DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO

Transcripción

1 Página: 1 1. OBJETIVO Estudiar, analizar y definir, las solicitudes de inscripción de actos bien sea de Registro Público Mercantil, de Entidades Sin Ánimo de Lucro, Proponentes y Registro Nacional de Turismo, a fin de determinar si jurídicamente procede o no la inscripción. Proyectar los actos administrativos que resuelven de fondo las solicitudes de insistencia de un registro o los recursos de reposición propuestos bien sea contra un acto de inscripción o la negativa de este. Para ello se tendrán en cuenta los lineamientos legales, estatutarios y los argumentos esbozados por los usuarios en sus peticiones. 2. ALCANCE Inicia con la petición del usuario y termina con el acto administrativo bien sea de registro o la resolución motivada que no accede con la inscripción. 3. DEFINICIONES Insistencia: Requerimiento por parte del usuario para que esta entidad reconsidere un acto de trámite en el que no se accedió a un registro. Notificación: Es la forma como la administración (en este caso la Cámara de Comercio) en aras de garantizar el derecho de defensa, da a conocer o informa a los interesados en la actuación administrativa, las decisiones que ponen fin esta (actos administrativos que crean, extinguen o modifican un derecho particular y concreto). El Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo establece dos formas de notificar: la personal y cuando esta no es posible por aviso. Notificación personal: Comunicación que esta entidad realiza directamente al interesado, su representante o apoderado de la decisión de fondo adoptada por la organización frente a una solicitud o negativa de un registro. Se le entrega copia de la providencia, se le informan los recursos que proceden contra esta, el término para proponerlos y ante quién. Notificación por aviso: Se aplica esta cuando no es posible hacer la notificación personal y consiste básicamente en la comunicación de la decisión que adoptó la Cámara por el envío de un aviso a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figure en el expediente. Al aviso se le anexará copia de la providencia, se le informan los recursos que proceden contra esta, el término para proponerlos y ante quién.

2 Página: 2 Recursos: Son acciones que los usuarios pueden interponer ante esta organización reposición- o su superior apelación-, para que revise un acto administrativo bien sea que acceda a un registro o que lo niegue. Recurso de Reposición: Revisión por parte de esta misma organización de las decisiones adoptadas, bien sea del registro de un acto o de su negativa. Recurso de Apelación: Revisión por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio de la decisión adoptada por esta entidad. Recurso de Queja: Trámite en virtud del cual el usuario solicita a la Superintendencia de Industria y Comercio Superior Jerárquico de las Cámaras de Comercio en lo que a la función registral se refiere que verifique la decisión de la Cámara de Comercio primera instancia de negar el trámite de los recursos de la vía gubernativa y los conceda si ello fuere procedente. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA RE-APO-02 Manual de Registros RE-DDP-06 Inscripciones de RM y ESAL Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437/11) Código de Comercio Código Civil Código de Procedimiento Civil Normagrama jurídico Régimen legal de las Cámaras de Comercio Circular Externa 02 de Febrero 9 de RESPONSABILIDAD Directora de Registros Públicos Secretaría General 6. S DE CALIDAD Resolución Comunicaciones a las partes Constancia de envío de comunicaciones Constancia de citación para recibir notificación personal Acta de Notificación personal Constancia de notificación por aviso Comunicación a la SIC Certificado de Registro Mercantil ó Existencia y Representación Legal

3 Página: 3 Certificado de Proponentes

4 Página: 4 7. DIAGRAMA DE FLUJO

5 Página: 5

6 8. DESCRIPCIÓN DE ES DESCRIPCIÓN DETALLADA Página: Recurso de Reposición y en Subsidio de Apelación contra una inscripción anterior 1 Analizar solicitud Se verifica si existe un registro anterior, que clase de recurso se interpone reposición y en subsidio apelación; o sólo reposición; o sólo apelación, se verifica la fecha de registro, la fecha de presentación de recurso para establecer si se hizo en término, la legitimación para proponer la actuación, etc. 2 Elaborar Acto administrativo que admite recurso y ordena comunicar 3 Actualizar certificado Si el recurso cumple los requisitos de forma se elabora un acto de trámite que admite el recurso (Art. 74 a 77 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) y se ordena comunicar a los interesados. En el sistema de optimización se ingresa al módulo cuya inscripción es objeto de recurso se actualiza el certificado dando publicidad del recurso propuesto y que este se concede en efecto suspensivo. Abogado Asesor Abogado Asesor Actualizador Certificado 4 Comunicar a interesados 5 Elaborar resolución Si es del caso, se certifican los últimos nombramientos ejecutoriados y en firme antes de la inscripción. Se elaboran cartas dirigidas a la persona que propuso el recurso Asistente de Cartas informando su admisión y a las otras personas que pueden verse Registros constancia envío. afectadas con la actuación administrativa interesados para que si lo consideran pertinente se hagan parte dentro de la actuación administrativa. Se les anexa copia del escrito que contiene el recurso. Si el recurso fue admitido y se comunicó a los interesados, se Abogado Asesor Resolución elabora un Acto administrativo que resuelve de fondo el recurso, sea accediendo a la petición o negándolo. Si el recurso no cumple con los requisitos de forma tales como: Término para proponerlo, legitimación para hacerlo, etc, se proyecta una Resolución que rechaza el recurso, no decide de fondo la petición.

7 Página: 7 El acto administrativo debe tener los siguientes elementos: - Descripción de los antecedentes - Las consideraciones o argumentos jurídicos que sustentan la decisión final - La parte resolutiva, en la que se indica cuál es la decisión. - Si se interpone el recurso de apelación, este se concede en el efecto suspensivo para ante la SIC y se ordena la remisión del expediente. 6 Notificar Resolución Si el acto administrativo rechazó el trámite de recurso y se había interpuesto recurso de apelación, se informa que procede recurso de Queja ante la SIC. La decisión de fondo o la que rechaza el recurso debe darse a conocer al usuario, representante o apoderado por los siguientes medios: Notificación Personal: La Asistente de Registros enviará a los interesados en la actuación administrativa dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, una citación a la dirección, número de fax o correo electrónico para que comparezca a esta entidad a recibir la notificación personal, y de dicha diligencia se dejará constancia en el expediente. Si comparece se le notifica personalmente la decisión, se le entrega copia de la Resolución con la anotación de la fecha y hora y si se interpuso recurso de Apelación se concede ante la SIC. Si se rechaza el recurso de Apelación se le informa que procede el recurso de Queja ante la SIC dentro de los cinco (5) días siguientes de la notificación personal. Asistente de Registros Constancia de citación para recibir notificación personal Constancia de citación para recibir notificación personal Acta de notificación personal Constancia de la notificación por aviso Notificación por Aviso: Si no es posible la notificación personal, a pesar de haber agotado todo el procedimiento anterior, dentro de los cinco (5) días siguientes del envío de la citación, se le notifica por aviso. Consiste básicamente en la comunicación de la decisión que adoptó la Cámara por el envío de un aviso a la dirección, al número de fax o al correo

8 Página: 8 electrónico que figure en el expediente. Al aviso se le anexará copia de la providencia, se le informan los recursos que proceden contra esta, el término para proponerlos y ante quién, asimismo se le advertirá que la notificación se considera surtida al finalizar el día siguiente de la entrega del aviso en el lugar de destino. 7 Inscribir resolución 8 Actualizar certificado Si luego del estudio de fondo del asunto, se revoca la decisión inscripción inicial, se ordena el registro de la resolución, con el procedimiento previsto en las RE-DDP-06 Inscripciones de RM y ESAL. El Abogado Asesor verifica que el Abogado Registrador efectúe la inscripción correspondiente. Si la inscripción afecta el certificado, se ingresa al sistema de Optimización en el módulo cuya inscripción se afecta y se procede con la actualización. Abogado Asesor Certificado Expediente Actualizador Certificado 8.2. Recurso de Apelación: 9 Compilar información o documentos a remitir Se integra el expediente con los documentos pertinentes para que la SIC resuelva el recurso de Apelación Estatutos, escrito que contiene recursos, copia del documento inscrito, constancia de la inscripción en el libro, certificado, constancia de la publicidad en medio electrónico, de las comunicaciones a las partes, etc. Abogado Asesor 10 Actualizar certificado Se sigue el procedimiento prescrito en la actividad 7. Actualizador Certificado 11 Remitir expediente a la SIC 12 Resolver Recurso de Apelación Se envía el expediente a la SIC, con carta remisoria de todos los documentos pertinentes para que esta resuelva el recurso. La SIC adelanta el estudio del asunto y decide de fondo la petición, sea confirmando o rechazando el registro. Asistente de Registros Carta remisoria SIC Resolución

9 Página: 9 13 Proceder con la inscripción del documento pertinente Si la SIC revoca la inscripción de la CCMA se ordena el registro de la resolución, con el procedimiento previsto en las RE-DDP-06 Inscripciones de RM y ESAL. El Abogado Asesor verifica que el Abogado Registrador efectúe la inscripción correspondiente. Abogado Asesor Expediente Certificado 14 Anexar resolución al expediente Si la SIC confirma la inscripción de la CCMA se archiva la Resolución en el expediente de la entidad. Asistente de Registros Expediente 15 Actualizar certificado Se sigue el procedimiento prescrito en la actividad 12. Actualizador Certificado 8.3. Queja contra la negativa de conceder el Recurso de Apelación: 16 Analizar recurso de queja y solicitar expediente a CCMA para resolver recurso de queja 17 Analizar documentos a remitir y determinar la actualización del certificado 18 Remitir expediente a la SIC La SIC analiza el recurso de Queja a fin de determinar si cumple con los requisitos de forma. Si el recurso de Queja cumple con los requisitos de forma, ordena a la CCMA que le remita el expediente para resolverlo. Se integra el expediente con los documentos pertinentes para que la SIC resuelva el recurso de Queja copia del documento inscrito, Estatutos, escrito que contiene recurso, etc. SIC Comunicación Expediente Comunicación Abogado Asesor Documentos Se sigue el procedimiento prescrito en la actividad 19. Asistente de Registros Carta remisoria y documentos 19 Actualizar certificado Se sigue el procedimiento prescrito en la actividad 12. Actualizador Certificado

10 8.4. Insistencia para que se realice una Inscripción: Página: Analizar insistencia Ante una solicitud de registro de un acto o documento, la Cámara de Comercio emite una carta de devolución Acto de trámite que no resuelve de fondo la petición del registro en la que hace requerimientos y el usuario insiste en que contrario a lo que manifiesta esta entidad, es procedente el registro del documento o acto sin esas exigencias. Se hace el análisis jurídico del caso, confrontando la carta de devolución con los argumentos presentados en la insistencia, con las disposiciones legales, los estatutos y los antecedentes registrales. 21 Realizar la inscripción Si luego del análisis de fondo del asunto, se decide que es procedente la inscripción del acto o documento, se hace el registro y se sigue el procedimiento conforme a la actividad 11. Abogado de Registro/Jefe Registro Mercantil y Esal /Directora de Registros Abogado de Registro Expediente Certificado 22 Actualizar certificado Se sigue el procedimiento prescrito en la actividad 12 Actualizador Certificado 23 Elaborar Resolución Se elabora acto administrativo que decide de fondo la petición del registro, este debe contener los siguientes elementos: - Descripción de los antecedentes - Las consideraciones o argumentos jurídicos que sustentan la decisión final - La parte resolutiva, en la que se indica cuál es la decisión. - Se informa los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quien debe interponerlos y los plazos para hacerlo. 24 Notificar Resolución La decisión de fondo que decide la insistencia debe darse a conocer al usuario, representante o apoderado con los siguientes requisitos: Notificación Personal: La Asistente de Registros envía a los interesados en la actuación administrativa dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, una citación a la dirección, número de fax o correo electrónico para que comparezca a esta entidad a recibir la notificación personal, y de dicha diligencia se dejará Abogado Asesor Resolución Asistente de Registros Constancia de citación para recibir notificación personal Constancia de citación para recibir notificación personal Acta de notificación personal Constancia de la notificación por

11 Página: 11 constancia en el expediente. Si comparece se le notifica personalmente la decisión, se le entrega copia de la Resolución con la anotación de la fecha y hora los recursos que legalmente procede, las autoridades ante quien debe proponerse y los plazos para hacerlo. aviso Notificación por Aviso: Si no es posible la notificación personal, a pesar de haber agotado todo el procedimiento anterior, dentro de los cinco (5) días siguientes del envío de la citación, se le notifica por aviso. Consiste básicamente en la comunicación de la decisión que adoptó la Cámara por el envío de un aviso a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figure en el expediente. Al aviso se le anexará copia de la providencia, se le informan los recursos que proceden contra esta, el término para proponerlos y ante quién, asimismo se le advertirá que la notificación se considera surtida al finalizar el día siguiente de la entrega del aviso en el lugar de destino. Si contra la resolución se interpone el recurso de Reposición y en Subsidio de Apelación se pasa a la actividad 1. Si contra la resolución sólo se interpone recurso de Apelación se pasa a la actividad 13. Si contra el acto administrativo que rechaza el recurso de Apelación se interpone recurso de Queja ante la SIC se pasa a la actividad 24. Si no se interpone ningún recurso finaliza la actuación administrativa y la resolución que no accede a registro queda en firme. FIN DEL DOCUMENTO