MANUAL DE SACFI -AUTORIZACIÓN DE COMPROBANTES FISCALES

Transcripción

1 MANUAL DE SACFI -AUTORIZACIÓN DE COMPROBANTES FISCALES

2 I. INTRODUCCIÓN... 2 II. DETALLE DE COMPROBANTE FISCALES... 3 III. COMPROBANTES FISCALES Solicitud de comprobantes detalle de imprenta Detalle de sucursal Tipos de Comprobantes Actualización de sucursales Tipo de Factura Número de copias Cantidad de blocks Cantidad de Facturas Autorizadas Pie de imprenta fiscal IV. GENERACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN V. AUTORIZACIONES CF (COMPROBANTES FISCALES) VI. VALIDAR COMPROBANTE VII. ACTUALIZAR SUCURSALES VIII. CONSULTAS DE COMPROBANTE PERÍODO IX. CONSULTA PLANILLA DE COMPROBANTES ANULADOS X. CONSULTA DE PLANILLA DE INGRESOS XI. CARGA DE PLANILLAS Pasos para crear archivos cvs, para subir planillas de anulación e ingresos a SACFI

3 I. INTRODUCCIÓN La Dirección General de Ingresos (DGI), con el ánimo de mejorar la calidad de sus servicios, y facilitar a los contribuyentes el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, ha venido desarrollando un programa de fortalecimiento y modernización de sus sistemas informáticos. En este sentido, teniendo en cuenta que las facturas y otros documentos equivalentes 1 constituyen el sustento documental para determinar las obligaciones tributarias de los contribuyentes y que la emisión y registro de estos comprobantes son elementos básicos para garantizar la transparencia comercial, se hace necesario el desarrollo del Sistema de e Imprentas SACFI, el cual permitirá Controlar la emisión de documentos que acrediten la transferencia o enajenación de bienes, prestación de servicios y el uso o goce de bienes y el control en los gastos y crédito fiscal; controles efectivos desde la emisión de los comprobantes fiscales hasta su utilización e incidencia fiscal tanto en los registros contables como en el uso de los mismos en la acreditaciones y soportes de gastos. El SACFI proporciona todas las facilidades para la autorización automatizada de comprobantes fiscales de tal forma que podrán seleccionar a la imprenta que se encuentra autorizada para tal fin. SACFI emitirá y registrará los comprobantes fiscales, así como la información básica que los contribuyentes deberán proporcionar a la DGI. 1 En este documento se refiere a comprobantes fiscales: Facturas, Notas de Débitos, Notas de Créditos, Constancia de Retención, tiquetes y Recibos 2

4 II. DETALLE DE COMPROBANTE FISCALES Comprobantes Facturas A Facturas N Facturas CF Recibos Notas de Débito y Notas de Crédito Constancias de Retención Conceptos Son comprobantes generados por contribuyentes con obligación de IVA. Que lo utilizarán cuando operen con otro responsable recaudador de IVA. Son comprobantes para los nuevos inscritos y tienen abierta la obligación del IVA. Que lo utilizarán cuando operen con otro responsable recaudador de IVA. Son comprobantes que no generan crédito fiscal, se emiten mediante facturas CF y/o tickets de máquinas registradoras no computarizadas. Serán utilizados para registrar el pago parcial de facturas ya emitidas, así como registrar pagos menores en ningún caso pueden utilizarse para acreditamiento. Las notas débito y crédito son utilizadas por los contribuyentes para realizar un ajuste en las cuentas de sus clientes, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor, en ambos documentos contables deben de hacer referencia a la factura emitida con anterioridad. Son comprobantes fiscales donde se detallan el total de las retenciones efectuadas por el responsable retenedor a su proveedor. Todos los comprobantes fiscales tienen vigencia de 1 año, salvo factura N que son para los contribuyente nuevos inscritos que tendrán vigencia de seis meses en la primera solicitud, de 9 meses en la segunda solicitud y de 1 año a la tercera solicitud manteniendo la numeración consecutiva a partir de la tercera solicitud solo cambia de facturación N a la A. 3

5 III. COMPROBANTES FISCALES Para tener acceso al sistema SACFI, debe ingresar a la VET (Ventanilla Electrónica Tributaria) incorporando su usuario y contraseña. Gráfico No. 1 Al ingresar se mostrará las siguientes opciones: Gráfico No. 2 4

6 Debe ingresar a la ventanilla electrónica tributaria en la opción autorización de comprobantes fiscales, este especificará que tipo de comprobantes realizará, en este caso se desplegará los tipos de facturas que podrá efectuar: Al ingresar al sistema SACFI se mostrarán las siguientes opciones: Comprobantes fiscales, Máquina registradora (MQR), Sistema de Facturación Computarizada (SFC), Cargar Planillas. Este manual explica cómo ingresar al MENU COMPROBANTES FISCALES Y CARGAR PLANILLAS, los otros menú se encuentran en los manuales de SACFI-SISTEMA DE FACTURACIÓN COMPUTARIZADA Y MÁQUINAS REGISTRADORAS Gráfico No. 3 Comprobantes fiscales ; en este menú se despliega seis pestañas : I. Solicitud de Comprobantes II. Autorización de comprobantes fiscales III. Validar Comprobantes IV. Actualizar Sucursales V. Consultas comprobante período VI. Consulta planilla de comprobantes anulados VII. Consulta de planilla de Ingresos 5

7 Gráfico No. 4 Menú de Comprobantes Fiscales 3.1 Solicitud de comprobantes Esta opción se habilitará para la solicitud de comprobantes fiscales, de acuerdo al régimen que se encuentra inscrito. Contribuyentes inscritos como Régimen general. Contribuyentes NUEVOS inscritos como Régimen general. Contribuyentes inscritos como Régimen Simplificado Cuota Fija Esta opción se habilitará para la solicitud de comprobantes fiscales, de acuerdo al régimen que se encuentra inscrito. 6

8 Gráfico No detalle de imprenta Se debe ingresar detalle de solicitud comprobantes fiscales iniciando con la selección de imprentas. El sistema mostrará el listado de imprentas que están disponibles para elegir la de preferencia para continuar con el proceso de solicitud. Gráfico No. 5 7

9 Gráfico No. 6 Seleccionada la imprenta se visualizará los datos de la imprenta. Gráfico No Detalle de sucursal A un costado de la pantalla se visualiza la ventana DETALLE DE SUCURSAL en esta selección desplegar cada una de las sucursales almacenadas previamente, la cual se podrá seleccionar una cada vez, sino posee sucursal esta opción no se habilitará, luego se desplegará la siguiente opción. Gráfico No. 8 8

10 Para iniciar el proceso del detalle de solicitud de comprobantes fiscales los contribuyentes deberán actualizar los datos de las sucursales existentes. Gráfico No Tipos de Comprobantes Seleccionar los comprobantes que desee solicitar para su aprobación, Para los ya inscritos en la Administración Tributaria al momento de entrar a producción el SACFI. Gráfico No. 10 Vigencia de un año; los comprobantes, Recibos y Constancias de Retención NO SON ACREDITABLES. 9

11 Para los nuevos inscritos en la Administración Tributaria de se le habilitará Gráfico No. 11 Con vigencia de 6 meses en la primera solicitud, 9 en la segunda solicitud y a la tercera solicitud se considera ya inscrito con factura A vigencia de un año. Los comprobantes, Recibos y Constancias de Retención NO SON ACREDITABLES Si las facturas se terminan antes de la fecha de vencimiento pueden solicitar nuevamente pero ésta tendrá vencimiento misma fecha de vencimiento de las primeras del rango. Para los del Régimen de cuota fija: Gráfico No. 12 Con vigencia de un año La factura CF no son acreditables. 3.5 Actualización de sucursales Si previamente no ha actualizado las sucursales al seleccionar un tipo de comprobante le desplegará la opción de actualizar, en caso de que no posea sucursal seleccionar la opción omitir paso., Si actualizará sucursales ingresar los datos de la sucursal/es que desea actualizar, también puede hacerlo con la opción del menú Actualizar Sucursales. 10

12 Actualizar sucursales Gráfico No Tipo de Factura Tipo de factura; en este caso el contribuyente seleccionará el tipo de factura de contado, crédito o de Crédito/Contado una selección a la vez. Gráfico No. 14 Si el contribuyente ya seleccionó de forma individual Crédito, o Contado, en la siguiente solicitud no podrá seleccionar Crédito/Contado, y si en la primera solicitud seleccionó Crédito/Contado, en las próximas solicitudes no podrá efectuar individualmente; Crédito Contado. 11

13 3.7 Número de copias Cantidad de copias, aquí seleccionar cuantas copias solicitará para cada comprobante uno a la vez. Gráfico No Cantidad de blocks Gráfico No. 16 Cantidad de facturas solicitadas, el contribuyente deberá digitar la cantidad de facturas que contendrá cada block esto dará como resultado la cantidad solicitada. Gráfico No. 17 Almacenada la información de forma correcta dar clic a Agregar 3.9 Cantidad de Facturas Autorizadas La cantidad de facturas autorizadas contribuyente. dependerá de la actividad económica del Por cada solicitud se incrementara un porcentaje para los ya inscritos. 12

14 3.10 Pie de imprenta fiscal EN EL MOMENTO DE ALMACENAR POR PRIMERA VEZ LA SOLICITUD DE CONTRIBUYENTE YA INSCRITOS. Se requiere de la información del pie de imprenta fiscal en el caso de la solicitud de facturas A, Recibos. Es opcional para Constancia de Retención, si almacena los datos de pie de imprenta fiscal los rangos de facturas continuaran de último número informado, sino almacenan información del pie de imprenta sus comprobantes iniciaran de 001, NO se requerirá en los casos de facturas; CF, N, NC, ND, ya que estas inician de Cero. Gráfico No. 18 Gráfico No. 19 Cuando se requiere los datos del último pie de imprenta fiscal. 13

15 Gráfico No. 20 Cuando es Opcional el pie de imprenta fiscal. Si posee sucursales, seleccionara dicha sucursal y lo mismo aplicará con respecto a los comprobantes. IV. GENERACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN Completado la información el sistema le generará su autorización de comprobantes fiscales siempre que el contribuyente haya cumplido con sus Obligaciones Tributaria. Donde se le detalla tipo de comprobante, tipo de factura, serie, facturas aprobadas, Rango de Facturas, Block, copias, vigencia. A continuación ver gráfico No

16 Gráfico No. 21. Este documento tiene vigencia de un mes para que se lo presente a la imprenta para proceder a la elaboración de los comprobantes fiscales autorizados. Generada la Orden de Trabajo la imprenta deberá informar la fecha de entrega de la Orden de Trabajo, fecha en la cual empieza la vigencia de los comprobantes. 15

17 V. AUTORIZACIONES CF (COMPROBANTES FISCALES) En esta opción el contribuyente podrá verificar las autorizaciones de Comprobantes vigentes, antes de efectuar solicitud de comprobantes fiscales deberá realizar la consulta para verificar los rangos y vencimiento de sus comprobantes fiscales. Se desplegará el número de Autorización, RUC, estado de la Autorización y tendrá opción de reimprimir o de guardar la autorización ver gráficos. No 22, 23 y 24. Gráfico No. 22 Gráfico No. 23 VI. VALIDAR COMPROBANTE Consulta en la página Web y VET de la DGI que le permitirá a cualquier persona o Contribuyente Inscrito consultar el estado de las facturas por sus compras y validar si estas son de aplicación del crédito fiscal. Esta opción es para se pueda tener la seguridad que las facturas que están recibiendo están debidamente autorizadas por la Dirección General de Ingresos y por tanto le dará 16

18 la seguridad del acreditamiento del IVA contenido en esta y de la aplicación al gasto de dicha factura. Esta consulta debe ser por RUC, tipo de comprobantes, tipo de factura, N Comprobante, serie y fecha de emisión; una vez que el comprador haya digitado el número de factura, el sistema le mostrará si el comprobante es Válido o no. Gráfico No. 24 Gráfico No

19 Gráfico No. 26 Gráfico No

20 Gráfico No. 28 Podrá consultar tanto sus facturas como las que ha adquirido mediante transacciones comerciales con proveedores. VII. ACTUALIZAR SUCURSALES El sistema permite actualizar sucursales antes de efectuar la solicitud, la matriz se le asigna la serie A, las sucursales inician de la serie B, el sistema lleva un orden lógico en la asignación de las series. Gráfico No

21 Gráfico No. 30 VIII. CONSULTAS DE COMPROBANTE PERÍODO El sistema permite consultar autorización de comprobantes por rango de fecha, mostrará en detalle los comprobantes autorizados. Gráfico No

22 IX. CONSULTA PLANILLA DE COMPROBANTES ANULADOS Permite visualizar el detalle de la planilla de comprobantes anulados, esta debe informarse los días 1ro de cada mes. Gráfico No. 32 X. CONSULTA DE PLANILLA DE INGRESOS Permite visualizar el detalle de la planilla de ingresos de comprobantes que emitió a la Administración Tributaria, recuerde que ésta debe informarse el primer día de cada mes. Gráfico No

23 XI. CARGA DE PLANILLAS SACFI tiene opción de Cargar planillas, estas corresponden a facturas emitidas y anuladas mensualmente, tendrá como fecha límite el primer día de cada mes para informar. En este menú se desplazan dos opciones Informe de planilla comprobantes anulados Informe de planilla de Ingresos Pasos para crear archivos cvs, para subir planillas de anulación e ingresos a SACFI Informe de anulación de comprobantes FORMATO DE PLANILLA DE COMPROBANTES ANULADOS En Excel se realizará el almacenamiento de la información y para enviar al Sistema la planilla se debe de cambiar a Formato CVS (Delimitado por comas) Las columnas que contendrá la planilla de comprobantes anulados: TIPO DE COMPROBANTE TIPO FACTURA SUCURSAL SERIE NÚMERO DE COMPROBANTE FECHA ANULACIÓN VIGENCIA Recuerde: El formato de archivo Excel con el que se enviará la Planilla de Comprobantes ANULADOS es en CSV (delimitado por comas) Informe de planillas de ingresos mensuales Las columnas que contendrá la planilla de Ingresos: NOBRE DEL CLIENTE TIPO DE COMPROBANTE TIPO FACTURA SUCURSAL SERIE NÚMERO DE COMPROBANTE 22

24 FECHA DE EMISIÓN VIGENCIA En Excel se realizará el almacenamiento de la información a informar y para enviar al Sistema la planilla de Ingresos se debe de cambiar a Formato CVS (Delimitado por comas) Procedimiento para cambio de formato de las planilla ANULACIÓN DE COMPROBANTES FISCALES y la planilla de INGRESOS a CSV (Delimitado por comas). Esta planilla es un archivo derivado de Excel se cambiará al formato CSV (Delimitado por comas) para convertirlo realizar los siguientes pasos: Clic en menú ARCHIVO Gráfico No. 34 Planilla de Comprobantes Anulados Gráfico No. 35 Planilla de Ingresos El procedimiento para ambas planillas es el mismo, las pantallas siguientes será ejemplo la de Planilla de Comprobantes Anulados. Luego en Guardar como: 23

25 Gráfico No. 36 Seleccionar Tipo en este caso: CSV (delimitado por comas) Gráfico No. 37 Y luego guardar para conservar el formato seleccionado. 24

26 Gráfico No. 38 Así se verán los archivos de las planillas que se informaran al Sistema: Gráfico No. 39 PASOS PARA SUBIR LAS PLANILLAS DE ANULACIÓN E INGRESOS A SACFI Clic en Cargar Planillas luego ingresar a opción a reportar: Informe de planilla comprobantes anulados Informe de planilla de Ingresos Gráfico No. 40 Clic en Cargar planilla. 25

27 Informe de planilla comprobantes anulados Indicar período y el tipo de informe antes de subir la planilla: Gráfico No. 41 Indicar que período se informará: Gráfico No. 42 Seleccionar el informe COMPROBANTES FISCALES : Gráfico No. 43 Clic en Examinar para subir la planilla Comprobantes ANULADOS: 26

28 Gráfico No. 44 Se visualiza un resumen de la planilla que subió: Gráfico No. 45 Clic en enviar reporte Gráfico No. 46 Verificar si se envió con éxito la planilla 27

29 Informe planilla de ingresos Seleccionar período y el tipo de informe antes de subir la planilla: Gráfico No. 47 Clic en el período a informar: Gráfico No. 48 Seleccionar en tipo de informe COMPROBANTES FISCALES : Gráfico No. 49 Clic en Examinar para subir la planilla Ingresos de Comprobantes Fiscales: Gráfico No

30 Se visualiza un resumen de la planilla que subió: Gráfico No. 51 Informe de Junio enviado con éxito 25/06/ :17:17 p.m. Gráfico No. 52 Verificar si se envió con éxito la planilla Las opciones de MQR (Máquinas Registradoras) y SFC (Sistema de Facturación Computarizada). Ver manuales. 29