NORMA TÉCNICA ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 XVIII AYUNTAMIENTO DE ENSENADA SINDICATURA MUNICIPAL CONTRALORÍA INTERNA NORMA TÉCNICA ADMINISTRATIVA No. 2 ANTICIPO DE SALARIOS

2 2 NORMA TÉCNICA ADMINISTRATIVA RELATIVA A ANTICIPO DE SALARIOS C O N T E N I D O PÁGINA Índice 2 Antecedentes 3 Marco Legal 4 Objetivos 6 Dependencias y su área de aplicación 7 Políticas de Operación 10 Descripción de actividades 11 Vigencia y periodos de revisión 14 Anexos 15

3 3 A N T E C E D E N T E S La presente indica los pasos básicos para el otorgamiento de Anticipos de Salarios al personal que labora en la Administración Pública Municipal de Ensenada, y tiene como propósito definir claramente los lineamientos y pasos que las áreas involucradas deben seguir, a fin de agilizar los procedimientos necesarios para tramitar anticipos de salarios y su pronta recuperación. Es importante definir los anticipos de salarios al personal como una prestación no obligatoria. No obstante, el Ayuntamiento, con el afán de apoyar a sus empleados cuando éstos lo requieren, les facilita anticipos sin intereses, deducibles de sus percepciones en un plazo razonable. Las entidades involucradas en la observancia de esta norma técnica serán la Oficialía Mayor, la Tesorería Municipal, el Titular de la Dependencia y en caso necesario el Presidente Municipal, quienes deberán estudiar detenidamente el presente documento y seguir los pasos que en él se indican, cuidando de hacer extensivos los lineamientos que se establecen ante las demás personas que intervienen, para garantizar la correcta aplicación de la norma y la participación tanto de la dependencia como de las personas involucradas. M A R C O L E G A L

4 4 La Sindicatura del XVII Ayuntamiento ha diseñado, y emitido, a través de Contraloría Interna, la presente relativa a Anticipos de Salarios, de observancia obligatoria para la Administración Pública Municipal de Ensenada, con base en los siguientes artículos de la Ley del Régimen Municipal para el Estado de Baja California, Ley Orgánica de la Administración Pública Municipal y el Reglamento Interior para el Ayuntamiento de Ensenada. Ley del Régimen Municipal para el Estado de Baja California Artículo 8. El Síndico Procurador tendrá a su cargo la función de contraloría interna y la procuración de la defensa de los intereses del Ayuntamiento, ostentando en todo caso las siguientes atribuciones: III. Vigilar que la administración de los bienes del Municipio, la recaudación fiscal, los procedimientos administrativos, la ejecución de obras y el ejercicio de los recursos, se realicen conforme a las disposiciones normativas aplicables en la materia, dictando las medidas preventivas correspondientes e imponiendo las sanciones que resulten procedentes, de conformidad con lo dispuesto por la Ley de la materia y la reglamentación municipal Artículo segundo transitorio Los Municipios del Estado deberán adoptar o adecuar la reglamentación de las materias, procedimientos, funciones y servicios públicos de su competencia de conformidad con lo dispuesto por esta ley, en un plazo no mayor de un año, contado a partir de la fecha de su entrada en vigor. Artículo tercero transitorio Se abroga la Ley Orgánica de la Administración Pública Municipal para el Estado de Baja California. En lo conducente, la ley que se abroga será aplicable en aquellos Municipios que no cuenten con los reglamentos a que se refiere el artículo segundo transitorio. Ley Orgánica de la Administración Pública Municipal

5 5 El artículo 58 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Municipal señala El Síndico Procurador del Ayuntamiento tiene a su cargo la función de contraloría interna y procuración de la defensa de los intereses del Ayuntamiento El artículo 55 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Municipal señala: Las comisiones propondrán al Ayuntamiento los proyectos de solución a los problemas de su conocimiento, a efecto de atender todos los ramos de la administración municipal. Reglamento Interior para el Ayuntamiento de Ensenada De acuerdo al artículo 133 del Reglamento Interior para el Ayuntamiento de Ensenada El Síndico Procurador del Ayuntamiento tiene a su cargo la función de Contraloría Interna y procuración de la defensa de los intereses del Ayuntamiento, ejerciendo para tales efectos las siguientes atribuciones: IX. Expedir en coordinación con la dependencia de que se trate y previa aprobación de Cabildo, normas técnicas con carácter de obligatorias que regulen el funcionamiento de los instrumentos, mecanismos y procedimientos de control de la Administración Pública Municipal. Asegurnado el ejercicio del gasto público y la administración de los recursos El artículo 64 del Reglamento Interior para el Ayuntamiento de Ensenada señala: Las comisiones tendrán los siguientes objetivos: I. Presentar al Ayuntamiento las recomendaciones, dictámenes y proyectos de acuerdo sobre los asuntos que les sean turnados por éste. El artículo 70 del Reglamento Interior para el Ayuntamiento de Ensenada señala: Son obligaciones y atribuciones de los Regidores de la Comisión de Hacienda: II. Realizar los estudios, planes y proyectos necesarios para el mejoramiento y fortalecimiento de la Hacienda Municipal;... O B J E T I V O S

6 6 Los objetivos que se persiguen con el establecimiento de la presente Norma son: 1. Establecer un procedimiento sistemático y consistente de otorgamiento de anticipos de salarios, así como de su recuperación a corto plazo. 2. Agilizar los trámites para la aprobación de anticipos de salarios. 3. Llevar un registro completo y actualizado de los empleados que soliciten anticipos. 4. Que el anticipo se realice en forma oportuna y los descuentos sean realizados en los períodos inmediatos para la pronta recuperación de los mismos. 5. Proporcionar información adecuada a las partes involucradas para facilitar el desarrollo del proceso. SECCIÓN 1. DEPENDENCIAS Y ÁREAS DE APLICACIÓN

7 SOLICITANTE El solicitante puede ser todo trabajador de base, de confianza o supernumerario que tiene necesidad económica. Solicita forma de solicitud de anticipos de salarios al Oficial Mayor, procede a llenarla, indicando su nombre, número de empleado según nómina, lugar de adscripción, cantidad solicitada, motivo para solicitar el anticipo, y la firma. Recaba la firma del Titular de la Dependencia donde esté adscrito; recibe de él la solicitud firmada y la presenta en Oficialía Mayor, con el Oficial Mayor. Si su solicitud es rechazada, recibe notificación por escrito al respecto por parte del Oficial Mayor, en cinco días hábiles. Si la solicitud se acepta, recibe notificación y fecha para recoger el cheque, espera hasta la fecha indicada y recibe el cheque del anticipo, firma el pagaré por la cantidad recibida. Recibe su cheque de sueldo con los descuentos propios del préstamo hasta que se liquide totalmente su adeudo. Cuando liquida totalmente su adeudo, recibe el pagaré original que firmó al recibir el anticipo con el sello de pagado OFICIALÍA MAYOR OFICIAL MAYOR A solicitud del empleado, le proporciona forma de solicitud de anticipo de salarios. Recibe la solicitud completa y la analiza. Recibe el estado de cuenta del empleado para verificar que no existe otro adeudo. Si no la autoriza, notifica al solicitante el rechazo. Si la autoriza, consulta al Director de Servicios de Apoyo, para conocer el saldo disponible para anticipos a través del Tesorero Municipal. Solicita la autorización por parte de Tesorero, y si el anticipo de salario es aceptado envía notificación al solicitante indicándole fecha para entrega del anticipo y condiciones de pago. Si el anticipo es rechazado por el Tesorero envía al solicitante notificación negativa fundamentada DIRECTOR DE SERVICIOS DE APOYO Revisa el saldo disponible para anticipos a petición del Oficial Mayor. Abre un expediente para el solicitante y lo archiva temporalmente. Catorcenalmente elabora un estado de anticipos de sueldo donde se indican las personas que han recibido anticipos, con todos sus datos, y el saldo actual. Cuando se trata del último descuento para liquidar la totalidad del anticipo de algún empleado, informa al Contador para la devolución del pagaré original que firma el empleado cuando recibe el anticipo TESORERÍA MUNICIPAL

8 TESORERO MUNICIPAL Recibe Solicitud de Anticipos de Salarios incluyendo este el Certificado de No adeudo y el visto bueno del Oficial Mayor. Verifica si hay recursos disponibles. Informa al Oficial Mayor si el anticipo es aceptado o rechazado. Gira orden al Contador para elaborar el Cheque correspondiente CONTADOR Cuando se lo solicita el Oficial Mayor, revisa el monto disponible en el fondo para anticipos y le reporta el saldo. Recibe la orden para elaborar cheque de anticipos y la autoriza. Elabora el cheque del anticipo y el vale que firmará el empleado. Entrega el cheque al solicitante y recaba la firma en el vale, y lo archiva temporalmente para enviar la póliza del cheque y copia del pagaré al Departamento de Contabilidad para su contabilización. Recibe información de la Dirección de Servicios de Apoyo cuando se trata del último descuento a un empleado con préstamo, y entrega a éste el pagaré original DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Recibe la póliza del cheque entregado y copia del pagaré que firmó el empleado y que le envía el Contador. Afecta la partida contable correspondiente DEPENDENCIA TITULAR Recibe la solicitud de Anticipos de Salarios que le hace llegar el empleado, la firma y devuelve al mismo empleado PRESIDENCIA MUNICIPAL PRESIDENTE MUNICIPAL Recibe oficio de solicitud de anticipo por parte del Oficial Mayor cuando el importe solicitado es superior a $15,000. Infoma al Oficial Mayor si el préstamo es aceptado o rechazado. SECCIÓN 2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

9 9 Las políticas de operación relacionadas con el otorgamiento de Anticipos de Salarios estarán a cargo de la Oficialía Mayor. No obstante, y en función de la correcta aplicación de la presente norma, se establecen las siguientes limitantes: 2.1. No se autoraizará ningún anticipo si no existe la debida autorización del Titular de la Dependencia a la cual está adscrito el solicitante, o si existe un anticipo anterior no liquidado a favor del solicitante. 2.2 El solicitante deberá firmar un pagaré que elaborará el Auxiliar Administrativo de Nóminas del Departamento de Contabilidad por los anticipos otorgados superiores a 5, En caso de que el monto total del anticipo por empleado exceda de $ 15,000 se requerirá además la aprobación del Presidente Municipal. El límite máximo por anticipo que podrá ser otorgado por empleado, será autorizado por la Comisión de Hacienda El monto total de anticipos otorgados en el ejercicio fiscal, que comprende del 1 de enero al 31 de diciembre será el que determine la Comisión de Hacienda antes del 31 de diciembre de cada año aplicable para el próximo ejercicio fiscal. El otorgamiento de anticipos se efectuará de acuerdo con la disponibilidad existente No se elaborará ningún cheque sin previa autorización del Tesorero y orden del Oficial Mayor El monto total del anticipo deberá estar recuperado en su totalidad en un plazo que no exceda de 6 meses a partir de la entrega del mismo y como fecha límite al cierre del ejercicio fiscal (31 de diciembre) en que fue otorgado o en su caso antes del término de la Admistración Cualquier excepción a las políticas establecidas en la presente Norma Técnica Administrativa, invariablemente deberá ser notificada al Síndico Procurador para su visto bueno. SECCIÓN 3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

10 10 NORMA TÉCNICA ADMINISTRATIVA RELATIVA A ANTICIPOS DE SALARIOS ACT PUESTO DEPTO. DEPENDENCIA A C T I V I D A D E S 1 Solicitante - Solicita forma para anticipos de salarios en Oficialía Mayor. 2 Oficialía Mayor Oficialía Mayor - Proporciona forma de solicitud de anticipos de salarios. 3 Solicitante - Llena la solicitud con todos los datos necesarios. 4 Solicitante - Recaba firmas del titular de Dependencia y Secretario General (en su caso). 5 Titular Dependencia y - Recibe solicitud para firma. Sindicato 6 Titular Dependencia y - Firma solicitud. Sindicato 7 Titular Dependencia y - Regresa la solicitud del interesado. Sindicato 8 Solicitante - Recibe la solicitud firmada. 9 Solicitante - Presenta la solicitud completa en Oficialía Mayor. 10 Oficial Mayor Oficialía Mayor - Recibe solicitud completa. 11 Oficial Mayor Oficialía Mayor - Analiza la solicitud y expide certificado de no adeudo. 12 Oficial Mayor Oficialía Mayor - En caso de ser autorizada la solicitud, consulta al Director de Servs. De Apoyo sobre el saldo disponible para anticipos de salarios. 13 Director de Servicios de Apoyo 14 Director de Servicios de Apoyo Oficialia Mayor -Revisa el saldo disponible para anticipos de salarios. Oficialía Mayor -Proporciona información al Oficial Mayor. 15 Oficial Mayor Oficialía Mayor -Recibe información, en caso de existir saldo disponible remite oficio de solicitud de anticipos de salarios al Tesorero. 16 Tesorero Tesorería Municipal - Recibe solicitud de anticipos de salarios y Certificado de No Adeudo.

11 11 ACT PUESTO DEPTO. DEPENDENCIA A C T I V I D A D E S 17 Tesorero Tesorería Municipal -Verifica si hay recursos disponibles. 18 Tesorero Tesorería Municipal -Informa al Oficial Mayor si el anticipo es aceptado o rechazado. 19 Oficial Mayor Oficialía Mayor -Recibe información. Si no es autorizada se notifica al solicitante 20 Solicitante - Recibe notificación negativa fundamentada. 21 Oficial Mayor Oficialía Mayor -Envía notificación al solicitante. Indicándole fecha para entrega del anticipo y condiciones de pago. 22 Solicitante -Recibe notificación y fecha para recoger el cheque. 23 Solicitante -Espera hasta la fecha indicada. 24 Oficial Mayor Oficialía Mayor -Gira orden al Dir. de Servicios de Apoyo para que abra expediente. 25 Director de Oficialía Mayor -Abre expediente. Servicios de Apoyo 26 Tesorero Tesorería Municipal -Gira orden al Contador para elaborar cheque. 27 Contador (A través del Auxiliar Administrativo de Nóminas) 28 Contador (A través del Auxiliar Administrativo Tesorería Municipal Tesorería Municipal - Se elabora el cheque y el pagaré que firmará el empleado. - Entrega el cheque y recaba firma en el pagaré. de Nóminas) 29 Solicitante - En la fecha indicada, recibe el cheque del anticipo y firma el vale respectivo. 30 Contador (A través del Auxiliar Administrativo de Nóminas) Tesorería - Envía póliza de cheque y vale a contabilidad para su contabilización. 31 Contador Contabilidad Tesorería - Recibe póliza de cheque y vale firmado por el empleado.

12 12 ACT PUESTO DEPTO. DEPENDENCIA A C T I V I D A D E S 32 Contador Contabilidad Tesorería - Afecta la partida contable correspondiente. 33 Director de Servicios de Apoyo 34 Director de Servicios de Apoyo 35 Director de Servicios de Apoyo Oficialía Mayor Oficilía Mayor Oficialía Mayor - Elabora estado de anticipos de salarios correspondiente. - Elabora estado de anticipos de salarios catorcenalmente. - Descuenta por nómina el monto del anticipo de salarios, a pagar en seis meses. 36 Contador (A través del Auxiliar Administrativo de Nóminas) Tesorería Municipal - Entrega cheque de su sueldo con descuento. 37 Solicitante - Recibe cheque de sueldo con descuento. 38 Director de Servicios de Apoyo Oficialía Mayor - En caso de ser el último descuento, informa a contabilidad para devolución de pagaré original. 39 Contador (A través del Auxiliar Administrativo de Nóminas) Tesorería Municipal - Recibe información y entrega pagaré original. 40 Solicitante - Recibe pagaré original. T E R M I N A. SECCIÓN 4. PERÍODO DE REVISIÓN y VIGENCIA Esta Norma Técnica será actualizada por la Sindicatura en atención a las necesidades de la Dependencia, tomando en cuenta las sugerencias y

13 13 observaciones manifestadas por las dependencias involucradas. Por consiguiente, dichas sugerencias y observaciones serán dirigidas al Síndico. La presente entrará en vigor el día, y permanecerá vigente en tanto no se emita una nueva versión de la misma.

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