ORDEN DE LOS PROCESOS MENSUALES

Transcripción

1 ORDEN DE LOS PROCESOS MENSUALES Orden de los pasos a seguir en los procesos de la nómina. 1. Incidencias Generalidades Baja de I.T Ausencias Importes Finiquitos Cálculo de Nóminas Impresión de recibos Generar Seguros Sociales, para su envío al Sistema Red Pagos Resúmenes Geroa/Otras cotizaciones Actualización de Datos Hacienda Fichero nóminas calculadas.. 29 INCIDENCIAS 1.1 GENERALIDADES Denominamos incidencias a aquellas situaciones distintas de lo normal: Situaciones en I.T. (Enfermedad, accidente y maternidad) Finiquitos: baja de la empresa (fin contrato, despido, etc.) Ausencias: (faltas, huelgas, desempleo, etc.) Importes: anticipos, horas extras, dietas, etc. Unidades: días y horas (extras, nocturno, kilómetros, etc.) Todos los datos que existan en éste fichero tienen prioridad sobre los del fichero de trabajadores. *** Sólo tienen validez para el año y el mes introducido. 1

2 Para acceder a este proceso de introducción de incidencias se puede desde la misma ficha del trabajador: O desde el menú: 2

3 O desde Procesos Nómina: 3

4 Aquí pulsaremos el botón de nuevo : Se introducirá Año, Mes, Empresa (pulsando F2 o el icono de la lupa aparecerán todas las existentes), Trabajador (pulsando F2 o el icono de la lupa aparecerán todas las existentes), se dará a enter y luego Pulsaremos la tecla F12 o el icono de aceptar Seleccionaremos el tipo de Incidencia pinchando en el botón correspondiente: 1.2 BAJA DE IT Una vez seleccionada la opción de I.T. (cuando la persona está de baja de I.T.) procederemos de la siguiente manera. En el apartado de IT elegiremos el código de IT. 4

5 Baja: será la fecha (sólo el día) de baja de IT. Si viene de atrás, de otro mes, no introducir nada, ya que la fecha y días de baja, así como las bases de cotización y prestaciones, están en el fichero de trabajadores en la pestaña de IT. ***Nota: En caso de baja por Accidente de Trabajo se debe introducir como día de baja el de la fecha del accidente. Alta: será la fecha (sólo el día) de alta de IT. Si no la hay no poner nada, el programa entenderá que seguirá de baja hasta que en el mes que proceda se introduzca la fecha de alta. Recaída: se marcará éste campo cuando se produce una baja por recaída. De ésta forma el programa pagará en base a los porcentajes de la última baja. 1.3 AUSENCIAS Cuando el trabajador tenga la incidencia de Ausencia por Absentismo, huelga, desempleo o vacaciones, se pulsará el tipo de incidencias de Ausencias: Elegiremos el código de ausencia. Desde: introducir el día desde el cual se produce la situación de ausencia. Opcional. Hasta: introducir el día hasta el cual se produce la situación de ausencia. Opcional. Cantidad: el número de días u horas de ausencia. Obligatorio si no se han introducido día desde y día hasta. ***Nota: Los días/horas de absentismo y desempleo, siempre van a cotizar al mínimo. 5

6 1.4 IMPORTES Para introducir variaciones del mes (como pueden ser dietas, anticipos ) o para manipular los importes de la ficha del trabajador, se pinchará en el tipo de Incidencia Importes. Código: es el código del concepto, pulsando F2 o el icono nos aparecerán todos los conceptos del fichero general de conceptos. (Cuando el concepto es un concepto que el trabajador tenga en su ficha en el apartado de Importes, traerá por defecto el Precio que tenga). Precio: importe del concepto. Cantidad: días, horas, km, etc. ***Nota: Cuando exista precio y cantidad el programa de cálculo multiplica el precio por la cantidad. 1.5 FINIQUITOS Cuando el trabajador cause baja en la empresa, deberemos rellenar la siguiente pantalla. Si es un cambio de contrato ver cambio de contrato. Pinchar en Nuevo o el Icono 6

7 Día Baja: es el día de baja del trabajador en la empresa. Cambio de contrato: Se indicará aquí si es un cambio de contrato, se explica más adelante porque saldrán pantallas nuevas. Hacer finiquito: indicamos si marcamos éste campo que deseamos hacerle finiquito al trabajador, es decir liquidarle la parte pendiente de pagas extras y vacaciones. En caso contrario solamente constará la baja y no le hará el finiquito. Baja definitiva: indicamos si marcamos éste campo que la baja es definitiva. En ese caso el proceso de actualización de fin de año lo dará de baja de la base de datos, decir del ordenador. Si no es definitiva el trabajador simplemente estará en la base de datos pero no se le calculará nada. Forma de cobro: indicamos como desea el trabajador cobrar el finiquito. Contrato penalizado por duración inferior a 7 días: si marcamos éste campo, la cotización de la empresa estará penalizada en las contingencias generales en el apartado otros conceptos del TC-1 por ser la duración del contrato del trabajador inferior a 7 días, según el porcentaje anual correspondiente. Causa: es la causa que motiva la baja (fin contrato, despido, voluntaria, etc.). Necesario para el certificado de empresa. Hacer liquidación complementaria (L13) por vacaciones: si marcamos éste campo, indicamos que las vacaciones no disfrutadas del trabajador y liquidadas en el finiquito van a ser cotizadas en una liquidación complementaria distinta de la liquidación normal mensual de la empresa. Pulsaremos la tecla F12 o el icono de aceptar Y nos aparecerá una nueva pantalla con los conceptos a finiquitar: Son los importes pendientes del trabajador, pagas extras, vacaciones e indemnizaciones. Sólo aparecerán si hemos dicho que deseamos finiquito y además están incluidos en la ficha del trabajador en la pestaña de datos económicos. 7

8 Código: es el código del concepto a liquidar. Sólo pueden ser pagas extras, vacaciones, indemnizaciones o anticipos. Importe: es el que deseamos que salga. El programa hará sus cálculos, pero si introducimos el importe, éste tendrá prioridad sobre lo que calcula el programa. ***Nota: Si no deseamos finiquitar un concepto lo borraremos de la relación de conceptos a finiquitar. El campo código en función de su familia (vacaciones o pagas extras) nos ofrece un menú (pulsando con el botón de la derecha del ratón encima del concepto): Detalles asociados: son datos complementarios al concepto. Mantenimiento de concepto: nos muestra como está parametrizado el concepto. El concepto vacaciones es el que va a tener Detalles Conceptos a Finiquitar, nos ofrecerá otra pantalla: Aquí podremos manipular los Días Disfrutados o los Días a Pagar. (Solo están activos los de tipo Naturales). Cambio de contrato Cuando se produce ésta situación procederemos de la siguiente manera: 8

9 Indicaremos el "Día Baja" (fin del contrato anterior). Marcaremos el campo "Cambio de Contrato" Indicaremos la fecha de alta del nuevo contrato. Indicaremos el código del nuevo contrato. Indicaremos si deseamos hacer finiquito. Recomendable. Calcularemos la nómina y la imprimiremos. Actualizaremos la nómina de éste trabajador. El programa de actualización nos pondrá la nueva fecha de alta y código de contrato el la ficha del trabajador y guardará el contrato anterior en el histórico de contratos del trabajador. Ya estará listo para las nóminas posteriores al cambio de contrato. **Nota: Dentro de Procesos Mensuales >> Cálculos >> Incidencias también disponemos de las opciones: pantalla. Para listar las incidencias del Año y mes que se pida por Para borrar incidencias masivamente. 9

10 CALCULO DE NOMINAS Para acceder a este proceso seleccione se puede hacer desde el menú principal y acceso rápido: O desde Procesos Nómina: 10

11 Nos aparecerá la siguiente pantalla: Datos: Nómina Mensual o Pagas Extras. Año: el que vamos a calcular. Mes: el que vamos a calcular. Trabajadores. Haremos la selección de trabajadores que deseamos calcular. Elegiremos la/s empresa/s y trabajador/es que deseamos calcular. ***Nota: La selección finalizará al cambiar de línea como en el ejemplo siguiente. Una vez concluida la petición de datos de la pantalla pulsaremos la tecla F12 o el icono de aceptar y el programa empezará a calcular las nóminas de los trabajadores que cumplan los requisitos pedidos por pantalla. 11

12 Los datos de las nóminas calculadas se pueden ver y modificar. Para acceder a este mantenimiento: Desde el menú principal: O desde: O desde la ficha de los trabajadores, botón de Nóminas. 12

13 ***Nota: Por sus posibilidades existe un apartado en la página 29, donde se explica con más detenimiento. Desde este mantenimiento mismo se podrá recalcular nominas en concreto. ***Nota: Dentro de Procesos Mensuales >> Cálculos también disponemos de las opciones: Para el borrado masivo de nóminas. Dentro de Procesos Mensuales >> Cálculos >> Listados de ayuda también disponemos de las opciones: en el mes. Listado con el que obtendremos las nóminas que no se han calculado Listado con el que obtendremos los trabajadores que hayan tenido varias nóminas en el mes, pudiendo así comprobar si son correctas. 13

14 IMPRESIÓN DE RECIBOS Para acceder a este proceso seleccione: Nos aparecerá la siguiente pantalla: Datos: elegiremos el recibo, Nómina Mensual o Pagas Extras Año: el que vamos a imprimir. Mes: el que vamos a imprimir. Marcando ésta opción estamos indicando que también deseamos imprimir las nóminas que ya están actualizadas. 14

15 Rangos. Haremos la selección de trabajadores que deseamos imprimir ***Nota: La selección finalizará al cambiar de línea como en el ejemplo siguiente. Una vez concluida la petición de datos de la pantalla pulsaremos la tecla F12 o el icono de aceptar 15

16 GENERAR SEGUROS SOCIALES, PARA SU ENVÍO AL SISTEMA RED Este proceso consiste en la obtención del fichero FAN para su envío a través de la Winsuite. Los datos que se procesan, son los contenidos en el fichero del TC-2 (Seguridad Social-Datos TC-2). *** Nota: Se deberán generar tantos ficheros como calificadores existan en el mes. Normalmente será uno por la L00 (nóminas del mes) y otro por la L13 (complementarias por vacaciones). Para acceder a este proceso seleccione: Nos aparecerá la siguiente pantalla: 16

17 Sistema Red: la autorización del sistema Red. Calificador: elegir el calificador a generar. Año: a procesar Desde Mes: mes de inicio Hasta Mes: mes final Ruta del fichero: la carpeta donde dejará el fichero. Fichero FAN: el nombre del fichero. Nosotros ponemos DDMMHHmm.FAN. Donde DD=día MM= mes HH= horas mm= minutos % Recargo: si fuera el caso, indicar el porcentaje de recargo que llevan los Seguros Sociales. Tipo de TC-1. Indicaremos la cuota que vamos a ingresar. Desde Hasta: indicaremos el rango de Empresas y Centros de Trabajo que deseamos procesar. ***Nota: La selección finalizará al cambiar de línea como en el ejemplo siguiente. Pulsaremos la tecla F12 o el icono de aceptar y comenzará el proceso. *** Nota: Una vez finalizado el proceso el programa dará de alta los datos del TC-1 de cada empresa. Los podremos consultar seleccionando, dentro de Procesos nómina >> Seguridad Social, la opción de menú Datos >> TC-1. 17

18 ***Nota: Si en la empresa en el año y mes tiene bonificación por formación continua habrá que introducir el importe antes de generar los seguros sociales. Esto se hará desde: Nos aparecerá la pantalla: Pulsaremos el botón de Nuevo y daremos de alta para la empresa, el centro, el año y mes el importe de dicha bonificación. **Nota: Dentro de Procesos Nómina >> Seguridad Social dispondremos de varias utilidades: 18

19 Con estas utilidades podremos lanzar un Borrador del Tc2 para la comprobación de sus datos, podremos imprimir el Tc1 por impresora matricial, podremos comprobar con un listado los trabajadores bonificados, o podremos comprobar con otro listado las bases de cotización acumuladas entre los meses que deseemos de los trabajadores. 19

20 PAGOS DE NOMINA En esta sección se podrán listar las domiciliaciones de nómina, y generar el diskette para su envío al banco. Para acceder a este proceso seleccione: Disquete de transferencias: Su finalidad es obtener un fichero según la norma 34 del Consejo Superior Bancario para su intercambio con la banca. 20

21 Desde Fecha: es la fecha de comienzo Hasta Fecha: la de fin del rango. Fecha de envío: la fecha que se envían. Fecha de cargo: cuando se van a hacer efectivas. Datos: se indica si es del mes o la paga. Empresa de Pago: empresa a la que se le van a cargar las transferencias. Banco de Pago: es la cuenta de la empresa donde van a ser cargadas las nóminas. Concepto Abono: el texto que aparecerá como apunte en las cuentas bancarias. Ruta del fichero: carpeta donde se creará el fichero. Nombre del Fichero: el nombre. (***Nota: Cada vez que se ejecuta machaca el anterior con el mismo nombre. Si hay varias cuentas es mejor cambiar el nombre de cada una de ellas.) Rangos. Haremos la selección de trabajadores que deseamos imprimir ***Nota: La selección finalizará al cambiar de línea como en el ejemplo siguiente. Pulsaremos la tecla F12 o el icono de aceptar y comenzará el proceso. Por último nos dará la siguiente información por pantalla. *** Nota: Se realizarán tantos ficheros como cuentas tenga la empresa. *** Nota: Si se quieren consultar/modificar/borrar alguna orden de transferencia del mes se podrá acceder por Procesos de nómina >> Pagos de nómina >> Es el fichero que contiene la información de las cuentas bancarias para su abono. El proceso de cálculo de nóminas es el que da de alta ésta información. ***Nota: Para comprobación de pagos de nómina se podrá acceder por dos tipos de listados, Procesos de nómina >> Pagos de nómina: 21

22 nóminas (metálico, talón o transferencias). Este proceso informa mediante un listado de las formas de cobro de las datos que irán también en el disquete. Listado de las transferencias de las nóminas, donde se recogerán los RESUMENES Su función es la obtención de información resumen de las nóminas o pagas extras. Se accederá desde el menú: 22

23 Resumen estándar: En este listado se intenta realizar un resumen de todos los datos relevantes de la nómina. Si no se marca Mostrar Trabajadores, hará un general por empresa: La estructura del listado será: ***Nota: Las complementarias de vacaciones salen en hoja aparte. 23

24 Resumen de I.R.P.F.: El fin de este listado es tener un resumen de los datos necesarios para la presentación de los modelos de hacienda desde una fecha a hasta otra, pudiendo ser estos datos del mes o de la paga, y su formato será. El formato del listado será: Resumen de conceptos: El fin de este listado es tener un resumen en el que nos aparezcan todos los conceptos de nómina de cada trabajador con los importes de todos los meses del año. Se puede lanzar ordenado numéricamente o alfabéticamente y mostrando o no trabajadores. El formato del listado es: 24

25 GEROA / OTRAS COTIZACIONES En este apartado se genera el disquete de Geroa para su presentación, así como también se tiene la posibilidad de obtener un listado de comprobación de Geroa / EPSV. ACTUALIZACION MENSUAL Este proceso como objetivo traspasar datos de las nóminas al fichero de trabajadores (acumulados de cotización, de Hacienda, fechas, etc.). La situación de las nóminas la vemos en el fichero de resultados de nóminas, en la parte inferior izquierda: Sin actualizar Actualizado. Una vez actualizada la nómina, ésta no podrá ser recalculada. No existe un proceso de des-actualización. Esta deberá ser manual una vez realizado el proceso. Lo habitual es actualizar las nóminas el día anterior de realizar las del mes siguiente, o cuando la seguridad social conteste con la aceptación de los seguros sociales. Para acceder a este proceso seleccione: 25

26 Datos: Indicaremos si vamos a actualizar los recibos del mes o las pagas extras. Año: el que deseamos actualizar. Mes: a actualizar. Borrar Transferencias de Finiquitos: si marcamos éste campo indicamos que deseamos borrar las órdenes de transferencias de los finiquitos realizados (trabajadores que hayan sido baja en la empresa). Desde Hasta: indicaremos el rango de trabajadores que deseamos procesar. Pulsar Enter por cada rango. Pulsaremos la tecla F12 o el icono de aceptar y comenzará el proceso. 26

27 HACIENDA El programa dispone de la posibilidad de obtener el modelo 190 anual de todas las haciendas a disquete para luego poder importarlo al programa de ayuda de las respectivas haciendas. Se accederá al programa desde: Nos aparecerá la siguiente pantalla: *** Nota: Para obtener los datos correctos todas las nóminas del año del que se quiere obtener el 190 han de estar actualizadas. 27

28 Año: Año del que se quiere generar el 190 Hacienda: Hacienda Empresa: Empresa Fecha Modelo: Fecha de creación del modelo. Ruta Fichero: Ruta donde se quiere que se guarde el fichero para su posterior importación al programa de ayuda de la hacienda correspondiente. (Habrá que asegurarse de que la ruta exista ya que si no el programa dará error). Nombre Fichero: Nombre del fichero a importar. Fichero resumen de Contenido: Este será un fichero Excel donde se encontrarán los mismos datos que se incorporan en el fichero del 190. **Nota: Por otro lado se dispone de dos listados de ayuda que servirán para poder comprobar el 190 y poder obtener datos para la presentación de los modelos 110/111, estos listados son el de Bases y Retenciones y el de Acumulados por Meses. 28

29 FICHERO NOMINAS CALCULADAS Este fichero contiene información de las nóminas calculadas. Para acceder a este fichero seleccione: O También se podrá acceder desde la ficha del trabajador, en el apartado de Nóminas. 29

30 Los datos aquí contenidos se crean cuando se calculan las nóminas. SIGNIFICADO DE CADA ICONO. Indica que vamos a consultar una nómina ya existe. Es una búsqueda muy básica. Indica que vamos a realizar una consulta avanzada. *** Muy útil. Indica que vamos a borrar una nómina ya existente. Previamente habremos accedido por Consultar. Además de la nómina borrará sus datos adjuntos: incidencias, datos del TC-2 y órdenes de transferencia (si hubiera). Para ir a la nómina anterior. Para ir a la nómina siguiente. Para ir a la primera nómina. Para ir a la última nómina de las consultadas. Para aceptar o dar OK. 30

31 Para cancelar. Para acceder al fichero de empresas. Para acceder al fichero de trabajadores. Para acceder al fichero de incidencias. Para acceder al fichero de incidencias de importes. Para acceder al fichero de los datos del TC-2. Para imprimir la nómina. Sólo la visualizada en pantalla. Para recalcular la nómina. Sólo la visualizada en pantalla. CONSULTA AVANZADA ( ) Mediante esta opción se pueden realizar las búsquedas por algunos campos de los resultados de la nómina. Pulsaremos sobre el icono criterios de búsqueda: y nos aparecerá la siguiente ventana donde podemos introducir los RECALCULO DE NOMINAS Para recalcular nóminas en primer lugar consultaremos la nómina. A continuación se podrán modificar el importe de los conceptos desde el icono de incidencias de importes ( ), o modificar algún dato del trabajador desde el icono de Ficha de trabajador ( ), luego se volverá a la pantalla de resultados de nómina con el icono de salir o Esc, y se pulsará el icono de recalculo ( ). Consideraciones. Sólo se pueden modificar conceptos con código inferior a Se puede modificar la cantidad y el precio. 31