPLUS ELITE. A continuación se activará una ventana donde se solicitará la identificación del usuario que en esos momentos está intentando entrar al programa. Si se trata de la primera vez que se accede al mismo, encontrarás únicamente como usuario reconocido por el programa el nombre SUPERVISOR. Esta clave permitirá la entrada al programa a cualquier persona que lo active. Posteriormente, y una vez que se ha entrado en el mismo, podrás crear tus propias claves de acceso, restringiendo el paso a aquellos procesos, que por su naturaleza, deban ser protegidos del resto de usuarios del programa. 11

8 Unidad Didáctica 1 A continuación te mostramos la ventana donde es posible seleccionar la clave de acceso. Ventana de selección de clave Inicialmente, y para permitir el acceso al programa por primera vez deberás pulsar con el ratón sobre Supervisor y de nuevo pulsar con el ratón sobre el icono de Aceptar. Una vez introducido el usuario, el programa mostrará en pantalla su menú principal. 12

9 acturaplus Ventana de Inicio de aplicación Para salir del programa contamos con más de una opción. La más usual es seleccionar, dentro del menú Global, la opción Terminar. Pero sin duda, la opción más rápida es utilizar el icono Puerta de Salida que aparece en la Barra Herramientas. Este es un icono que representa una puerta. Una vez activado se procederá al cierre del programa. Cuadro de finalización de aplicación 13

10 Unidad Didáctica 1 2 Barra de menús de acturaplus Antes de comenzar a trabajar con el programa, es importante explicar las distintas partes que forman la Ventana Principal de Trabajo. Esta Ventana de Trabajo se divide en cinco partes perfectamente identificables; las cuales son: Barra Superior de Títulos: en ella aparece el Código y la Descripción de la Empresa seleccionada y con la cual estamos trabajado. Por ejemplo, si se entra por vez primera en el programa, aparecerá en la barra de títulos «Empresa de pruebas Grupo SP», que es el nombre de la empresa con la que estamos trabajando. Obviamente, cuando haya más de una empresa, bastará con mirar la barra de títulos para saber la empresa en la que estamos. Barra de Menús: esta parte está compuesta por los diferentes menús de trabajo que presenta el programa. A cada uno de estos menús se puede acceder haciendo clic directamente sobre él o bien directamente con el teclado. En este segundo caso, es necesario observar como en cada uno de los menús aparece una letra subrayada, esta letra es la clave de acceso a esa opción usando el teclado. Concretamente, para acceder al menú de que se trate, habrá que pulsar la tecla «Alt» más la tecla correspondiente a la letra que aparece subrayada en el menú. En este párrafo nos centraremos en esta Barra de Menús. Así, por ejemplo, para acceder al menú Almacén con el teclado, habrá que pulsar la tecla «Alt» más la tecla «A» (puesto que esta es la letra que aparece subrayada en el nombre del menú). Ojo, cuando se dice pulsar la tecla «Alt» más la tecla «A», significa pulsar la tecla «Alt» y, mientras está pulsada, pulsar la siguiente tecla («A» en nuestro ejemplo). 14

11 acturaplus Barra de Herramientas: esta parte proporciona el acceso directo mediante iconos, a los mandatos más utilizados en el programa ACTURAPLUS. Todos estos mandatos aparecen en los menús que corresponda, pero con la barra de herramientas ahorramos tiempo. Así, por ejemplo, en lugar de pulsar sobre el menú Almacén y a continuación, activar el comando Pedidos, se puede acceder directamente a esta función (lo que hemos denominado mandatos) pulsando sobre el icono correspondiente a pedidos que se encuentra en la barra de herramientas, en este caso el icono en cuestión es. Área de Trabajo: espacio intermedio donde se irán abriendo las distintas ventanas que contendrán los datos a introducir. Barra de Estado Inferior: este espacio nos ofrece la información que en ese momento estemos realizando. En la figura que mostramos a continuación aparecen las áreas que hemos descrito anteriormente. 15

12 Unidad Didáctica 1 Barra de herramientas Barra de menús Barra superior de Títulos Área de trabajo Barra de estado inferior Ventana de Inicio de aplicación Como hemos referido con anterioridad, en este epígrafe nos vamos a centrar en la Barra de Menús. Esta barra está compuesta por una serie de menús que presentan la totalidad de las opciones que ofrece el programa ACTURAPLUS. Barra de menús acturaplus 16

13 acturaplus Los menús que la forman y las opciones que los componen son: 2.1. Menú Global Con este menú accedemos a aquellas opciones que realizan las funciones globales, esto es, funciones de carácter general dentro del programa. Así, cuando se quiera terminar la sesión de trabajo se seleccionará la opción correspondiente desde el menú Global. Lo mismo ocurre cuando se desee elegir una empresa para trabajar con ella. Las opciones que lo componen son: Menú Global Empresas: con esta opción se puede añadir nuevas empresas al programa, modificar los datos de las empresas creadas o liberarlas en el caso de haber más de un usuario trabajando con ellas. Terminar: esta opción ya ha sido comentada anteriormente. Con ella es posible abandonar el programa de ACTURACIÓN Menú Sistema Este menú permite la introducción de todos los datos iniciales al programa, sin los cuales no se podría trabajar con ACTURAPLUS. Las opciones que lo componen son: 17

14 Unidad Didáctica 1 Tablas generales: en este submenú se encuentran las principales tablas que usaremos con el programa y contiene los datos necesarios para la realización de las diferentes operaciones en el mismo. Contiene los siguientes campos: Submenú Tablas generales Clientes: esta opción contiene el fichero donde introducimos los datos de los clientes de la empresa. En la barra de Herramientas contamos con un icono de acceso directo a esta opción: Agentes: esta opción contiene el fichero donde introducimos los datos de los agentes o empleados comerciales de la empresa. El icono de acceso directo a esta opción es: 18

15 acturaplus Proveedores: esta opción contiene el fichero donde introducimos los datos de los proveedores de la empresa. Se dispone, igualmente, de un icono de acceso directo: Transportistas: se introducirá los Transportistas con los que trabajará la empresa. Almacenes: con esta opción damos de alta los diferentes almacenes que posea la empresa. El icono que da acceso directo a esta opción es: Artículos: esta opción contiene el fichero donde introducimos los artículos que comercialice la empresa, al igual que introducimos las materias primas en el caso de tratarse de una empresa de producción o fabricación propia. El icono de acceso directo es: Promociones: en esta opción podremos introducir las promociones que vayamos a realizar en cualquier período de tiempo y que aplicaremos a las ventas de nuestros artículos. Control de llamadas: con esta opción es posible llevar un control de todas las clases de llamadas, siempre que anteriormente se hayan definido el tipo de cada una en el módulo de Tablas generales. Terminales: tendremos la posibilidad de añadir las descripciones de los diferentes terminales de mano y tipos, dentro de los mismos, con los cuales se pretenda trabajar. Menú Sistema 19

16 Unidad Didáctica Menú Almacén Este menú recoge las opciones que nos ayudarán a administrar y gestionar las operaciones de entrada junto con el control de stocks de la empresa. Dispone de las siguientes opciones: Pedidos: recoge los pedidos que se realizan a los proveedores. Esta opción no debe confundirse con las entradas de artículos al almacén, ya que con ella sólo conseguimos información de los pedidos pendientes de recibir. Cuenta con un icono de acceso Menú Almacén directo: Albaranes: en esta opción se recoge los albaranes que se realicen a los proveedores. Con ella sí damos entrada de stocks en el almacén. El icono de acceso directo es: acturas: en esta opción se recogen las facturas que nos emiten los proveedores. En este punto es importante recalcar que estamos hablando de facturas recibidas por la empresa, es decir, las que mandan los proveedores. Que, como puedes deducir, no tienen nada que ver con las facturas emitidas por la empresa (que serán objeto de anotación y registro en otro apartado del programa). Gestión de pagos: Con esta opción se lleva un control de recibos generados por el programa y una gestión de los Pagos y devoluciones de estos recibos; así como la posibilidad de poder generar asientos contables con dichas opciones. 20

17 acturaplus Submenú Gestión de pagos Movimientos de almacén: con esta opción se puede realizar el traspaso de mercancías de un almacén a otro, en el caso de que la empresa cuente con más de un almacén. Regularización de almacenes: con esta opción ajustamos los stocks de cualquiera de los almacenes a la realidad, eliminando o añadiendo mercancías manualmente. Histórico de movimientos: permite listar históricos de los movimientos producidos en el menú almacén Menú ábrica Para aquellas empresas que se dediquen a la fabricación de productos, este menú les será de utilidad. En él encontraremos todos los procesos necesarios para la producción y elaboración de productos, ten en cuenta que a la hora de fabricar es necesario contar con una serie de elementos debidamente organizados y controlados. De forma que, por ejemplo, se hace necesario coordinar a empleados, máquinas y materiales. Piensa, sin ir más lejos, en cualquier empresa de tu entorno que se dedique a fabricar, ya sea alimentos, ropa, muebles, etc., podrás comprobar como la coordinación es necesaria para que todo funcione según lo previsto. 21

18 Unidad Didáctica 1 Dispondrá de las siguientes opciones: Menú ábrica Tablas de producción: en esta opción nos encontramos con otros cuatro submenús sin los cuales sería imposible efectuar el proceso de producción. Estas cuatro opciones son: Submenú Tablas de producción Ordenes de producción: con esta opción es posible un control de la producción de los artículos, ya que recoge todas las operaciones necesarias para la fabricación de géneros. Partes de personal: esta opción posibilita un control de los Partes de personal que intervienen directa o indirectamente en la producción Menú acturación Este menú se utilizará para controlar y gestionar las operaciones de salida de mercancías de la empresa. 22

19 acturaplus Engloba las siguientes opciones: Presupuestos: con esta opción generamos una propuesta al cliente del total al que ascenderá la compra de una serie de artículos. Su icono de acceso directos es: Pedidos: esta opción recoge los pedidos realizados por los clientes. Como comentamos en los pedidos de proveedores no hay que confundirla con la salida de stocks del almacén. Su utilidad es exclusivamente informativa: nos indica los pedidos pendientes de servir. Menú acturación Existe un icono de acceso rápido, que es el siguiente: Albaranes: con esta opción generamos los albaranes que se realicen a los clientes. Estos documentos son los que verdaderamente darán salida a los productos del almacén. El icono de acceso directo es: acturas: con esta opción generamos y controlamos las facturas que se realicen a los clientes, pudiendo efectuar una o varias facturas sobre un albarán ya realizado o generar la factura directamente sin pasar por un albarán previo. Este último caso se utilizará para los clientes de contado o clientes de paso. El icono de acceso directo es: 23

20 Unidad Didáctica 1 Abonos: con esta opción generamos los abonos realizados a los clientes. Entendiendo por abono la devolución por parte del cliente de la mercancía recibida. El icono de acceso directo es: Plantillas: con esta opción conseguimos generar documentos tipo albarán o factura a partir de unas plantillas creadas con anterioridad. Liquidaciones: con esta opción y las vinculadas a ella, se calcularán las liquidaciones a los agentes comerciales. Es posible acceder a esta opción mediante el siguiente icono Gestión de cobros: mediante esta opción es posible llevar un control sobre los cobros de los recibos y remesas. Cuenta con cuatro opciones auxiliares: Submenú Gestión de cobros Enlace SP CONTAPLUS: con esta opción traspasamos la información de facturas, cierres de caja, remesas y los movimientos de los recibos (pagos y devoluciones) a SP ContaPlus, consiguiendo de forma automática la generación de asientos derivados de estas operaciones. Para poder utilizarla, se ha debido establecer previamente el enlace con SP ContaPlus. Para establecer los parámetros del enlace se debe acceder al menú Útil/ Entorno del sistema/ Personalización/Enlace ContaPlus. 24

21 acturaplus 2.6. Menú SP ComerciaPlus Este menú está dividido en dos partes: Comercio electrónico: se accederá a una página web donde te podrás informar sobre el producto SP ComerciaPlus y las utilidades que ofrece. Pedidos de internet: se podrá descargar los pedidos de Internet con la posibilidad de pasarlos a nuestro apartado de pedidos para que puedan ser procesados. Menú SP ComerciaPlus 2.7. Menú Informes Este menú es puramente informativo, ya que nos ofrece información sobre cualquier concepto referido a la facturación de la empresa. Está compuesto de los siguientes campos: Menú Informes Estadísticas e informes: Con esta opción se consigue cualquier tipo de informe y estadística personalizada, seleccionando datos de cualquier fichero de la aplicación, lo que nos ayudará para controlar en todo momento la situación de nuestra empresa. Estadísticas e informes estándar: con esta opción se genera una relación de informes estándar que nos permitirá controlar en todo momento la 25

22 Unidad Didáctica 1 situación de nuestra empresa. Estos informes son unos listados predeterminados por el programa en los que el usuario puede seleccionar cualquiera de ellos para poder visualizarlos. Gráficos: con esta opción se accede a una pantalla de detalle de los informes y estadísticas que disponen de representación gráfica de los datos de la empresa, con la posibilidad de poder traspasar esta información a una hoja de cálculo de Excel de Microsoft Menú Útil Este menú está compuesto de las siguientes opciones: Menú Útil Organización de icheros: con esta opción eliminamos y regeneramos los ficheros. Al igual que actualizamos los movimientos de entradas y salidas. Cuando se produzca cualquier tipo de error ésta será la primera opción en informarnos de él, a qué fichero/s afecta y en caso de ser un problema menor, solucionarlo. Herramientas: este submenú da acceso a estas cuatro opciones: 26

23 acturaplus Submenú Herramientas Perfiles de usuario: este submenú da acceso a otras cinco subopciones, que son: Submenú Perfiles de usuario Entorno del Sistema: esta es una de las opciones más importantes del programa. Está compuesta por: Submenú Entorno del Sistema 27

24 Unidad Didáctica 1 Por la importancia que posee dicha opción dedicaremos un párrafo para su explicación. Avisos: esta opción permite la comunicación de noticias y tareas a realizar entre los distintos usuarios de la aplicación, mediante una pantalla que aparecerá en la aplicación al ejecutarla; los avisos pueden ser generales a todos los usuarios, o particulares a un solo usuario. Gestión del conocimiento: con esta opción se consigue de forma rápida mediante una búsqueda inicial introduciendo algún dato identificativo, toda la información relativa a una determinada persona, cliente, agente, proveedor existente en el programa de SP ACTURAPLUS, y SP CONTAPLUS; este último siempre y cuando tenga creado el enlace. 3 Opciones generales asociadas al programa Ya hemos visto resumidamente la mayoría de las opciones que componen la Barra de Menús (a excepción del menú Ventana y el menú Ayuda). Más adelante serán vistas más detenidamente. De momento lo que interesa es que sepas localizarlas y activarlas. En todas las ventanas que nos pueden aparecer a lo largo del programa, existen unos iconos o botones que representan las operaciones que se pueden realizar con ellos. Ya hemos hablado con anterioridad de la Barra de Herramientas. Esta barra está compuesta por unos iconos que nos darán acceso directo a muchas de estas operaciones. 28