2 Surveillance ISO 9001 :2008 Of 2004 Audit Plan

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1 2 Surveillance ISO 9001 :2008 Of 2004 Audit Plan Auditor Líder Referencia BV CL 8968/08 Luís Poza (A1) Auditor(es) Empresa Sociedad Prestadora de Servicios Medioambientales Preserva Ltda. Code 31A(60.24/9) 35(74,70/9) Fecha Auditoria 39(92,53) 04, 05 y 06 de mayo de 2011 Alcance: MANTENCIÓN DE ÁREAS VERDES. Exclusiones: 7.3 Diseño y Desarrollo Validación de los Procesos de la Producción y de la prestación del servicio 7.6 Control de dispositivos de seguimiento y medición Contacto: Karen Mulchi kmulchi@preservachile.cl Teléfono Dirección(es) Casa Matriz Los Notros 449, Las Salinas Talcahuano Concepción Horario Proceso/Departamento/Función Horario Proceso/Departamento/Función A1 DÍA 1 Casa Matriz A2 DÍA 1 Hualpen / Talacahuano 09:00 REUNIÓN DE INICIO 09:00 TRASLADO A HUALPEN 09:30 GERENTE GENERAL 10:00 ENTREGA DEL SERVICIO EN HUALPEN 10:30 REPRESENTANTE DE LA GERENCIA 12:00 ELABORACIÓN Y ADJUDICACION DE PROPUESTAS, CAPTACION DE CLIENTES 11:30 CONTROL DE CALIDAD 13:00 ALMUERZO 13:00 ALMUERZO/ Traslado a Talcahuano 14:00 PLANIFICACIÓN DEL SERVICIO, CONTRATO HUALPÉN CONTRATO TALCAHUANO 15:00 ENTREGA DEL SERVICIVIO EN TALCAHUANO 16:00 RECURSOS HUMANOS 15:00 CONTROL DE CALIDAD 17:00 TRABAJO AUDITOR 16:00 TRABAJO AUDITOR 18:00 REUNIÓN DE CIERRE PARCIAL 17:00 REUNIÓN DE CIERRE PARCIAL Este Programa de Auditoría de Vigilancia se ha desarrollado junto con el BV SF17 Plan de Vigilancia y tiene por objetivo asegurar que el Personal apropiado esté disponible y se encuentre para la reunión de inicio y ejecución de la Auditoría. El plan es basado en su organización (Estructura departamental o procesos), pero puede ser modificado por el Auditor Líder durante la reunión de inicio de acuerdo a las necesidades del equipo auditor o de su organización. (CPV)

2 SF02 REPORTE DE NO CONFORMIDAD NOMBRE DE LA COMPAÑIA Y SITIOS: SOCIEDAD PRESTADORA DE SERVICIOS MEDIOAMBIENTALES PRESERVA LTDA. SF02#: CONTRATO #: DEPARTAMENTO AUDITOR LIDER: CL 8968/08 Gerente General Luis Poza A. FECHA: NORMA & REQUISITO: AUDITOR: 04 al ISO 9001:2008 & a) y e) Información de entrada para la revisión MAYOR MENOR OTROS DOCUMENTOS (SI APLICA): REPRESENTANTE COMPAÑIA: X Información de entrada para la revisión REQUERIMIENTO DE LA NORMA AUDITADO: La información de entrada para la revisión por la dirección debe incluir: Karen Mülchi 01/LPA a) los resultados de auditorías, b) la retroalimentación del cliente, c) el desempeño de los procesos y la conformidad del producto, d) el estado de las acciones correctivas y preventivas, e) las acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, f) los cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, y g) las recomendaciones para la mejora. NO CONFORMIDAD OBSERVADA: En el informe de revisión gerencial, punto 6.3, se presenta un cuadro de resultados de auditoria interna, externa y proceso, con una relación entre los hallazgos y su origen, existiendo una inconsistencia en la auditoria de junio, ya que se mencionan 5 hallazgos de NC potenciales y en su origen aparecen 6 NC potenciales y en la auditoria de Octubre existe 01 hallazgo como NC y en el origen aparecen 02 NC (una en proceso y una de auditoria). Adicionalmente, se evidencia que la información del proceso de compras menciona que existen 2 NC, 2 OM y 6 Obs, las cuales no están incorporadas en el cuadro del punto 6.3, en el ítem proceso. Finalmente, en el punto 12.1 Acuerdo y compromisos anteriores, no es posible evaluar el en estado de los compromisos, ya que se hace mención a la necesidad de establecer una herramienta computacional para implementar un el sistema integrado que permita controlar mejor la gestión de la empresa, sin evaluar el cumplimiento de temas tratados en revisión gerencial anterior CORRECCION, ANALISIS DE CAUSA RAÍZ Y ACCIÓN CORRECTIVA FECHA DE REALIZACION PROPUESTA: ( (debe ser completada por la Compañía / Empresa) FECHA DE REALIZACION REAL: REPRESENTANTE DE LA COMPAÑÍA: CORRECCION, ANALISIS DE CAUSA RAÍZ Y ACCION CORRECTIVA: CORRECCION (ES) (ACCION SOBRE EL EFECTO): ANALISIS DE CAUSA:

3 ACCION CORRECTIVA(S) (ACCION SOBRE LA CAUSA) :. ACCION CORRECTIVA ACEPTADA COMENTARIOS DE SEGUIMIENTO (FOLLOW-UP): REPORTE DE CIERRE (debe ser completado por Bureau Veritas Certification) Y N Y N NO CONFORMIDAD DEGRADADA AUDITOR: FECHA:

4 SF02 REPORTE DE NO CONFORMIDAD NOMBRE DE LA COMPAÑIA Y SITIOS: SOCIEDAD PRESTADORA DE SERVICIOS MEDIOAMBIENTALES PRESERVA LTDA. SF02#: CONTRATO #: DEPARTAMENTO AUDITOR LIDER: CL 8968/08 Representante de la Gerencia Luis Poza A. FECHA: NORMA & REQUISITO: AUDITOR: 04 al ISO 9001:2008 & c) Acción preventiva MAYOR MENOR OTROS DOCUMENTOS (SI APLICA): REPRESENTANTE COMPAÑIA: X Acción preventiva REQUERIMIENTO DE LA NORMA AUDITADO: Karen Mülchi 02/LPA La organización debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para: a) determinar las no conformidades potenciales y sus causas, b) evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades, c) determinar e implementar las acciones necesarias, d) registrar los resultados de las acciones tomadas (véase 4.2.4), y e) revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas. NO CONFORMIDAD OBSERVADA: No es posible evidenciar el tratamiento que se realizo a la 01 No Conformidad y 02 Observaciones de la auditoria interna de octubre de 2010, las cuales, según el informe gerencial, estaban cerradas en Octubre y Diciembre de 2010, respectivamente. Adicionalmente, no se evidencia el tratamiento realizado a las 05 Observaciones dejadas en la auditoria externa (up grade) de Noviembre de 2010 CORRECCION, ANALISIS DE CAUSA RAÍZ Y ACCIÓN CORRECTIVA FECHA DE REALIZACION PROPUESTA: ( (debe ser completada por la Compañía / Empresa) FECHA DE REALIZACION REAL: REPRESENTANTE DE LA COMPAÑÍA: CORRECCION, ANALISIS DE CAUSA RAÍZ Y ACCION CORRECTIVA: CORRECCION (ES) (ACCION SOBRE EL EFECTO): ANALISIS DE CAUSA: ACCION CORRECTIVA(S) (ACCION SOBRE LA CAUSA) :

5 . ACCION CORRECTIVA ACEPTADA COMENTARIOS DE SEGUIMIENTO (FOLLOW-UP): REPORTE DE CIERRE (debe ser completado por Bureau Veritas Certification) Y N Y N NO CONFORMIDAD DEGRADADA AUDITOR: FECHA:

6 SF02 REPORTE DE NO CONFORMIDAD NOMBRE DE LA COMPAÑIA Y SITIOS: SOCIEDAD PRESTADORA DE SERVICIOS MEDIOAMBIENTALES PRESERVA LTDA. SF02#: CONTRATO #: DEPARTAMENTO AUDITOR LIDER: CL 8968/08 Luis Poza A. FECHA: NORMA & REQUISITO: AUDITOR: 04 al ISO 9001:2008 & a) Manual de la calidad MAYOR MENOR OTROS DOCUMENTOS (SI APLICA): REPRESENTANTE COMPAÑIA: X Manual de la calidad REQUERIMIENTO DE LA NORMA AUDITADO: La organización debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya: Karen Mülchi 03/LPA a) el alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión (véase 1.2), b) los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad, o referencia a los mismos, y c) una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad. NO CONFORMIDAD OBSERVADA: Se evidencia que el Manual de la Calidad no considera la justificación de los requisitos 7.3, y 7.6 de la norma que la organización declara que los excluye CORRECCION, ANALISIS DE CAUSA RAÍZ Y ACCIÓN CORRECTIVA FECHA DE REALIZACION PROPUESTA: ( (debe ser completada por la Compañía / Empresa) FECHA DE REALIZACION REAL: REPRESENTANTE DE LA COMPAÑÍA: CORRECCION, ANALISIS DE CAUSA RAÍZ Y ACCION CORRECTIVA: CORRECCION (ES) (ACCION SOBRE EL EFECTO): ANALISIS DE CAUSA: ACCION CORRECTIVA(S) (ACCION SOBRE LA CAUSA) :. ACCION CORRECTIVA ACEPTADA COMENTARIOS DE SEGUIMIENTO (FOLLOW-UP): REPORTE DE CIERRE (debe ser completado por Bureau Veritas Certification) Y N Y N NO CONFORMIDAD DEGRADADA

7 AUDITOR: FECHA:

8 SF02 REPORTE DE NO CONFORMIDAD NOMBRE DE LA COMPAÑIA Y SITIOS: SOCIEDAD PRESTADORA DE SERVICIOS MEDIOAMBIENTALES PRESERVA LTDA. SF02#: CONTRATO #: DEPARTAMENTO AUDITOR LIDER: CL 8968/08 Planificación del Servicio, Contrato Talcahuano Luis Poza A. FECHA: NORMA & REQUISITO: AUDITOR: 04 al ISO 9001:2008 & b) Revisión de los requisitos relacionados con el producción MAYOR MENOR OTROS DOCUMENTOS (SI APLICA): REPRESENTANTE COMPAÑIA: X REQUERIMIENTO DE LA NORMA AUDITADO: Revisión de los requisitos relacionados con el producto Karen Mülchi 04/LPA La organización debe revisar los requisitos relacionados con el producto. Esta revisión debe efectuarse antes de que la organización se comprometa a proporcionar un producto al cliente (por ejemplo, envío de ofertas, aceptación de contratos o pedidos, aceptación de cambios en los contratos o pedidos) y debe asegurarse de que: a) están definidos los requisitos del producto, b) están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente, y c) la organización tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos. Deben mantenerse registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas por la misma (véase 4.2.4). Cuando el cliente no proporcione una declaración documentada de los requisitos, la organización debe confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación. Cuando se cambien los requisitos del producto, la organización debe asegurarse de que la documentación pertinente sea modificada y de que el personal correspondiente sea consciente de los requisitos modificados. NOTA En algunas situaciones, tales como las ventas por internet, no resulta práctico efectuar una revisión formal de cada pedido. En su lugar, la revisión puede cubrir la información pertinente del producto, como son los catálogos o el material publicitario. NO CONFORMIDAD OBSERVADA: Se evidencia que el programa que se detalla en la carta gantt, de uso del supervisor presenta diferencias en las actividades, con respecto a la carta gantt enviada a la municipalidad de Talcahuano, principalmente en los periodos de aplicación de fertilizantes y control fitosanitario. Adicionalmente, se evidencia que la carta gantt del supervisor, considera un periodo de riego entre Noviembre y Diciembre, el cual no esta incorporado en la carta gantt enviada a la Municipalidad de Talcahuano, ni en el programa de trabajo ornato 2011, donde se consideran y cuantifican los dias y fechas de la actividad. CORRECCION, ANALISIS DE CAUSA RAÍZ Y ACCIÓN CORRECTIVA FECHA DE REALIZACION PROPUESTA: ( (debe ser completada por la Compañía / Empresa) FECHA DE REALIZACION REAL: REPRESENTANTE DE LA COMPAÑÍA: CORRECCION, ANALISIS DE CAUSA RAÍZ Y ACCION CORRECTIVA:

9 CORRECCION (ES) (ACCION SOBRE EL EFECTO): ANALISIS DE CAUSA: ACCION CORRECTIVA(S) (ACCION SOBRE LA CAUSA) :. ACCION CORRECTIVA ACEPTADA COMENTARIOS DE SEGUIMIENTO (FOLLOW-UP): REPORTE DE CIERRE (debe ser completado por Bureau Veritas Certification) Y N Y N NO CONFORMIDAD DEGRADADA AUDITOR: FECHA:

10 SF02 REPORTE DE NO CONFORMIDAD NOMBRE DE LA COMPAÑIA Y SITIOS: SOCIEDAD PRESTADORA DE SERVICIOS MEDIOAMBIENTALES PRESERVA LTDA. SF02#: CONTRATO #: DEPARTAMENTO AUDITOR LIDER: CL 8968/08 Recursos Humanos Luis Poza A. FECHA: NORMA & REQUISITO: AUDITOR: 04 al ISO 9001:2008 & e) Competencia, formación y toma de conciencia MAYOR MENOR OTROS DOCUMENTOS (SI APLICA): REPRESENTANTE COMPAÑIA: X REQUERIMIENTO DE LA NORMA AUDITADO: Competencia, formación y toma de conciencia La organización debe: Karen Mülchi 05/LPA a) determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la conformidad con los requisitos del producto, b) cuando sea aplicable, proporcionar formación o tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria, c) evaluar la eficacia de las acciones tomadas, d) asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad, y e) mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia (véase 4.2.4). NO CONFORMIDAD OBSERVADA: De las carpetas de personal se evidencia que no existe el respaldo de las competencias de los capataces Jorge Medina y Víctor Letelier de acuerdo a las descripciones de cargo. CORRECCION, ANALISIS DE CAUSA RAÍZ Y ACCIÓN CORRECTIVA FECHA DE REALIZACION PROPUESTA: ( (debe ser completada por la Compañía / Empresa) FECHA DE REALIZACION REAL: REPRESENTANTE DE LA COMPAÑÍA: CORRECCION, ANALISIS DE CAUSA RAÍZ Y ACCION CORRECTIVA: CORRECCION (ES) (ACCION SOBRE EL EFECTO): ANALISIS DE CAUSA: ACCION CORRECTIVA(S) (ACCION SOBRE LA CAUSA) :. REPORTE DE CIERRE (debe ser completado por Bureau Veritas Certification) ACCION CORRECTIVA ACEPTADA Y N NO CONFORMIDAD DEGRADADA Y N

11 COMENTARIOS DE SEGUIMIENTO (FOLLOW-UP): AUDITOR: FECHA:

12 SF02 REPORTE DE NO CONFORMIDAD NOMBRE DE LA COMPAÑIA Y SITIOS: SOCIEDAD PRESTADORA DE SERVICIOS MEDIOAMBIENTALES PRESERVA LTDA. SF02#: CONTRATO #: DEPARTAMENTO AUDITOR LIDER: CL 8968/08 Compras y Evaluación de Proveedores Luis Poza A. FECHA: NORMA & REQUISITO: AUDITOR: 04 al ISO 9001:2008 & Proceso de compras MAYOR MENOR OTROS DOCUMENTOS (SI APLICA): REPRESENTANTE COMPAÑIA: X Proceso de compras REQUERIMIENTO DE LA NORMA AUDITADO: Karen Mülchi 06/LPA La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final. La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas (véase 4.2.4) NO CONFORMIDAD OBSERVADA: Se evidencia que la organización no ha definido los criterios de re-evaluación de os proveedores. Esta fue una observación que se levanto en la auditoria realizada el mes de Junio 2010, realizando el tratamiento de ella, durante el mes de agosto, sin haber definido los criterios para los casos de re-evaluación CORRECCION, ANALISIS DE CAUSA RAÍZ Y ACCIÓN CORRECTIVA FECHA DE REALIZACION PROPUESTA: ( (debe ser completada por la Compañía / Empresa) FECHA DE REALIZACION REAL: REPRESENTANTE DE LA COMPAÑÍA: CORRECCION, ANALISIS DE CAUSA RAÍZ Y ACCION CORRECTIVA: CORRECCION (ES) (ACCION SOBRE EL EFECTO): ANALISIS DE CAUSA: ACCION CORRECTIVA(S) (ACCION SOBRE LA CAUSA) :. ACCION CORRECTIVA ACEPTADA REPORTE DE CIERRE (debe ser completado por Bureau Veritas Certification) Y N Y N NO CONFORMIDAD DEGRADADA

13 COMENTARIOS DE SEGUIMIENTO (FOLLOW-UP): AUDITOR: FECHA:

14 2 Surveillance ISO 9001 :2008 Of 2004 Audit Plan Horario 09:30 11:30 Proceso/Departamento/Función A1 DÍA 3 Casa Matriz RECURSOS HUMANOS SELECCIÒN Y CONTRATACIÓN PERSONAS - COMPETENCIAS PROCESO DE COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES 13:00 ALMUERZO 14:00 ALMACENAMIENTO Y MANTENCIÓN DE EQUIPOS 15:30 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE 17:00 TRABAJO AUDITOR 18:00 REUNIÓN DE CIERRE FINAL Este Programa de Auditoría de Vigilancia se ha desarrollado junto con el BV SF17 Plan de Vigilancia y tiene por objetivo asegurar que el Personal apropiado esté disponible y se encuentre para la reunión de inicio y ejecución de la Auditoría. El plan es basado en su organización (Estructura departamental o procesos), pero puede ser modificado por el Auditor Líder durante la reunión de inicio de acuerdo a las necesidades del equipo auditor o de su organización. (CPV)