UNIVERSIDADES DEL ESTADO FORMATO INFORMES PRESUPUESTARIOS

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Hugo Bustos de la Cruz
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1 UNIVERSIDADES DEL ESTADO FORMATO INFORMES PRESUPUESTARIOS

2 CONTROL DE VERSIONES VERSIÓN FECHA CAMBIOS Primera versión del documento. Página 2 de 13

3 ÍNDICE I. INFORMES A ENVIAR A CGR... 4 II. NOMBRES DE INFORMES... 5 III. ESTRUCTURA INFORMES CSV ESTADO DE SITUACIÓN PRESUPUESTARIA... 6 IV. ANEXOS ANEXO 1: TABLAS DE CODIFICACIÓN ANEXO 2: OPCIÓN PARA GENERAR ARCHIVO CSV Página 3 de 13

4 I. INFORMES A ENVIAR A CGR El listado de informes a enviar a CGR correspondientes al tipo de informe Presupuestario son: INFORME CÓDIGO TIPO DE ARCHIVO Estado de Situación Presupuestaria U6 CSV ENVÍOS Al 31 de marzo Al 30 de junio Al 30 de septiembre Al 31 de diciembre Al 31 de diciembre (BEP) Balance de Ejecución Presupuestaria U4 PDF Al 31 de diciembre (BEP) Página 4 de 13

5 II. NOMBRES DE INFORMES a. El nombre para el informe CSV presenta la siguiente estructura: Código de Informe + Entidad + Moneda + Período + Ejercicio. csv Ejemplo: U P csv b. El nombre para el informe PDF presenta la siguiente estructura: Código de Informe + Entidad + Moneda + Período + Ejercicio. pdf Ejemplo: U P pdf Dónde: TIPO DE REGISTRO TIPO DE DATO CONTENIDO Código de Informe Entidad Alfanumérico Corresponde al código asignado al informe. (Ver Anexo 01: Tabla N 02) Corresponde al código CGR asignado a la Universidad. (Ver Anexo 01: Tabla N 01) Moneda Alfanumérico P : Pesos Período Ejercicio Corresponde al período al cual pertenece la información a enviar. (Ver Anexo 01: Tabla N 03) Corresponde al ejercicio contable al cual pertenece la información a enviar. Por ejemplo: Ejemplos de nombres correctos son: U P csv Informe Estado de Situación Presupuestaria U P pdf Informe Balance de Ejecución Presupuestaria NOTAS: 1. El tamaño máximo permitido para los informes de tipo CSV es de 512 KB. 2. El tamaño máximo permitido para los informes de tipo PDF es de 2 MB. Página 5 de 13

6 III. ESTRUCTURA INFORMES CSV 1. ESTADO DE SITUACIÓN PRESUPUESTARIA El informe Estado de Situación Presupuestaria corresponde a un informe CSV, que se conforma de dos secciones: Cabecera y detalle. En cada sección, los valores de los campos deben ir separados por ; (punto y coma). Información de Cabecera: CAMPO TIPO DE DATO CONTENIDO Entidad Corresponde al código CGR asignado a la Universidad. (Ver Anexo 01: Tabla N 01) Período Corresponde al período al cual pertenece la información a enviar. (Ver Anexo 01: Tabla N 03) Ejercicio Corresponde al ejercicio contable al cual pertenece la información a enviar. Por ejemplo: Número de Líneas de Detalle Corresponde al total de líneas de la sección Información de Detalle. (no se debe incluir línea de cabecera) Código Informe Alfanumérico Corresponde al código asignado al informe: U6 Ejemplo: ;06;2016;376;U6 Información de Detalle: TIPO DE REGISTRO TIPO DE DATO CONTENIDO Tipo de Registro Código Clasificador Denominación Presupuesto Vigente Ejecución Acumulada ENE-MAR Ejecución Acumulada ENE-JUN Ejecución Acumulada ENE-SEP Ejecución Acumulada ENE-DIC Alfanumérico Alfanumérico Corresponde a valor numérico que indica si el Código Clasificador a informar corresponde a un ingreso o gasto. (1: Ingresos; 2: Gastos) Corresponde al código del Clasificador Presupuestario del Decreto N 180 del Ministerio de Hacienda. (Ver Tabla N 3) Corresponde a la glosa del Código Clasificador ingresado en la columna anterior. Corresponde al presupuesto inicial aprobado por la autoridad competente, más las modificaciones efectuadas durante el ejercicio. Corresponde informar los ingresos/gastos presupuestarios efectivamente percibidos/pagados al 31 de marzo del ejercicio, por cada concepto que corresponda. Corresponde informar los ingresos/gastos presupuestarios efectivamente percibidos/pagados al 30 de septiembre, por cada concepto que corresponda. Corresponde informar los ingresos/gastos presupuestarios efectivamente percibidos/pagados al 31 de diciembre, por cada concepto que corresponda. Corresponde informar los ingresos/gastos presupuestarios efectivamente percibidos/pagados al 30 de junio, por cada concepto que corresponda. Página 6 de 13

7 Ejemplo: 1; 1.3.1; DERECHOS BASICOS DE MATRICULA; ; ; NOTAS: 3. Es importante evitar el uso de ; (punto y coma) en todos los campos del archivo, ya que el sistema lo tomará como separación de campos. 4. Sólo se deben informar los códigos presupuestarios del Clasificador Presupuestario que están al último nivel de imputación. Las agregaciones de montos no deben ser informadas. 5. Los montos no deben contener vacíos, sino que deben ingresarse como 0 en caso de no tener valor, con excepción del Saldo Inicial de Caja y el Saldo Final de Caja, los cuales no presentan ejecución de presupuesto, por lo que se deben informar vacíos en las columnas de Ejecución Presupuestaria. 6. Cada informe es acumulativo, es decir, por ejemplo el informe de diciembre debe incluir el detalle de los montos ejecutados para las columnas ENE-MAR, ENE-JUN y ENE-SEP además, de la ENE-DIC. Página 7 de 13

8 IV. ANEXOS 1. ANEXO 1: TABLAS DE CODIFICACIÓN Tabla N 01: Código C.G.R. asignado a Universidades NOMBRE CÓDIGO Universidad de Tarapacá Universidad Arturo Prat Universidad de Antofagasta Universidad de Atacama Universidad de La Serena Universidad de Valparaíso Universidad de Playa Ancha de Ciencias de la Educación Universidad Metropolitana de Ciencias de la Educación Universidad de Santiago de Chile Universidad Tecnológica Metropolitana Universidad de Chile Universidad de Talca Universidad del Bío-Bío Universidad de La Frontera Universidad de Los Lagos Universidad de Magallanes Universidad de O Higgins Universidad de Aysén Tabla N 02: Código C.G.R. asignado a Informes a remitir TIPO DE INFORME INFORME EXTENSIÓN CÓDIGO Financiero - Contable Presupuestario Fondo Solidario Crédito Universitario Balance de 8 Columnas CSV U0 Estado de Situación Financiera CSV U1 Estado de Resultado CSV U2 Estados Financieros Auditados PDF U3 Cédula de Clasificación CSV U5 Estado de Situación Presupuestaria CSV U6 Balance de Ejecución Presupuestaria PDF U4 Balance de 8 Columnas CSV F0 Estados Financieros Preliminares PDF F1 Estados Financieros Auditados PDF F3 Cédula de Clasificación CSV F4 Tabla N 03: Código asignado a períodos PERÍODO CÓDIGO Información a Marzo 03 Información a Junio 06 Información a Septiembre 09 Información a Diciembre 12 Información a Diciembre (BEP) 13 Página 8 de 13

9 Tabla N 03: Clasificador Presupuestario Decreto N 180 Cuentas de Ingreso: TIPO DE CUENTA CÓDIGO CLASIFICADOR DENOMINACIÓN VENTA DE BIENES Y SERVICIOS RENTA DE INVERSIONES DERECHOS BASICOS DE MATRICULA ARANCELES POR PAGO DIRECTO ARANCELES DE POST GRADO ACTIVOS FISICOS ACTIVOS FINANCIEROS DEL SECTOR PRIVADO DE ORGANISMOS DEL SECTOR PUBLICO Y ENTIDADES PUBLICAS INTERNO EXTERNO PROVEEDORES APORTE FISCAL DIRECTO APORTE FISCAL INDIRECTO PAGARES UNIVERSITARIOS DE LA TESORERIA GENERAL DE LA REPUBLICA RECUPERACION DE PRESTAMOS POR CREDITO FISCAL PRESTAMOS INCISO TERCERO, ARTICULO 70, LEY OTROS PRESTAMOS 1 7 OTROS INGRESOS LEYES ESPECIALES 1 8 SALDO INICIAL DE CAJA NOTA: Los conceptos deben informarse en mayúscula y sin tildes. Página 9 de 13

10 Cuentas de Gasto: TIPO DE CUENTA CÓDIGO CLASIFICADOR DENOMINACIÓN DIRECTIVOS ACADEMICOS NO ACADEMICOS HONORARIOS VIATICOS HORAS EXTRAORDINARIAS JORNALES APORTES PATRONALES CONSUMOS BASICOS MATERIAL DE ENSEÑANZA SERVICIO DE IMPRESION, PUBLICIDAD Y DIFUSION ARRIENDO DE INMUEBLES Y OTROS ARRIENDOS GASTOS EN COMPUTACION OTROS SERVICIOS CORPORACIONES DE TELEVISION BECAS ESTUDIANTILES FONDOS CENTRALES DE INVESTIGACION FONDOS CENTRALES DE EXTENSION CONSEJO DE RECTORES CENTROS DE ALUMNOS OTROS CUMPLIMIENTO ART. 113 LEY N MAQUINARIAS Y EQUIPOS VEHICULOS TERRENOS Y EDIFICIOS PROYECTOS DE INVERSION OPERACIONES DE LEASING PRESTAMOS INCISO TERCERO, ARTICULO 70 LEY N OTROS PRESTAMOS COMPRA DE TITULOS Y VALORES INTERESES AMORTIZACIONES INTERESES AMORTIZACIONES PROVEEDORES 2 7 COMPROMISOS PENDIENTES 2 8 SALDO FINAL DE CAJA NOTA: Los conceptos deben informarse en mayúscula y sin tildes. Página 10 de 13

11 2. ANEXO 2: OPCIÓN PARA GENERAR ARCHIVO CSV Un archivo CSV es un tipo de documento que permite representar datos en formato de tabla, en las que el carácter ; (punto y coma) genera la separación entre columnas, permitiendo de esta forma reconocer los valores de los campos que se informan. Una de las opciones existentes para generar un archivo CSV es utilizar la herramienta Microsoft Excel, la cual permite guardar una tabla como un archivo CSV. Para esto se deben realizar los siguientes pasos: 1. Generar en Microsoft Excel el informe con el formato solicitado por CGR en este documento. Ejemplo: Formato Estado de Situación Presupuestaria Página 11 de 13

(Punto I del documento) y seleccionando la opción en el

12 2. Guardar el archivo mediante opción Guardar Como respetando el formato definido para el nombre del archivo (Punto I del documento) y seleccionando la opción en el filtro Tipo: CSV (delimitado por comas) (*.csv). Página 12 de 13

13 Con estos pasos, ya se ha generado el archivo CSV mediante la aplicación Microsoft Excel. No obstante esto, se deben tener ciertas precauciones con el archivo generado. El sistema reconoce que un ; (punto y coma) indica la existencia de un campo más informado a continuación de éste. Por este motivo, se debe revisar que el informe generado no cuente con punto y coma adicionales a los que corresponde de acuerdo al formato de cada informe. Esto tanto para la línea de cabecera como la de detalle. El archivo Excel a partir del cual se genera el archivo CSV no debe contener títulos de columnas, sino que sólo los valores de cada columna (Cabecera y Detalle). Página 13 de 13

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