Estructura Desglosada del Trabajo (EDT)

Transcripción

1 Página 1 de 9 Estructura Desglosada del Trabajo (EDT) Qué es la EDT? La EDT (Estructura Desglosada de Trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure) es una herramienta técnica que consiste en la descomposición jerárquica del trabajo para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. La EDT organiza y define el alcance total del proyecto, por eso constituye el primer paso en la planificación de un proyecto. La creación de la EDT no es trabajo de una sola persona. Para lograr una efectiva EDT se necesita contar con la participación de los miembros del equipo de proyecto para que se pueda identificar los componentes de la EDT según el tipo de trabajo. El líder, junto con el equipo, los stakeholders y los expertos que conocen los temas del proyecto, debe desglosar todas las actividades siguiendo un orden jerárquico que permita establecer la relación de cada actividad con la meta final del proyecto. Propósito e importancia de la EDT El propósito de la EDT es definir el trabajo de manera jerárquica, describiendo los entregables y tareas que deben realizarse en el proyecto, para que pueda ser utilizada como una herramienta de trabajo diario y no como un documento que se actualiza una vez por año para demostrar una serie de actividades llevadas a cabo que justifican los gastos del proyecto. Establece la estructura de partidas de trabajo entregables de lo general a lo particular para definir el alcance total del proyecto. Es la columna vertebral que establece a nivel general las estructuras del programa y el costo. La importancia de utilizar una EDT se puede resumir en los siguientes beneficios: - Ayuda a establecer una correlación de cada actividad con la meta final del proyecto. - Identifica el 100% de trabajo requerido para llevar a cabo el proyecto. - Permite estimar tiempo y costo del trabajo. - Apoya en el proceso de verificación del alcance del proyecto. - Organiza el trabajo del proyecto. - Es un insumo fundamental para los próximos pasos de planeación: creación del cronograma y curva S de recursos. Crear la EDT Es el proceso que consiste en subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado en el alcance del proyecto. El trabajo planificado

2 Página 2 de 9 está contenido en el nivel más bajo de los componentes de la EDT, denominados paquetes de trabajo. Un paquete de trabajo puede ser programado, monitoreado, controlado, y su costo puede ser estimado. Crear la EDT: Herramientas y Técnicas Descomposición Es la subdivisión de los entregables del proyecto en componentes más pequeños y más manejables, hasta que el trabajo y los entregables queden definidos al nivel de paquetes de trabajo. Implica las siguientes actividades: Identificar y analizar los entregables y el trabajo relacionado Estructurar y organizar la EDT Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT Verificar que el grado de descomposición del trabajo sea el necesario y suficiente Crear la EDT: Salidas 1. EDT La EDT es una descomposición jerárquica, basada en los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos, con cada nivel descendente de la EDT representando una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto. 2. Diccionario de la EDT Es un documento generado por el proceso Crear la EDT, cuya función es respaldar la EDT. El diccionario de la EDT proporciona una descripción más detallada de los componentes de la EDT.

3 Página 3 de 9 3. Línea Base del Alcance La línea base del alcance es un componente del plan para la dirección del proyecto. Los componentes de la línea base del alcance incluyen: La declaración del alcance del proyecto. Incluye la descripción del alcance del producto y los entregables del proyecto, y define los criterios de aceptación establecidos por el usuario del producto. La EDT. Define cada entregable y su descomposición en paquetes de trabajo. El diccionario de la EDT. Contiene una descripción detallada del trabajo y documentación técnica acerca de cada elemento de la EDT.

4 Página 4 de 9 Componentes Una EDT debe contener los siguientes elementos: 1. Objetivo del proyecto: el impacto esperado de los componentes del proyecto. 2. Componentes: el conjunto de outputs agrupados según su naturaleza. 3. Productos o Outputs: el resultado de los entregables del proyecto. 4. Entregables: los servicios o productos que produce el proyecto mediante la ejecución de los paquetes de trabajo. Una EDT debe ser lo suficientemente detallada como para poder asignar el trabajo a terceros fácilmente y poder monitorear su estado de manera adecuada. Para determinar si se ha logrado este nivel de claridad, las variables de tiempo y costos deberían ser fácilmente identificables; si esta regla no se cumple, se debe subdividir aún más hasta que sea útil para estimar tiempos y costos. 5. Paquetes de trabajo: grupo de actividades/tareas que se realizan para lograr los entregables del proyecto. 6. Actividades/tareas: las unidades de trabajo. Información que debe contener cada elemento EDT La siguiente información se recoge en los "Conceptos" de Presto: - El alcance. - Las fechas de inicio y finalización. - El presupuesto. - El responsable. Objetivo del EDT: Reducir el proyecto a tareas que, individualmente puedan ser definidas, presupuestadas, planificadas, asignadas y controladas Ventajas EDT: - Buena definición del trabajo (especificación) - Asignación de recursos necesarios - El esfuerzo requerido para su realización - Coste total y coste por tarea - Un programa de trabajo por periodos (p.e., semanal) - Asignación de responsabilidades - Una visión global del alcance del proyecto

5 Página 5 de 9 EJEMPLOS DE EDT

6 Página 6 de 9 Estructura de partidas de trabajo entregables, actividades y tareas para establecer y controlar el Programa de Proyecto.

7 Página 7 de 9 - Los elementos de la EDT o partidas de trabajo se refieren a entregables (son elementos tangibles). - Las actividades y tareas son las acciones requeridas para crear estos entregables. Estructura partidas de trabajo entregables, cuentas y sub-cuentas para establecer y controlar los costos del proyecto.

8 Página 8 de 9 Importancia de identificar las tareas - Las tareas generalmente implican recursos, ejecutando acciones durante un cierto período de tiempo. - Por lo tanto son la base para la programación del tiempo, la estimación de los costos del proyecto y las necesidades de recursos. - No todas las tareas consumen recursos (humanos, materiales, monetarios, etc.) pero todas requieren tiempo. EJEMPLO: - La actividad de fraguado y resistencia del concreto. - El tiempo requerido para que SETENA otorgue los permisos ambientales. - El tiempo que tarda un embarque de equipos en llegar al puerto. Lista de actividades Incluye las actividades necesarias para el proyecto. - Debe incluir un identificador y una descripción del alcance del trabajo. - Colocar 100 m de tubería de PVC - Visitar 5 posibles botaderos de material - Adquirir 2 vibradores. Atributos de la actividad: información adicional relacionada con la actividad, tal como: - Restricciones de tiempo o fechas - Recursos requeridos - Unidad de medición - Responsable de ejecución

9 Página 9 de 9 - Prioridad - Actividades predecesoras y sucesoras - Adelantos o atrasos - Forma de prorrateo - Cualquier otra información de interés para clasificar la actividad, desarrollar la planificación, reportar, controlar, estimar costos, etc. Lista de hitos: Debe tenerse en cuenta los eventos importantes. - Ejemplos: - Fin de la primera fase de colado del concreto - Llegada del experto japonés - Inicio de llenado del embalse - Entrada del verano Secuencia de las actividades El establecimiento de las relaciones de secuencia de las actividades es necesario con el fin de: - Confirmar que se identificaron todas las actividades requeridas de realizar en cada entregable. - Lograr un mejor entendimiento del alcance y complejidad del trabajo por realizar. - Establecer una red de actividades que indiquen el flujo del trabajo a realizar. - Establecer las posibles fechas de inicio y fin de las actividades. - Estimar las fechas estimadas de cumplimiento de los hitos. - Base para el análisis temporal del uso de recursos, costos, necesidades de financiamiento, etc. - Base para la determinación de la ruta crítica. Referencias l_trabajo.html Rodolfo Siles, PMP y Ernesto Mondelo, PMP, Guía de Gestión de Proyectos para Resultados PM4R, 2ª edición, BID-INDES,