PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS

Transcripción

1 Revisó: Jefe División Financiera Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 21 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución N 1858 OBJETIVO Establecer las actividades que deben seguirse para dar de baja de los inventarios de la Universidad todos los bienes devolutivos mayores, menores, libros e intangibles por daño, deterioro, obsolescencia, robo, hurto entre otros. ALCANCE Aplica a todos los bienes devolutivos mayores, menores, libros e intangibles NORMATIVIDAD Resolución 816 de 2004, por la cual se aprueba el Manual para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander. Resolución 1336 de 2007, por la cual se modifica el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Acta de Entrega: Documento donde certifica que los bienes subastados fueron entregados al proponente. Concepto Técnico: Concepto emitido por la División de Mantenimiento Tecnológico, en donde se justifica la baja de elementos. DCPI: Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión DSI: División de Servicios de Información Elementos dados de Baja: Corresponde a elementos descargados de los inventarios de la Universidad y que ninguna UAA los requiera o no son indispensables para la Universidad. Inspección Ocular: Inspección realizada por un funcionario de y de Control Interno y Evaluación de Gestión, en caso de presentarse robo, hurto o pérdida de los bienes. SIF: stema de Información Financiero Subasta: Venta de bienes muebles dados de baja de los de la Universidad, adjudicados al proponente que haya presentado la mejor oferta y cumpla con las especificaciones de los términos establecidos.

2 Página 2 de 21 CONSIDERACIONES Los elementos devolutivos mayores deben estar físicamente marcados con su respectivo número de inventario para realizar el trámite de baja, si los elementos no se encuentran marcados debe solicitar a la Sección de inventarios realizar la marcación correspondiente. Los equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos a dar de baja deben contar con el concepto técnico emitido por la División de Mantenimiento Tecnológico. Cuando se presente robo, hurto o pérdida de los bienes, el servidor responsable debe reportar la novedad oportunamente a la Sección de En caso de robo, hurto o pérdida de los bienes dentro de las instalaciones de la Universidad, el responsable del bien comunicará lo ocurrido al servicio de vigilancia, con el objeto que rinda el informe correspondiente. Cuando se presenten muebles y enseres dados de baja que correspondan a bienes de madera que presenten alto grado de deterioro o cuando el elemento se encuentre completamente averiado, se procederá a su destrucción y se hará el levantamiento del acta respectiva. Cuando el de los bienes acepta la cancelación del valor de reposición, el Director o Jefe de la UAA determina si existe la necesidad de adquirir el bien nuevamente, teniendo en cuenta que debe cumplir con las mismas características o mejorar las condiciones del bien faltante. De lo contrario, el dinero permanecerá en el fondo para la adquisición de equipos que requiera la UAA. el elemento a reponer no se encuentra en el mercado y/o la UAA no lo requiere, se estudia la posibilidad de recibir otro elemento que responda con las necesidades de la unidad a la cual se encuentra adscrito el servidor. Las subastas cuyo precio base sea menor a 50 SMMLV serán realizadas por la División Financiera a través del Jefe de la Sección de, según se establece en el artículo 52 del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad. Las sedes regionales deben enviar al Jefe de la Sección de la relación de los elementos a dar de baja con la descripción del bien, número de inventario para elementos devolutivos mayores y concepto técnico para los equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos.

3 Página 3 de 21 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página INICIO 1. Identifica necesidad de dar de baja los elementos 1. Identifica necesidad de dar de baja los elementos. de los elementos Elementos dados de baja por su estado? No 1 Pág Establece justificación de baja 2. Después de revisar los elementos y constatar que su estado se puede calificar en desuso, obsolescencia, avería, daño o deterioro; establece la justificación para darlo de baja. de los elementos Elementos se encuentran contaminados con residuos peligrosos? No 2 Pág.4 3. Informa a la Sección de y al PGIR 3. Informa a la Sección de y al PGIR, mediante documento escrito los elementos a dar de baja, especificando número de inventario, descripción y localización. de los elementos 4. Realiza inspección de verificación 4. Realiza visita de inspección para verificar el estado de los elemento y diligencia el formato de baja de elementos contaminados con residuos peligrosos - FFI.15. de y Delegado del PGIR FFI.15. Baja de elementos contaminados con residuos peligrosos 5. Informa a la Empresa Gestora de Residuos 5. Solicita a la Empresa Gestora de Residuos la recolección de los elementos. de 1

4 Página 4 de Entrega los elementos a la Empresa Gestora de Residuos 7. Traslada elementos al código de bajas 6. Entrega los elementos a la Empresa Gestora de Residuos. 7. Una vez diligenciado el FFI.15, se registra los elementos en el SIF al código de bajas, y se procede al borre físico, con el objeto de descargarlos del inventario del responsable. de y Delegado del PGIR de FFI.15. Baja de elementos contaminados con residuos peligrosos FIN 2 Equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos? No 3 Pág Mantenimiento Tecnológico 8. los elementos cuya baja se tramita corresponden a equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos, solicita a la División de Mantenimiento Tecnológico la revisión de los elementos. de los bienes Procedimiento de Mantenimiento Tecnológico 7 9. Entrega elemento en la bodega junto con los documentos soporte 9. Los elementos ubicados en la sede central se entregan en la bodega, junto con los documentos soporte de los bienes FFI.13. Recibo equipos electrónicos y eléctricos en la bodega de inventarios 10. Recibe y verifica los elementos y los documento soporte 10. Recibe y verifica los elementos y sus respectivos números de inventario, y los documentos soporte. de 2

5 Página 5 de Traslada elementos al código de bajas 11. Realiza el cambio de los elementos en el SIF al código de bajas, con el objeto de descargarlos del inventario del responsable. de 12. Informa a la comunidad los elementos que están en condiciones de uso 12. Informa a la comunidad universitaria a través de los medios de comunicación interna de la Universidad, los elementos que se encuentren en condiciones de uso. Los elementos son requeridos por algún otro servidor? No 4 pág El servidor interesado solicita el traslado de los elementos a su inventario 13. Solicita a la Sección de el traslado de los elementos a su inventario. Servidor de la Universidad 14. Verifica la solicitud de traslado 14. Para realizar el traslado verifica con la Sección de los números de los elementos y solicita el traslado. Servidor de la Universidad 15. Hace efectivo el traslado 15.Una vez revisado lo anterior procede a hacer efectivo el traslado de los elementos en el SIF, descargándolos del estado bajas y trasladándolos al inventario del servidor. de FIN

6 Página 6 de 21 4 Los elementos pueden ser donados a otras instituciones? No 16. Procede a realizar la donación de los elementos 16. los elementos pueden ser donados por la Universidad a otras instituciones públicas, sigue el procedimiento PFI.22, establecido por la Universidad. inventarios PFI. 22 FIN PFI.22 Donación de Bienes Muebles Realizada por la Universidad 17. Procede a realizar el proceso de subasta 17. Una vez lo considere conveniente procede a realizar el proceso de subasta. 18. Imprime el listado de elementos a dar de baja 18. Imprime listado de baja de elementos devolutivos mayores, menores, libros e intangibles. de Listado de elementos a dar de baja 19. Envía listado de elementos 19. Envía al Jefe de la División Financiera el listado de elementos que se encuentran para baja. Listado de elementos 3

7 PROCEDIMIENTO BAIA DE ELEMENTOS Página 7 de Da VoBo al listado 21. Elabora proyecto de resolución para la venta de los bienes 20. Da VoBo para dar de baja los elementos relacionados en el listado. 21. Elabora proyecto de resolución solicitando autorización para la venta de los bienes dados de baja. 22. Envía documentos 22. Envía a Secretaría General el proyecto de resolución. Jefe División Financiera Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS Proyecto de Resolución 23. Revisa, asigna número y firma 23. Revisa, asigna número y firma resolución. Remite a Rectoría para su aprobación. Secretario(a) General 24. Estudia y firma resolución 24. Estudia y firma resolución de aprobación de venta de los bienes dados de baja. Rector 25. Publica la Resolución aprobada 25. Publica en Intranet la Resolución aprobada Auxiliar de Secretaria General Monto de la subasta es mayor a 50 SMMLV? No 5 pág 12 4

8 PROCEDIMIENTO BAIA DE ELEMENTOS Página 8 de Envía a la Dirección de Contratación la resolución Resolución Autorización de baja Listado de elementos a dar de baja Carta especificando el monto de la subasta 26. Envía a la DCPI, los siguientes documentos: Resolución Autorización de baja Listado de los elementos dados de baja para ser subastados. Carta relacionando el monto de la subasta firmada por el Jefe de la Sección de. 27. Revisa documentos 27. Revisa documentos y elabora los términos preliminares. Profesional de la DCPI 28. Solicita publicación de términos en la Web 28. Solicita a DSI la publicación de los términos preliminares en la página web por un período de dos (2) días hábiles como mínimo. Profesional de la DCPI 29. Publica términos preliminares 29. Publica términos preliminares en la pagina web de la Universidad. Funcionario DSI Observaciones a los términos preliminares? No 30. lo cree conveniente realiza modificación a los términos definitivos 30. Analiza las observaciones realizadas por escrito a los términos preliminares por parte del proponente, y si lo considera pertinente modifica los términos definitivos. Profesional de la DCPI 5

9 Página 9 de Levanta acta de apertura 31. Levanta acta de apertura, la cual es firmada por el Ordenador del Gasto. Profesional de la DCPI 32. Publica términos definitivos y acta de apertura 32. Publica en la página web de la Universidad los términos definitivos y acta de apertura de convocatoria, dando inicio a la subasta pública. Funcionario DSI 33. Visita técnica 33. Realiza visita técnica con el objeto de observar el estado de los elementos. Proponente de la subasta Observaciones a los términos? No 34. Realiza aclaraciones e informa 35. Solicita publicación n la Web 34. En caso de recibir observaciones a los términos definitivos, analiza y si modifica los términos, realiza las respectivas aclaraciones. 35. Solicita a la DSI la publicación de las aclaraciones a los términos definitivos. Profesional DCPI Profesional DCPI 36. Publica aclaraciones a los términos definitivos 36. Publica aclaraciones a los términos definitivos en la pagina web de la Universidad. Funcionario DSI 37. Cierra convocatoria y se hace la apertura de la urna 37. Se cierra la convocatoria y se procede a la apertura de la urna, la cual se encuentra ubicada en la Oficina de Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión DCPI, Secretaria General y Control Interno y Evaluación de Gestión 6

10 Página 10 de Presenta los documentos jurídicos 38. Presenta los documentos jurídicos para participar en la subasta y los deposita en la urna. Proponente de la subasta 39. Se hace la subasta al alza 39. Una vez presentados los documentos se realiza la subasta al alza junto con los proponentes. DCPI, Secretaria General y Control Interno y Evaluación de Gestión 40. Levanta acta de audiencia 40. Levanta acta de audiencia pública de postulaciones, la cual contiene nombre, cédula o nit del proponente y valor ofrecido en la subasta. Profesional DCPI Acta de audiencia 41. Adjudica el contrato y elabora acta Acta de adjudicación 41. Elabora acta de adjudicación y solicita publicación en la página web de la Universidad. El acta es firmada por el Director de Contratación, el Jefe de la División Financiera y el Jefe de la Sección de. Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión 42. Publica adjudicación de la subasta 42. Hace publicación en la página web de la adjudicación de la subasta. Funcionario DSI 43. Envía acta de adjudicación 43. Envía acta de adjudicación al Jefe de la División Financiera. Profesional DCPI 44. Recibe y envía acta a inventarios 44. Envía copia a los Jefes de las Secciones de y Contabilidad, informando sobre la adjudicación de la oferta. Jefe División Financiera 7

11 Página 11 de Cancela valor 45. Cancela el lote de los bienes subastados, según las condiciones establecidas en los términos de referencia (Ver Procedimiento Ingresos por Bancos). Proponente de la subasta PFI.11 Se realizan las actividades contenidas en el procedimiento PFI.11 PFI.11 Ingresos por Bancos 46. Presenta el recibo de pago Recibo de pago 46. Presenta el recibo de pago al Jefe de la Sección de. Nota: En la sedes, el proponente presenta el recibo de pago al Coordinador de Sede y lo envía junto con un informe detallado del proceso de adjudicación de subasta al Jefe de la Sección de. Proponente de la subasta 47. Verifica el pago 47. Recibe documento y verifica con la Sección de Tesorería que se haya realizado el pago correspondiente, es decir que el valor consignado corresponda al valor de la oferta. 48. Entrega lote de los bienes subastados 48. Entrega al proponente favorecido el lote de bienes subastados. y/o Coordinador de Sede 49. Elabora acta de entrega de los bienes Acta de entrega 49. Elabora acta de entrega de los bienes subastados, la cual es firmada por el Jefe de la Sección de y/o Coordinador de Sede, según el caso y el proponente favorecido. y/o Coordinador de Sede Recibo de pago 50. Elabora acta de entrega de los bienes FIN 50. Envía copia del acta al Jefe de la División Financiera y de la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión. Anexa el recibo de pago a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión.

12 Página 12 de Elabora acta de apertura 51. Elabora el acta de apertura de convocatoria dando inicio a la subasta pública e informa a las sedes el proceso de apertura. El acta es firmada por el Jefe de la División Financiera. 52. Elabora términos de referencia 52. Elabora los términos de referencia. 53. Solicita publicación de términos en la Web 53. Solicita a la DSI la publicación de los términos en la página web por un período de cinco (5) días hábiles como mínimo. 54. Publica términos 54. Publica términos en la página web de la Universidad. Funcionario DSI observaciones a los términos? No 55. lo cree conveniente realiza modificaciones a los términos 56. Solicita publicación en la Web 55. Analiza las observaciones presentadas por escrito a los términos por parte del proponente y si lo considera necesario modifica los términos y realiza las respectivas aclaraciones. 56. Solicita a la DSI la publicación de las aclaraciones a los términos definitivos. 57. Publica aclaraciones a los términos definitivos 58. Cierra convocatoria y recibe ofertas Publica aclaraciones a los términos definitivos en la pagina web de la Universidad. 58. Cierra la convocatoria de acuerdo con los términos definitivos y recibe las ofertas de los proponentes en sobre sellado. Funcionario DSI y/o Coordinador de Sede

13 Página 13 de Presenta oferta y anexa documentos jurídicos 59. Presenta oferta y anexa los documentos jurídicos para participar en la subasta. Proponente de la subasta 60. Se hace la subasta al alza 60. Una vez presentados los documentos se realiza la subasta al alza junto con los proponentes. Jefe División Financiera y/o Coordinador de Sede 61. Levanta acta de audiencia 61. Levanta acta de audiencia pública de postulaciones, la cual contiene nombre, cédula o nit del proponente y valor ofrecido en la subasta. Acta de audiencia 62. Adjudica la subasta y elabora acta 62. Elabora acta de adjudicación y solicita publicación en la página web de la Universidad. El acta es firmada por el Jefe de la División Financiera. y/o Funcionario encargado Acta de adjudicación Nota: En las sedes el acta de adjudicación es firmada por el Coordinador de Sede y enviada al. 63. Publica adjudicación de la subasta 6 Pág Publica en la página web la adjudicación de la subasta. Funcionario DSI 3 Muebles y enseres? No 7 pág Informa a la Sección de Informa a la Sección de mediante documento escrito los elementos a dar de baja, especificando número de inventario, descripción y localización. de los elementos

14 Página 14 de Realiza inspección de verificación 65. Realiza visita de inspección para verificar el estado de los elemento de Los elementos se encuentran en mal estado? No 7 pág Diligencia el formato FFI Diligencia el acta de baja por destrucción de elementos de madera de FFI.14. Acta de baja por destrucción de elementos en madera 67. Solicita el traslado de los elementos al molino 67. Solicita a la División de Planta Física al traslado de los elementos al molino. de PRF.05 Se realizan las actividades contenidas en el procedimiento PRF.05 PRF.05 Servicio de Transporte 68. Procede a la destrucción de los elementos 68. Procede a la destrucción de los elementos Funcionario División de Planta Física FIN 1 Robo, hurto o pérdida de elementos devolutivos 69. Comunica al jefe inmediato 70. Comunica al responsable del servicio de vigilancia Informa por escrito a su Jefe inmediato, coloca el denuncio ante la autoridad competente, y envía copia de la comunicación al Jefe de la Sección de. 70. Comunica lo ocurrido al responsable del servicio de vigilancia, para que rinda el informe correspondiente, cuando el robo, hurto o pérdida sea en las instalaciones de la Universidad. de los elementos de los elementos

15 Página 15 de Realiza inspección administrativa 71. Realiza inspección administrativa o inspección ocular junto con un funcionario de la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión. 72. Elabora acta de inspección Acta de inspección administrativa 72. Elabora acta de inspección, especificando fecha y lugar donde ocurrió el hecho, fecha del reporte del hecho, fecha en que se practica la inspección, detalles y circunstancias del caso, número de inventario, descripción del elemento, y nombre y firma de las personas que intervinieron en la inspección. Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS 73. Envía documentos a la Sección de Informe Responsable del bien Denuncio Informe de la empresa de vigilancia Dos cotizaciones Formato de reporte de siniestros 73. Envía a la Sección de los siguientes documentos: Informe del servidor responsable del bien detallando los hechos y las especificaciones de los elementos. Constancia del denuncio ante la fiscalía, en caso de que el elemento se encuentre prestado, adjuntar el formato de préstamo diligenciado. Informe de la empresa encargada del servicio de vigilancia. Formato de Reporte de niestros a la Compañía de Seguros FFI.11 Dos cotizaciones de los elementos reportados de los elementos FFI.11 Reporte de niestros a la Compañía de Seguros 74. Verifica la documentación 74. Verifica la documentación entregada por el servidor responsables de los elementos de 75. Registra cuenta de responsabilidad administrativa 75. Registra en el SIF, la cuenta de responsabilidad administrativa a nombre del servidor responsable de los elementos. de Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS 11

16 Página 16 de Envía documentos para iniciar trámite de reclamación Documentos soporte para la reclamación 76. Envía a la compañía aseguradora los siguientes documentos para iniciar el trámite de reclamación: Copia del acta de la inspección ocular. Denuncio e informe del responsable. Cotizaciones actualizadas del bien. Listado del inventario de los elementos en donde aparece la información del bien afectado (número de inventario, descripción del elemento, fecha de adquisición, nombre del responsable y valor de compra). Declaración del servicio de vigilancia. Carta de reclamación solicitando el pago del siniestro y registro fotográfico en caso de ser necesario. inventarios Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS Acepta reclamación? No 8 Pág Informa el valor a cancelar Recibo de indemnización Hoja de liquidación 77. acepta la reclamación, informa el valor a cancelar a la Sección de y envía recibo de indemnización y hoja de liquidación. Asesor Compañía de Seguros 78. Informa a la compañía aseguradora el fondo de la UAA donde debe realizar el pago 78. Informa a la compañía de seguros el código del fondo de la UAA donde debe realizar el pago, la entidad financiera y el número de la cuenta a la cual debe realizar la transferencia. inventarios 12

17 Página 17 de Realiza el pago 79. Realiza el pago correspondiente a través transferencia electrónica. Asesor Compañía de Seguros PFI.11 Se realizan las actividades contenidas en el procedimiento PFI.11 PFI.11 Ingresos por Bancos 80. Reporta el concepto de pago, valor y fondo donde cancela 80. Reporta a la Sección de Tesorería el concepto de pago, valor y fondo donde cancela el dinero. inventarios 81. Informa al responsable el remanente a cancelar 81. Informa al responsable de los elementos, el valor del remanente a cancelar y el fondo. inventarios 82. Cancela remanente 82. Cancela el valor del remanente en el fondo de la UAA correspondiente Servidor responsable de los elementos PFI.10 Se realizan las actividades contenidas en el procedimiento PFI.10 PFI.10 Ingresos por Caja Estudia caso 83. Estudia el caso a partir del acta de inspección administrativa e inicia la investigación administrativa 84. Comunica a las UAA correspondientes 84. Informa el inicio de la investigación administrativa al servidor responsable de los elementos, la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión, la Sección de Contabilidad y a la UAA respectiva. Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS 13

18 Página 18 de Realiza la investigación administrativa 85. Realiza la investigación administrativa en forma breve y sumaria, de conformidad con las reglas previstas para actuaciones administrativas iniciadas de oficio por la Universidad. 86. Informa el fallo de la investigación 86. Informe del fallo de la investigación administrativa a la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión, Vicerrectoría Administrativa, División Financiera, Sección de Contabilidad, responsable del elemento en el inventario y al Jefe inmediato. inventarios Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS Hubo responsabilidad administrativa? No 87. Traslada la cuenta de responsabilidad administrativa a fiscal 87. Traslada la cuenta de responsabilidad administrativa a responsabilidad fiscal a nombre del funcionario responsable del bien. Contabilidad 88. Traslada el caso a la autoridad interna competente 88. se establece o se infiere la posible existencia de faltas disciplinarias o de comisión de ilícitos, se da traslado a la autoridad interna competente. inventarios FIN 89. Cancela la cuenta de responsabilidad administrativa 89. Cancela la cuenta de responsabilidad administrativa inventarios FIN

19 Página 19 de Informa la respuesta de la compañía de seguros 90. Comunica al responsable de los elementos la respuesta dada por la compañía de seguros en relación a la no aceptación de la reclamación, y el valor de reposición del elemento o la opción de reposición con elementos de similares o superiores características. inventarios Acepta cancelar valor de reposición? No 91. Cancela valor de reposición 91. acepta la cancelación del valor de reposición, realiza el pago al fondo de la UAA donde ocurrió el siniestro. El Director o Jefe de la UAA determina si existe la necesidad de adquirir nuevamente el bien o si se dejan los recursos en el fondo para adquisición de otros equipos que requiera la unidad. de los elementos Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS PFI.10 Se realizan las actividades contenidas en el procedimiento PFI.10 PFI.10 Ingresos por Caja 9 Pág Repone el bien 92. el servidor responsable entrega los elementos con similares o superiores características. de los elementos 9 Pág 17

20 PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO PRESUPUESTO Página 20 de 21 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Octubre 11 de 2004 Creación del procedimiento (Resolución No. 886 de 2004) 2 Diciembre 04 de 2007 Adecuación del documento al stema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de Documentos Inclusión del alcance y definiciones Complemento e inclusión de las consideraciones Especificación de los responsables de las actividades Se incluyó la decripción de las actividades del proceso de la subasta de los bienes, realizada actualmente por la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión. Se realizaron las modificaciones respectivas en cuanto a la normatividad según el Manual de 3 Octubre 07 de 2008 Inclusión de las actividades del proceso de subasta que realiza la División Financiera a través del Grupo de cuando el monto es inferior a los 50 SMMLV, de acuerdo a lo establecido en el artículo 52 del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad. 4 Noviembre 19 de 2009 Inclusión de las siguientes dos consideraciones para aclarar el proceso de subasta en las sedes: - Las sedes regionales deben enviar al Jefe del Grupo de la relación de los elementos a dar de baja con la descripción del bien, número de inventario para elementos devolutivos mayores y concepto técnico para los equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos. - Para el proceso de subasta en las sedes, el Coordinador a través de los medios de comunicación existentes realizará la divulgación de la venta de los bienes. Inclusión del Coordinador de Sede en algunas actividades como responsable. Descripción de las actividades del proceso de subasta de los bienes realizada por las sedes. Complemento de las actividades 43, 46, 48, 59.

21 PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO PRESUPUESTO Página 21 de 21 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 5 FECHA DE APROBACIÓN Diciembre 10 de 2013 DE CAMBIOS REALIZADOS Cambio en la numeración de las actividades Cambio de responsables Jefe Grupo de a y Auxiliar por de. Inclusión de la abreviatura DCPI Modificación de la consideración En caso de robo, hurto o pérdida de los bienes dentro de las instalaciones de la Universidad, el responsable del bien comunicará lo ocurrido al servicio de vigilancia, con el objeto que rinda el informe correspondiente. Eliminación de la consideración: Para el proceso de subasta en las sedes, el Coordinador a través de los medios de comunicación existentes realizará la divulgación de la venta de los bienes Inclusión de consideraciones asociadas al manejo de los equipos contaminados con residuos peligrosos. Eliminación de la consideración: Para el proceso de subasta en las sedes, el Coordinador a través de los medios de comunicación existentes realizará la divulgación de la venta de los bienes Modificación de algunas actividades, entre ellas si el elemento corresponde a muebles y enseres, hay que diligenciar el formato FFI.14 y PRF.05. Eliminación del memorando para el traslado de los elementos requeridos por el servidos, modificó la actividad 12 y eliminó la 13. Inclusión de la donación de los elementos a otras instituciones. Modificación del proceso de subasta incluyendo las actividades contenidas en el procedimiento PFI.11 y PFI.10. Cambio en la numeración de las actividades