MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR SOLICITUD DE Y/O REPARACIÓN A UNIDADES VEHICULARES OBJETIVO Implantar las acciones necesarias que deberán llevar a cabo la áreas de recursos materiales, así como todos los resguardatarios de vehículos oficiales, a efecto de mantener dichos bienes, en óptimas condiciones de uso mediante preventivo y correctivo. 19 CPFM - 01

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR SOLICITUD DE Y/O REPARACIÓN A UNIDADES VEHICULARES POLÍTICAS 1. En las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial, la autorización de las órdenes de mediante las cuales se solicita a las agencias o talleres s, la reparación de los vehículos, la firmará en ausencia del Subdelegado, Subgerente de Administración o Subgerente de Administración de la Planta de Pinturas y Emulsiones, el servidor público que designe el titular de cada área. 2. Los formatos que se utilizaran para efectos de este procedimiento, serán exclusivamente los considerados para en las Bases Generales para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de Vehículos Propiedad de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos. 20 CPFM - 01

3 TITULO: SOLICITUDES DE Y/O REPARACIÓN DE UNIDADES VEHICULARES CLAVE: 03 UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES PAG. 1 DE 4 FECHA: 18 ABRIL 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO 1. Elabora estudio, con base en información histórica del y gasto por Histórico del este concepto, determina los requerimientos por centro de costos, para efectos de y su solicitar presupuesto para esta partida. gasto Ver procedimiento para la integración del anteproyecto de presupuesto Manual De Finanzas. Adquisiciones / 2. Distribuye, al recibirlo, el presupuesto de la partida de para cada centro de costo, según corresponda, en SIAC (transacción FMBB). 3. Elabora solicitud de pedido de bienes o servicios para la contratación del servicio, en SIAC (Transacción ME51N), estableciendo para cada centro de costos, el techo presupuestal que le corresponde para esta partida. 4. Lleva a cabo el procedimiento de adquisición del servicio. Ver Manual de Procedimientos de Adquisiciones Presupuesto Solicitud de pedido De bienes o servicios Contrato Resguardatario del vehículo. 5. Determina si el vehículo requiere servicio de o reparación Qué tipo de servicio requiere el vehículo? Servicio de Mantenimiento 6. Revisa el kilometraje que marca el odómetro del vehículo, coteja contra cuadro de servicios de y determina el servicio que le corresponde. Ver Bases Generales para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de Vehículos Propiedad de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos. 7. Requisita solicitud de y/o reparación y presenta. Pasa a la actividad 18 Solicitud reparación de y/o Servicio de Reparación 8. Detecta falla en el vehículo oficial asignado, requisita solicitud de y/o reparación, y presenta. Ver Bases Generales para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de Vehículos Propiedad de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos. Solicitud reparación de y/o 9. Recibe del resguardatario la solicitud, accesa al SIAC (transacción IW32) y verifica los datos históricos de la unidad con la finalidad de determinar el requerimiento, si se trata de una reclamación y/o, reparación o. Tipo de requerimiento? Solicitud reparación de y/o Resguardatario del vehículo Reclamación 10. Solicita telefónicamente al resguardatario que entregue el vehículo, para hacer efectiva la garantía de la reparación. 11. Entrega el vehículo para su reparación. 21 Gerencia de Innovación Gubernamental

4 TITULO: SOLICITUDES DE Y/O REPARACIÓN DE UNIDADES VEHICULARES CLAVE: 03 UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES PAG. 2 DE 4 FECHA: 18 ABRIL 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO 12. Recibe el bien y requiere mediante oficio al taller, que acuda por el vehículo para que haga efectiva la garantía de la reparación. Oficio y garantía 13. Recibe oficio y acude. 14. Conjuntamente con la agencia o taller levanta inventario y entrega la unidad. Garantía inventario 15. Recibe el vehículo, procede a repararlo y lo entrega. 16. Recibe el vehículo, verifica inventario y que se haya realizado la reparación conforme a lo establecido en la garantía, entrega la unidad al resguardatario, archiva documentos en expediente del vehículo. Oficio Inventario, garantía Resguardatario del vehículo Resguardatario del vehículo 17. Recibe el vehículo y hace uso del mismo. Fin Reparación o 18. Elabora en SIAC (transacción IW32), la orden de capturando la información del vehículo y centro de costos, e imprime. Nota: La información que accesa al sistema consiste en: - Tipo de servicio (Preventivo o Correctivo) - Centro de Costos - Partida presupuestal 19. Presenta la orden de al titular del área para obtener firma de autorización y solicita al resguardatario que entregue el vehículo. 20. Entrega el vehículo para reparación. 21. Recibe y solicita a la agencia o taller que acuda por el vehículo a reparar. Solicitud de Mtto. y/o reparación, Orden de Orden de Orden de 22. Acude, levanta inventario de la unidad, recibe orden de, firma acuse y vehículo, y verifica que la orden coincida con la falla o servicio requerido que presenta el vehículo. Orden de, Inventario 22 Gerencia de Innovación Gubernamental

5 TITULO: SOLICITUDES DE Y/O REPARACIÓN DE UNIDADES VEHICULARES CLAVE: 03 UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES PAG. 3 DE 4 FECHA: 18 ABRIL 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Si coincide 23. Realiza el y/o reparación, según lo que describe la orden de Orden de. Pasa a la actividad 24 Inventario Resguardatario del vehículo No coincide 24. Genera un diagnóstico y/o cotización y remite vía fax para su autorización. Nota: Envía cotización con diagnóstico en caso de que el servicio que se requiere hacer a la unidad, no esté considerado el en contrato de licitación. 25. Recibe, verifica el tipo de servicio contra el contrato derivado de la licitación del servicio, evalúa y autoriza telefónicamente de acuerdo a los lineamientos establecidos al respecto. Ver Bases Generales para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de Vehículos Propiedad de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos 26. Realiza el y/o reparación, según orden de y/o lo autorizado del diagnóstico o cotización. 27. Entrega el vehículo una vez terminado el trabajo, con orden de salida de la agencia o taller. 28. Recibe el vehículo y orden de salida, revisa que se haya realizado el o reparación de acuerdo a la orden de o diagnóstico autorizado, verifica contra inventario, realiza pruebas y verifica si continúa la falla. Si continúa la falla 29. Regresa el vehículo y orden de salida, solicitando se realice correctamente el o reparación. Regresa a la actividad 19 No continúa la falla 30. Verifica que la unidad se encuentre de acuerdo al inventario, firma de conformidad en la orden de salida de la y entrega el vehículo al resguardatario. 31. Recibe la unidad y hace uso de la misma. 32. Presenta factura acompañada de la orden de servicio o diagnóstico autorizado, copia del inventario y de la orden de salida firmadas de aceptación. Nota: La consiste en: - Orden de - Diagnóstico - Orden de Salida 33. Recibe factura con la, coteja la factura contra la orden de servicio o diagnóstico autorizado, el costo aplicado y las refacciones incluidas, verificando que sea correcta de acuerdo con el contrato de licitación del servicio (propuesta económica). Nota: Los datos de los costos se consultan en la propuesta económica del proveedor correspondiente. Diagnóstico cotización Diagnóstico, cotización Diagnóstico, cotización Orden de salida Orden de salida Orden de o Diagnóstico y cotización Orden de salida Orden de salida Inventario 23 Gerencia de Innovación Gubernamental

6 TITULO: SOLICITUDES DE Y/O REPARACIÓN DE UNIDADES VEHICULARES CLAVE: 03 UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES PAG. 4 DE 4 FECHA: 18 ABRIL 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO No es correcta 34. Entrega al proveedor para el ajuste correspondiente. 35. Recibe la factura con, realiza el ajuste y presenta nuevamente para revisión y autorización. Regresa a la actividad 29. Si es correcta 36. Accesa al SIAC (Transacción ML81N) y acepta el servicio realizado por la agencia o taller, genera número de aceptación. 37. Obtiene la firma de autorización del responsable del área en la factura, le anota el número de la aceptación del servicio, fotocopia y entrega el documento original con la a la agencia o taller. 38. Recibe y tramita para pago. Ver procedimiento de cuentas por pagar Manual de Finanzas 39. Archiva copia de factura y, en el expediente del vehículo. 40. Accesa al SIAC (Transacción IW32), realiza cierre técnico a la orden de, integrando costo de o reparación. 41. Verifica vía SIAC (Transacción KO88), que contabilidad haya realizado liquidación de gastos. Termina Procedimiento 24 Gerencia de Innovación Gubernamental

7 Área: Titulo Página 1 de 6 SOLICITUD DE Y/O REPARACIÓN A UNIDADES VEHICULARES Manual: Autorizado: 18/04/2006 Sustituye:, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR 14/02/2005 SUBGERENCIA DE ADQUISICIONES RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO INICIO HISTÓRICO DEL MTTO. Y SU GTO. ELABORA ESTUDIO, CON BASE EN INFORMACIÓN HISTÓRICA DEL Y SU GASTO, DETERMINA REQUERIMIENTOS POR CENTRO DE COSTOS Y SOLICITA PRESUPUESTO 1 PRESUPUESTO VER PROCEDIMIENTO PARA INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO MANUAL DE FINANZAS DISTRIBUYE EL PRESUPUESTO PARA LA PARTIDA DE DE VEHÍCULOS POR CENTRO DE COSTOS EN SIAC (TRANSACCIÓN FMBB) 2 SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS ELABORA SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO EN SIAC (TRANSACCIÓN ME51N) 3 CONTRATO SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS LLEVA A CABO EL PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DEL SERVICIO Y ENTREGA CONTRATO A LA 4 SUBGERENCIA DE TRANSPORTES DETERMINA SI EL VEHÍCULO REQUIERE SERVICIO DE O REPARACIÓN 5 SERVICIO DE REPARACIÓN QUÉ TIPO DE SERVICIO REQUIERE EL VEHÍCULO? SERVICIO DE VER MANUAL DE ADQUISICIONES REVISA EL KILOMETRAJE QUE MARCA EL ODÓMETRO, COTEJA CONTRA CUADRO DE SERV. DE MTTO. Y DETERMINA EL SERV. QUE LE CORRESPONDE 6 SOLICITUD DE MTTO. Y/ O REPARACIÓN REQUISITA SOLICITUD DE Y/O REPARACIÓN Y PRESENTA 7 1 SOLICITUD DE MTTO. Y/ O REPARACIÓN DETECTA FALLA EN EL VEHÍCULO OFICIAL ASIGNADO, REQUISITA SOLICITUD DE Y/O REPARACIÓN, Y PRESENTA 8 VER BASES GENERALES PARA LA ASIGNACIÓN, CONTROL, USO Y DE VEHÍCULOS PROPIEDAD DEL A 25

8 Área: Página 2 de 6 Titulo Manual: SOLICITUD DE Y/O REPARACIÓN A UNIDADES VEHICULARES Autorizado: 18/04/2006 Sustituye:, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR 14/02/2005 RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO AGENCIA O TALLER MECÁNICO A SOLICITUD DE MTTO. Y/ O REPARACIÓN RECIBE SOLICITUD, VERIFICA DATOS HISTÓRICOS EN SIAC (TRANSACCIÓN IW32) Y DETERMINA TIPO DE REQUERIMIENTO 9 TIPO DE REQUERIMIENTO? REPARACIÓN B RECLAMACIÓN SOLICITA TELEFÓNICAMENTE AL RESGUARDATARIO QUE ENTREGUE EL VEHÍCULO, PARA HACER EFECTIVA LA GARANTÍA 10 ENTREGA EL VEHÍCULO PARA REPARACIÓN 11 OFICIO GARANTÍA OFICIO RECIBE Y REQUIERE MEDIANTE OFICIO A LA AGENCIA O TALLER MECÁNICO QUE ACUDA POR EL VEHÍCULO, PARA QUE HAGA EFECTIVA LA GARANTÍA. 12 RECIBE Y ACUDE 13 INVENTARIO GARANTÍA OFICIO CONJUNTAMENTE CON LA AGENCIA O TALLER LEVANTA INVENTARIO Y ENTREGA LA UNIDAD 14 RECIBE EL VEHÍCULO, LO REPARA Y ENTREGA 15 INVENTARIO GARANTÍA RECIBE EL VEHÍCULO, VERIFICA INVENTARIO Y QUE SE HAYA REALIZADO LA REPARACIÓN, ENTREGA AL RESGUARDATARIO, ARCHIVA 16 RECIBE EL VEHÍCULO Y HACE USO DEL MISMO 17 FIN 26

9 Área: Página 3 de 6 Titulo Manual: SOLICITUD DE Y/O REPARACIÓN A UNIDADES VEHICULARES Autorizado: 18/04/2006 Sustituye:, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR 14/02/2005 RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO AGENCIA O TALLER MECÁNICO B SOLICITUD DE MTTO. Y/ O REPARACIÓN ELABORA EN SIAC (TRANSACCIÓN IW32) LA, CAPTURANDO LA INFORMACIÓN DEL VEHÍCULO Y CENTRO DE COSTOS, E IMPRIME 18 NOTA: LA INFORMACIÓN QUE ACCESA AL SISTEMA CONSISTE EN: - TIPO DE SERVICIO (PREVENTIVO O CORRECTIVO) -CENTRO DE COSTOS - PARTIDA PRESUPEUSTAL PRESENTA LA AL TITULAR LES ÁREA, OBTIENE FIRMA Y SOLICITA TELEFÓNICAMENTE AL RESGUARDATARIO, QUE ENTREGUE EL VEHÍCULO 19 ENTREGA EL VEHÍCULO PARA REPARACIÓN 20 1 RECIBE Y SOLICITA TELEFÓNICAMENTE A LA AGENCIA O TALLER MECÁNICO, QUE ACUDA POR EL VEHÍCULO 21 INVENTARIO ACUDE, LEVANTA INVENTARIO CONJUNTAMENTE CON PERSONAL DE TRANSPORTES, RECIBE VEHÍCULO Y, FIRMA ACUSE Y VERIFICA QUE COINCIDA CON LA FALLA O SERVICIO REQUERIDO DEL VEHÍCULO 22 SI COINCIDE LA REPARACIÓN? NO 3 C REALIZA EL O REPARACIÓN, SEGÚN LA SERVICIO

10 Área: Página 4 de 6 Titulo Manual: SOLICITUD DE Y/O REPARACIÓN A UNIDADES VEHICULARES Autorizado: 18/04/2006 Sustituye:, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR 14/02/2005 AGENCIA O TALLER MECÁNICO RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO C DIAGNÓSTICO Y/O COTIZACIÓN DIAGNÓSTICO Y/O COTIZACIÓN GENERA DIAGNÓSTICO Y/O COTIZACIÓN, Y REMITE VÍA FAX NOTA: ENVÍA COTIZACIÓN CON DIAGNÓSTICO EN CASO DE NO ESTAR INCLUIDO LA REPARACIÓN EN EL CONTRATO DE LICITACIÓN EL SERVICIO 24 REALIZA EL Y/O REPARACIÓN DE ACUERDO A AUTORIZACIÓN 26 SALIDA RECIBE, VERIFICA EL TIPO DE SERVICIO CONTRA CONTRATO, EVALÚA Y AUTORIZA TELEFÓNICAMENTE DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS 25 VER BASES GENERALES PARA LA ASIGNACIÓN, CONTROL, USO Y DE VEHÍCULOS PROPIEDAD DE DIAGNÓSTICO O COTIZACIÓN SALIDA 2 ENTREGA EL VEHÍCULO CON ORDEN DE SALIDA DE LA AGENCIA O TALLER 27 RECIBE, REVISA QUE EL TRABAJO REALIZADO SEA DE ACUERDO A LA ORDEN O AUTORIZACIÓN, VERIFICA CONTRA INVENTARIO, REALIZA PRUEBAS Y VERIFICA SI CONTINÚA LA FALLA 28 SI CONTINÚA LA FALLA? NO SALIDA REGRESA EL VEHÍCULO Y SALIDA, SOLICITANDO SE REALICE CORRECTAMENTE EL O REPARACIÓN 29 INVENTARIO SALIDA 3 VERIFICA QUE LA UNIDAD SE ENCUENTRE DE ACUERDO A RECIBE LA UNIDAD Y HACE USO DE INVENTARIO, FIRMA DE LA MISMA CONFORMIDAD LA SALIDA Y ENTREGA EL VEHÍCULO D 28

11 Área: Página 5 de 6 Titulo Manual: SOLICITUD DE Y/O REPARACIÓN A UNIDADES VEHICULARES Autorizado: 18/04/2006 Sustituye:, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR 14/02/2005 AGENCIA O TALLER MECÁNICO D 4 SALIDA NOTA: LA CONSISTE EN: - - DIAGNÓSTICO - SALIDA PRESENTA ACOMPAÑADA DE LA O DIAGNÓSTICO, COPIA DEL INVENTARIO Y SALIDA 32 NOTA: LOS DATOS DE LOS COSTOS SE CONSULTAN EN LA PROPUESTA ECONÓMICA DEL PROVEEDOR CORRESPONDIENTE AL PROCESO DE ADQUISICIÓN DEL SERVICIO RECIBE, COTEJA CONTRA O DIAGNÓSTICO AUTORIZADO, COSTO Y REFACCIONES, VERIFICANDO QUE SEA CORRECTO DE ACUERDO A CONTRATO 33 NO ES CORRECTA LA? SI ENTREGA AL PROVEEDOR PARA EL AJUSTE CORRESPONDIENTE 34 ACCESA AL SIAC (TRANSACCIÓN ML81N) Y ACEPTA EL SERVICIO REALIZADO, GENERANDO NÚMERO DE ACEPTACIÓN 36 RECIBE LA CON, REALIZA AJUSTE Y PRESENTA NUEVAMENTE 35 E 4 29

12 Área: Página 6 de 6 Titulo Manual: SOLICITUD DE Y/O REPARACIÓN A UNIDADES VEHICULARES Autorizado: 18/04/2006 Sustituye:, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR 14/02/2005 AGENCIA O TALLER MECÁNICO E OBTIENE FIRMA DE AUTORIZACIÓN EN LA, LE ANOTA EL NÚMERO DE HOJA DE ENTRADA, FOTOCOPIA Y ENTREGA ORIGINAL CON LA 37 RECIBE Y TRAMITA PARA PAGO 38 VER PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR - MANUAL DE FINANZAS ARCHIVA COPIA DE LA Y DOCUMENTOS EN EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO 39 ACCESA AL SIAC (TRANSACCIÓN ML81N), REALIZA CIERRE TÉCNICO A LA, INTEGRANDO COSTO DEL O REPARACIÓN. 40 VERIFICA VÍA SIAC (TRANSACCIÓN KO88), QUE CONTABILIDAD HAYA REALIZADO LIQUIDACIÓN DE GASTOS 41 TERMINA PROCEDIMIENTO 30