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49 CASA DE MONEDA DE CHILE Proceso: Subproceso: 1.- COMPRAS 1.1.-SAP, CHILECOMPRA, PROCESO CONTRATO MARCO Descripción Usuario Interno LIBERADORES ADQ Y ABAST SISTEMA CHILECOMPRA FINANZAS PROVEEDOR 1 Nace el requerimiento del cliente interno, el cual crea la Solicitud de Pedido, en Sistema SAP. Inicio solicitud de Pedido 2 1a LIB. 2a LIB. 3a LIB. 3 ASIGNACION COMPRADOR Busca información C/R a lo solicitado Búsqueda de Producto en Chilecompra Express 4 Cuadros Comparativos de Ofertas 5 6 Recepción y Evaluación Cuadro Comparativos de Oferta Se genera O/C y se envía al Proveedor Recepción O / C o Pedido 7 Creación O/C o Pedido SAP 1a LIB. 8 2a LIB. 3a LIB. 4a LIB. 9 Emisión O / C o Pedido O / C o Pedido Despacha Pedidos ó realiza Servicio Firma Jefe de Adquisiciones Recepción y Firma Jefe Dpto Finanzas Dejando copia de Finanzas 11 O / C o Pedido Distribución Copias de O/C o Pedido 12 Recepción de Producto ó Servicio SI Recepción Conforme Califica al Proveedor NO Devolución de Mercancía Flujo de Pago FIN

50 CASA DE MONEDA DE CHILE Proceso: Subproceso: 1.- COMPRAS 1.3.-SAP, CHILECOMPRA, PROCESO CONVENIO SUMINISTRO Descripción Usuario Interno LIBERADORES ADQ Y ABAST SISTEMA CHILECOMPRA FINANZAS PROVEEDOR 1 Nace el requerimiento del cliente interno, el cual crea la Solicitud de Pedido, en Sistema SAP. Inicio solicitud de Pedido 2 1a LIB. 2a LIB. 3a LIB. 3 ASIGNACION COMPRADOR Busca información C/R a lo solicitado 4 Producto con Convenio de Suministro Vigente Se solicitan a Proveedores las Cotizaciones 5 Se revisan Cotizaciones Cuadros Comparativos de Ofertas Recepción y Evaluación de Ofertas Se revisa documentación Se genera O/C SE y se envía al Proveedor Recepción O / C o Pedido 10 O/C ó Pedido 1a LIB. 9 2a LIB. 3a LIB. 4a LIB. 8 Emisión O / C o Pedido 9 Despacha Pedidos ó realiza Servicio O / C o Pedido Firma Jefe de Adquisiciones Recepción y Firma Jefe Dpto Finanzas Dejando copia de Finanzas 11 O / C o Pedido Distribución Copias de O/C o Pedido 12 Recepción de Producto ó Servicio SI Recepción Conforme Califica al Proveedor NO Devolución de Mercancía Flujo de Pago FIN

51 1 Nace el requerimiento del cliente interno, el cual crea la Solicitud de Pedido, en Sistema SAP Cuadro Azul Evalúa Ofertas Inicio solicitud de Pedido Recepción y Evaluación Cuadro Comparativos de Oferta SI Autorización NO 1a LIB. 2a LIB. 2a LIB. 3a LIB. 3a LIB. 4a LIB. ASIGNACION COMPRADOR Busca información C/R a lo solicitado Se Envía documentos a usuario para adjudicación NO Se Envía información a Fiscalia para realizar Resolución para Desertar Se Envía información a Fiscalia para realizar Resolución Resolución Creación O/C o Pedido SAP 1a LIB. Emisión O / C o Pedido en SAP O / C o Pedido 1.2, 1.2, Firma Jefe de Adquisiciones O / C o Pedido Distribución Copias de O/C o Pedido Recepción de Producto ó Servicio Recepción Conforme Devolución de Mercancía Flujo de Pago FIN SI A d j u d i c a c i ó n Completar formulario de Términos de Referencia. Publica en ChileCompra Espera Ofertas de Proveedores Cierre de Ofertas de Proveedores Apertura Electrónica de Ofertas Emisión Cuadro Comparativo Cuadros Comparativos de Ofertas , Aprueba ó Declara desierta según Resolución Se genera O/C y se envía al Proveedor Califica al Proveedor Se Evalúa información para confección de Resolución NO Resolución Están OK? SI NO Firma Resolución Están OK? SI Numera Resolución Resolución y Copias Recepción y Firma Jefe Dpto Finanzas Dejando copia de Finanzas Recepción O / C o Pedido 1.2, 1.2, Despacha Pedidos ó realiza Servicio CASA DE MONEDA DE CHILE Proceso: Subproceso: 1.- COMPRAS 1.2.-SAP, CHILECOMPRA, PROCESO TRATO DIRECTO Ó CONTRATACION < 100 UTM Descripción Usuario Interno LIBERADORES ADQ Y ABAST SISTEMA CHILECOMPRA FISCALIA DIRECCIÓN OFICINA DE PARTES FINANZAS PROVEEDOR E V A L U A C I Ó N

52 CASA DE MONEDA DE CHILE Proceso: Subproceso: 1.- Compra 1.4.-SAP, CHILECOMPRA, PROCESO LICITACIÓN PUBLICA Descripción Usuario Interno LIBERADORES ADQ Y ABAST SISTEMA CHILECOMPRA FISCALIA DIRECCIÓN OFICINA DE PARTES PROVEEDOR FINANZAS 1 Nace el requerimiento del cliente interno, el cual crea la Solicitud de Pedido, en Sistema SAP. Inicio solicitud de Pedido 2 1a LIB. 2a LIB. 3a LIB. 3 ASIGNACION COMPRADOR Se realizan Bases para ser visadas por Fiscalia Se Revisan las Bases 4 NO Están OK? SI Publica en ChileCompra Envían Resolución a Compras 5 Espera Ofertas de Proveedores Cierre de Ofertas de Proveedores 6 Comité de apertura Apertura Electrónica de Ofertas Apertura Administrativa de Ofertas Apertura Técnica de Ofertas Apertura Económica de Ofertas Cuadro Comparativo de Ofertas 7 Participación de Evaluación Comité de Evaluación 8 Comité de Adjudicación 9 Se Envía información a Se Evalúa información Fiscalia para realizar para confección de Resolución Resolución NO Están OK? SI Firma resolución SI Están OK? Numera Resolución NO 11 O/C ó Pedido Resolución Resolución y Copias Resolución 1a LIB. 2a 3a 4a LIB. LIB. LIB. A Requiere Contrato? NO d j u d i c Aprueba ó Declara desierta según Resolución a c 12 i ó n Se genera O/C y se envía al Proveedor NO Requiere Contrato? SI SI Se Efectúa Contrato Acepta O/C Contrato Firma Contrato y Boleta de Garantía Contrato y Boleta de Garantía Recibe Boletas de Garantía. Se adjunta Contrato al Proceso de Licitación Recibe Contrato y despacha a Compras Nacionales Firma Contrato 13 Ejecución de Contrato envía Factura Recepción Conforme SI Califica al Proveedor NO 14 Devolución de Documento. Flujo de Pago FIN

53 Proceso: Subproceso: Descripción CASA DE MONEDA DE CHILE 2 Recepción 2.1. Recepción Mercancía DPTO ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTO Proveedores Almacenes Compras Cliente Interno 1 El Proveedor despacha mercancía, la cual llega al Almacén, en esta sección se busca Pedido para chequear si Guía o Factura corresponde a lo solicitado, si no se ubica el Pedido se consulta a Unidad de Compras (Compras Nacionales) Inicio Despacha Mercancía Llegada de Mercancía Buscar Pedido para chequear Guía o Factura Esta Correcto? No Consultar Pedido 2 Se compara el físico de la mercancía C/R Pedido solicitado, si no esta correcto se devuelve a Proveedor, SEGÚN Procedimiento QP-10-ADQ, para cambio. 3 Se gestiona ingreso de mercancías en sistema SAP con la transacción MIGO (Según QP-09- ADQ). El cual podrá ser por cargo directo, casino ó para stock, luego se imprime documento con transacción MB90 (llamando el Nº de documento antes obtenido), el cual señala: Nº vale - fecha entrada Mercancía - Fecha actual - Nº Proveedor SAP - Nombre de este - Grupo de compra - teléfono de este - Material imputación - Denominación (glosa) - Cantidad - unidad de medida - Nº solicitud de Pedido. Se archiva Vale de entrada junto a Pedido (O/C). Cambia o Retira Mercancía No SI Comparación física Esta Correcto? Se ingresa a sistema transacción MIGO SI Entrada con cargo Directo Vale de Entrada de Mercancías Entrada Mercancía para Stock 4 Sistema señala en transacción MIGO, si tiene un centro de costo asignado, sino se marca para stock y Almacena. Determina si es para stock o consumo inmediato Marcado de Mercancía Si no es para almacenar, se realiza la correspondiente entrega de mercancía, ya sea Manual u Automática Stock? No SI Se Almacena Fin Entrega Mercancía con Reserva Manual Entrega Mercancía con Reserva Automática 5 Se da aviso de llegada vía citófono a unidad correspondiente de dicho pedido los mismos Usuarios internos revisan sistema SAP. Aviso Vía Citófono ó Revisión de Usuario Interno Vía Sistema Entrega de Mercancía Retiro de Mercancía 6 Fin

54 Control de entradas, consumo interno y movimiento entre almacenes Material Texto breve de material Cantidad UMB Pedido Fecha contable CMv Texto de clase movimiento Texto cabecera de documento Centro de coste Almacen Valor total Pedido cliente interno Orden de fabricación UMB CMv Unidad de Medida Base Clase de Movimiento

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56 Organigrama Casa de Moneda de Chile 2007 Director Fiscalía Contraloría Interna Unidad de Gestión de Calidad Servicio de Seguridad Oficinas de Partes Museo y Tesorillo Unidad de Comunicaciones Unidad de Auditoria Interna Subdirección de Producción Departamento Recursos Humanos Departamento Finanzas y Administración Departamento de Comercialización Dpto. Planificación e Informática Asesoria de Producción Departamento Impresión Valores Subdepto. Personal Depto. Adquisiciones y Abastecimiento Servicio Apoyo SAP Unidad Informática Departamento Acuñación Monetaria Subdepto. Bienestar Sección Compras Servicio Apoyo Administrativo Departamento Control de Calidad Sección Capacitación Nacionales Internacionales Plataforma Comercial Departamento Mantenimiento Sección Servicio Social Manejo de Materiales Sección Facturación Sección Casino Subdepto. Tesorería Ejecutivos de Venta Unidad Prestaciones Sociales Unidad de Presupuesto Subdepto. Distribución Especies Unidad Prevención de Riesgos Unidad de Administración Bodega de Despacho Contabilidad Sección Inventario Casa de Moneda de Chile Recursos Humanos Subdepto. Personal Octubre 2007 Sección Despacho de Valores