MANUAL DE USUARIO REGISTRO Y HABILITACION PROVEEDORES

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1 MANUAL DE USUARIO REGISTRO Y HABILITACION PROVEEDORES JULIO 2010 MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 1

2 REGISTRO Y HABILITACION - PROVEEDORES ÍNDICE 1. Introducción 3 2. Registro Paso 1: Términos y Condiciones Paso 2: Informacion General Paso 3: Informacion Del Proveedor Paso 4: Direccion y Teléfonos Paso 5: Informacion De Contacto Paso 6: Productos Paso 7: Indicadores Paso 8: Finalización Del Registro Activar Cuenta Acuerdo De Responsabilidad Imprimir Formulario Imprimir Requisitos Cerrar Habilitación Documentos Generales Personas Naturales Nacionales Personas Jurídicas Nacionales Procedimientos De Actualización Requisitos De Respaldo Para Solicitud de Cambio De Dirección Requisitos De Respaldo Para Solicitud de Cambio De Indicadores Otros Tipos De Actualizaciones Reseteo de Contraseñas. 25 MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 2

3 REGISTRO Y HABILITACION - PROVEEDORES 1. INTRODUCCION. DE LA HABILITACION EN EL RUP Art. 1.- Ámbito de aplicación.- Las personas naturales y jurídicas, nacionales y extranjeras pueden participar individualmente o en asociación a través de un compromiso de Asociación o consorcio de conformidad con el Capítulo IV de esta Resolución, en las contrataciones reguladas por la LOSNCP. Para habilitarse en el Registro Único de Proveedores RUP, el proveedor seguirá el siguiente procedimiento: a. Ingresar y registrar toda la información solicitada en el Portal b. Entregar en las oficinas del INCOP, la información requerida; c. El INCOP verificará la situación legal del proveedor, sobre la base de la documentación que deberá ser presentada; d. Una vez aprobada la información, el INCOP conferirá al proveedor el estatus de habilitado. Es obligación de la Entidad Contratante verificar en el Portal el estatus de habilitado del proveedor en todas las etapas precontractuales de cualquier procedimiento de contratación pública, sin solicitar físicamente ningún documento, ni certificaciones de encontrarse como proveedor habilitado. Art. 2.- Requisitos para habilitación de personas naturales.- Los requisitos para proceder a la habilitación de personas naturales, son los siguientes: a. Formulario de registro en el RUP impreso del Portal firmado por la persona que aplica a ser proveedor del Estado; b. Acuerdo de responsabilidad impreso del Portal firmado por la persona que aplica a ser proveedor del Estado; c. Copia de la cédula de ciudadanía, o copia de la cédula de identidad o del pasaporte y visa que le permita legalmente ejercer las actividades para las que se habilita, en caso de ser extranjero; MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 3

4 d. Copia de la papeleta de votación vigente, de ser ecuatoriano con obligación de votar; e. Copia del Registro Único de Contribuyentes, RUC; f. Estar al día en las obligaciones tributarias administradas por el Servicio de Rentas Internas. En el caso de ser consultor, deberá presentar: copia del título profesional de tercer nivel otorgado por una institución de educación superior del Ecuador, o por un centro de educación superior domiciliado en el extranjero, que deberá ser reconocido en el Ecuador conforme a la Ley. El reconocimiento del título obtenido en el extranjero, no será necesario en caso de que el consultor nacional o extranjero celebre un contrato de consultoría por un plazo de hasta seis meses. Art. 3.- Requisitos para habilitación de personas jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas en el país.- Los requisitos para habilitación de personas jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas en el País son los que se detallan a continuación: a. Formulario de registro en el RUP impreso en el Portal firmado por el representante legal; b. Acuerdo de responsabilidad impreso en el Portal firmado por el representante legal; c. Copia certificada o fiel copia de la escritura de constitución de la compañía, aumentos de capital y reformas al estatuto, inscritas en el Registro Mercantil; d. Copia certificada o fiel copia del nombramiento del representante legal inscrito en el Registro Mercantil; e. Copia de la cédula de ciudadanía, o copia de la cédula de identidad o del pasaporte y visa que le permita legalmente ejercer las actividades para las que se habilita, en caso de que el representante legal sea extranjero; f. Copia de la papeleta de votación vigente, si el representante legal fuera ecuatoriano con obligación de votar; g. Copia del Registro Único de Contribuyentes -RUC- de la Persona Jurídica; h. Estar al día en las obligaciones tributarias administradas por el Servicio de Rentas Internas. En caso de que la persona jurídica no fuera una compañía sujeta al control de las Superintendencias de Compañías o de Bancos y Seguros, o el nombramiento de sus MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 4

5 representantes legales no deba inscribirse en el Registro Mercantil, presentará la documentación que de conformidad con la ley, acredite su constitución, objeto social y representación legal, debidamente certificada. Art. 4.- Requisitos para personas naturales no residentes en el país.- Para el caso de las personas naturales no residentes en el País, los requisitos son: a. Formulario de inscripción en el RUP impreso en el portal firmado por la persona que aplica a ser proveedor del Estado; b. Acuerdo de responsabilidad impreso en el portal firmado por la persona que aplica a ser proveedor del Estado; c. Copia de la cédula de ciudadanía para el caso de ecuatorianos; copia del pasaporte y visa que le permita legalmente ejercer las actividades para las que se habilita para el caso de extranjeros. Art. 5.- Procedimiento abreviado para personas naturales no residentes en el país.- En casos excepcionales, en los que la Entidad Contratante justifique que la persona natural extranjera no puede cumplir con los requisitos detallados en el artículo anterior, podrá solicitar al INCOP, que se habilite en el RUP al extranjero no residente, con un procedimiento abreviado para lo cual, bajo responsabilidad de la Entidad Contratante, presentará al INCOP la siguiente información por medio de oficio: nombres completos, nacionalidad, número de pasaporte, profesión (de ser el caso), período durante el cual el proveedor mantendrá el estado de habilitado en el RUP, plazo que no podrá ser mayor a 6 meses, obligándose por medio del mismo, a entregar en el INCOP la documentación que respalde tal información hasta 15 días después de suscrito el contrato. En caso de incumplimiento de esta obligación, el INCOP procederá a deshabilitar al proveedor de manera inmediata, notificando a la Entidad Contratante la acción tomada para que la misma cumpla con la obligación antes mencionada. Art. 6.- Requisitos para personas jurídicas no domiciliadas en el país.- Se describen a continuación: a. Formulario de registro en el RUP impreso en el Portal firmado por el apoderado, o mandatario en el Ecuador, o representante legal; b. Acuerdo de responsabilidad impreso en el Portal firmado por el apoderado, o mandatario, o representante legal; MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 5

6 c. Documentos que acrediten la existencia legal de la persona jurídica en su país de origen, que certifique su objeto social, legalmente apostillados por la institución acreditada o autorizada a realizarlo en el país de origen; o legalizados en un Consulado Ecuatoriano. En caso de haberlos otorgado en otro idioma, presentar los documentos legalmente traducidos al español; d. Nombramiento de un apoderado domiciliado en el Ecuador, que cumpla con todos los requisitos legales, adjuntando copias de su cédula y papeleta de votación vigente en el caso de ser ecuatoriano o pasaporte y visa que le permita legalmente ejercer las actividades para las que se habilita, de ser extranjero. En caso de que la persona jurídica extranjera no domiciliada resultare adjudicada en un proceso de contratación pública, deberá cumplir con todo lo estipulado en el ordenamiento jurídico ecuatoriano respecto a su domiciliación. Art. 7.- Procedimiento abreviado para personas jurídicas no domiciliadas en el país.- En casos excepcionales, en los que la Entidad Contratante justifique que la persona jurídica extranjera no puede cumplir con los requisitos detallados en el artículo anterior, podrá solicitar al INCOP, que se habilite en el RUP a la persona jurídica extranjera, con un procedimiento abreviado para lo cual bajo responsabilidad de la Entidad Contratante, presentará al INCOP la siguiente información por medio de oficio: razón social de la compañía extranjera, domicilio, objeto social, nombre completo de su representante legal, período durante el cual la persona jurídica mantendrá el estado de habilitado en el RUP que no deberá exceder de 6 meses; obligándose a entregar en el INCOP la documentación que respalde tal información hasta 15 días después de suscrito el contrato. En caso de incumplimiento de esta obligación, el INCOP procederá a deshabilitar al proveedor de manera inmediata, notificando a la Entidad Contratante la acción tomada para que la misma cumpla con la obligación antes mencionada. Art. 8.- Consistencia de información con el Registro Único de Contribuyentes RUC.- Un proveedor podrá registrarse en más de una categoría correspondiente a los códigos CPC (Clasificación Central de Productos) que para el efecto se encuentra publicado en el portal y será habilitado según la actividad económica que conste en el Registro Único de Contribuyentes. 2. INICIO DE REGISTRO Para acceder al portal abra un navegador de Internet e ingrese a Una vez cargada la pagina, haga clic en la opción Registrese Como Proveedor, como se muestra en la siguiente pantalla;(imagen 2.1) MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 6

7 (Imagen 2.1) Una vez haya dado clic en el la opción Regístrese como Proveedor se abrirá una nueva ventana en la cual deberá ingresar los datos y seguir al siguiente hasta completar los 8 pasos TERMINOS Y CONDICIONES En el Paso 1 del registro deberá leer el acuerdo de responsabilidad y al final de la pagina debera elegir entre las opciones de: si, declaro haber leido y acepto los terminos y condiciones o no, declaro haber leido y no acepto los terminos y condiciones. Debemos elegir la opcion si y haciendo clic en el boton continuar podra seguir con el registro, como se muestra en la pantalla siguiente.(imagen 2.1.1) MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 7

8 (Imagen 2.1.1) 2.2. INFORMACION GENERAL En el Paso 2 deberá completar los siguientes campos con la descripción que se detalla a continuación: Usuario: Palabra con la cual el proveedor podra ingresar a su cuenta dentro del portal debe ser facil de recordar. Contraseña: Al igual que el usuario debe ser facil de recordar y puede contener letras o numeros, minimo seis caracteres. Confirmar contraseña: Vuelva a escribir la contraseña para asegurarse que se escribio correctamente. Correo electrónico: Debe ser el que el proveedor revise con mayor frecuencia ya que a este sera al que le lleguen las notificaciones pertinentes. Haciendo clic en el boton continuar podra seguir con el registro según muestra la siguiente pantalla. (Imagen 2.2.1) MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 8

9 (Imagen 2.2.1) 2.3. INFORMACION DEL PROVEEDOR En el Paso 3 deberá completar los campos de información personal del proveedor, los cuales son RUC, apellido paterno, apellido materno, primer nombre, segundo nombre, genero, estado civil, nivel de educación, area de especialidad, fecha de nacimiento, nombre comercial, pagina web (solo si tiene una), año de inicio de actividades (esta información consta en el RUC) y de pertenecer a un gremio debera completar la información en la parte inferior de la pagina, Haciendo clic en el boton continuar podra seguir con el registro, como se muestra en la siguiente pantalla. (Imagen 2.3.1) MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 9

10 (Imagen 2.3.1) MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 10

11 2.4. DIRECCION Y TELEFONOS En el Paso 4 debera completar los campos con respecto a la información que posea en el Registro Unico de Contribuyentes con respecto a su direccion y telefonos de contacto, Haciendo clic en el boton continuar podra seguir con el registro, como se muestra en la siguiente pantalla.(imagen 2.4.1) 2.5. INFORMACION DE CONTACTO (Imagen 2.4.1) El Paso 5 es opcional de completar los campos de la siguiente pantalla con la información de un contacto al cual se le pueda ubicar en caso de no localizar al proveedor que se registra. Haciendo clic en el boton continuar podra seguir con el registro.(imagen 2.5.1) MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 11

12 (Imagen 2.5.1) 2.6. PRODUCTOS En el Paso 6 aparecera el CPC(Clasificador Central de Productos) en el que el proveedor debera buscar la o las categorías de productos que pueda seleccionar, teniendo como unico limitante las actividades economicas que consten dentro de su Registro Unico de Contribuyente. Dentro del CPC se encontraran dos maneras en las cuales se puede realizar la busqueda de las categorias, una vez encontrada se debera dar un clic en recuadro que se encuentra a un lado de la categoria que se desea, una vez que se han seleccionado todas las categorias que se desean, debera dar clic en el MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 12

13 boton Aumentar Productos para posteriormente haciendo clic en el boton continuar podra seguir con el registro, como se muestra en las siguientes pantallas. (Imagen 2.6.1) MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 13

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15 (Imagen 2.6.1) 2.7. INDICADORES En el Paso 7 debera ingresar informacion real y fidedigna acerca de su venta anual total, el porcentaje de su facturacion que se exporte, numero de trabajadores permanentes(que esten afiliados al IESS), valor comprendido por: activos totales, activos fijos, inmuebles. Asi tambien el porcentaje de materia prima nacional que utiliza. Tambien debera especificar que tipo de conexión a internet posee de ser el caso o de no poseerla. Una vez ingresada esta informacion haciendo clic en el boton continuar podra seguir con el registro como se presenta en la siguiente pantalla. (Imagen 2.7.1) MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 15

16 2.8. FINALIZACION DEL REGISTRO (Imagen 2.7.1) El Paso 8 es el ultimo paso del registro en el cual debera dar clic a los 4 botones de la parte final de la pagina para que su registro sea exitoso: Activar cuenta. Acuerdo de responsabilidad. Imprimir formulario. Imprimir requisitos. Cerrar. Estos botones se muestran en la siguiente pantalla.(imagen 2.8.1) MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 16

17 (Imagen 2.8.1) ACTIVAR CUENTA. Como se muestra en las siguientes pantallas al dar clic en el boton de Activar Cuenta se abrira una nueva ventana en la que debera digitar el mismo correo electronico que ingreso en el Paso 2 del registro, ya que si no ingresa el mismo correo no podra activar su cuenta. (Imagen ) MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 17

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19 (Imagen ) ACUERDO DE RESPONSABILIDAD Al dar clic en el boton Acuerdo de responsabilidad apa recera la venta de los terminos y del acuerdo que leyo en el Paso 1 de su registro para que formalice esta aceptacion firmando el documento el cual debe ser impresocomo se muestra en la siguiente pantalla. (Imagen ) MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 19

20 (Imagen ) IMPRIMIR FORMULARIO Al dar clic en el boton Imprimir formulario aparecera la ventana con todos los datos que fueron ingresados en todos los pasos del registro en el portal, el documento debera ser impreso como se muestra en la siguiente pantalla. (Imagen ) MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 20

21 IMPRIMIR REQUISITOS (Imagen ) Al dar clic en el boton Imprimir requisitos aparece una ventana en la consta la documentacion que debe entregar en las oficinas del INCOP una vez que ha realizado el registro en el portal como se muestra en la siguiente pantalla.(imagen ) MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 21

22 (Imagen ) CERRAR una vez que ha finalizado todos los pasos anteriores y ha impreso todos los documentos necesarios de clic al boton Cerrar con el cual finalizara su registro como se muestra en la siguiente pantalla. (Imagen ) MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 22

23 (Imagen ) 3. HABILITACION Una vez que se ha realizo el registro por completo y que imprimieron los dos documentos que forman parte de los requisitos que son: el formulario y el acuerdo de responsabilidad. Despues deberan dirigirse a las oficinas del INCOP (Instituto Nacional de Contratacion Publica) a nivel nacional con la documentacion habilitante la cual es: 3.1. DOCUMENTOS GENERALES PERSONAS NATURALES NACIONALES 1. Formulario de registro en el RUP impreso en el Portal firmado por el interesado. MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 23

24 2. Acuerdo de Responsabilidad impreso en el Portal firmado por el interesado. 3. Copia de la Cédula de Ciudadanía, o copia de la cédula de identidad o del pasaporte y visa, en caso de ser extranjero. 4. Copia de la papeleta de votación vigente, de ser ecuatoriano con obligación de votar. 5. Copia del Registro Unico de Contrubuyentes, RUC. 6. Estar al día en sus obligaciones tributarias (Lista Blanca SRI) PERSONAS JURIDICAS NACIONALES 1. Formulario de registro en el RUP impreso en el Portal firmado por el Representante Legal. 2. Acuerdo de Responsabilidad impreso en el Portal firmado por el Representante Legal. 3. Copia certificada de la escritura de la constitución de la empresa, estatutos y reformas, inscritas en el Registro Mercantil. 4. Copia certificada del nombramiento del representante legal, inscrito en el Registro Mercantil, o el poder conferido a un mandatario en el Ecuador. 5. Copia de la Cédula de Ciudadanía del representante legal actualizada, o copia de la cédula de identidad o del pasaporte y visa, en caso de ser extranjero. 6. Copia de la papeleta de votación vigente del representante legal, de ser ecuatoriano con obligación a votar. 7. Copia de Registro Unico de Contribuyentes, RUC. 8. Estar al día en sus obligaciones tributarias (Lista Blanca SRI) 4. ACTUALIZACION DE INFORMACION. Existen varios datos de informacion que el proveedor debe actualizar si es que esta ha tenido algun tipo de cambio para lo cual deben llevar a nuestras oficinas de atencion al cliente la siguiente documentacion: 4.1. REQUISITOS DE RESPALDO PARA SOLICITUD DE CAMBIO DE DIRECCIÓN: 1. Carta solicitando el cambio de dirección. 2. Copia de cedula y papeleta de votación (representante legal en caso de ser persona jurídica) 3. Copia del RUC donde se demuestre el cambio realizado a la Dirección Principal. 4. Copia del nombramiento del Representante Legal (en caso de ser persona jurídica). MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 24

25 4.2. REQUISITOS DE RESPALDO PARA SOLICITUD DE CAMBIO DE INDICADORES: 1. Carta solicitando el cambio de los indicadores ingresados en el formulario de registro del RUP. 2. Copia de cedula y papeleta de votación (representante legal en caso de ser personas jurídicas). 3. Copia del RUC. 4. Copia de la Declaración del Impuesto a la Renta del último ejercicio fiscal, para la verificación de los montos de Facturación y Activos totales. 5. Impresión del Rol de empleados de la página del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, para verificar el número de empleados que tenga en relación de dependencia. 6. Copia del nombramiento del Represente Legal (en caso de ser persona jurídica) OTROS TIPOS DE ACTUALIZACIONES. En caso de tener que actualizar cualquier otro tipo de informacion, renovacion o incremento de codigos podra hacerlo llevando al incop la siguiente informacion: 1. solicitud dirigida al INCOP con la peticion de la actualizacion que requiera. 2. ORIGINAL del RUP (en caso de perdida adjuntar una declaracion juramentada y en caso de robo adjuntar la denuncia en la policio nacional). 3. Copia del registro unico de contribuyentes RUC. 4. Copia del nombramiento del representante legal en caso de ser persona juridica. 5. Copia de la cedula de identidad y papeleta de votacion vigente. 6. En caso de realizar una actividad profesional adjuntar copia del CONESUP de ser persona natural RESETEO DE CONTRASEÑA. 1. Copia del Registro Único de Contribuyentes RUC 2. Copia del Nombramiento del representante legal en caso de Persona Jurídica 3. Copia de la cedula de identidad y papeleta de votación vigente. Tanto en el caso de persona natural o jurídica se pedirá el RUC como requisito para emitir el reseteo de contraseña. MANUAL DE USUARIO: Registro y Habilitación, Proveedores 25