ESTUDIO DE NECESIDAD, CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DE UN PROCESO DE SELECCIÓN DE CUANTIA INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTIA

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1 ESTUDIO DE NECESIDAD, CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DE UN PROCESO DE SELECCIÓN DE CUANTIA INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTIA OBJETO: La Contraloría General de Santander está interesada en recibir propuestas para LA IMPRESIÓN Y EMPASTE DE LOS LIBROS: INFORME FISCAL Y FINANCIERO 2010, ESTADO DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL MEDIO AMBIENTE DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER AÑO 2010, INFORME DE GESTION 2010, E IMPRESIÓN DEL PERIODICO DE LA ENTIDAD LENTE FISCAL, de conformidad con las especificaciones técnicas contempladas en la invitación pública. ENTIDAD: CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER 1. LA DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN. La Contraloría General de Santander es un órgano de control del Departamento, de carácter técnico, con Autonomía Contractual, Administrativa y Presupuestal para administrar sus asuntos, en los términos y en las condiciones establecidas en la Constitución y las Leyes. Para el cumplimiento de su misión este organismo de control en su plan estratégico requiere consolidar los procesos de gestión de talento humano, la asignación de los recursos físicos y financieros, los sistemas de comunicación interna y externa y la modernización de los elementos tecnológicos como la búsqueda de la mejora continua en los procesos de la entidad. La Contraloría General de Santander tiene como propósito dentro de su planificación estratégica dinamizar y fortalecer su imagen, ya que para la entidad resulta importante presentar un informe de su gestión de control fiscal ante las autoridades administrativas y ante la comunidad en general con el fin de verificar el cumplimiento del plan estratégico correspondiente a Seguridad e Integral Fiscal. Forma de satisfacer la necesidad La mencionada necesidad se satisface con la suscripción de un contrato con una persona natural o jurídica que pueda prestar el servicio IMPRESIÓN Y EMPASTE DE LOS LIBROS: INFORME FISCAL Y FINANCIERO 2010, ESTADO DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL MEDIO AMBIENTE DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER AÑO 2010, así como el INFORME DE GESTION 2010, para que sean presentados ante la Honorable Asamblea Departamental de acuerdo con lo contemplado en el Artículo 9 Numerales 7 y 9 de la Ley 330 de 1996, además la impresión del PERIODICO LENTE FISCAL de la entidad. En razón a la cuantía dicho proceso habrá de adelantarse a través de un proceso de selección abreviada de cuantía inferior al 10% de la menor cuantía, de acuerdo a lo normado por el Decreto 3576 del 17 de Septiembre de 2009.

2 Por lo anterior se hace necesaria la contratación de los servicios de impresión litográfica de estos libros con una agencia y/o persona natural cuyo objeto social sea relacionado con el objeto del contrato. 2. LA DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES ESENCIALES, Y LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR. El contrato a celebrarse con el contratista tendrá las siguientes características: Contratar la Impresión de Libros de la Contraloría General de Santander que atenderán a las condiciones que se describen a continuación: CANTIDAD DESCRIPCION VALOR UNITARIO 200 LIBROS DE INFORME FISCAL Y FINANCIERO 2010 elaborados en pasta papel propalcote 240 gramos impresa a color, Tamaño 22X28 cm, con 13 separadores en cartulina blanca a un color, interior 180 páginas a un color en Bond de 70 gr. Libro 100 LIBROS DE ESTADO DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL MEDIO AMBIENTE DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER elaborados en pasta de propalcote 240 gramos impresos a color, Tamaño 22X28 cm, con 280 páginas en Bond de 70 gr, impresas a una tinta. Libro cocido por el lomo. 100 LIBRILLOS INFORME DE GESTION 2010 elaborados en pasta papel propalcote 240 gramos, e impresa a color, Tamaño 22x28 cm. Interior 46 paginas a un color en bond 70 gramos. Libro cocido por el lomo. VALOR TOTAL PERIODICOS LENTE FISCAL Elaborados en Bond de 70 gr, Tamaño 50x35 cm, constan de 10 páginas a una tinta y dos a color. 3. LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. El soporte normativo que ampara la contratación que se pretende realizar, teniendo en cuenta el objeto de la misma y las partes intervinientes, se trata de un contrato de prestación de servicios y por el valor del mismo la modalidad que se desarrolla es un contrato de mínima cuantía regido por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, reglamentada por el Artículo 2 del Decreto 3576 de 2009 y demás normas concordantes. La Contraloría General de Santander adelantará de conformidad con el Decreto 3576 del 17 de Septiembre de 2009 el presente proceso de selección.

3 4. EL ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO 4.1. Soporte Técnico. Las actividades a desarrollar se encaminan a desarrollar la IMPRESIÓN DE LIBROS y PERIODICOS Consulta de los precios o condiciones del mercado. El valor establecido para el contrato objeto del presente estudio, de acuerdo a consultas e indagaciones realizadas, se encuentra acorde con los precios promedio del mercado para este tipo de contratos, y asciende la suma de DIEZ MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE. ($ ) Consulta de precios en el CUBS SICE. La Secretaría General de la Contraloría General de Santander, ha realizado la consulta en la página del SICE al inicio del presente proceso de contratación. Se anexa la respectiva constancia, utilizando el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE. 5. FACTORES DE SELECCIÓN PARA LA OFERTA MÁS FAVORABLE Que el Artículo 2 del Decreto 3576 del 17 de Septiembre de 2009, establece el procedimiento de selección para la celebración de contratos cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, el cual se realizará mediante invitación publica formulada atreves de la pagina Web de la entidad o, en su defecto, en un lugar de su sede de fácil acceso al público. La Entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes, así como los criterios de selección que aplicara para definir el proceso, ponderando factores técnicos y económicos. 6. CONDICIONES DE LA PRESTACION DE SERVICIO Objeto: LA IMPRESIÓN Y EMPASTE DE LOS LIBROS: INFORME FISCAL Y FINANCIERO 2010, ESTADO DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL MEDIO AMBIENTE DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER AÑO 2010, INFORME DE GESTION 2010, E IMPRESIÓN DEL PERIODICO DE LA ENTIDAD LENTE FISCAL, de acuerdo con las especificaciones técnicas arriba señaladas y que hacen parte integral del contrato. Disposición Presupuestal: Código: Duración del contrato: El plazo establecido para la ejecución es de treinta (30) días, contados a partir de la legalización del mismo y de la fecha de la firma del Acta de Inicio suscrita por las partes. Forma de Pago: La cancelación del valor total del contrato será de la siguiente manera: La Contraloría General de Santander pagará al Contratista el valor estipulado en el contrato, inmediatamente contra entrega y con recibido a satisfacción por

4 parte de la entidad, según Acta de entrega y recibido signada por el supervisor quien verificará que los muebles cumplan con las especificaciones contratadas, procediendo la Subdirección Financiera una vez compruebe la existencia de dicho documento, al pago. 7. ESTIMACION, TIPIFICACION Y ASIGNACION DE LOS RIESGOS PREVISIBLES. En desarrollo de lo señalado en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 y los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y con el fin de valorar el alcance del objeto contractual requerido por la entidad, como sustento y justificación de los factores de selección adoptados para la presente selección, se procede a realizar el estudio de riesgos de la contratación, su tipificación, estimación y asignación. Dada la naturaleza de los servicios a contratar y la condición de invariación del valor unitario de los bienes objeto de la adquisición, como que el proponente debe tener en cuenta a la hora de establecer su oferta económica los gastos y costos para la ejecución del contrato y que ello es un factor utilizado para la determinación de la suma fijada como presupuesto oficial, se estima que no existe mayor riesgo que pueda afectar la efectiva ejecución del objeto a contratar. De igual forma los antecedentes del contrato con similares características al que se pretende suscribir, evidencian que no existe ningún tipo de riesgo para el equilibrio económico, no obstante que en el punto siguiente se establecen los amparos que se consideran pertinentes para asegurar dicha ejecución. La entidad ha elaborado los estudios previos de la contratación determinando con claridad los aspectos económicos y técnicos del contrato, adoptando todas las medidas para garantizar que se contrate con la mejor calidad, la mejor oferta, al mejor precio. Así aminora los riesgos derivados de la contratación. Por lo anterior, se recomienda solicitar garantía de Cumplimiento del Contrato, Calidad del servicio y Salarios y prestaciones del personal empleado por el Contratista 8. GARANTIAS QUE DEBE PRESENTAR EL CONTRATISTA En el presente procedimiento de selección del contratista no se requiere presentar garantía de seriedad de la oferta. El contratista se obliga a constituir a favor y a satisfacción de la Contraloría General de Santander, de acuerdo con el Decreto 4828 de 2009 y el Decreto 2493 de 2009, una garantía expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, cuyas pólizas matrices estén aprobadas por la Superintendencia Financiera. En caso de que haya necesidad de adicionar, prorrogar o suspender la ejecución del contrato resultante, o en cualquier otro evento, el contratista se obliga a modificar la garantía única de acuerdo con las normas legales vigentes.

5 El contratista deberá mantener vigente durante la ejecución del contrato la garantía única y serán de su cargo el pago de todas las primas y demás erogaciones de constitución. La garantía deberá amparar los siguientes riesgos: a) Cumplimiento del objeto contractual: Por un valor equivalente al diez (10%) por ciento del valor total del contrato y con una vigencia igual a la de la duración del mismo y cuatro (04) meses más. b) Calidad del servicio: Por un equivalente al diez (10%) por ciento del valor total del contrato y con una vigencia igual a la de la duración del mismo y cuatro (04) meses más. c) Salarios y prestaciones del personal empleado por el Contratista: por un equivalente al cinco (5%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución y tres (3) años más. 9. OPORTUNIDAD DE LA CONTRATACIÓN: Teniendo en cuenta las consideraciones anteriores se estima oportuno y conveniente desarrollar el presente proceso de contratación, dejando constancia que el proceso se desarrollará mediante Invitación pública, de conformidad con el Decreto 3576 del 17 de Septiembre de 2009, y demás normas concordantes. Que, con relación a la naturaleza del contrato a celebrase es preciso señalar que el mismo se configura como Contrato de Prestación de Servicios. VICTOR JULIO TAMI JAIMES Secretario General.