INSTRUCTIVO DOE (Documentación electrónica) Profesora: Yessica Pérez F. Asesor docente Licenciado en Educación. Departamento TIC. Carabineros de chile

Transcripción

1 INSTRUCTIVO DOE (Documentación electrónica) Profesora: Yessica Pérez F. Asesor docente Licenciado en Educación Carabineros de chile

2 2 Índice Contenido Pág. Índice 2 Glosa de términos utilizadas en el instructivo 3 Ingreso al sistema 4 Menú documentación electrónica 4 Nuevo documento 5 Uso Botón jefes 6 Uso Botón Reparticiones 7 Uso botón Cargos 8 Bandeja de entrada 9 Búsqueda de documentos en bandeja de entrada 9 Funciones disponible para el tratamiento de los documentos 10 Responder 11 Tramitar 11 Pendiente 12 Archivar 12 Imprimir 13 Bandeja de enviados 13 Bandeja de salida 14 Documentos pendientes 14 Archivo personal 15 Plazos documentos 15 Rastrear documentos por plazos 16 Rastrear documentos enviados al suscrito 16 Buscar documentos 17 Búsqueda por meses 18 Resultado de la búsqueda 19 Traza de documento 19 Lista de destinatario 20 Control de lectura 21 Subrogante 21 Colaboradores 22 Colaborador que lee documentos y guarda en bandeja de salida 22 Colaborador leer documentos y enviarlos 23 Cambiar contraseña de inicio de sesión y de encriptación 23 Cerrar sesión 24 Perfiles usuarios 24

3 3 Glosa de términos utilizadas en el instructivo 1. Cargos= asociado al cargo que desempeña determinado funcionario. 2. Trazos = es un seguimiento a la documentación 3. CL= control de lectura (al seleccionar esta opción visualizará los destinatarios) 4. N.C.U.= Numero correlativo único. 5. Editar colaboradores= agregar usuarios () 6. = este símbolo indica que un documento es carácter de Informativo 7. = indicador de destinatario principal 8. = indica documento no leído 9. = indica que el documento ha sido leído. 10. =indicador de documento adjunto.

4 4 INGRESO AL SISTEMA Para ingresar al sistema, digitar Rut y clave, la primera vez que se ingresa a la aplicación la clave serán los cinco primeros dígitos del Rut. MENÚ DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA

5 5 NUEVO DOCUMENTO Al crear un nuevo documento, PARA, debe seleccionar al destinatario presionando uno de los TRES botones: Jefes, Reparticiones y Cargos, (estos botones estarán habilitados según corresponda a su perfil), si el documento se envía con informativo debe seleccionar el destinatario a informar, seleccionar la materia, agregar el asunto, Si requiere plazo seleccionar del calendario la fecha, la clasificación por defecto indica ORDINARIO, si el documento es SECRETO, debe seleccionar dicha opción, Adjuntar Archivo si corresponde, redactar el documento y enviarlo o guardar en bandeja de salida, para enviarlo posteriormente. 1.1 Confeccionar un nuevo documento: Seleccionar en PARA, al destinatario en los opciones: Jefes, Reparticiones y Cargos. Según perfil que corresponda. 1.2 Si el documento va con INFORMATIVO seleccione el o los destinatario a informar. 1.3 En rubro MATERIA, seleccione el tema a tratar del documento, de acuerdo a las opciones que le presenta la tabla que se desplegara. 1.4 En ASUNTO, digite el detalle del tema. 1.5 PLAZO, (este es de un superior a un subalterno, cuando es necesario) 1.6 En la opción CLASIFICACIÓN si el documento es de carácter reservado o secreto, pinchar en opción SECRETO.

6 6 El botón correspondiente a Jefes, Permite el envió de documentación electrónica; de Prefecto, Director y Jefe de Departamento Este privilegio está definido solo para el titular del Nodo.

7 7 Dentro de los destinatarios de la documentación electrónica se encuentra el concepto Reparticiones, función que permite la distribución de los documentos entre las oficinas de partes, pertenecientes a una Zona, Dirección, Departamento o Prefectura.

8 8 El botón Cargos está asociado a las labores que desempeña cada uno de los integrantes de una Repartición, al presionar el botón cargos se desplegara la ventana que se muestra a continuación, en la cual debe seleccionar el funcionario asociado al cargo que cumple.

9 9 BANDEJA DE ENTRADA La Bandeja de Entrada contiene todos los documentos recibidos. Esta ventana cuenta con una búsqueda por meses, y botón Refrescar Bandeja, que al ser presionado realiza una actualización para la recepción de documentos. Búsqueda por meses en bandeja de entrada. El sistema en la Bandeja de Entrada le permite buscar los documentos de meses anteriores.

10 10 Mensajes de información que contiene un documento Al abrir un documento tiene cinco alternativas, que serán descritas a continuación:

11 11 Alternativa. 1 Este mensaje le indica que usted dará una respuesta definitiva al documento, más aun si tiene plazo. Alternativa 2 Al presionar el Botón aceptar este documento será re direccionado al destinatario elegido. Las razones pueden ser dos, será asignado o enviado a un subalterno o se enviara una respuesta que no tenga plazo asociado.

12 12 Alternativa 3 Esta alternativa es para guardar momentáneamente un documento, y quitarlo de la bandeja de entrada, para posteriormente dar respuesta o tramitarlo. Alternativa 4 Este mensaje le indica que su documento quedará en su archivo personal.

13 13 Alternativa 5 Este mensaje de advertencia le indica que los documentos no se deben imprimir en forma masiva. BANDEJA DE ENVIADOS En la bandeja de documentos enviados las columnas permiten visualizar indicadores como por ej. El NRO. De documento, el N.C.U. (numero correlativo único), destinatario, el ASUNTO, fecha en que se envió, plazo y el control de lectura (CL).

14 14 BANDEJA DE SALIDA En esta bandeja se situarán todos aquellos documentos, que están en confirmación o listos para ser enviados. NOTA: En esta bandeja puede eliminar un documento si ya no requiere ser enviado. DOCUMENTOS PENDIENTES Un documento será enviado a la bandeja pendientes, si el usuario lo estima necesario, una de las razones puede ser que dicho documento requiere de más información para dar respuesta, o lo deja pendiente para posteriormente retomarlo y enviarlo a su destinatario.

15 15 ARCHIVO PERSONAL En esta bandeja se situarán todos los documentos recepcionados por el usuario, incluyendo aquellos que no se responderán, o que no se realizara ninguna acción sobre ellos. PLAZOS DE DOCUMENTOS En la opción plazos de documentos, permite realizar búsqueda de documentos por meses. Se realizan búsquedas por Plazos Vencidos y Plazos sin Vencer.

16 16 Permite rastrear por documentos enviados al suscrito y enviados por el suscrito. En la siguiente grafica se realizó una búsqueda: en el mes de Septiembre, por plazos vencidos enviados al suscrito.

17 17 BUSCAR DOCUMENTOS A modo de ilustración se describirán algunas opciones de la pantalla de búsqueda de documentos. Botones considerados: =Al seleccionar esta opción le permitirá realizar una búsqueda en todo el nodo, este es privilegio de Directores o Jefes de Reparticiones. = esta opción solo permite búsquedas en la cuenta Personal. Vale decir un documento anterior y uno posterior. N.C.U.: es un parámetro de búsqueda más exacto ya que si conoce el número, se ingresa, luego presionar el botón buscar, y el documento será encontrado inmediatamente. La búsqueda se puede realizar en las Bandejas de: ENTRADA, ENVIADOS, SALIDA, DOC. PENDIENTES Y ARCHIVO PERSONAL. Para una búsqueda más específica, ingresar una referencia del documento en, TEXTO EN DOCUMENTO, Repartición, Cargo, FECHA DESDE, FECHA HASTA y finalmente presionar botón Buscar.

18 18 BÚSQUEDA POR MESES La aplicación en la opción buscar documentos, permite rastrear por meses, como se grafica a continuación:

19 19 RESULTADO DE LA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS Una vez ingresados los parámetros de búsqueda la aplicación arrojara la siguiente información, el NRO. De documento los destinatario, el asunto, las fechas en que se enviaron y guardaron los documentos, la traza donde presionando el botón VER permite visualizar los destinatarios y el CL; permite visualizar el control de lectura. Como se graficara en las siguientes ilustraciones. TRAZA DE DOCUMENTOS. Al presionar el botón, activara la opción DESTINATARIOS.

20 20 Destinatarios En la ventana documento trazado al presionar la opción quien van dirigidos los documentos., visualizara a LISTA de DESTINATARIOS. Al presionar en destinatario la aplicación arrojara la información asociada a los destinatarios, relacionados con el documento.

21 21 : CONTROL DE LECTURA En esta ventana se visualizaran los documentos que han sido leídos, en el ejemplo aquí nos muestra que en este listado los documentos no han sido leído. La opción subrogante, le permite al titular seleccionar a la persona que lo reemplazará cuando por ejemplo, esté haciendo uso de su feriado o este con días de permiso, para realizar esta operación presione el botón subrogante, ingrese el Rut de la persona que lo va a subrogar, presione el botón aceptar. Se hace presente que al efectuar este proceso, usted desaparecerá virtualmente del sistema. Para retomar sus funciones, solo debe solicitar al subrogante que en la opción Subrogante, ingrese su Rut. (Rut, del titular), y presione la botón aceptar. Con lo cual usted (titular), volverá a ser el titular de su Nodo.

22 22 COLABORADORES La opción Colaboradores despliega el listado con los nombres de los colaboradores de aquellos usuarios a los cuales su perfil lo permite. Puede agregar más colaboradores al presionar el botón Editar Colaborador. Al agregar colaboradores solo debe ingresar el Rut del funcionario que le asignara dicho perfil. LEER DOCUMENTOS Y GUARDAR EN BANDEJA DE SALIDA Colaborador que leerá documentos y los guardara en bandeja de salida

23 23 Colaborador creado para LEER DOCUMENTOS Y ENVIARLOS CAMBIAR CONTRASEÑA DE INICIO DE SESIÓN Y DE ENCRIPTACIÓN Al ingresar a la opción Cambiar contraseña, puede modificar su contraseña ingresando la actual e ingresando la nueva contraseña

24 24 Al final del menú se encuentran las opciones Cambiar Contraseñas esta le permitirá modificar la contraseña entregada por el administrador del sistema y por último la opción Cerrar sesión. Perfiles Usuarios de la Documentación Electrónica USUARIO NIVELES DE ACCESO Nº COLABOR. BÚSQUEDA ASIGNACIÓN ADMINIST. JEFES REPARTICIÓN CARGO N SU CUENTA Administradores del sistema TITULAR JEFES REPARTICIÓN CARGO 8 NODO Directores, jefes de zona, jefes de departamentos y prefectos OPU REPARTICIÓN CARGO 30 NODO Jefes of. de partes (altas reparticiones y reparticiones) FISCALÍA REPARTICIÓN CARGO 15 NODO Fiscales Jefes AVANZADO REPARTICIÓN CARGO 8 NODO Subprefectos y excepciones INTERMEDIO CARGO 8 SU CUENTA Excepciones BÁSICO CARGO 0 SU CUENTA Todos los usuarios operadores del sistema GUARDIA DIOSCAR 0 SU CUENTA Guardia de comisarías y tenencias