MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DEL AGUA PURIFICADA DEL PLAN DE HIDRATACIÓN. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA PRO-DAD-005

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3 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO GESTIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL GESTIÓN ADMINISTRATIVA BIENES Y EXISTENCIAS PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DEL AGUA PURIFICADA DEL PLAN DE HIDRATACIÓN. ÁREA RESPONSABLE VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0 CÓDIGO 2. OBJETIVO DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Ejecutar de manera eficiente y oportuna el abastecimiento de agua purificada a los servidores municipales, en forma individual y colectiva, en conformidad al plan de hidratación implementado por la Dirección de Desarrollo del Talento Humano a través de la Coordinación de Seguridad Ocupacional municipal. 3. ALCANCE El presente procedimiento aplica para todos los servidores municipales. 4. BASE LEGAL Constitución de la República del Ecuador Art El derecho al trabajo se sustenta en los siguientes principios: ( ) 5. Toda persona tendrá derecho a desarrollar sus labores en un ambiente adecuado y propicio, que garantice su salud, integridad, seguridad, higiene y bienestar. Decreto Ejecutivo 2393 Reglamento de Seguridad y Salud de los Trabajadores y mejoramiento del medio ambiente de trabajo. Art OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADORES.- Son obligaciones generales de los personeros de las entidades y empresas públicas y privadas, las siguientes: ( ) Art ABASTECIMIENTO DE AGUA.- 1. En todo establecimiento o lugar de trabajo, deberá proveerse en forma suficiente, de agua fresca y potable para consumo de los trabajadores. 5. En los casos en que por la ubicación especial de los centros de trabajo, el agua de que se disponga no sea potable, se recurrirá a su tratamiento, practicándose los controles físicos, químicos y bacteriológicos convenientes. Art. 52. SUMINISTRO DE AGUA.- Se facilitará a los trabajadores agua potable en los lugares donde sea posible. En caso contrario, se efectuarán tratamientos de filtración o purificación, de conformidad con las pertinentes normas de seguridad e higiene. Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes y existencias del Sector Público. Art.14.- Registros.- Se registrarán las adquisiciones de existencias y sus disminuciones conforme a las necesidades institucionales observando lo siguiente: -Estos registros serán controlados mediante el método de control de inventarios Permanente ó Perpetuo, con la emisión y legalización de documentos de ingresos y egresos de bodega llevados en la unidad administrativa encargada de su manejo y sólo en término de cantidades. Pág. 3 de 14

4 5. REGLAS INTERNAS a) La adquisición de los suministros de hidratación se realizará sobre la base de las disposiciones de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su reglamento general y demás disposiciones legales. b) La distribución del agua purificada, puede estar sujeta a modificaciones de acuerdo a criterios de uso y racionalización de agua. c) El servidor municipal, delegado en cada área para la distribución del agua purificada, debe considerar para la planificación semanal, la cantidad de servidores municipales, la rotación en turnos de trabajo, ausencias, entre otros. d) Para los servidores municipales que trabajan fuera de las instalaciones municipales, la dotación mínima de agua purificada, de acuerdo al plan de hidratación, dentro de su horario normal de labores será de dos botellas diarias de 500 cc. Para una mejor distribución, cuando se requiere dotar de agua a un grupo de servidores, podrá optarse, para el abastecimiento de agua, por la entrega de bidones de 20 litros en lugar de botellas de 500 cc. e) Para los servidores municipales que trabajan dentro de las instalaciones municipales, la dotación de agua purificada, será a través de bidones de 20 litros para cada dependencia. f) La dotación de agua purificada para reuniones internas se proveerá con los recursos logísticos que se cuentan en el área prevista a través de dispensadores de agua. g) La dotación de agua purificada no está contemplada para programas o eventos públicos. h) Este procedimiento es de aplicación obligatoria para todos los servidores del GAD Portoviejo responsables de la ejecución y control del mismo. El no cumplimiento por parte de dichos funcionarios, será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes. i) Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas que se emitan o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo. j) Por efecto de actualizaciones o modificaciones que se realicen a la estructura organizacional del GAD, las denominaciones de cargos citadas en este documento, se entenderá también o por quien haga sus veces. k) Todo cuanto no estuviere previsto en este procedimiento, se sujetará a lo dispuesto en la Codificación y Reforma al Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes y Existencias del Sector Público (Acuerdo 041-CG-2016) y demás normas legales y reglamentarias que sean aplicables para el efecto. 6. DEFINICIONES Hidratar: Proporcionar agua a un cuerpo. Agua Purificada: Es agua potable que se somete a diferentes procesos de purificación para poder lograr los estándares de calidad que le dan el nombre de agua purificada. Instalaciones municipales: Todas las áreas físicas (edificaciones) del Gobierno autónomo descentralizado municipal del cantón Portoviejo de su propiedad o arrendadas. Plan de hidratación: Dotación de agua purificada a los servidores municipales, para prevenir riesgos laborales, y afianzar la seguridad y salud en el trabajo, implementada en el GAD Portoviejo por la Pág. 4 de 14

5 Dirección de Desarrollo Institucional y Humano a través de la Coordinación de Seguridad y Salud Ocupacional. SSO: Seguridad y Salud Ocupacional. SERCOP: Servicio Nacional de Contratación Pública. TDR: (Términos de referencia) Documento que se elabora cuando se necesita contratar un servicio o producto para mejorar su sistema de administración en general. Resumen ejecutivo: Es una síntesis de los puntos más importantes que conforman un plan de negocios, por lo que constituye la primera parte del mismo. Responsable de Distribución: El servidor designado en cada dependencia, definido en el plan de hidratación, para la entrega y control de distribución del agua purificada. 7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD a) Responsables de la ejecución: Coordinador de Seguridad y Salud ocupacional, Dirección Administrativa, Administrador del Contrato, Guardalmacén, responsables de distribución. b) Responsables del Control: Directora Administrativa, Director de Desarrollo del Talento Humano, Coordinador de Seguridad y Salud ocupacional, Coordinadora de Bienes Municipales. d) Aprobación: Directora Cantonal de Desarrollo Institucional. e) Distribución: La Dirección Cantonal de Planificación para el desarrollo informará la aprobación del documento normativo a todos los servidores de la Institución mediante correo electrónico y dispondrá su aplicación a los servidores involucrados. El Coordinador de Procesos realizará la publicación en la Intranet del GAD Portoviejo, para que los responsables de la ejecución y control de los procesos puedan acceder al mismo y de ser el caso difundan a los servidores involucrados que no cuenten con correo institucional. 8. PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DEL AGUA PURIFICADA DEL PLAN DE HIDRATACIÓN. ETAPA 1: APROBACIÓN DEL PLAN DE HIDRATACIÓN. No. Actividad Documentos de Referencia 1 2 Elabora el Plan de hidratación anual. (FORMATO -01), el mismo que será revisado por el Director de Desarrollo del Talento Humano y enviado a la Directora cantonal de Desarrollo Institucional. Revisa el Plan de hidratación. Está de acuerdo? SI: Aprueba y sumilla el Plan de hidratación y envía al Coordinador de Seguridad y Salud ocupacional para continuar proceso. Paso 3 NO: Devuelve al Coordinador de SSO, para las correcciones. Paso 1. Elabora términos de referencia y resumen ejecutivo para la contratación del servicio de provisión de agua purificada. Plan de hidratación Plan de hidratación Memorando TDR s o Resumen ejecutivo Responsable Coordinador de SSO Tiempo (días) 3 Directora cantonal de Desarrollo Institucional 2 Coordinador de seguridad y salud ocupacional 5 Pág. 5 de 14

6 3 4 Remite al área administrativa mediante memorando: Plan de hidratación aprobado. TDR (términos de referencia) o Resumen Ejecutivo Para que inicie el procedimiento de contratación. Ingresa la solicitud de requerimiento en el sistema de trámites para iniciar el procedimiento de contratación. Solicitud de requerimiento Dirección Administrativa 1 TIEMPO TOTAL ETAPA 1 11 ETAPA 2: DISTRIBUCIÓN DE AGUA A SERVIDORES MUNICIPALES No. Actividad Documentos de Referencia 1 2 Servidores laboran dentro de las instalaciones municipales? SI: Solicita verbalmente o por correo electrónico al Guardalmacén o delegado la provisión de agua purificada en bidón, para los servidores de su área, según la necesidad. NO: Entrega hasta el miércoles de cada semana el "Formulario de requerimiento de agua purificada.- plan de hidratación" en botellas de 500 cc o bidones, debidamente firmado por el Director de área y entrega al Guardalmacén o delegado. FORMATO -02 Consolida, cada jueves, las Solicitudes y Formularios de requerimiento de botellas de 500cc y solicitudes bidones de agua, por unidad requirente, para elaborar la solicitud de pedido (FORMATO -03). Remite, vía correo electrónico, la solicitud de pedido al proveedor, con copia al Administrador del contrato, con la cantidad y detalle del producto requerido. Recibe en 24 horas máximo la dotación de agua purificada solicitada y la nota de entrega del Proveedor con su firma, para control de los productos recibidos al mes. Es dotación en botellas de 500 cc? SI: a) Retira los miércoles o viernes, a partir de las 09:00, las botellas de agua aprobada, en el lugar coordinado con el Guardalmacén o su delegado. b) Firma la recepción conforme en el Control de entrega de agua-plan de hidratación Control de entrega de agua-plan de hidratación. Formulario de requerimiento de agua purificada.- plan de hidratación. Formulario de requerimiento de agua purificada.- plan de hidratación. Solicitud de pedido Nota de entrega Control de entrega de agua-plan de hidratación. Listado de entrega - recepción diaria de agua- Responsable Responsable de distribución Guardalmacén o delegado Responsable de distribución Tiempo (días) Pág. 6 de 14

7 (FORMATO -04). c) Entrega diariamente dos botellas de agua, de acuerdo al plan de hidratación, a cada servidor y recepta su firma en el Listado de entregarecepción diaria de agua - plan de hidratación FORMATO -05. ", mismo que lo entregará al guardalmacén, en el plazo de 5 días laborables posterior a la entrega. De existir sobrantes (por inasistencias u otros) devolverá al Guardalmacén las botellas de agua no utilizadas para su registro en el Control de entrega de agua-plan de hidratación (FORMATO -04). NO: 1. Retira de acuerdo a la necesidad los bidones de agua 2. Firma la recepción conforme en el Control de entrega de agua-plan de hidratación (FORMA -04). 3. Coordina para colocar el bidón, en la dependencia correspondiente, para que tengan acceso los servidores. FIN 1. Elabora Reporte de consumo mensual de agua purificada y recoge firmas correspondientes y adjunta los documentos de soporte. FORMA Remite dicho reporte al administrador del contrato. 1. Elabora informe del Administrador del Contrato para trámite pertinente de pago. 2. PROCEDIMIENTO DE PAGO. Realiza el control de la ejecución del plan de hidratación y presenta informe mensual (FORMA -07) al Director de Desarrollo del Talento Humano. plan de hidratación Reporte de consumo mensual de agua purificada. Informe de Administrador del Contrato Informe Guardalmacén o su delegado Administrador del contrato 1 Coordinador de SSO 3 DENTRO DEL PERÍODO EJECUTADO TIEMPO TOTAL ETAPA 2 17 Pág. 7 de 14

8 9. DIAGRAMA DEL FLUJO 9.1 PROCEDIMIENTO APROBACIÓN DEL PLAN DE HIDRATACIÓN Pág. 8 de 14

9 9.2 PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN DEL AGUA PURIFICADA A SERVIDORES MUNICIPALES Pág. 9 de 14

10 11. FORMATOS DE REGISTRO FORMATO 1: -01 Plan de Hidratación anual PLAN DE HIDRATACIÓN ANUAL -01 FECHA: RESPONSABLE: DIRECCIÓN: 1. OBJETIVO : AÑO 2. ALCANCE: 3. BASE LEGAL: 4. JUSTIFICACIÓN DEL PLAN DE HIDRATACIÓN: (antecedentes) 5. DISTRIBUCIÓN Y RESPONSABLES: (detallar por áreas la cantidad de servidores municipales, el nombre del servidor responsable de la distribución y control) 6. RECURSOS MATERIALES: (recursos materiales con los que se cuenta para la ejecución del plan, o detalle del requerimiento de contratación) 7. ELEMENTOS DE CONTROL: (mecanismos a seguir para dar seguimiento a la ejecución del plan de hidratación) 8. CONCLUSIONES/RECOMENDACIONES: 9. ANEXOS : (estadísticas, registros fotográficos, etc.) Elaborado por: (nombres y apellidos) Coordinador SSO Revisado por: (nombres y apellidos) Director de Desarrollo del Talento Humano (f) (f) (f) Aprobado por: (Nombres y apellidos) Directora cantonal de Desarrollo Institucional Fecha: Fecha: Fecha: Pág. 10 de 14

11 FORMATO 2: -02 Formulario de requerimiento de agua purificada-plan de hidratación FORMULARIO DE REQUERIMIENTO DE AGUA PURIFICADA PLAN DE HIDRATACIÓN AREA/DEPENDENCIA: DIRECTOR O DELEGADO DE ÁREA: RESPONSABLE DE DISTRIBUCIÓN DE ÁREA : PERÍODO DE CONSUMO DESDE : HASTA: GRUPO OPERATIVO/SECTORES # DE EMPLEADOS O TRABAJADORES DIAS POR SEMANA QUE REQUIERE HIDRATACIÓN DOTACIÓN DE BOTELLAS DE 500 TOTAL DE BOTELLAS DE CC DE AGUA X 500 CC X SEMANA TRABAJADOR X DIA TOTAL BIDONES DE AGUA POR SEMANA (OPCIONAL) CHOFERES TOTAL DE BOTELLAS DE 500 CC O BIDONES DE 20 LITROS POR SEMANA CONSUMO EN PAQUETES DE 24 BOTELLAS (f) (f) (f) (Nombres y apellidos) (Nombres y apellidos) (Nombres y apellidos) FECHA: DIRECTOR O RESPONSABLE DE ÁREA RESPONSABLE DISTRIBUCIÓN RECEPCIÓN BODEGA HORA: FORMATO 3: -03 Solicitud de pedido-servicio de provisión de agua purificada SOLICITUD DE PEDIDO FECHA SOLICITUD: SERVICIO DE PROVISIÓN DE AGUA PURIFICADA No. SOLICITUD: GADMP2016ORD00000XX PROVEEDOR DEL SERVICIO: AREA SOLICITANTE: SOLICITADO POR : GUARDALMACEN: MOTIVO DE LA ACTIVIDAD: DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO SOLICITADO (F) ADMINISTRADOR DEL CONTRATO O DELEGADO Pág. 11 de 14

12 FORMATO 4: -04 Control de entrega de agua-plan de hidratación CONTROL DE ENTREGA DE AGUA-PLAN DE HIDRATACIÓN AREA/DEPENDENCIA: DIRECTOR O DELEGADO: RESPONSABLE DE DISTRIBUCIÓN : PERÍODO DE CONSUMO DEL AL DEL 2016 FECHA ES ENTREGADAS BIDONES DE BOTELLAS O AGUA PAQUETES ES DEVUELTAS BIDONES DE BOTELLAS O AGUA PAQUETES NOMBRE DE SERVIDOR MUNCIPAL AUTORIZADO PARA RETIRO DE PRODUCTO ENTREGADO POR (BODEGA) JUSTIFICACIÓN DEL REQUERIMIENTO TOTAL (f) (Nombres y apellidos) GUARDALMACEN (f) (Nombres y apellidos) ASISTENTE ADMINISTRATIVO (f) (Nombres y apellidos) RESPONSABLE DE DISTRIBUCIÓN FORMATO 5: -05 Listado de entrega-recepción diaria de botellas de 500 cc de agua purificada - Plan de hidratación. LISTADO DE ENTREGA -RECEPCIÓN DIARIA DE BOTELLAS DE 500 CC DE AGUA PURIFICADA PLAN DE HIDRATACIÓN AREA/UNIDAD: RESPONSABLE DE DISTRIBUCIÓN : PERÍODO DE CONSUMO : DEL : HASTA: DIA 1 DIA 2 DIA 3 DIA 4 DIA 5 DIA 6 DIA 7 No. NOMBRES Y APELLIDOS RECIBIDA RECIBIDA RECIBIDA RECIBIDA RECIBIDA RECIBIDA RECIBIDA TOTAL CONSUMO DIARIO BOTELLAS TOTAL SEMANAL BOTELLAS CONSUMO EN PAQUETES DE 24 UNIDADES (f) Nombres y Apellidos RESPONSABLE DE DISTRIBUCIÓN Pág. 12 de 14

13 FORMATO 6: -06 Reporte mensual de consumo de agua purificada del Plan de hidratación DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA REPORTE MENSUAL DE CONSUMO DE AGUA PURIFICADA DEL PLAN DE HIDRATACIÓN PERÍODO DEL CONSUMO : FECHA REPORTE: INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA CONTRATO : CONTRATISTA: RUC: FECHA BIDON 20 LITROS INGRESOS EGRESOS STOCK PAQUETE BOTELLA (24) BIDON 20 LITROS SALDO MES ANTERIOR PAQUETE BOTELLA (24) BIDON 20 LITROS PAQUETE BOTELLA (24) AREAS /DEPENDENCIAS DESTINADAS TOTAL INGRESOS TOTAL EGRESOS SALDO STOCK AL CIERRE MENSUAL (f) (Nombres y apellidos) RESPONSABLE ENTREGA BODEGA (f) (Nombres y apellidos) ADMINISTRADOR DEL CONTRATO Pág. 13 de 14

14 FORMATO 7: -07 Informe mensual Plan de Hidratación Para: Director de Desarrollo del Talento Humano De: Coordinador de Seguridad y Salud ocupacional Fecha: dd-mm-aaaa INFORME MENSUAL PLAN DE HIDRATACIÓN No. Para su conocimiento y control pertinente, envío el presente informe. 1. ANTEDECENTES: EN ESTA SECCION SE REGISTRA EL ANTECEDENTE A PARTIR DE LA EJECUCIÓN DEL PLAN DE HIDRATACIÓN. 2. DETALLE DE LA DISTRIBUCIÓN POR ÁREAS EN EL MES DE. DIRECCIÓN/ÁREA # DE SERVIDORES DE BOTELLAS ENTREGADAS DE BIDONES ENTREGADOS 3. ESTADO DE EJECUCION DEL PLAN DESCRIBE Y /O ENUMERA EL CUMPLIMIENTO DE LA ENTREGA DEL AGUA A LOS SERVIDORES MUNICIPALES, QUE SE RELACIONAN CON EL AVANCE DEL PERIODO INFORMADO VR EL RESULTADO FINAL. 4. MEDICIÓN DE INDICADOR: # total de servidores municipales # de servidores municipales operativos beneficiados # de servidores municipales administrativos beneficiados 5. CONCLUSIONES 6. DOCUMENTOS QUE SE ADJUNTAN AL PRESENTE INFORME: Coordinador de Seguridad y Salud Ocupacional (f) -07 Pág. 14 de 14