MANUAL DE USUARIOS SISTEMA DE GESTIÓN DE BOLETAS DE GARANTIA

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIOS SISTEMA DE GESTIÓN DE BOLETAS DE GARANTIA

2 INTRODUCCIÓN Este manual tiene la finalidad proporcionar al usuario las indicaciones necesarias para la utilización del Sistema de Gestión de Boletas de Garantías. El manual está divido en cada uno de los perfiles que posee el sistema, así se podrá explicar en forma clara las opciones disponibles a cada perfil de usuario. Los procesos generales son los siguientes: Recepción de la Boleta de Garantía. Ingreso de la Boleta de Garantía (nuevas, endosos y reemplazos) Autorización de Devolución de la Boleta de Garantía. Devolución de la Boleta de Garantía al garante.

3 PERFIL ENCARGADO REGIONAL 1. Ingreso al Sistema Para poder ingresar al sistema se desplegará una ventana de administración de usuario en donde debe ingresar el usuario y clave. En el caso que usted ingrese por primera vez la clave asignada es 123 una vez ingresado el sistema le pedirá que realice un cambio de clave. Recuerde que el login de usuario es su número de rut sin digito, sin guion y sin puntos. Ej. Rut el login corresponderá al Pantalla de Inicio de Sistema 2. Cambio de Clave Cuando ingrese por primera vez al sistema este le solicitara cambiar la clave genérica que le fue entregada, para realizar esta acción se le presentara la siguiente pantalla:

4 Ingrese nueva clave Repita nueva clave Pantalla Cambio de Clave genérica Una vez que haya cambiado la clave presionar el botón Aceptar. Al momento de Aceptar el sistema desplegará un siguiente mensaje de cambio éxitoso. Como muestra la siguiente imagen: Pantalla Cambio de Clave genérica Debe hacer clic en el botón Volver, y nuevamente ingresar al sistema con su nueva clave.

5 3. Conociendo el Menú Principal Menú Principal Opciones Ingreso de Boletas : Opción en la cual podrá ingresar las boletas de garantías nuevas, endosos y reemplazos Devolución de Boletas a garante: Opción en la cual podrá ingresar los información para la devolución de las Boletas, relacionada con si se cuenta o no con la documentación de respaldo que se solicita para estos efectos Reportes: Opción que permitirá obtener información de las Boletas ingresadas, autorizadas para devolución, vencidas y por vencer de cada Unidad asociada a la Dirección Regional. Manual de Usuario: Le permitirá descargar el manual de usuario actualizado en formato pdf. Recuerde que Ud. debe tener instalado en su equipo el adobe Reader para leer formatos en PDF. Formato de Arqueo: Le permitirá descargar el formato para arqueo de documentos en custodia para Direcciones Regionales.

6 Formato de Arqueo 4. Ingreso de Boletas de Garantía En esta opción usted deberá ingresar todos los antecedentes de la Boleta la boleta de Garantía. Para poder entender mejor el ingreso se va dividir en dos parte, el ingreso del encabezado y el ingreso del detalle de la boleta. Primera pantalla de ingreso

7 Datos a ingresar: Región: Región que corresponde el documento en garantía Rut Garante: Ingresar el Rut y Digito verificador del Garante, una vez ingresado estos antecedentes debe hacer clic en ícono: evento que realizará la consulta al Servicio de Impuesto Internos a través de WebService y retornará el nombre del garante si éste está correcto. Tipo Persona: Campo que se carga automáticamente al ingresar el Rut Garante, éste dato indica si el rut corresponde a una persona Natural o bien a un ente jurídico. Tipo de Documento: Debe Indicar según corresponda el ingreso si es una boleta nueva, endoso o se está digitando en reemplazo de otra. En el caso de ser endoso o reemplazo de otra. Seleccionando Tipo de Documento

8 Al momento de seleccionar el tipo de documento el sistema se ejecutará de dos formas, dependiendo del tipo seleccionado: A. Endoso o Reemplazo : El sistema desplegará un mensaje advirtiendo que Ud. debe ingresar la boleta de garantía a la cual se encuentra asociada originalmente el endoso o reemplazo, con el fin de que aparezca la relación al momento de emitir el reporte de garantías ingresadas. Igualmente deberá indicar el correlativo del número de endoso o remplazo que está registrando. Mensajes que se desplegaran: Indique el número de Endoso/reemplazo que está registrando Estimado, debe asociar garantía Por lo tanto lo primero que debe indicar es el número de endoso, éste se selecciona de la lista. Seleccionando N de Endoso Para poder hacer la asociación en la que se debe hacer clic Asociar Garantía -

9 Asociar Garantía Original Luego se desplegará una ventana emergente donde se listarán todas aquellas boletas con iguales características, considerando la región y el Rut del garante, y se deberá seleccionar la garantía a la cual se encuentra asociada originalmente el endoso o reemplazo.

10 Ventana Emergente para la selección de la Boleta Original En esta ventana Ud. debe seleccionar solo una boleta de la lista, la cual quedará asociada a su endoso o remplazo haciendo clic en Asociar - En el caso que no seleccione ninguna boleta el sistema le mostrará el siguiente mensaje : Y por el contrario si Ud. selecciona mas de una el sistema le mostrará el siguiente mensaje : Si la boleta que busca no está en la lista, deberá desplazarse a las siguientes páginas con los íconos:

11 Luego de seleccionar su boleta original, la pantalla se cerrará y automáticamente en la pantalla de ingreso de Boleta, se mostrará la información básica de la boleta original, como muestra la siguiente figura: Información de la Boleta Original Dicha información corresponde a un ID de boleta interno, nombre del banco, fecha de emisión y número de documento. Al mismo instante se desplegará el resto de los campos que corresponden al detalle de la boleta, con todos los datos cargados con los valores de la boleta que seleccionó anteriormente. Como muestra el ejemplo: Datos que se cargan automáticamente

12 Datos que se cargan automáticamente Los antecedentes se podrán modificar de ser necesarios. B. Nueva Para el tipo de documento Nueva, el sistema desplegará los cuadros a completar, que corresponden al Ingreso de detalle:

13 Datos que se deben completar Donde tenemos: Antecedentes Generales Departamento o Unidad: Departamento o Unidad que corresponde el documento en garantía. Programa: Programa que pertenece el documento en garantía

14 N Providencia: Número de providencia de la Boleta de garantía Fecha de Providencia: Fecha de la Providencia con que ingresa a Tesorería o DAF el documento en garantía Tipo de garantía: Debe seleccionar si la garantía corresponde a : Seriedad, Fiel Cumplimiento o Anticipo Antecedentes del Documento Identificación del Documento: Debe seleccionar si corresponde Boleta, Póliza o Vale Vista. Banco emisor o Aseguradora: Debe seleccionar el Banco o la Aseguradora correspondiente. Número del documento: Debe ingresar el número del Documento. Indicar el tipo de vencimiento: Definido o Indefinido, para el caso de ser definido se solicitarán dos fechas: desde hasta, para el caso de ser indefinido solo tendrá que ingresar la fecha desde. Fecha de Emisión: Debe ingresar la fecha de emisión de la Boleta de Garantía y de inicio de vigencia en el caso de las pólizas o endosos. Fecha de Vencimiento: En el caso que sea una boleta Indefinida no se debe ingresar fecha de vencimiento por el contrario si la boleta es definida se debe ingresar en forma obligatoria. Moneda: Debe seleccionar si es en UF, pesos o dólares. Monto Garantía: Debe ingresar el monto de la Garantía. Comentarios: Opción que le permite ingresar comentarios en forma opcional, por ejemplo: Licitación, razón de endoso o reemplazo. Antecedentes del Contrato. N de Resolución: corresponde al número de resolución que generó el documento de garantía. No es un dato obligatorio. fecha de la Resolución: Corresponde a la fecha del contrato que generó el documento de garantía, dato que No es obligatorio. Se debe tener claro que los campos que están marcados con (*) el ingreso de información es obligatorio.

15 Una vez que haya ingresado toda la información requerida debe presionar - Continuar - y se desplegará la opción de Imprimir el registro de ingreso de la Boleta y luego adjuntar los documentos necesarios para asociarlos a la boleta: Imprimir Registro en PDF Ejemplo de Formato de Registro de Boleta

16 Pantalla adjuntar Documentos Como se indica en pantalla el ingreso de la boleta aún no está completo pues deberá ingresar la boleta escaneada más algún otro documento que se estime conveniente, ejemplo: Providencia de Oficina de Partes. Tiene como máximo 3 adjuntos. Para el primer ingreso deberá hacer clic en Se habilitará la siguiente pantalla: Pantalla 2 adjuntar Documentos

17 Ejemplo: Seleccionado Archivo Usted debe presionar: o para poder seleccionar el archivo que desea adjuntar. Nota: Si la garantía contiene información en el reverso, también debe ser escaneada. Al aceptar, volverá a la pantalla anterior y deberá aparecer indicada la ruta de su archivo: Se muestra la ruta del archivo seleccionado Aplicar Cambios: Éste evento corresponde a grabar el archivo.

18 Salir: Al momento de salir, volverá a la pantalla anterior. Al momento de adjuntar el documento éste se verá reflejado en pantalla al mismo tiempo que se muestra el nombre del documento y su formato. Visualización de Archivo Al finalizar la acción de adjuntar en la pantalla se irán desplegando el o los nombres de cada archivo cargado. Pantalla Adjuntar

19 Continuar: Botón que permite dar por finalizado el proceso de ingreso de boletas de garantías, solo le permitirá finalizar si al menos ha ingresado un documento adjunto, de lo contrario el sistema desplegará un mensaje de advertencia: En caso que esté completo el registro de la boleta de garantía, se desplegará el mensaje, que le permitirá seguir ingresando o bien finalizar: Finalización 5. Devolución de Boletas a garante Esta opción permite devolver las boletas de garantías a las cuales las Unidades han realizado la autorización de devolución previa a este proceso. Una vez que ingrese a esta opción se desplegará la siguiente pantalla: Pantalla de Devolución a Garante

20 Sólo en caso de personas naturales se encuentra disponible un poder simple, que podrá emitir en caso de que el representante legal no cuente con uno al momento de retirar la garantía. Ejemplo Formato Poder Simple Se listarán sólo aquellas boletas que han sido autorizadas para devolución por parte de las Unidades. Se deberá indicar si se cuenta o no con los documentos de respaldo por cada documento en Garantía a devolver: Fotocopia Rut garante Fotocopia Rut de la persona que retira boleta Poder Vigente. En Cada columna tiene dos opciones: Sí presenta No presenta. Al indicar los 3 valores deberá hacer clic en el icono, éste validará los estados, en caso que no cumpla con las condiciones se desplegará el mensaje correspondiente:

21 Mensajes Por el contrario, si cumple con las tres condiciones se generará un formulario de devolución de garantías. El archivo se generará en formato PDF, Ud. deberá imprimirlo. Se generarán dos copias: una copia para la Unidad de Tesorería, otra copia para el garante. Ejemplo Formato Primera Copia de Formulario de Devolución

22 Ejemplo Formato Segunda Copia de Formulario de Devolución 6. Reportes En esta opción dispondrá de información referente a:

23 Reporte de Boletas por vencer: Entrega información de las boletas de garantía ingresadas que están por vencer. Reportes de Boletas Vencidas: Entrega información de Boletas que ya se encuentran vencidas. Boletas ingresadas: Entrega información de todas las garantías ingresadas, independiente de su estado Reporte Boletas devueltas autorizadas: Entrega información sobre las garantías que han sido autorizadas y devueltas, identificando quién realizó cada actividad y la fecha. Cada reporte tiene la opción de generarse en formato csv para abrir en Excel.

24 PERFIL DIGITADOR 1. Ingreso al Sistema Para poder ingresar al sistema debe ingresar el usuario y clave. En el caso que usted ingrese por primera vez la clave asignada es 123 una vez ingresado el sistema le pedirá que realice un cambio de clave. Recuerde que el login de usuario es su número de rut sin digito, sin guion y sin puntos. Ej. Rut el login corresponderá al Pantalla de ingreso al Sistema 2. Cambio de Clave Cuando ingrese por primera vez al sistema este le solicitara cambiar la clave genérica que le fue entregada, para realizar esta acción se le presentara la siguiente pantalla:

25 Cambio de Clave Genérica Una vez que haya ingresado su clave nueva presionar el botón Aceptar Conociendo el Menú Principal Menú principal Opciones Ingreso de Boletas: Opción en la cual podrá ingresar las boletas de garantías Reportes: Opción que permitirá obtener información de las Boletas ingresadas.

26 4. Ingreso de Boletas de Garantía En esta opción usted deberá ingresar todos los antecedentes de la Boleta la boleta de Garantía. Para poder entender mejor el ingreso se va dividir en dos parte, el ingreso del encabezado y el ingreso del detalle de la boleta. Ingreso Garantías Datos a ingresar: Región: Región que corresponde el documento en garantía Rut Garante: Ingresar el Rut y Digito verificador del Garante, una vez ingresado estos antecedentes debe hacer clic en ícono: evento que realizará la consulta al Servicio de Impuesto Internos a través de WebService y retornará el nombre del garante si éste está correcto. Tipo Persona: Campo que se carga automáticamente al ingresar el Rut Garante, éste dato indica si el rut corresponde a una persona Natural o bien a un ente jurídico. Tipo de Documento: Debe Indicar según corresponda el ingreso si es una boleta nueva, endoso o se está digitando en reemplazo de otra. En el caso de ser endoso o reemplazo de otra.

27 Seleccionado Tipo Documento Al momento de seleccionar el tipo de documento el sistema se ejecutará de dos formas, dependiendo del tipo seleccionado: C. Endoso o Reemplazo : El sistema desplegará un mensaje advirtiendo que Ud. debe ingresar la boleta de garantía a la cual se encuentra asociada originalmente el endoso o reemplazo, con el fin de que aparezca la relación al momento de emitir el reporte de garantías ingresadas. Igualmente deberá indicar el correlativo del número de endoso o remplazo que está registrando. Mensajes que se desplegaran: Indique el número de Endoso/reemplazo que está registrando Estimado, debe asociar garantía Por lo tanto lo primero que debe indicar es el número de endoso, éste se selecciona de la lista.

28 Seleccionado N Endoso Para poder hacer la asociación en pantalla se muestra una imagen - Asociar Garantía - en la que se debe hacer clic: Asociar Garantía Original

29 Luego se desplegará una ventana emergente donde se listarán todas aquellas boletas con iguales características, considerando la región y el Rut del garante, y se deberá seleccionar la garantía a la cual se encuentra asociada originalmente el endoso o reemplazo. Lista de Boletas para Asociar En esta ventana Ud. debe seleccionar solo una boleta de la lista, la cual quedará asociada a su endoso o remplazo haciendo clic en - Asociar - En el caso que no seleccione ninguna boleta el sistema le mostrará el siguiente mensaje : Y por el contrario si Ud. selecciona mas de una el sistema le mostrará el siguiente mensaje :

30 Si la boleta que busca no está en la lista, deberá desplazarse a las siguientes páginas con los íconos: Luego de seleccionar su boleta original, la pantalla se cerrará y automáticamente en la pantalla de ingreso de Boleta, se mostrará la información básica de la boleta original, como muestra la siguiente figura: Datos de la Boleta Original Dicha información corresponde a un ID de boleta interno, nombre del banco, fecha de emisión y número de documento. Al mismo instante se desplegará el resto de los campos que corresponden al detalle de la boleta, con todos los datos cargados con los valores de la boleta que seleccionó anteriormente. Como muestra el ejemplo: Datos que se cargan automáticamente

31 Datos que se cargan automáticamente Los antecedentes se podrán modificar de ser necesarios. D. Nueva Para el tipo de documento Nueva, el sistema desplegará los cuadros a completar, que corresponden al Ingreso de detalle:

32 Donde tenemos: Antecedentes Generales Departamento o Unidad: Departamento o Unidad que corresponde el documento en garantía. Programa: Programa que pertenece el documento en garantía N Providencia: Número de providencia de la Boleta de garantía Fecha de Providencia: Fecha de la Providencia con que ingresa a Tesorería o DAF el documento en garantía

33 Tipo de garantía: Debe seleccionar si la garantía corresponde a : Seriedad, Fiel Cumplimiento o Anticipo Antecedentes del Documento Identificación del Documento: Debe seleccionar si corresponde Boleta, Póliza o Vale Vista. Banco emisor o Aseguradora: Debe seleccionar el Banco o la Aseguradora correspondiente. Número del documento: Debe ingresar el número del Documento. Indicar el tipo de vencimiento: Definido o Indefinido, para el caso de ser definido se solicitarán dos fechas: desde hasta, para el caso de ser indefinido solo tendrá que ingresar la fecha desde. Fecha de Emisión: Debe ingresar la fecha de emisión de la Boleta de Garantía y de inicio de vigencia en el caso de las pólizas o endosos. Fecha de Vencimiento: En el caso que sea una boleta Indefinida no se debe ingresar fecha de vencimiento por el contrario si la boleta es definida se debe ingresar en forma obligatoria. Moneda: Debe seleccionar si es en UF, pesos o dólares. Monto Garantía: Debe ingresar el monto de la Garantía. Comentarios: Opción que le permite ingresar comentarios en forma opcional, por ejemplo: Licitación, razón de endoso o reemplazo. Antecedentes del Contrato. N de Resolución: corresponde al número de resolución que generó el documento de garantía. No es un dato obligatorio. fecha de la Resolución: Corresponde a la fecha del contrato que generó el documento de garantía, dato que No es obligatorio. Se debe tener claro que los campos que están marcados con (*) el ingreso de información es obligatorio. Una vez que haya ingresado toda la información requerida debe presionar - Continuar - y se desplegará la opción de Imprimir el registro de ingreso de la Boleta y luego adjuntar los documentos necesarios para asociarlos a la boleta:

34 Generar en PDF certificado de ingreso de Boleta Ejemplo formato Como se indica en pantalla el ingreso de la boleta aún no está completo pues deberá ingresar la boleta escaneada más algún otro documento que se estime conveniente, ejemplo: Providencia de Oficina de Partes. Tiene como máximo 3 adjuntos. Para el primer ingreso deberá hacer clic en Se habilitará la siguiente pantalla:

35 Se permiten hasta 3 Documentos Pantalla 1 Adjuntar Documento

36 Seleccionando Archivo Usted debe presionar: o para poder seleccionar el archivo que desea adjuntar. Nota: Si la garantía contiene información en el reverso, también debe ser escaneada. Al aceptar, volverá a la pantalla anterior y deberá aparecer indicada la ruta de su archivo: Ruta del archivo seleccionado Aplicar Cambios: Éste evento corresponde a grabar el archivo.

37 Salir: Al momento de salir, volverá a la pantalla anterior. Al momento de adjuntar el documento éste se verá reflejado en pantalla al mismo tiempo que se muestra el nombre del documento y su formato. Visualización de archivo Al finalizar la acción de adjuntar en la pantalla se irán desplegando el o los nombres de cada archivo cargado. Se muestra nombre de documento adjunto Continuar: Botón que permite dar por finalizado el proceso de ingreso de boletas de garantías, solo le permitirá finalizar si al menos ha ingresado un documento adjunto, de lo contrario el sistema desplegará un mensaje de advertencia:

38 En caso que esté completo el registro de la boleta de garantía, se desplegará el mensaje, que le permitirá seguir ingresando o bien finalizar: Finalizar 5. Reportes En esta opción dispondrá de información referente a: Boletas ingresadas: Entrega información de todas las garantías ingresadas, independiente de su estado Reporte de Boletas por vencer: Entrega información de las boletas de garantía ingresadas que están por vencer. Reportes de Boletas Vencidas: Entrega información de Boletas que ya se encuentran vencidas. Reporte Boletas devueltas autorizadas: Entrega información sobre las garantías que han sido autorizadas y devueltas, identificando quién realizó cada actividad y la fecha. Cada reporte tiene la opción de generarse en formato csv para abrir en Excel.

39 PERFIL USUARIO UNIDAD 1. Ingreso al Sistema Para poder ingresar al sistema debe ingresar el usuario y clave. En el caso que usted ingrese por primera vez la clave asignada es 123 una vez ingresado el sistema le pedirá que realice un cambio de clave. Recuerde que el login de usuario es su número de rut sin digito, sin guion y sin puntos. Ej. Rut el login corresponderá al Ingreso al Sistema 2. Cambio de Clave Cuando ingrese por primera vez al sistema este le solicitara cambiar la clave genérica que le fue entregada, para realizar esta acción se le presentara la siguiente pantalla:

40 Ingrese nueva clave Repita nueva clave Cambio de Clave genérica Una vez que haya cambiado la clave presionar el botón -Aceptar-. 3. Conociendo el Menú Principal Menú Principal Opciones Autorización de Devoluciones: Opción en la cual podrá autorizar la devolución de Boletas de Garantías. Reportes: Opción que permitirá obtener información de las Boletas ingresadas. 4. Autorización de Devoluciones En esta opción se deberá autorizar la devolución de las garantías indicando la causal y cualquier observación que proporcione información adicional considerada importante. Al ingresar se presentará la siguiente pantalla:

41 Pantalla de Autorización de Devoluciones Donde deberá hacer clic en el icono - Autorizar -, luego se desplegará la siguiente pantalla: Motivos de la Devolución Deberá seleccionar el motivo de la devolución de la Boleta. Los motivos son:

42 En el caso que el motivo de devolución sea Devuelta o Ejecutada deberá realizar una descripción del motivo seleccionado. Al ejecutar la autorización de la devolución, el sistema enviará un correo automático al Encargado Regional (en las Direcciones Regionales) y al Encargado Nacional (en el Nivel Central) Se genera Correo de la autorización Una vez que se complete la autorización, la boleta no se desplegará en la lista, es decir, cambiará de estado de Aprobada a Autorizada para devolución. 5. Reportes En esta opción dispondrá de información referente a: Boletas ingresadas: Entrega información de todas las garantías ingresadas, independiente de su estado Reporte de Boletas por vencer: Entrega información de las boletas de garantía ingresadas que están por vencer. Reportes de Boletas Vencidas: Entrega información de Boletas que ya se encuentran vencidas. Reporte Boletas devueltas autorizadas: Entrega información sobre las garantías que han sido autorizadas y devueltas, identificando quién realizó cada actividad y la fecha. Cada reporte tiene la opción de generarse en formato csv para abrir en Excel.

43 PERFIL USUARIO CONSULTA AUDITORÍA 6. Ingreso al Sistema Para poder ingresar al sistema debe ingresar el usuario y clave. En el caso que usted ingrese por primera vez la clave asignada es 123 una vez ingresado el sistema le pedirá que realice un cambio de clave. Recuerde que el login de usuario es su número de rut sin digito, sin guion y sin puntos. Ej. Rut el login corresponderá al Ingreso al Sistema 7. Cambio de Clave Cuando ingrese por primera vez al sistema este le solicitara cambiar la clave genérica que le fue entregada, para realizar esta acción se le presentara la siguiente pantalla:

44 Ingrese nueva clave Repita nueva clave Cambio de Clave genérica Una vez que haya cambiado la clave presionar el botón -Aceptar-. 8. Conociendo el Menú Principal Menú Principal El perfil solo dispone de opciones para consulta de reportes, todos entregan información de las Boletas registradas en sistema.

45 Reporte de Boletas por vencer Entrega información de las boletas de garantía ingresadas que están por vencer. Tiene Filtros de Búsqueda: Región, Unidad, Días por Vencer y Tipo de Garantías. Opción Exportar: genera la consulta en archivo csv para exportar a Excel. Opción Ver- se muestra el detalle de la boleta ingresada Reporte Boletas por Vencer

46 Ejemplo de consulta de Boleta Reportes de Boletas Vencidas Entrega información de Boletas que ya se encuentran vencidas. Tiene los siguientes Filtros de Búsqueda: Región, Unidad y Tipo de Garantías.

47 Pantalla Boletas Vencidas Opción Exportar: genera la consulta en archivo csv para exportar a Excel. Opción Ver- se muestra el detalle de la boleta ingresada Ejemplo de consulta de Boleta

48 Boletas ingresadas Entrega información de todas las garantías ingresadas, independiente de su estado. Filtros de búsqueda: Región, Unidad, Estado de garantía, tipo de garantía y Rut garante. Pantalla reporte Boletas Ingresadas Opción Exportar: genera la consulta en archivo csv para exportar a Excel. Opción Ver- se muestra el detalle de la boleta ingresada

49 Opción Ver Documentos: da la posibilidad de consultar y exportar los documentos que se adjuntaron al momento de crear y registrar la boleta de garantía. Ejemplo de consulta de Boleta Lista de Documentos Al hacer clic en la columna Descargar Documento se abre pantalla con el archivo adjuntado.

50 Ejemplo de Documento Reporte Boletas devueltas autorizadas Entrega información sobre las garantías que han sido autorizadas y devueltas, identificando quién realizó cada actividad y la fecha. Filtros de Búsqueda: Región, Unidad, Tipo de garantía y Estado.

51 Pantalla de Boletas Autorizadas Opción Exportar: genera la consulta en archivo csv para exportar a Excel. Opción Ver- se muestra el detalle de la boleta ingresada Ejemplo de consulta de Boleta

52 PERFIL USUARIO UNIDAD NACIONAL 9. Ingreso al Sistema Para poder ingresar al sistema debe ingresar el usuario y clave. En el caso que usted ingrese por primera vez la clave asignada es 123 una vez ingresado el sistema le pedirá que realice un cambio de clave. Recuerde que el login de usuario es su número de rut sin digito, sin guion y sin puntos. Ej. Rut el login corresponderá al Ingreso al Sistema 10. Cambio de Clave Cuando ingrese por primera vez al sistema este le solicitara cambiar la clave genérica que le fue entregada, para realizar esta acción se le presentara la siguiente pantalla:

53 Ingrese nueva clave Repita nueva clave Cambio de Clave genérica Una vez que haya cambiado la clave presionar el botón -Aceptar Conociendo el Menú Principal Menú Principal El perfil dispone de opciones para consulta de reportes, todos entregan información de las Boletas registradas en sistema y de autorización de boletas para su devolución. Autorización de Devolución Se desplegará la lista de todas las boletas que no se encuentran en estado de devolución ni autorizadas para tal proceso.

54 Pantalla de Autorización Opciones Ver: Permite consultar el detalle de la Boleta. Ejemplo de consulta de Boleta

55 Ver Documento: Permite consultar y exportar los documentos asociados a la boleta. Lista de Documentos Al hacer clic en la columna Descargar Documento se abre pantalla con el archivo adjuntado. Autorizar: Permite ingresar los motivos de la devolución. Motivos de la Devolución Deberá seleccionar el motivo de la devolución de la Boleta. Los motivos son: En el caso que el motivo de devolución sea Devuelta o Ejecutada deberá realizar una descripción del motivo seleccionado. Al ejecutar la autorización de la devolución, el sistema enviará un correo automático al Encargado Regional (en las Direcciones Regionales) y al Encargado Nacional (en el Nivel Central)

56 Se genera Correo de la autorización Reporte de Boletas por vencer Entrega información de las boletas de garantía ingresadas que están por vencer. Tiene Filtros de Búsqueda: Región, Unidad, Días por Vencer y Tipo de Garantías. Reporte Boletas por Vencer Opción Exportar: genera la consulta en archivo csv para exportar a Excel. Opción Ver- se muestra el detalle de la boleta ingresada

57 Ejemplo de consulta de Boleta Reportes de Boletas Vencidas Entrega información de Boletas que ya se encuentran vencidas. Tiene los siguientes Filtros de Búsqueda: Región, Unidad y Tipo de Garantías.

58 Pantalla Boletas Vencidas Opción Exportar: genera la consulta en archivo csv para exportar a Excel. Opción Ver- se muestra el detalle de la boleta ingresada Ejemplo de consulta de Boleta

59 Boletas ingresadas Entrega información de todas las garantías ingresadas, independiente de su estado. Filtros de búsqueda : Región, Unidad, Estado de garantía, tipo de garantía y Rut garante. Opción Exportar: genera la consulta en archivo csv para exportar a Excel. Opción Ver- se muestra el detalle de la boleta ingresada Pantalla reporte Boletas Ingresadas Ejemplo de consulta de Boleta

60 Opción Ver Documentos: da la posibilidad de consultar y exportar los documentos que se adjuntaron al momento de crear y registrar la boleta de garantía. Lista de Documentos Al hacer clic en la columna Descargar Documento se abre pantalla con el archivo adjuntado. Ejemplo de Documento Reporte Boletas devueltas autorizadas Entrega información sobre las garantías que han sido autorizadas y devueltas, identificando quién realizó cada actividad y la fecha. Filtros de Búsqueda: Región, Unidad, Tipo de garantía y Estado.

61 Pantalla de Boletas Autorizadas Opción Exportar: genera la consulta en archivo csv para exportar a Excel. Opción Ver- se muestra el detalle de la boleta ingresada Ejemplo de consulta de Boleta

62 PERFIL ADMINISTRADOR NACIONAL 7. Ingreso al Sistema Para poder ingresar al sistema debe ingresar el usuario y clave. En el caso que usted ingrese por primera vez la clave asignada es 123 una vez ingresado el sistema le pedirá que realice un cambio de clave. Recuerde que el login de usuario es su número de rut sin digito, sin guion y sin puntos. Ej. Rut el login corresponderá al Pantalla de Inicio de Sistema 8. Cambio de Clave Cuando ingrese por primera vez al sistema este le solicitara cambiar la clave genérica que le fue entregada, para realizar esta acción se le presentara la siguiente pantalla:

63 Ingrese nueva clave Repita nueva clave Pantalla Cambio de Clave genérica Una vez que haya cambiado la clave presionar el botón Aceptar. Al momento de Aceptar el sistema desplegará un siguiente mensaje de cambio éxitoso. Como muestra la siguiente imagen: Pantalla Cambio de Clave genérica Debe hacer clic en el botón Volver, y nuevamente ingresar al sistema con su nueva clave. 9. Conociendo el Menú Principal

64 Menú Principal Opciones Ingreso de Boletas : Opción en la cual podrá ingresar las boletas de garantías nuevas, endosos y reemplazos Devolución de Boletas a garante: Opción en la cual podrá ingresar los información para la devolución de las Boletas, relacionada con si se cuenta o no con la documentación de respaldo que se solicita para estos efectos Reportes: Opción que permitirá obtener información de las Boletas ingresadas, autorizadas para devolución, vencidas y por vencer de cada Unidad asociada a la Dirección Regional. Generar Vencimientos: Emite correo electrónico masivo a todas las direcciones regionales, informando de las boletas próximas a vencer. Mantenedores: Permite administrar usuarios, programas, Unidades, Bancos o Aseguradoras, Feriados y motivos de devolución.

65 Administrar Boletas: Permite consultar y modificar los antecedentes de una boleta. Modificar Estado de Boletas: Permite cambiar estado de una boleta registrada. Manual de Usuario: Le permitirá descargar el manual de usuario actualizado en formato pdf. Recuerde que Ud. debe tener instalado en su equipo el adobe Reader para leer formatos en PDF. Formato de Arqueo: Le permitirá descargar el formato para arqueo de documentos en custodia para Direcciones Regionales. Formato de Arqueo 10. Ingreso de Boletas de Garantía En esta opción usted deberá ingresar todos los antecedentes de la Boleta la boleta de Garantía.

66 Para poder entender mejor el ingreso se va dividir en dos parte, el ingreso del encabezado y el ingreso del detalle de la boleta. Primera pantalla de ingreso Datos a ingresar: Región: Región que corresponde el documento en garantía Rut Garante: Ingresar el Rut y Digito verificador del Garante, una vez ingresado estos antecedentes debe hacer clic en ícono: evento que realizará la consulta al Servicio de Impuesto Internos a través de WebService y retornará el nombre del garante si éste está correcto. Tipo Persona: Campo que se carga automáticamente al ingresar el Rut Garante, éste dato indica si el rut corresponde a una persona Natural o bien a un ente jurídico. Tipo de Documento: Debe Indicar según corresponda el ingreso si es una boleta nueva, endoso o se está digitando en reemplazo de otra. En el caso de ser endoso o reemplazo de otra.

67 Seleccionando Tipo de Documento Al momento de seleccionar el tipo de documento el sistema se ejecutará de dos formas, dependiendo del tipo seleccionado: E. Endoso o Reemplazo : El sistema desplegará un mensaje advirtiendo que Ud. debe ingresar la boleta de garantía a la cual se encuentra asociada originalmente el endoso o reemplazo, con el fin de que aparezca la relación al momento de emitir el reporte de garantías ingresadas. Igualmente deberá indicar el correlativo del número de endoso o remplazo que está registrando. Mensajes que se desplegaran: Indique el número de Endoso/reemplazo que está registrando Estimado, debe asociar garantía Por lo tanto lo primero que debe indicar es el número de endoso, éste se selecciona de la lista.

68 Seleccionando N de Endoso Para poder hacer la asociación en la que se debe hacer clic Asociar Garantía - Asociar Garantía Original

69 Luego se desplegará una ventana emergente donde se listarán todas aquellas boletas con iguales características, considerando la región y el Rut del garante, y se deberá seleccionar la garantía a la cual se encuentra asociada originalmente el endoso o reemplazo. Ventana Emergente para la selección de la Boleta Original En esta ventana Ud. debe seleccionar solo una boleta de la lista, la cual quedará asociada a su endoso o remplazo haciendo clic en Asociar - En el caso que no seleccione ninguna boleta el sistema le mostrará el siguiente mensaje : Y por el contrario si Ud. selecciona mas de una el sistema le mostrará el siguiente mensaje :

70 Si la boleta que busca no está en la lista, deberá desplazarse a las siguientes páginas con los íconos: Luego de seleccionar su boleta original, la pantalla se cerrará y automáticamente en la pantalla de ingreso de Boleta, se mostrará la información básica de la boleta original, como muestra la siguiente figura: Información de la Boleta Original Dicha información corresponde a un ID de boleta interno, nombre del banco, fecha de emisión y número de documento. Al mismo instante se desplegará el resto de los campos que corresponden al detalle de la boleta, con todos los datos cargados con los valores de la boleta que seleccionó anteriormente. Como muestra el ejemplo: Datos que se cargan automáticamente

71 Datos que se cargan automáticamente Los antecedentes se podrán modificar de ser necesarios. F. Nueva Para el tipo de documento Nueva, el sistema desplegará los cuadros a completar, que corresponden al Ingreso de detalle:

72 Datos que se deben completar Donde tenemos: Antecedentes Generales

73 Departamento o Unidad: Departamento o Unidad que corresponde el documento en garantía. Programa: Programa que pertenece el documento en garantía N Providencia: Número de providencia de la Boleta de garantía Fecha de Providencia: Fecha de la Providencia con que ingresa a Tesorería o DAF el documento en garantía Tipo de garantía: Debe seleccionar si la garantía corresponde a : Seriedad, Fiel Cumplimiento o Anticipo Antecedentes del Documento Identificación del Documento: Debe seleccionar si corresponde Boleta, Póliza o Vale Vista. Banco emisor o Aseguradora: Debe seleccionar el Banco o la Aseguradora correspondiente. Número del documento: Debe ingresar el número del Documento. Indicar el tipo de vencimiento: Definido o Indefinido, para el caso de ser definido se solicitarán dos fechas: desde hasta, para el caso de ser indefinido solo tendrá que ingresar la fecha desde. Fecha de Emisión: Debe ingresar la fecha de emisión de la Boleta de Garantía y de inicio de vigencia en el caso de las pólizas o endosos. Fecha de Vencimiento: En el caso que sea una boleta Indefinida no se debe ingresar fecha de vencimiento por el contrario si la boleta es definida se debe ingresar en forma obligatoria. Moneda: Debe seleccionar si es en UF, pesos o dólares. Monto Garantía: Debe ingresar el monto de la Garantía. Comentarios: Opción que le permite ingresar comentarios en forma opcional, por ejemplo: Licitación, razón de endoso o reemplazo. Antecedentes del Contrato. N de Resolución: corresponde al número de resolución que generó el documento de garantía. No es un dato obligatorio. fecha de la Resolución: Corresponde a la fecha del contrato que generó el documento de garantía, dato que No es obligatorio.

74 Se debe tener claro que los campos que están marcados con (*) el ingreso de información es obligatorio. Una vez que haya ingresado toda la información requerida debe presionar - Continuar - y se desplegará la opción de Imprimir el registro de ingreso de la Boleta y luego adjuntar los documentos necesarios para asociarlos a la boleta: Imprimir Registro en PDF Ejemplo de Formato de Registro de Boleta

75 Pantalla adjuntar Documentos Como se indica en pantalla el ingreso de la boleta aún no está completo pues deberá ingresar la boleta escaneada más algún otro documento que se estime conveniente, ejemplo: Providencia de Oficina de Partes. Tiene como máximo 3 adjuntos. Para el primer ingreso deberá hacer clic en Se habilitará la siguiente pantalla: Pantalla 2 adjuntar Documentos

76 Ejemplo: Seleccionado Archivo Usted debe presionar: o para poder seleccionar el archivo que desea adjuntar. Nota: Si la garantía contiene información en el reverso, también debe ser escaneada. Al aceptar, volverá a la pantalla anterior y deberá aparecer indicada la ruta de su archivo:

77 Se muestra la ruta del archivo seleccionado Aplicar Cambios: Éste evento corresponde a grabar el archivo. Salir: Al momento de salir, volverá a la pantalla anterior. Al momento de adjuntar el documento éste se verá reflejado en pantalla al mismo tiempo que se muestra el nombre del documento y su formato. Visualización de Archivo

78 Al finalizar la acción de adjuntar en la pantalla se irán desplegando el o los nombres de cada archivo cargado. Pantalla Adjuntar Continuar: Botón que permite dar por finalizado el proceso de ingreso de boletas de garantías, solo le permitirá finalizar si al menos ha ingresado un documento adjunto, de lo contrario el sistema desplegará un mensaje de advertencia: En caso que esté completo el registro de la boleta de garantía, se desplegará el mensaje, que le permitirá seguir ingresando o bien finalizar: Finalización 11. Devolución de Boletas

79 Esta opción permite devolver las boletas de garantías a las cuales las Unidades han realizado la autorización de devolución previa a este proceso. Una vez que ingrese a esta opción se desplegará la siguiente pantalla: Pantalla de Devolución a Garante Sólo en caso de personas naturales se encuentra disponible un poder simple, que podrá emitir en caso de que el representante legal no cuente con uno al momento de retirar la garantía. Ejemplo Formato Poder Simple

80 Se listarán sólo aquellas boletas que han sido autorizadas para devolución por parte de las Unidades. Se deberá indicar si se cuenta o no con los documentos de respaldo por cada documento en Garantía a devolver: Fotocopia Rut garante Fotocopia Rut de la persona que retira boleta Poder Vigente. En Cada columna tiene dos opciones: Sí presenta No presenta. Al indicar los 3 valores deberá hacer clic en el icono, éste validará los estados, en caso que no cumpla con las condiciones se desplegará el mensaje correspondiente: Mensajes Por el contrario, si cumple con las tres condiciones se generará un formulario de devolución de garantías. El archivo se generará en formato PDF, Ud. deberá imprimirlo. Se generarán dos copias: una copia para la Unidad de Tesorería, otra copia para el garante.

81 Ejemplo Formato Primera Copia de Formulario de Devolución

82 Ejemplo Formato Segunda Copia de Formulario de Devolución 12. Reportes Reporte de Boletas por vencer Entrega información de las boletas de garantía ingresadas que están por vencer. Tiene Filtros de Búsqueda: Región, Unidad, Días por Vencer y Tipo de Garantías.

83 Reporte Boletas por Vencer Columnas: Región Rut Garante Dv Razón Social Unidad Programa Fecha de ingreso al Sistema Fecha de la providencia Fecha Emisión Fecha Vencimiento Tipo Garantía N Doc Monto Banco Ver Opción Exportar: genera la consulta en archivo csv para exportar a Excel. Opción Ver- se muestra el detalle de la boleta ingresada

84 Ejemplo de consulta de Boleta Reportes de Boletas Vencidas Entrega información de Boletas que ya se encuentran vencidas. Tiene los siguientes Filtros de Búsqueda: Región, Unidad y Tipo de Garantías.

85 Pantalla Boletas Vencidas Opción Exportar: genera la consulta en archivo csv para exportar a Excel. Opción Ver- se muestra el detalle de la boleta ingresada Ejemplo de consulta de Boleta

86 Boletas ingresadas Entrega información de todas las garantías ingresadas, independiente de su estado. Filtros de búsqueda : Región, Unidad, Estado de garantía, tipo de garantía y Rut garante. Opción Exportar: genera la consulta en archivo csv para exportar a Excel. Opción Ver- se muestra el detalle de la boleta ingresada Pantalla reporte Boletas Ingresadas Ejemplo de consulta de Boleta

87 Opción Ver Documentos: da la posibilidad de consultar y exportar los documentos que se adjuntaron al momento de crear y registrar la boleta de garantía. Lista de Documentos Al hacer clic en la columna Descargar Documento se abre pantalla con el archivo adjuntado. Ejemplo de Documento Reporte Boletas devueltas autorizadas Entrega información sobre las garantías que han sido autorizadas y devueltas, identificando quién realizó cada actividad y la fecha. Filtros de Búsqueda: Región, Unidad, Tipo de garantía y Estado.

88 Pantalla de Boletas Autorizadas Opción Exportar: genera la consulta en archivo csv para exportar a Excel. Opción Ver- se muestra el detalle de la boleta ingresada Ejemplo de consulta de Boleta

89 13. Generar Vencimiento Esta opción permite enviar un correo masivo a todos los encargados regionales, informando de las boletas vencidas al momento de ejecutar el correo y las boletas por vencer en los próximos 15 días. 14. Administrar Boleta Se desplegará un listado con las boletas digitadas, ésta opción permite modificar o Eliminar boletas. Listado de Boletas Ingresadas Modificar: Permite editar todos los campos del formulario de registro de Boleta. También permite adjuntar los documentos asociados a la boleta, ya sea nuevos documentos o reemplazar los que ya están cargados.

90 Modificando Boleta Al terminar de realizar los cambios necesarios en la boleta, al pie del formulario tiene las opciones: Grabar: Actualiza los datos ingresados Adjuntar: Permite adjuntar nuevos documentos o reemplazar los que ya están cargados, asociándolos a la boleta. Imprimir: Genera el certificado de ingreso Volver: Se devuelve a la página anterior.

91 Opciones de Modificar Boleta Eliminar: Opción que permite la eliminación del registro de la boleta. Solo se eliminarán Boletas en estado ingresadas o incompletas. Al eliminar el registro se debe desplegar el mensaje: Exportar: Permite generar un reporte en formato csv para que pueda ser abierto en Excel. Se generará con los datos que haya realizado en la consulta. Filtros de búsqueda: Región, Unidad, estado de garantía, tipo de garantía y por Rut garante. 15. Modificar Estado de Boletas Esta opción permite modificar el estado interno de las Boletas registradas. Tiene como filtros de búsqueda Región, Unidad, estado de garantía, tipo de garantía y Rut garante.

92 Listado de Boletas para Modificar Estado Los estados que puede seleccionar son: Una vez que seleccione el nuevo estado debe hacer clic en el ícono : Al finalizar un mensaje le indicará la operación realizada 16. Mantenedores Opción que permite administrar y gestionar las siguientes opciones :

93 Sub Menú de Mantenedores A. Usuarios : Permite crear nuevos usuarios, consultar usuarios que ya existen en la base de datos y modificar usuarios, para cambiar perfiles, datos de región, o inactivar usuario. Pantalla de Mantenedor de Usuarios Para Ingresar Nuevo: Completar los antecedentes y luego ejecutar el botón - Guardar Para modificar o consultar usuarios hacer clic en : se desplegará la siguiente lista :

94 Lista de Usuarios para administrar Puede utilizar los filtros de búsqueda para consultar por usuarios determinados. Filtros de Búsqueda La opción en la lista de usuarios - Modificar permite editar un usuario en particular y revisar y modificar sus antecedentes de la siguiente forma: Hacer Click en Se desplegará una pantalla emergente: en el registro de usuario que desee modificar.

95 Modificando Usuario En esta pantalla deberá hacer las modificaciones que corresponda, además de Reiniciar contraseña a la clave genérica 123, al finalizar recuerde hacer clic en el botón Guardar B. Programas Reiniciar contraseña Opción que permite la creación de nuevos programas ( que se listan en el formulario de ingreso de boletas) o bien modificar los que ya existen registrados. Para crear un nuevo programa ingrese su nombre o descripción y ejecute clic en el botón Guardar

96 Crear Nuevo programa Para modificar programas que ya están registrados haga clic en -Administrar Programas- Se habilitará una ventana donde deberá seleccionar el estado que desea consultar y luego hacer clic en Consultar - Consultar programas Al consultar se listarán los programas activos o inactivos según la búsqueda que haya realizado.

97 Lista de Programas Seleccione el programa y haga clic en el icono de modificar, se levantará una pantalla emergente donde Ud. podrá cambiar el nombre del programa o modificar su estado de Inactivo a Activo o viceversa. Modificar Programa C. Unidades

98 Opción que permite la creación de nuevas Unidades (que se listan en el formulario de ingreso de boletas) o bien modificar los que ya existen registrados. Para crear una nueva Unidad ingrese su nombre o descripción y ejecute clic en el botón Guardar Crear Nueva Unidad Para modificar Unidades que ya están registrados haga clic en -Administrar Unidad- Se habilitará una ventana donde deberá seleccionar el estado que desea consultar y luego hacer clic en Consultar - Consultar Unidades Al consultar se listarán las Unidades activas o inactivas según la búsqueda que haya realizado.

99 Lista de Unidades Seleccione la Unidad y haga clic en el icono de modificar, se levantará una pantalla emergente donde Ud. podrá cambiar el nombre de la unidad o modificar su estado de Inactivo a Activo o viceversa. Modificar unidad D. Bancos O Aseguradoras Permite crear nuevos Bancos o Aseguradoras. Para Crear una institución nueva complete los datos de Nombre y tipo de institución, luego de la lista de documentos selecciona aquellos que corresponda, para finalizar haga clic en el botón -Guardar-

100 Pantalla Mantenedor de Bancos Para administrar datos de instituciones que ya se encuentran registradas haga clic en la opción -Administrar Bancos - se desplegará la lista de bancos o aseguradoras actuales. Lista de Instituciones

101 Para modificar debe hacer clic en Editar - sobre el registro que desee modificar. Editando Institución Una vez que termine de modificar los antecedentes necesarios, termine haciendo clic en Guardar Se desplegará el mensaje E. Motivos de Devolución Mantenedor que permite la creación de nuevos motivos o modificar los que ya existen. Al ingresar a la opción se desplegará la siguiente pantalla:

102 Lista de Motivos de Devolución Crear Nuevo Registro: Permite crear un nuevo motivo de devolución que automáticamente se desplegará en el proceso de devolución. Nuevo Motivo Id Motivo: Dato que se carga automáticamente Descripción del Motivo: Corresponde al motivo que desea ingresar. Estado del Motivo: Éste campo permite inactivar motivos, de ésta forma aquellos que estén inactivos no se desplegarán en la lista del proceso de devolución. Una vez que ingrese los datos debe hacer clic en el botón Aplicar Cambios

103 Para volver a la pantalla anterior haga clic en Cerrar Editar Registro: Permite editar un registro de la lista. Haga clic en botón -Editar- sobre el registro que desee modificar. Editando Motivo Al finalizar los cambios que necesite hacer, recuerde que para grabar debe hacer clic en Aplicar Cambios