Configuración y respaldo de correos electrónicos bajo Microsoft Outlook

Transcripción

1 Configuración y respaldo de correos electrónicos bajo Microsoft Outlook Elaborado por: Carlos Tenorio carlos [punto] tenorio [arroba] camposreyeros [punto] com Creado el: 19/03/2013 Última actualización: 19/03/2013 El presente documento es una guía general sobre como llevar a cabo la configuración y respaldo adecuado de correos electrónicos en los equipos bajo los clientes de Outlook en sus versiones Express, 2007 y Este documento asume que se tiene instalado en el equipo a configurar alguno de los clientes de correo mencionado, así como también que se cuenta con un usuario y contraseña válido para el proceso.

2 Configuración de correo en Outlook Express Paso 1.- Si el asistente de configuración de correo no se inicia dar un clic en Configurar una cuenta de correo Paso 2.- Una vez iniciado el asistente aparecerá una ventana en la que debemos poner el Nombre para mostrar. Este nombre es el que aparecerá en la bandeja de entrada cuando enviemos un coreo a otra persona. El nombre que se sugiere colocar en esta sección en caso de una tienda es Sucursal [nombre de la tienda] para unificar información.

3 Paso 3.- Se debe definir la Dirección de correo electrónico por medio del cual se enviará el correo (también será la dirección de respuesta del correo). En este espacio se debe ingresar la cuenta de correo de la sucursal o usuario de forma completa, por ejemplo: administrador@camposreyeros.com. Paso 4.- A continuación debemos ingresar los parámetros del servidor de correo entrante, el cual debe corresponder con el protocolo POP3 y cuya dirección de servidor debe ser mail.camposreyeros.com. Por su parte la dirección del servidor de correo saliente (SMTP) debe ser la misma.

4 Paso 5.- En la siguiente ventana de configuración deben establecerse el Nombre de la cuenta y la Contraseña de correo a configurar. El valor de Nombre de la cuenta debe corresponder con la dirección de correo. Opcionalmente, puede habilitarse la opción Recordar contraseña, aunque NO se recomienda. Paso 6.- Con la información anterior se ha llevado a cabo una configuración básica de correo electrónico, aunque es necesario ajustar unos valores adicionales para que el correo electrónico sea completamente funcional. Damos un clic en Finalizar para continuar. Paso 7.- Ingresamos al menú Herramientas y elegimos la opción Cuentas...

5 Paso 8.- De la ventana que aparece elegimos la cuenta de correo que aparezca del listado en la pestaña de Todo y damos un clic al botón de Propiedades. Paso 9.- En la ventana de propiedades que aparece nos posicionamos en la pestaña de Servidores y debemos activar la opción Mi servidor requiere autenticación. NOTA: Esta opción de suma importancia ya que de lo contrario no se podrá enviar correo y aparecera un error de Relay access denied. Paso 10.- Posteriormente nos colocamos en la pestaña de Opciones avanzadas para ajustar el valor del puerto para envío (SMTP) el cual debe tener el número 9025 para envío de correo de forma exitosa. Si se detecta una configuración con el valor por defecto de 25 debe ajustarse al valor de 9025 aún cuando pueda enviar correo.

6 Es importante habilitar la opción Mantener una copia de los mensajes en el servidor y Quitar del servidor después de XX día(s) y ajustarlo a 60 para tener un respaldo de dos meses de los correos y también para no saturar los recursos del servidor. Damos un clic al botón Aceptar para continuar. Configuración por defecto Configuración opcional

7 Paso 10 (opcional).- Si se decide trabajar sobre SSL para utilizar una conexión segura, deben de habilitarse las casillas El servidor requiere una conexión segura (SSL) y ajustar los valores de los puertos con los valores 465 para SMTP y 995 para POP3. Paso 11.- Finalmente damos un clic en el botón de enviar y recibir para verificar la configuración o por medio de la combinación de teclas Ctrl + M.

8 Respaldo de correos en Outlook Express Paso 1. Iniciamos la aplicación de correo electrónico Outlook Express 6 Paso 2. Una vez iniciada la aplicación elegimos del menú la opción Herramientas y del menú desplegable que aparece damos un clic en Opciones... Paso 3. De la ventana emergente, elegimos la pestaña mantenimiento y damos un clic sobre el botón Carpeta almacén...

9 Paso 4. La ventana que aparece, muestra una ruta en donde los correos electrónicos se almacenan. Es necesario copiar esta ruta hasta donde dice Microsoft y una vez copiada podemos cerrar la ventana actual. Un ejemplo de la ruta mencionada es la siguiente: C:\Documents and Settings\carlos\Configuración local\datos de programa\identities\{701a69739b17-4eff-ba07-09a693b9caaa}\microsoft Paso 5. Con la ruta anterior identificada, abrimos el Explorador de Windows y la copiamos en la barra de direcciones para acceder a la carpeta. Debemos ver una carpeta llamada Outlook Express, la cual debemos copiar a algún lugar seguro o ubicación de respaldo. Si los pasos anteriores fueron ejecutados correctamente, ya se cuenta con un respaldo de los correos electrónicos. Es importante mencionar que este documento no contempla respaldo de contactos y es únicamente de correos electrónicos.

10 Configuración de correo en Outlook 2007 Paso 1.- Si el asistente de configuración de correo no se inicia dar un clic en el menú Herramientas y posteriormente seleccionar Configuración de la cuenta... Paso 2.- De la ventana de configuración de la cuenta estando en la pestaña Correo electrónico damos un clic en el botón de Nuevo...

11 Paso 3.- Para continuar debemos dar un clic sobre la opción Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales, ya que no será posible hacerse de forma automática. Paso 4.- De las opciones que aparecen en la ventana siguiente debemos elegir Correo electrónico de Internet y dar un clic en siguiente.

12 Paso 5.- En la siguiente ventana debemos configurar las opciones principales de la cuenta como son : Su nombre. Nombre que aparecerá cuando enviemos un correo. Dirección de correo. La cuenta principal de correo electrónico completo, por ejemplo administrador@camposreyeros.com Tipo de cuenta. Protocolo de correo a utilizar, el cual siempre será POP3. Servidor de correo entrante y saliente. Dirección del servidor para el envío y recepción de correo que en ambos casos será mail.camposreyeros.com. Nombre de usuario y contraseña: Información de acceso a nuestra cuenta en el servidor, en este caso corresponde con nuestra cuenta de correo. El caso particular de Recordar contraseña puede dejarse activa aunque se RECOMIENDA que este valor no se active por cuestiones de seguridad. Hasta este punto se tiene la configuración básica para el envío de correo sin embargo es necesario ajustar ciertos valores para que el envío sea exitoso, por lo tanto, es necesario dar un clic en Más configuraciones... para continuar Paso 6.- En la ventana de Configuración de correo electrónico de internet que aparece nos posicionamos en la pestaña de Servidor de salida y debemos activar la opción Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación. NOTA: Esta opción de suma importancia ya que de lo contrario no se podrá enviar correo y aparecera un error de Relay access denied. La opción de Utilizar la misma configuración que mi servidor de correo de entrada debe quedar activada.

13 Paso 7.- Posteriormente nos colocamos en la pestaña de Avanzadas para ajustar los números de puerto del servidor en donde para el Servidor de entrada (POP3) debe tener el valor por defecto de 110 y para el Servidor de salida (SMTP) debe tener el valor Si se detecta una configuración con el valor por defecto de 25 debe ajustarse al valor de 9025 aún cuando pueda enviar correo.

14 Es importante habilitar la opción Mantener una copia de los mensajes en el servidor y Quitar del servidor después de XX día(s) y ajustarlo a 60 para tener un respaldo de dos meses de los correos y también para no saturar los recursos del servidor. Damos un clic al botón Aceptar para continuar. Paso 7 (opcional).- Si se decide trabajar sobre SSL para utilizar una conexión segura, deben de habilitarse las casillas El servidor requiere una conexión segura (SSL) y ajustar los valores de los puertos con los valores 465 para SMTP y 995 para POP3. Paso 8.- Con la información anterior se ha llevado a cabo una configuración completa de correo electrónico, por lo que basta con dar un clic al botón Finalizar para continuar.

15 Paso 9. Por último debemos verificar que el envío y recepción de correo no presente error alguno dando un clic en el botón de Enviar y recibir... y asegurarse de que no hay algún error. En medida de lo posible podría hacerse una prueba de envío y recepción de correo para garantizar el funcionamiento del mismo.

16 Respaldo de correos en Outlook Express 2007 Paso 1. Iniciamos la aplicación de correo electrónico Microsoft Office Outlook 2007 Paso 2. Una vez iniciada la aplicación elegimos del menú la opción Archivo y del menú desplegable que aparece damos un clic sobre Importar y exportar... Paso 3. En la ventana que se muestra debemos elegir la opción Exportar a un archivo. Damos un clic en el botón Siguiente para continuar.

17 Paso 4. De las opciones para exportar archivo damos un clic a la opción Archivo de carpetas personales (.pst) y damos un clic en Siguiente para continuar. Se elige la opción anterior dado que Outlook, lleva a cabo al administración del correo electrónico por medio de un archivo cuya extensión es PST. En este archivo Outlook almacena entre otras cosas nuestros correos electrónicos y sus archivos adjuntos. Por cuestiones de diseño del programa este archivo no debe superar el tamaño mayo a 4 Gb, porque puede presentar problemas. Con este archivo podemos migrar nuestros correos electrónicos de un programa de Outlook a otro. Paso 5. La siguiente ventana muestra todas las carpetas con componen nuestro correo electrónico y que podemos respaldar. En esta ventana nos posicionaremos en el nivel mas alto, sobre la opción Carpetas personales (o cualquiera que sea el nombre de nuestra carpeta) y a su vez activamos al opción Incluir subcarpetas y damos un clic en Siguiente para continuar. En este punto podemos elegir solo una carpeta a respaldar de las listadas en la ventana, pero se recomienda respaldar todo el contenido.

18 Paso 6. Posteriormente se muestra una venta en donde debemos elegir el nombre del archivo con que se guardará nuestro respaldo así como su ruta. Damos un clic en el botón Examinar para elegir la carpeta de destino y nombre. En la sección de opciones dejamos seleccionamos Reemplazar duplicados con los elementos exportados y damos un clic en el botón de Finalizar para continuar. Las tres alternativas a elegir dentro de la sección Opciones no tienen gran significado cuando el archivo PST es creado por primera vez y solo tienen efecto cuando se crea un respaldo sobre el mismo archivo o el archivo de Outlook principal. Por esta razón no tienen efecto significativo en le proceso. Paso 7. Finalmente, es necesario agregar un par de opciones al archivo recién creado para finalizar. Escribimos un nombre en el espacio correspondiente, con el objetivo de identificar el respaldo, si este es restaurado. De la misma forma contamos con un par de campos para agregar una contraseña al archivo de correos. Damos un clic en el botón Aceptar para concluir el respaldo. Nota: Se debe ser cuidadoso al asignar la contraseña al respaldo ya que de no recordarla al intentar restaurarla, no podremos cargar el respaldo creado.

19 Si los pasos anteriores fueron ejecutados correctamente, ya se cuenta con un respaldo de los correos electrónicos en un archivo pst que puede ser restaurado en cualquier instalación de Outlook 2007 o Superiror.

20 Configuración de correo en Outlook 2010 Paso 1.- Si el asistente de configuración de correo no se inicia debemos seleccionar la pestaña de Archivo y posteriormente un clic en el botón Configuración de la cuenta y posteriormente una vez mas en la opción Configuración de la cuenta... Paso 2.- De la ventana de configuración de la cuenta estando en la pestaña Correo electrónico damos

21 un clic en el botón de Nuevo... Paso 3.- Para continuar debemos dar un clic sobre la opción Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales, ya que no será posible hacerse de forma automática. Paso 4.- De las opciones que aparecen en la ventana siguiente debemos elegir Correo electrónico de Internet y dar un clic en siguiente. Paso 5.- En la siguiente ventana debemos configurar las opciones principales de la cuenta como son : Su nombre. Nombre que aparecerá cuando enviemos un correo.

22 Dirección de correo. La cuenta principal de correo electrónico completo, por ejemplo Tipo de cuenta. Protocolo de correo a utilizar, el cual siempre será POP3. Servidor de correo entrante y saliente. Dirección del servidor para el envío y recepción de correo que en ambos casos será mail.camposreyeros.com. Nombre de usuario y contraseña: Información de acceso a nuestra cuenta en el servidor, en este caso corresponde con nuestra cuenta de correo. El caso particular de Recordar contraseña puede dejarse activa aunque se RECOMIENDA que este valor no se active por cuestiones de seguridad. A diferencia de la versión de Outlook 2007 contamos con una opción que dice Probar la configuración de la cuenta haciendo un clic en el botón Siguiente, a menos que se requiera validar esta opción puede deshabilitarse. También es posible cargar desde el momento de configurar la cuenta de correo un archivo de respaldo, para ello se requiere elegir un archivo con extensión PST y elegir la opción Archivo de datos de Outlook existente, este valor es opcional. Hasta este punto se tiene la configuración básica para el envío de correo sin embargo es necesario ajustar ciertos valores para que el envío sea exitoso, por lo tanto, es necesario dar un clic en Más configuraciones... para continuar Paso 6.- En la ventana de Configuración de correo electrónico de internet que aparece nos posicionamos en la pestaña de Servidor de salida y debemos activar la opción Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación. NOTA: Esta opción de suma importancia ya que de lo contrario no se podrá enviar correo y aparecera un error de Relay access denied. La opción de Utilizar la misma configuración que mi servidor de correo de entrada debe quedar activada.

23 Paso 7.- Posteriormente nos colocamos en la pestaña de Avanzadas para ajustar los números de puerto del servidor en donde para el Servidor de entrada (POP3) debe tener el valor por defecto de 110 y para el Servidor de salida (SMTP) debe tener el valor Si se detecta una configuración con el valor por defecto de 25 debe ajustarse al valor de 9025 aún cuando pueda enviar correo. Es importante habilitar la opción Mantener una copia de los mensajes en el servidor y Quitar del servidor después de XX día(s) y ajustarlo a 60 para tener un respaldo de dos meses de los correos y también para no saturar los recursos del servidor. Damos un clic al botón Aceptar para continuar.

24 Paso 7 (opcional).- Si se decide trabajar sobre SSL para utilizar una conexión segura, deben de habilitarse las casillas El servidor requiere una conexión segura (SSL) y ajustar los valores de los puertos con los valores 465 para SMTP y 995 para POP3. Paso 8.- Con la información anterior se ha llevado a cabo una configuración completa de correo electrónico, por lo que basta con dar un clic al botón Finalizar para continuar. Paso 9. Por último debemos verificar que el envío y recepción de correo no presente error alguno dando un clic en el botón de Enviar y recibir todas las carpetas y asegurarse de que no hay algún error.

25 En medida de lo posible podría hacerse una prueba de envío y recepción de correo para garantizar el funcionamiento del mismo.

26 Respaldo de correos en Outlook 2010 Paso 1. Iniciamos la aplicación de correo electrónico Microsoft Office Outlook 2010 Paso 2. Una vez iniciada la aplicación elegimos la pestaña Archivo y del panel de la derecha damos un clic sobre la opción Abrir y posteriormente Importar. Paso 3. En la ventana que se muestra debemos elegir la opción Exportar a un archivo. Damos un clic en el botón Siguiente para continuar

27 Paso 4. De las opciones para exportar archivo damos un clic a la opción Archivo de datos de Outlook (.pst) y damos un clic en Siguiente para continuar. Se elige la opción anterior dado que Outlook, lleva a cabo al administración del correo electrónico por medio de un archivo cuya extensión es PST. En este archivo Outlook almacena entre otras cosas nuestros correos electrónicos y sus archivos adjuntos. Por cuestiones de diseño del programa este archivo no debe superar el tamaño mayo a 4 Gb, porque puede presentar problemas. Con este archivo podemos migrar nuestros correos electrónicos de un programa de Outlook a otro. Paso 5. La siguiente ventana muestra todas las carpetas con componen nuestro correo electrónico y que podemos respaldar. En esta ventana nos posicionaremos en el nivel mas alto, sobre la opción Archivos de datos de Outlook (o cualquiera que sea el nombre de nuestra carpeta) y a su vez activamos al opción Incluir subcarpetas y damos un clic en Siguiente para continuar. En este punto podemos elegir solo una carpeta a respaldar de las listadas en la ventana, pero se recomienda respaldar todo el contenido.

28 Paso 6. Posteriormente se muestra una venta en donde debemos elegir el nombre del archivo con que se guardará nuestro respaldo así como su ruta. Damos un clic en el botón Examinar para elegir la carpeta de destino y nombre. En la sección de opciones dejamos seleccionamos Reemplazar duplicados con los elementos exportados y damos un clic en el botón de Finalizar para continuar. Las tres alternativas a elegir dentro de la sección Opciones no tienen gran significado cuando el archivo PST es creado por primera vez y solo tienen efecto cuando se crea un respaldo sobre el mismo archivo o el archivo de Outlook principal. Por esta razón no tienen efecto significativo en le proceso. Paso 7. Finalmente, podemos agregar una contraseña al archivo de correos, dejamos en blanco si no queremos asignar contraseña alguna y damos un clic en el botón Aceptar para concluir el respaldo. Nota: Se debe ser cuidadoso al asignar la contraseña al respaldo ya que de no recordarla al intentar restaurarla, no podremos cargar el respaldo creado. Si los pasos anteriores fueron ejecutados correctamente, ya se cuenta con un respaldo de los correos electrónicos en un archivo pst que puede ser restaurado en cualquier instalación de Outlook 2010.

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