PROCESO DE CAPTACIÓN DE ESTUDIANTES

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1 PROCESO DE CAPTACIÓN DE ESTUDIANTES INDICE 1. OBJETO ALCANCE NORMATIVA Estatal Normativa Universitaria DEFINICIONES DESCRIPCIÓN / DESARROLLO DEL PROCESO Propuesta de las acciones (generales y específicas) de Desarrollo de las acciones (generales y específicas) de Evaluación: Análisis de los resultados globales de las acciones de captación UNIDADES IMPLICADAS DOCUMENTOS DIAGRAMA SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO DE CAMBIOS ANEXOS... 8 Elaborado por: Fecha Revisado por: Fecha Aprobado por: Fecha Firma Firma Firma Página 1 de 8

2 1. OBJETO El objeto del presente proceso es establecer el modo en el que la Universidad de Extremadura (UEx), en general y el Centro Universitario de Mérida, en particular, a través de los órganos competentes, revisa, actualiza y mejora los procedimientos relativos a la captación de los estudiantes. 2. ALCANCE Este documento es de aplicación a todo el personal de la Universidad de Extremadura involucrado en las actividades de difusión, así como a todos los estudiantes potenciales que tienen previsto ingresar en la UEx. El proceso recogerá la sistemática a seguir por la Universidad en su labor de captación, en todo lo referente a las Titulaciones de grado. Se inicia con la definición o revisión de las acciones propuestas de captación de los estudiantes y finaliza con la evaluación y mejora de las acciones. 3. NORMATIVA 3.1.Estatal Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de Educación. Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades. Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001. R.D. 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales Normativa Universitaria Decreto 65/2003, de 8 de mayo, por el que se aprueban los Estatutos de la Universidad de Extremadura. 4. DEFINICIONES Captación de alumnos: conjunto de actividades planificadas dentro del Programa D+O destinadas a alumnos potenciales, con el objetivo de informarles, de una manera muy amplia, sobre la oferta formativa de la Universidad. La captación de alumnos conlleva una serie de actividades que suponen un acercamiento de la UEx a los futuros estudiantes, sus familias así como los orientadores de los Institutos de Enseñanza Secundaria (IES) en los cuales realizan sus estudios previos a la Universidad. Programa D+O (Difusión y Orientación): programa que recoge el conjunto de acciones de captación, promovido y coordinado por el Vicerrector de Estudiantes y Empleo, así como desarrollado con la colaboración y bajo la organización del Servicio de Orientación y Formación Docente (SOFD) y la Sección de Información y Atención Administrativa (SIAA). 5. DESCRIPCIÓN / DESARROLLO DEL PROCESO El presente proceso recogerá cómo sistematiza la UEx la organización de las actividades orientadas al alumno antes de su ingreso en la Universidad, es decir, se trata de una orientación antes de. Por su parte, el Proceso de Orientación al Estudiante (POE), en el cual se inserta el que estamos desarrollando, recogerá cómo sistematiza la UEx la organización de las actividades orientadas al alumno a lo largo de su carrera universitaria, es decir, se trata de una orientación después de la entrada y durante los estudios. Página 2 de 8

3 Cada curso académico la universidad pone en marcha el Proceso de Captación de estudiantes. El desarrollo secuencial de las tareas a realizar en el mismo es el siguiente: 5.1.Propuesta de las acciones (generales y específicas) de Durante el mes de junio el Consejo de Dirección se encargará de proponer las acciones generales de la UEx destinadas a la. Para ello, y de forma complementaria, demandará a los Centros propuestas de difusión específicas sobre estudios de grado. Las propuestas específicas, una vez que han sido sometidas a revisión y aprobación por las Juntas de Centros, serán remitidas al Consejo de Gobierno, el cual, en unión a las propuestas generales del Consejo de Dirección, las someterá a revisión y aprobación correspondiente. Quedará constancia de la aprobación de las acciones propuestas en el Acta de aprobación (PCE_D001). En el documento relación de acciones de (PCE_D002) se detallará la relación de acciones a emprender Desarrollo de las acciones (generales y específicas) de Durante los meses de octubre a abril se procederá al desarrollo de las acciones de captación aprobadas, responsabilizándose de su ejecución la Universidad, el Centro, el Servicio o la Sección responsable, según sean actuaciones generales o específicas de ciertos estudios. Los temas que se difundirán en las diversas actividades de captación abarcarán un conjunto muy amplio de aspectos, entre ellos: el acceso en general (admisión, preinscripción, matrícula), la oferta de Titulaciones de la UEx (Grado, Doctorado y Master), las salidas laborales de las mismas, las instalaciones existentes, las actividades y servicios ofrecidos, los recursos materiales (laboratorios de idiomas), tecnológicos (campus virtual) así como económicos (becas y ayudas). En cuanto al desarrollo de las acciones generales son llevadas a cabo por el SOFD y el SIAA que, de forma conjunta, programan, organizan, acometen y se responsabilizan del desarrollo de todas las acciones. Se comienza con una programación de fechas realizada en el mes de septiembre. Estas fechas se proponen al Vicerrector de Estudiantes y Empleo y una vez aprobadas se dan por definitivas y se comienza la organización progresiva de las acciones, en orden cronológico según su fecha de ejecución. En cada una de ellas se parte de un protocolo en el cual se marcan las fases a abordar en todo el proceso de desarrollo, las personas encargadas de realizarlo (pertenecientes al SOFD o el SIAA) así como los recursos materiales y económicos necesarios para emprender las acciones. Se van programando reuniones con antelación suficiente a cada acción para concretar lo que se va a realizar, cómo se va a llevar a cabo, con qué material hay que contar y las personas con las que hay que contactar. A partir de ahí, se inicia el proceso de encargo de los materiales necesarios, la puesta en correos de las cartas correspondientes, mails, llamadas telefónicas. Las fases concretas para una y otra acción pueden variar dependiendo de lo que se considera oportuno. En el desarrollo de estas acciones generales también se pide la colaboración de los centros a través de la participación de sus profesores difusores de las titulaciones. En cuanto al desarrollo de las acciones específicas serán llevadas a cabo por cada uno de los centros de la UEx, quienes se responsabilizan de su completa ejecución y seguimiento. En el Centro Universitario de Mérida esta responsabilidad recaerá en la Dirección del Centro en coordinación con los profesores difusores. Estas acciones, por lo general, no se encontrarán programadas de forma fija, ya que se actuará en coordinación con los Institutos de Enseñanza Secundaria. Paralelamente al desarrollo de las distintas acciones de captación, y con antelación suficiente, se difundirá a través de la página web de la universidad, información general referente a las actividades de captación emprendidas por la UEx. Página 3 de 8

4 El desarrollo de las actividades de captación se recogerá en el documento de seguimiento de las acciones de (PCE_D003). Este documento será confeccionado por el responsable de cada acción (los difusores de los Centros para el caso de las acciones específicas, y SOFD y SIAA para las acciones generales). Además se realizarán una serie de cuestionarios destinados a los usuarios finales, con el fin de recoger su satisfacción con las acciones de captación recibidas, según el documento cuestionarios de satisfacción de los usuarios (PCE_D004). Estos documentos, dependiendo del tipo de actividad de la cual haya que obtener la información, serán remitidos de un modo u otro, arbitrando los mecanismos más adecuados para la obtención del máximo número de respuestas. En todo caso, el responsable último de recoger los cuestionarios para su proceso y evaluación será el responsable de cada acción Evaluación: Análisis de los resultados globales de las acciones de captación Durante los meses de mayo a julio, y una vez finalizadas todas las actuaciones de captación de estudiantes, el responsable de cada acción deberá elaborar una memoria de evaluación, en la que se recoja toda la información relativa al desarrollo de las mismas, incorporando para ello la información aportada por el seguimiento de las acciones (PCE_D003), los cuestionarios de satisfacción (PCE_D004) y los indicadores de evaluación (PCE_A.IV). En cuanto a las acciones generales, el SOFD será el responsable de elaborar una memoria conjunta junto con el SIAA, recogiendo todos los datos referentes a las acciones por ellos organizadas y desarrolladas (PCE_D005). En cuanto a las acciones específicas, será la dirección del centro la encargada de elaborar una memoria recopilatoria de las acciones realizadas a lo largo del curso académico. Cada memoria de evaluación será remitida al responsable del Proceso, el Vicerrector de Estudiantes y Empleo, quien las estudiará para el seguimiento y evaluación posterior del proceso (PCE_D006). 6. UNIDADES IMPLICADAS Unidad/Órgano Puesto/Responsable Descripción de tareas Consejo de Dirección Centros Universitario de Mérida Junta de Centro Director Proponer las acciones generales de Demandar propuestas de acciones específicas a los Centros Proponer las acciones específicas de de grado Organizar y desarrollar las acciones específicas de de grado Participar en el desarrollo de las acciones de captación generales de Evaluar las acciones específicas de para el grado Realizar la Memoria de evaluación de las acciones de captación específicas Revisar y aprobar las propuestas de acciones específicas de grado Remitir al Consejo de Gobierno la propuesta de acciones específicas de Página 4 de 8

5 Consejo de Gobierno Servicio de Orientación y Formación Docente (SOFD) y Sección de Información y Atención Administrativa (SIAA) Vicerrectorado de Estudiantes y Empleo Personal del Servicio y Sección Vicerrector de Estudiantes y Empleo de grado una vez aprobadas en Junta de Centro Revisar y aprobar las acciones específicas y generales a acometer por la Universidad en el curso académico Organizar y desarrollar las acciones generales de de grado Coordinar las acciones específicas de captación llevadas a cabo por los centros Evaluar las acciones generales de para el grado Realizar la Memoria de evaluación de las acciones de captación generales Realizar el Seguimiento y Evaluación del Proceso de Captación de estudiantes Realizar la propuesta del Plan de mejora 7. DOCUMENTOS El proceso de generará los siguientes documentos: PCE_D001. Acta de debate y aprobación de las acciones de captación por el Consejo de Gobierno PCE_D002. Relación de acciones de PCE_D003. Seguimiento de las acciones de PCE_D004. Cuestionarios de satisfacción de los usuarios PCE_D005. Memorias de evaluación de las actividades de captación PCE_D006. Plan de mejoras de las acciones de captación Página 5 de 8

6 8. DIAGRAMA INICIO Propuesta / Revisión de acciones de captación de estudiantes Consejo de Dirección / Centros NO Se aprueba? Consejo de Gobierno / Junta de Centro Evidencia: Documento aprobado. Documento / listado que recoja las acciones (generales y específicas) NO SI Desarrollo de las acciones de captación de estudiantes SIAA / SOFD / Centros Evidencia: listado que recoja el seguimiento de las acciones (generales y específicas). Cuestionarios de satisfacción de los usuarios finales Evaluación de las acciones SIAA / SOFD / Centros Evidencia: Memorias de evaluación Siguen siendo adecuadas? Vicerrector de Estudiantes y Empleo Evidencia: Plan de mejoras SI FIN 9. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN El Responsable del Proceso, el Vicerrector de Estudiantes y Empleo, será el encargado de revisar el cumplimiento de las actividades marcadas en el flujograma así como las evidencias que resulten, utilizando para ello la lista de seguimiento y evaluación del proceso definida para tal fin (PCE_A.V). Página 6 de 8

7 Además, una vez que le han sido remitidas las memorias de evaluación elaboradas por los responsables de cada una de las acciones, resolverá sobre si las acciones de captación precisan ser modificadas, aportando un plan de mejoras según un calendario de actuación convenientemente planificado, como se detalla en el flujograma. La evaluación final por parte del Responsable del Proceso deberá producirse con fecha límite de la primera quincena de septiembre, lo cual permitiría introducir las mejoras al proceso para las acciones a desarrollar en el siguiente curso académico. 10. ARCHIVO Identificación del registro Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservación Documento que recoja el debate y aprobación por las Juntas de Centros de las propuestas específicas de Papel o informático Secretaría de los Centros Siempre de grado Documento que recoja el debate y aprobación por el Consejo de Gobierno de las propuestas generales y Papel o informático Secretario General Siempre específicas de captación de estudiantes de grado Relación de acciones generales y específicas de Papel o informático SIAA y SOFD Siempre de grado Seguimiento de las acciones generales de Papel o informático SIAA y SOFD Siempre de grado Seguimiento de las acciones específicas de Papel o informático Secretaría de los Centros Siempre de grado Cuestionarios de satisfacción de los usuarios con las acciones de Papel o informático SIAA y SOFD Siempre captación generales Cuestionarios de satisfacción de los usuarios con las acciones de Papel o informático Centros Siempre captación específicas Memoria de Evaluación de las acciones de captación Papel o informático SIAA y SOFD Siempre generales Memoria de Evaluación de las acciones de captación Papel o informático Centros Siempre Página 7 de 8

8 específicas Plan de mejoras de las acciones de captación Papel o informático 11. HISTÓRICO DE CAMBIOS Vicerrectorado de Estudiantes y Empleo Siempre EDICIÓN FECHA MODIFICACIONES REALIZADAS 12. ANEXOS Los anexos que se incluyen en el proceso son los detallados a continuación: PCE_A.I. Documento que recoja la relación de acciones de PCE_A.II. Documento que recoja el seguimiento de las acciones de PCE_A.III. Cuestionarios para recoger la satisfacción de los usuarios PCE_A.IV. Indicadores de evaluación PCE_A.V. Lista de seguimiento y evaluación del Proceso de Captación Estudiantes Página 8 de 8