MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCION DEL ARCHIVO MUNICIPAL

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1 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO Código: P-SGA-AM Hoja: Página 1 de 26 Revisión: 00 Fecha de actualización: 31/08/2010 DE LA DIRECCION DEL

2 ÍNDICE 1. Introducción 3 Pág. 2. Marco Jurídico 4 3. Políticas y Lineamientos Generales 5 4. Lista Maestra de Documentos Descripción de Procedimientos Diagramas de Flujo 22 DIRECCION DE Página 2 de 26

3 1. INTRODUCCIÓN El H. Ayuntamiento Benito Juárez, en su calidad de facilitador de los procesos de la administración pública delega a la Dirección del Archivo Municipal la responsabilidad de impulsar la guarda, prevención, control, manejo, depuración y pleno aprovechamiento institucional y social de los acervos, expedientes, documentos y registros de información que sean relevante para el desarrollo, investigación y conocimiento diverso de la historia y la realidad local y nacional. Ante este objetivo general la Dirección de Archivo Municipal se ve en la necesidad de crear procedimientos que nos permita el cuantificar, medir y sobre todo evaluar y controlar la información que se genera en nuestro Ayuntamiento, permitir y dar la materia prima del acceso a la información publica, al facilitar una mejor gestión y localización fácil y expedita de los documentos que se soliciten. La información que contiene este Manual, es producto del análisis de las necesidades en el control de los documentos, su aplicación es esencial para el cumplimiento de sus responsabilidades de los funcionarios públicos en materia de administración documental, proporcionando la orientación que se requiere en las unidades administrativas, con el propósito de mejorar, orientar y conducir los esfuerzos del personal, para lograr la realización de las tareas que se les han asignado. DIRECCION DE Página 3 de 26

4 2. MARCO JURÍDICO DISPOSICIONES FEDERALES: 1. Artículo 6º de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. DISPOSICIONES ESTATALES 2. Constitución Política del Estado de Quintana Roo. Fracción V del art 21º y fracción III del art. 113º, publicado el 12 de enero de Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana Roo articulo 8 y de mas correlativos, publicado el 31 de mayo de fracción VI del artículo 120 de la Ley de los Municipios del Estado de Quintana Roo. Promulgada el 20 de diciembre de Ley del Sistema de Documentación del Estado de Quintana Roo. Articulo 1º, artículos del 10º al 17º publicado el 28 de diciembre de DISPOSICIONES ES 6. REGLAMENTO ORGANICO DE LA ADMINISTRACION PUBLICA CENTRALIZADA DEL MUNICIPIO DE BENITO JAUREZ, QUINTANA ROO. Publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado No 126 Extraordinario el 29 de diciembre del 2008, articulo 32, inciso B, fracción V, fracción VI, fracción XXIV; y articulo 33, inciso B, fracción V. 7. Bando de Gobierno y Policía del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo. Artículo 145, Fracción VII. Artículo 380 al 384. Publicado en el Periódico Oficial del Estado: 25 de Abril del Reglamento del Gobierno Interior del Ayuntamiento del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo. Artículo 147. Periódico Oficial del Estado: 17 de Marzo del DIRECCION DE Página 4 de 26

5 3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS GENERALES Las disposiciones establecidas en este manual, son de observancia obligatoria para todas y cada una de las dependencias, áreas y/o unidades administrativas del Municipio de Benito Juárez, en lo concerniente al manejo de los documentos. I. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA EL PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE EXPEDIENTES ACTIVOS. a) La organización de los archivos de la Dependencia o Entidad deberá asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo que poseen. b) Todo documento generado por los servidores públicos en el desempeño de su empleo, cargo o comisión, deben ser integrado a su expediente correspondiente y ser registrado en el archivo de trámite. c) Los servidores Públicos quedan obligados, hacer entrega a quien corresponda de toda la documentación que obre en su poder una vez concluido su encargo. d) Cada dependencia o Entidad del Municipio se le asignara una clave única o nomenclatura para el control de los expedientes, la cual se integrara con las siglas del municipio, de la dependencia o Entidad, número del expediente y el año de creación del documento separado cada uno de ellos con una diagonal. e) Las dependencias deberán contar con un encargado de Archivo de Tramite. DIRECCION DE Página 5 de 26

6 f) Los formatos AGE 01, inventario de los expedientes de archivo de trámite, serán proporcionados por la Dirección del Archivo Municipal y se integrara por los siguientes rubros: No Progresivo, Clave del Expediente, Nombre o Descripción del Expediente, Periodo, Localización, Preclasificación, Carácter y Observaciones. g) Los documentos electrónicos deberán ser identificados como documentos de archivo, y tomar las medidas necesarias para su conservación. h) La clasificación de los documentos confidenciales o reservados de los expedientes activos deberá estar debidamente motivado y fundamentado en los supuestos de de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana Roo. i) Los Archivos de trámite deben estar debidamente dados de alta en el sistema entrega-recepción (ENER) proporcionado por la Contraloría Municipal. j) Los expedientes registrados en el sistema y formatos de inventario AGE 01 no podrán excluirse, salvo el caso de que exista un acta que lo sustente. k) En lo medida de lo posible deberá digitalizarse los documentos que conformen los expedientes del Archivo de Tramite, logrando así una mayor eficiencia en el manejo de archivos. DIRECCION DE Página 6 de 26

7 II. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA EL PROCEDIMIENTO DE ENTREGA- RECEPCION DE DOCUMENTOS AL DE CONCENTRACION a) Todo expediente que ha concluido con su vida activa deberá ser resguardado en el Archivo de Concentración del Archivo Municipal; las dependencias que así lo determinen podrán tener su propio Archivo de concentración previo conocimiento de la Dirección de Archivo Municipal. b) Los expedientes activos pueden cerrarse o concluir por culminación de cada ejercicio fiscal, y segundo por finiquitarse el asunto que trata el propio expediente. c) El tiempo de resguardo de los expedientes semiactivos empieza a contabilizarse una vez que el expediente ha concluido su vida activa y deberán ser resguardados por el tiempo que establece la tabla general de temporalidad para el resguardo precautorio de la documentación producida por las dependencias y/o unidades administrativas del municipio. Administrativo de 3 a 5 años Fiscal 10 años Legal 8 años d) La recepción de documentos, se deberá hacer mediante oficio emitido por la dirección que entrega, anexando el formato, debidamente requisitado, de Inventario de Concentración AGE 02 el cual se integrara por los siguientes rubros: No Progresivo, Clave del Expediente, Nombre o Descripción del Expediente, Periodo, Tiempo de conservación, No de legajos, No de hojas, Preservación, ubicación topográfica, No de caja, Carácter, Preclasificación, fecha de Clasificación y Observaciones. Así como también anexar el respaldo de la información en un medio electrónico. DIRECCION DE Página 7 de 26

8 e) La Dirección de Archivo Municipal determinara hora y fecha de la entrega recepción, revisara el formato de Inventario de Concentración, y en forma económica se harán las observaciones para su corrección. f) Las dependencias y/o áreas administrativas deben sujetarse a los siguientes lineamientos operativos: 1. Los documentos deberán integrarse en expedientes debidamente protegidos. (Carpetas, Folders, Recopiladores, etc.) 2. Los expedientes deberán identificarse con un nombre o título, el cual se asentará en la ceja de la carpeta, incluyendo el periodo que comprenden los documentos (año) y la clave del expediente 3. Los expedientes deberán tener un grosor aceptable; podrán ser divididos en legajos por su tamaño, observando los mismos elementos de identificación e indicando el número de legajos que le corresponda a cada uno de estos (ejemplo 1/3, 2/3, 3/3 etc.) 4. El área de recepción deberá verificar, cotejar y validar todo documento que ingrese al Archivo Municipal. 5. En caso de que la información no coincida esta no será aceptada y deberá ser regresada a su oficina de origen hasta en tanto no se realicen las correcciones pertinentes. g) Las dependencias y/o áreas administrativas del Municipio, deberán cumplir con los lineamientos operativos para la integración, el envío y recepción de documentación; de lo contrario negara la recepción al Archivo de Concentración. DIRECCION DE Página 8 de 26

9 h) El Archivo Municipal recibirá únicamente documentación institucional y oficial, con Valor Administrativo, Fiscal y legal, no se aceptará documentación personal generada por los servidores públicos. III. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PRESTAMO DE DOCUMENTOS a) El Departamento de Archivo de Concentración llevara un registro completo y preciso de las transferencias que efectúen los Archivos de Trámite, a través de una base de datos electrónico y la documentación transferida será ubicada topográficamente para su localización expedita. b) La solicitud de préstamo de documentación semiactiva, deberán contener la firma y sello oficial del titular de la oficina que lo genero, indicando como mínimo la descripción del expedientes que requiere, la clave o nomenclatura y fecha de acuse de la transferencia primaria. El plazo de préstamo será no mayor a treinta días hábiles y podrá otorgarse una prorroga por no más de treinta días hábiles. c) Cuando se requiera conservar los expedientes por un tiempo prolongado, el titular de la dependencia deberá notificar al Archivo Municipal, y se entregará en calidad de devolución procediendo a darlos de baja del sistema. Cuando estos expedientes se devuelvan al Archivo de Concentración deberán enviarse en una nueva transferencia primaria. d) El acceso al interior del archivo de concentración es restringido y controlado por bitácora de visitas, donde se especifica el nombre, la procedencia y el motivo de la visita a las instalaciones, concluida la visita debe firmar la bitácora, anotando la hora de entrada y salida. DIRECCION DE Página 9 de 26

10 IV. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA EL PROCEDIMIENTO DE BAJA DOCUMENTAL. a) Los documentos activos o semiactivos podrán ser depurados por: Haber concluido el tiempo de resguardo precautorio administrativo, legal o fiscal y no tener un carácter histórico. Contingencia que destruya o dañe el documento. Deterioro a causa del ambiente que sea imposible su restauración. Extravió de documentos. b) Si el expediente se encuentra en resguardo de la Dependencia, esta procederá a solicitar la baja documental al Archivo Municipal, la solicitud deberá esta motivada y fundamentada, detallando y describiendo los expedientes. 1. La Dirección de Archivo municipal levantara acta de verificación documental 2. Previo a emitir el destino final documental se dará a conocer al Secretario del H. Ayuntamiento quien podrá oponerse al destino final de los documentos. 3. En caso de no darse observación alguna al Destino Final se procederá a emitirlo 4. La dependencia solicitante deberá solicitar intervención de la contraloría Municipal para levantar acta circunstanciada de la destrucción. DIRECCION DE Página 10 de 26

11 c) Si el expediente se encuentra en resguardo del Archivo Municipal se notificara a la dependencia para que acuda en la hora y fecha señalada ha verificaran los documentos, en un plazo no mayor a cinco días hábiles la dependencia deberá emitir su visto bueno o su negativa a la baja documental de sus documentos. 1. El departamento de Archivo Histórico emitirá dictamen preliminar de aquellos documentos que deban conservarse permanentemente por tener un carácter histórico. 2. El Archivo Municipal emitirá resolución, la decisión será dada a conocer al Secretario del H. Ayuntamiento quien podrá oponerse al destino final de los documentos. 3. En caso de destrucción deberá darse vista a la contraloría municipal para levantar acta circunstanciada de la destrucción 4. Debe hacerse la anotación en los inventarios correspondiente de aquellos documentos que han sido dados de baja. 5. En caso de desacuerdo de alguna de las partes se podrá solicitar dictamen técnico del Archivo General del Estado, el cual deberá ser acatado por las partes. Este procedimiento carece de valor alguno si el Secretario del H. Ayuntamiento se opone a ello. d) El Archivo de Concentración mantendrá actualizado el calendario de caducidades, con el propósito de llevar un control eficiente de las fechas de vencimiento de los plazos de conservación del acervo documental. DIRECCION DE Página 11 de 26

12 4. LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CÓDIGO VERSIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE LA ÚLTIMA EMISIÓN DEPARTAMENTO DE DE HISTÓRICO DE CONSULTA PUBLICA Y CAPACITACIÓN P-SGA-AM Procedimiento para el Manejo de Expedientes Activos. 31/08/2010 Secretaria Asistente y Departamento de Concentración, Préstamo y Baja Documental P-SGA-AM Procedimiento para Entrega-Recepción de documentos al archivo de concentración. 31/08/2010 Departamento de Concentración, Préstamo y Baja Documental y Departamento de de Archivo Histórico de Consulta Pública y Capacitación P-SGA-AM Procedimiento Resguardo y Préstamo de documentación. 31/08/2010 P-SGA-AM Procedimiento de Baja Documental 31/08/2010 DIRECCION DE Página 12 de 26

13 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE EXPEDIENTES ACTIVOS Código: P-SGA-AM-01 Emisión: 31/08/10 Archivo Histórico de Revisión: 00 Consulta pública y capacitación 1.0 OBJETIVO Proporcionar la orientación que se requiere en las unidades administrativas; con el propósito de mejorar, orientar y conducir los esfuerzos del personal, lograr la realización de las tareas en materia de administración documental con la finalidad de una mejor gestión y localización fácil y expedita de los documentos que se soliciten. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable y obligatorio para todas y cada una de las dependencias, áreas y/o unidades administrativas del Municipio de Benito Juárez, en el manejo de los documentos. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Director del Archivo Municipal Jefe de Departamento de Archivo Histórico de consulta Pública y Capacitación. 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 Expediente Activo: Son los expedientes que por su naturaleza se consideran vigentes al no haber sido concluido o no han sido cerrados y necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite. 4.2 Archivo de Tramite: Son el conjunto de expedientes activos que se encuentran en las oficinas de uso frecuente que son necesario para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas. DIRECCION DE Página 13 de 26

14 4.3 AGE 01: Formato de archivo de tramite utilizado para el control del inventario de expedientes de uso cotidiano en las oficinas. 4.4 Nomenclatura o Clave Única: Es una serie de siglas codificadas que permiten asignar un registro único para cada expediente para su control 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad Dependencias Municipales Secretaria asistente de la dirección Dependencias Municipales Director del archivo municipal Jefe de departamento de Archivo Histórico de Consulta Pública y Capacitación Fin de Procedimiento 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS Sin relación. Solicita asesoría para el manejo de sus expedientes activos Solicita organigrama de la dependencia y se programa la fecha de la asesoría Envían organigrama de la dirección que desea la asesoría Envía al personal encargado de la asesoría a la dependencia. Entregar el informe al director del archivo municipal de las actividades realizadas en la dependencia que solicito la asesoría. 7.0 REGISTROS 7.1 F-SGA-AM-01 Formato AGE D-SGA-AM-01 Diagrama de Flujo del procedimiento para el manejo de expedientes activos. 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior N/A Revisión actual Original Razón de la última modificación Documento elaborado por primera vez Fecha de Actualización 00 DIRECCION DE Página 14 de 26

15 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO Dependencias Municipales Diagrama de Flujo de Procedimiento de manejo de expedientes Activos Código: D-SGA-AM-01 Emisión: 31/08/10 Revisión:00 Secretaria asistente De la Dirección Departamento: Archivo Histórico de Consulta pública y capacitación Director del Archivo Municipal Archivo Municipal Jefe del Departamento de Archivo Histórico de Consulta Publica INICIO Solicita orientación y requisitos para el manejo de la Información de sus Expedientes Activos Recibe la solicitud de la dependencia y se programa la fecha de la asesoría, solicitando su organigrama NO Entrega de organigra ma SI Recibe la información de la dependencia y asigna al personal para la asesoría Se realiza la capacitación del en la dependencia que lo solicito Entrega informe al director del archivo FINAL Pagina 22 de 26 DIRECCION DE Página 15 de 26

16 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS AL DE CONCENTRACION. Código: P-SGA-AM-02 Emisión: 31/08/10 Revisión: 00 Secretaria Asistente 1.0OBJETIVO Recibir, verificar, ingresar y resguardar la documentación oficial generada por las dependencias y áreas Administrativas del Municipio de Benito Juárez en las instalaciones del Archivo Municipal. 2.0ALCANCE Este procedimiento es aplicable y obligatorio para todas y cada una de las dependencias, áreas y/o unidades administrativas del Municipio de Benito Juárez, en el manejo de los documentos, con excepción de aquellas áreas y/o unidades que por su naturaleza deban conservar sus archivos semi-activos. 3.0RESPONSABILIDADES 3.1Director del Archivo Municipal 3.1.1Secretaria asistente de la Dirección Departamento de Concentración, préstamo y baja Documental 4.0DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 Expediente Semi-activo: Son los expedientes que por su naturaleza se consideran cerrados y/o concluidos y que por su uso esporádico debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración 4.2Archivo de Concentración: Son el conjunto de expedientes semi-activos que se encuentran en las oficinas gubernamentales y/o Archivo Municipal y al ser concluidos, cuya consulta es esporádica por DIRECCION DE Página 16 de 26

17 parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en él hasta su destino final. 4.3AGE 02 Formato de archivo de tramite utilizado y para el control de expedientes diarios en las oficinas. 5.0DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad Dependencias Municipales Secretaria asistente de la dirección Secretaria asistente de la dirección Dependencias municipales Secretaria asistente de la dirección Dependencias municipales Departamento de Concentración, Préstamo y Baja Documental Departamento de Concentración, Préstamo y Baja Documental Secretaria asistente de la dirección Fin de Procedimiento Solicita una recepción de documentación en las instalaciones del archivo municipal. Recibe el oficio para la recepción de documentos en las instalaciones del archivo municipal Solicita los formatos AGE debidamente llenados para su revisión Las dependencias municipales envían los formatos al archivo municipal. Una vez correctos los formatos se asigna una fecha para la recepción de documentos al archivo municipal Transportan las cajas con documentos a las instalaciones del archivo municipal, para su integración al archivo de concentración. Revisa físicamente el contenido de la información cotejándolo con los formatos recibidos con anterioridad, si existen algunas observaciones y correcciones se realizan. Una vez aceptado la información se da entrada al archivo de concentración etiquetándolas y asignándole un espacio en las instalaciones del archivo municipal. Se da conocimiento de la recepción al director del archivo municipal y posteriormente se integra a la base de datos la información de la recepción realizada. 6.1 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS Sin relación. DIRECCION DE Página 17 de 26

18 7.0 REGISTROS 7.1 F-SGA-AM-02 Formato AGE D-SGA-AM-02 Diagrama de Flujo del procedimiento de entrega-recepción de documentos al archivo de concentración. 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DIRECCION DE Página 18 de 26

19 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO Diagrama de Flujo de Entrega-Recepción de Documentos al Archivo de Concentración Código: D-SGA-AM-02 Emisión: 31/08/10 Revisión: 00 Departamento: Secretaria Asistente Archivo Municipal Dependencias Municipales Secretaria Asistente de Dirección Departamento de concentración, préstamo y baja documental INICIO Solicita la recepción de documentación semiactiva para integrarla al archivo de concentración en las instalaciones del Archivo Municipal Envía los formatos debidamente llenados para su revisión Recibe la solicitud de la dependencia para la recepción de la documentación Solicita los formatos debidamente llenados para su revisión NO Formato correcto Transportan la documentación a las instalaciones del archivo municipal SI Se asigna fecha de recepción para la entrega Entrega informe al director del archivo municipal Revisa físicamente la documentación entregada por la dependencia Una vez acepada la información se rotulan las cajas y se les asigna un espacio en al archivo de concentración FINAL Pagina 23 de 26 DIRECCION DE Página 19 de 26

20 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO RESGUARDO Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS Código: P-SGA-AM-03 Emisión: 31/08/010 Departamento de Concentración, Revisión: 00 Préstamo y Baja Documental 1.0 OBJETIVO Ofrecer de una manera eficiente y con calidad el servicio de consulta y préstamo de documentación del archivo de concentración a las dependencias y/o áreas administrativas del Municipio de Benito Juárez, así como del Archivo Histórico a la ciudadanía en general. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable y obligatorio para todas y cada una de las dependencias, áreas y/o unidades administrativas del Municipio de Benito Juárez, así como la ciudadanía que consulte documentos históricos. 3.0RESPONSABILIDADES 3.1Director del Archivo Municipal Jefe de Departamento de Concentración, préstamo y baja Documental Jefe de Departamento de Archivo Histórico de consulta Pública y Capacitación 4.0DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 Vale de préstamo: Formato de control de documentos que son prestados a las dependencias municipales. 4.2 Vale de copias: Formato de control de los documentos que han sido consultados por las dependencias y/o ciudadanía en el caso de archivos históricos. DIRECCION DE Página 20 de 26

21 5.0DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Solicitante Secretaria asistente de la dirección Director del archivo municipal Jefe de Departamento de Concentración, préstamo y baja Documental, Jefe de Departamento de Archivo Histórico 5 solicitante 6 Secretaria Asistente de la Dirección Solicita en préstamo o para consulta un expediente del acervo documental del Archivo Municipal. Recibe la solicitud y se lo hace llegar al Director del Archivo Municipal. Da el visto bueno e instruye al responsable del área, a localizar y proporcionar la información solicitada. Localiza el expediente, verifica que el contenido de la información y la entrega al solicitante. Recibe el expediente a consultar, solicita al responsable del área, le indique un lugar para analizar la información, al término de la revisión de documentos, el solicitante determina si requiere el expediente o solamente reproducirlo. Realiza el vale de préstamo o de copia para posteriormente reproducir el documento requerido. 7 8 Jefe de departamento de Archivo Histórico de consulta Pública y Capacitación Fin de Procedimiento Recibe documentos verificando que estén completos, para posteriormente reintegrarlo en el acervo documental del Archivo Histórico 6.0REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS Sin relación. 7.0 REGISTRO 7.1 F-SGA-AM-03 Formato vales de préstamo y/o copias 7.2 D-SGA-AM-03 Diagrama de Flujo del procedimiento de préstamos de documentos DIRECCION DE Página 21 de 26

22 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DIRECCION DE Página 22 de 26

23 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO Diagrama de Flujo de Procedimiento de Préstamo Código: D-SGA-AM-03 Emisión: 31/08/10 Revisión:00 Departamento: Concentración y préstamo o Archivo Histórico Archivo Municipal Secretaria asistente De la Dirección Jefe de Departamento de Concentración, Préstamo y Baja Documental, Jefe del Departamento de Archivo Histórico Director del Archivo Municipal Solicitante Recibe la solicitud para la consulta o préstamo de la documentación Se realiza el vale de préstamo o de copias, y se procede a reproducir el documento Localiza el expediente y la entrega al solicitante para su análisis y consulta Da el visto bueno e instruye al responsable del área que corresponda, la búsqueda de la información solicitada INICIO solicita para la consulta o préstamo de un expediente Revisa el expediente solicitado. SI Copias o préstamo Se recibe el expediente verificando que se encuentre completo, para integrarlo nuevamente al acervo documental. NO FINAL Pagina 24 de 26 DIRECCION DE Página 23 de 26

24 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE BAJA DOCUMENTAL Código: P-SGA-AM-04 Emisión: 31/08/10 Departamento de Concentración, Revisión: 00 Préstamo y Baja Documental 1.0OBJETIVO Mantener o depurar los documentos que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos con apego a lo establecido por el Reglamento de Bando de Gobierno y Policía del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo. 2.0ALCANCE Este procedimiento es aplicable y obligatorio para todas y cada una de las dependencias, áreas y/o unidades administrativas del Municipio de Benito Juárez. 3.0RESPONSABILIDADES 3.1 Director del Archivo Municipal Jefe de Departamento de Concentración, Préstamo y Baja Documental Jefe de Departamento de Archivo Histórico 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 Periodo precaucional: Es el tiempo de resguardo que se le asigna a los expedientes de acuerdo sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y empieza a contabilizarse una vez concluidos por el ejercicio fiscal o cerrado por la naturaleza por lo que fueron creados. DIRECCION DE Página 24 de 26

25 4.2 Remesas: Conjunto de cajas recibidas en una mismo día y de un mismo departamento en las instalaciones del archivo municipal. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad Jefe de Departamento de Concentración, Préstamo y Baja Documental Director del archivo municipal Secretaria asistente de la dirección Dependencia involucrada Jefe de Departamento de Archivo Histórico de Consulta Pública y Capacitación. Director del archivo municipal Secretaria asistente de la dirección Fin de Procedimiento Informa al Director del Archivo Municipal de las remesas que han vencido los resguardos precautorios, para su posible baja documental, elaborando una relación de dichos expedientes para su revisión. Revisa los listados y autoriza o excluye que se inicie el procedimiento de baja temporal. Solicita vía oficio a las dependencias que tienen documentos en posible baja documental, que verifiquen el contenido de dicha información; enviando personal calificado para ello a las instalaciones del Archivo Municipal Envía personal a verificar si la documentación ya no tiene ninguna validez administrativa, fiscal o legal para que el proceso de baja siga, de lo contrario se renueva el tiempo de resguardo de dicha documentación. Si es proceso sigue se verificar físicamente la información y de contener documentos con valor histórico se solicitan para su integración al acervo histórico. Se da conocimiento del destino final de la documentación Elabora el acta correspondiente y solicita a la contraloría su presencia para la destrucción de la documentación Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 2 Dependencia Municipal Secretaria asistente de la dirección Informa que tienen documentación que han vencido los resguardos precautorios. Y solicita su revisión para baja documental vía oficio, anexando el formato de baja documental AGE 03 Informa al director de la solicitud de revisión para posible baja documental DIRECCION DE Página 25 de 26

26 Paso Responsable Descripción de la Actividad Director del Archivo Municipal Jefe de Departamento de Archivo Histórico de Consulta Pública y Capacitación. Secretaria asistente de la dirección Dependencia municipal Jefe de Departamento de Archivo Histórico de Consulta Pública y Capacitación. Director del Archivo Municipal Dependencia municipal Fin del procedimiento Instruye al personal responsable para realizar la verificación y constatar que hayan vencido los resguardos precautorios, si no han vencido se integran al archivo de concentración mediante el procedimiento de entrega-recepción y si existe información histórica hacerlo de su conocimiento. Verifica físicamente la información si contienen valor histórico y comprueba el tiempo de resguardo precautorio, de no contar con algún valor histórico, se levanta el acta correspondiente; pero si algún documento cuenta con el valor histórico se selecciona para su integración al acervo histórico Envía oficio a la dependencia informando que cuenta con expedientes Históricos y que deben ser remitidos a la Dirección de Archivo Municipal Envía los expedientes con valor histórico a la Dirección de Archivo Municipal para su integración en el acervo histórico. Levanta el acta correspondiente. da conocimiento del destino final de la documentación Solicita la presencia de la contraloría para la destrucción de la documentación. 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 F-SGA-AM-02 Formato Archivo de Concentración AGE REGISTROS 7.1 F-SGA-AM-04 Formato de baja documental AGE D-SGA-AM-04 Diagrama de Flujo del procedimiento de baja documental 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión Razón de la última modificación Revisión actual anterior N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 Fecha de Actualización DIRECCION DE Página 26 de 26

27 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO Diagrama de Flujo de Procedimiento de Baja Documental si la información se encuentra en el Archivo Municipal. Código: D-SGA-AM-04 Emisión: 31/08/10 Archivo Municipal Revisión:00 Departamento: Concentración, préstamo y baja documental Secretaria asistente De la Dirección Jefe de Departamento de Concentración, Préstamo y Baja Documental Director del Archivo Municipal Jefe de Departamento de archivo Histórico Dependencias Municipales Solicita a las dependencias que verifiquen el contenido de la información que se resguarda INICIO Informa las remesas que han vencido los resguardos precautorios Revisa los listados y autoriza o excluye el inicio del procedimiento de baja documental Envían personal para verificar la información de posible baja documental se elabora el acta correspondiente y solicita a la contraloría su presencia par la destrucción de la documentación. Se da conocimiento del destino final de la documentación Revisa físicamente la información para saber si existen documentos históricos NO Valor Histórico SI NO Valor administra tivo, fiscal o legal SI Se resguarda por un periodo mas de tiempo FINAL Se integra en el acervo Histórico Pagina 25 de 26 DIRECCION DE Página 27 de 26

28 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO Diagrama de Flujo de Procedimiento de Baja Documental si la información se encuentra en la dependencia Código: D-SGA-AM-04 Emisión: 31/08/10 Archivo Municipal Revisión:00 Departamento: Concentración, préstamo y baja documental Secretaria asistente De la Dirección Jefe de Departamento de Archivo Histórico de Consulta Publica y Capacitación Director del Archivo Municipal Dependencias Municipales Informa al director de la solicitud de revisión Informa que tiene documentación histórica y debe remitirla a la dirección de Archivo Municipal SI verifica el contenido de la información y que hayan vencido los resguardos precautorios Información histórica Revisa los listados y autoriza o excluye el inicio del procedimiento de baja documental Aprueba SI instruye al responsable del área de Archivo Histórico para la revisión correspondiente NO INICIO Informa que tiene documentación que ha vencido su guarda precautoria solicitando su revisión, anexando el formato de baja documental. inicia el procedimiento de entrega - recepción Enviar la información histórica al Archivo municipal NO Se levanta el acta correspondiente Se da conocimiento del destino final de la documentación se solicita a la contraloría su presencia para la destrucción de la documentación FINAL Pagina 26 de 26 DIRECCION DE Página 28 de 26