Guía Rápida del Sistema de Entrega Recepción

Transcripción

1 Guía Rápida del Sistema de Entrega Recepción

2 Entrada al Sistema En su navegador favorito teclee como dirección para acceso al sistema Tras lo cual se presentará la siguiente pantalla. Al ser la primera vez que se accede al sistema se entrará con su RFC como usuario y contraseña. Se pide que se capturen los caracteres de la imagen mostrada en pantalla tal cual como se muestra para confirmar el ingreso. Por motivos de seguridad, cuando entre por primera vez al sistema, y a partir de ese momento cada noventa días, se le solicitará al usuario su cambio de contraseña: Página 2 de 39

3 Una vez realizado el cambio de contraseña se le presentará la pantalla general del sistema. Página 3 de 39

4 Menú Principal En la parte superior de la pantalla principal aparece el Menú Principal donde se pone a disposición las siguientes opciones: Regresar: Recarga la pantalla anterior. Inicio: Regresa a la pantalla principal del sistema. Página 4 de 39

5 Selección de Nivel Organizacional: Permite elegir el nivel de información a consultar. Ver mayores detalles más adelante en este documento. Página 5 de 39

6 Listado de Anexos: Muestra el listado de los anexos asignados. Página 6 de 39

7 Nota: Aquellas plantillas marcadas con el rótulo de NUEVO han tenido modificaciones a la fecha indicada abajo del rótulo. Guía Rápida de Entrega Recepción: Muestra un archivo PDF con la ayuda sobre el uso del sistema. Se puede ver o descargar. Página 7 de 39

8 Salir: Sale del sistema. Página 8 de 39

9 Información de Entrega Recepción Elegir Información de Entrega Recepción del menú principal ubicado en la parte superior de la pantalla. Se presenta la opción de ver la estructura organizacional en forma de árbol o de tabla. Página 9 de 39

10 La vista de árbol es la siguiente. Seleccionamos el área o la persona de la cual se consultarán anexos, y a continuación se selecciona el ícono que se muestra en la parte superior derecha. En el caso de la vista de tabla la información se presenta de otra manera pero igualmente tenemos disponible el ícono en la parte superior derecha. Página 10 de 39

11 Una vez que se selecciona el ícono aparece el listado de los anexos asignados al empleado o a la unidad administrativa. Las opciones disponibles en la barra superior son: Descargar plantillas: Baja en un archivo comprimido las plantillas marcadas por el usuario en la columna Plantilla del listado de Anexos que tiene a su disposición. Página 11 de 39

12 Exportar Anexos: Transfiere a archivos de Excel los anexos seleccionados en la columna Exportar de la lista de anexos. Descargar Reporte Completo: Descarga los reportes detallados en formato PDF de los anexos elegidos en la columna Rep. Completo del listado. Descargar Reporte Compacto: Descarga los reportes simplificados en formato PDF de los anexos elegidos en la columna Rep. Compacto del listado. Ayuda plantillas: Muestra ayuda en línea para el llenado de las plantillas. Tipo de entrega: Cambia tipo de entrega teniendo dos opciones: por área, donde el usuario tendrá una entrega total tanto de sus bienes como de los asignados al personal adscrito a su área y por usuario, donde sólo se hace entrega de los bienes que se le encuentran asignados en forma directa. Para ir a un anexo en específico se da clic en el ícono ubicado en la columna nombrada ir a. En seguida se muestra el listado del anexo elegido. Para mayor información de cómo llenar cada uno de los anexos consulte la Guía Extendida que se encontrará disponible en el sistema. Además de lo anterior se puede importar la información de plantillas en Excel con datos ya capturados. Esta opción se muestra en la columna de importar. Se selecciona el anexo a importar en la columna importar. Página 12 de 39

13 A continuación aparece una ventana emergente donde se pide al usuario que indique el archivo que contiene la información a importar donde se presentan dos opciones: Página 13 de 39

14 - Eliminar y agregar borra la información existente en el sistema y la sustituye por la que se encuentra en el formato seleccionado. - Agregar anexa la información del formato dejando la que el sistema ya tenía previamente capturada. Por último el resumen es un reporte de formato ejecutivo orientado a la alta gerencia con totales y porcentajes generales de la información relacionada con el anexo seleccionado. Se selecciona en la columna Resumen el formato a consultar. A continuación el reporte resumen aparece en pantalla para ser consultado y/o impreso. Página 14 de 39

15 Página 15 de 39

16 Acta 2012 En este apartado se captura y administran las actas de entrega recepción con el formato vigente para el año 2012 Al inicio se muestra una relación de las actas generadas hasta el momento, las cuales pueden ser consultadas. Se indica si tienen acuerdo firmado, si incluyen anexos y si tienen archivos a firmar por medio de la firma electrónica. Página 16 de 39

17 Si se tiene el acuerdo firmado este baja en formato PDF para ser consultado. Página 17 de 39

18 Si se desea consultar los anexos que fueron entregados junto con el acta se elige el icono correspondiente en la columna, los archivos serán entregados en un solo archivo zip compactado. Por último en la columna de Archivo a Firmar se muestra la parte de Firma Electrónica. Página 18 de 39

19 El aviso nos muestra el tiempo de entrega restante para firmar el documento. Para agregar una nueva acta se presiona el botón Agregar. Como primer paso se pide al usuario que seleccione el tipo de acta, entre ordinaria y simplificada. Página 19 de 39

20 Para la ordinaria se muestra la siguiente pantalla: Página 20 de 39

21 Una vez que se termina de capturar el acta aparece en el listado correspondiente disponible para consulta. Para la entrega simplificada el formato sería el siguiente: Página 21 de 39

22 Página 22 de 39

23 Página 23 de 39

24 Asignar Anexos Para la asignación de anexos a las áreas o al personal se debe seleccionar la opción correspondiente en el menú ubicado a la izquierda de la pantalla. Página 24 de 39

25 Una vez seleccionada el área o personal al cual se le asignarán los anexos se da clic en la imagen de la parte superior de la pantalla. A continuación se muestra una ventana con los anexos disponibles. Se da clic en el rubro a modificar y se muestran los anexos relacionados, se marca los anexos a asignar y el guardado de los cambios es automático. Página 25 de 39

26 Página 26 de 39

27 Crear Administradores Para dar de alta, hacer modificaciones o borrar los permisos de administrador de los usuarios se selecciona la opción correspondiente en el menú emergente ubicado en la parte izquierda de la pantalla. Se presentará un listado de los administradores adscritos a la dependencia o unidad administrativa. Página 27 de 39

28 Para cambiar el rol de un colaborador específico se selecciona el icono de lápiz ubicado a la izquierda del listado, con lo cual se presenta una pantalla emergente que realizará el cambio de rol. Página 28 de 39

29 Modificar Clave de Acceso. Si el usuario desea cambiar su contraseña o las contraseñas del personal de la dependencia donde labora (en caso de tener el rol de administrador) se ubica en el menú ubicado en la parte izquierda de la pantalla y selecciona la opción correspondiente. Aparecerá una pantalla de edición donde se puede seleccionar entre cambiar la contraseña propia o la de sus compañeros. Página 29 de 39

30 Si se elige la opción de modificar se pedirá capturar dos veces la nueva clave para confirmación. Una vez realizada la captura se selecciona el botón guardar para realizar el cambio. Para cancelar elegir el botón Regresar. Página 30 de 39

31 Si se selecciona la opción de modificar claves de acceso de capturistas se presenta una tabla con los datos de los capturistas adscritos a nuestra dependencia o unidad administrativa. Para cambiar la clave se selecciona el botón de la columna editar, en forma de lápiz, que presentará la pantalla de modificación. Página 31 de 39

32 Se captura dos veces la nueva contraseña para confirmación y se selecciona el botón de guardar para almacenar el cambio. Página 32 de 39

33 Estatus de Integraciones En este reporte se puede consultar si ya existe en sistema información perteneciente al usuario relativa a los anexos de tipo interconexión (que son aquellos que consumen información directamente de los sistemas rectores como SAP/R3, e-normateca y SIE), y en los de tipo captura si dicha captura ya ha sido realizada. Es importante señalar que debe por medio de la opción de cambio de vista elegir si la información consultada será un concentrado del área a la que corresponda en la estructura organizacional o será a nivel personal. Página 33 de 39

34 Página 34 de 39

35 % de Avance En este reporte se ve el porcentaje de captura al nivel de la estructura organizacional señalada. Se ve el porcentaje de carga de la información por interconexión o el porcentaje de avance de captura para el resto de los anexos. Página 35 de 39

36 Existe la opción de imprimir la información mostrada en pantalla en un archivo PDF. Página 36 de 39

37 Redimensionar: Esta opción permite ajustar el contenido al tamaño de la pantalla. Página 37 de 39

38 Página 38 de 39

39 Salir Con esta opción se sale del sistema y se pide de nueva cuenta usuario y contraseña. Página 39 de 39