CIRCULAR Nº 177 DE LA GERENCIA NORMATIVA CIERRE PRESUPUESTO FECHAS LÍMITE DE REMISIÓN DE DOCUMENTACIÓN

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1 CIRCULAR Nº 177 DE LA GERENCIA NORMATIVA CIERRE PRESUPUESTO FECHAS LÍMITE DE REMISIÓN DE DOCUMENTACIÓN FECHA LÍMITE DOCUMENTACIÓN 14 noviembre Propuestas de gasto 28 noviembre Facturas Plan Nacional -Solicitud de transferencias de crédito -Pagos con cargo a la cuenta de Anticipo de Caja -Pagos por nómina -Emisión de cargos internos. 12 diciembre Facturas -Emisión de facturas -Pagos en M/extranjera (R. de Divisas) -Pago de subvenciones -Bajas o cesiones de inventario -Remisión Justificaciones ACF 0.- INTRODUCCIÓN Con el objetivo de que la Universidad se ajuste al cumplimiento de plazos y obligaciones legales y de rendición de cuentas en materia contable y fiscal, y con la principal novedad de la simplificación del criterio de imputación de facturas correspondientes a servicios que afecten a la mensualidad de diciembre establecida en la circular de la Gerencia Nº 176, se pretende adelantar los procesos de cierre del presupuesto de la Universidad de Cantabria del ejercicio Por tanto, se solicita máxima celeridad en la tramitación para el riguroso cumplimiento de las fechas límite establecidas en esta Normativa de Cierre. 1.- PRESUPUESTO DE INGRESOS 1.1.-CARGOS INTERNOS FECHA LÍMITE DE EMISIÓN A partir del 28 de noviembre, no se emitirán más cargos internos con cargo al presupuesto de 2014.

2 Cuando se produzca la apertura del presupuesto 2015 se emitirán los que quedaron pendientes ANULACIÓN CARGOS INTERNOS PENDIENTES DE COBRO Las UFG emisoras de CARGOS INTERNOS realizarán las gestiones oportunas para la gestión de los pendientes. Si al cierre del ejercicio existieran algunos pendientes de cobro, se anularán y si procede emitirán uno nuevo con cargo al ejercicio del La Sección de Tesorería comprobará que todos los cargos internos estén cobrados o anulados FACTURAS EMITIDAS FECHA LÍMITE DE EMISIÓN A partir del 12 de diciembre no se emitirán más facturas con fecha de Para la emisión con carácter excepcional de alguna, se deberá contar con la autorización del Gerente REVISIÓN FACTURAS EMITIDAS Antes del cierre del ejercicio se procederá a la comprobación de las facturas pendientes de cobro, eliminándose todas las que no proceda reconocer como pendiente de acuerdo a la normativa vigente APLICACIÓN PRESUPUESTARIA Todas las facturas emitidas tendrán la indicación de las aplicaciones presupuestarias o no presupuestarias que procedan DERECHOS RECONOCIDOS PENDIENTES DE COBRO La Sección de Tesorería procederá al reconocimiento de todos los ingresos pendientes de cobro. Se separarán del resto los que generan remanente específico por estar afectados a gastos específicos. Las U.F.G. pondrán en conocimiento de la Sección de Tesorería los ingresos pendientes de cobro a 31 de diciembre que no correspondan a facturas y cargos internos. 2.- PRESUPUESTO GASTOS TRANSFERENCIAS DE CRÉDITO Solamente se tramitarán las recibidas hasta el 28 de noviembre.

3 2.2.- PROPUESTAS DE GASTO FECHA LÍMITE ADMISIÓN Solamente se tramitarán las recibidas hasta el 14 de noviembre, ante la imposibilidad de la formalización de los contratos al cierre del ejercicio ANULACIÓN PROPUESTAS DE GASTO El Servicio de Contabilidad, al cierre del ejercicio, procederá al análisis de todas las propuestas de gasto y realizará las oportunas anulaciones FACTURAS FECHA LÍMITE DE ADMISIÓN a) Facturas correspondientes a Proyectos de Plan Nacional u otros sujetas a la justificación de la Ley de Subvenciones hasta el 28 de noviembre. b) Resto de facturas: se admitirán hasta el 12 de diciembre, incluido el pago de subvenciones concedidas por la UC. No se admitirá ninguna factura con cargo al ejercicio 2014 a partir de ese día, sea cual sea su fecha de emisión, y por parte del Negociado de Descentralización Económica de la Unidad de Organización, Estudios y Planificación de la Gerencia, se bloquearán los permisos de las UFG para la imputación de facturas en Universitas XXI. c) Para la tramitación de facturas correspondientes a servicios que afecten a la mensualidad de diciembre, se seguirá lo establecido en la Circular de Gerencia Nº FECHA DE LAS FACTURAS Las facturas con fecha de entrada en la Gerencia superior en un mes a la de emisión, serán devueltas de oficio, salvo que exista una justificación razonable y escrita del retraso. Con cargo al presupuesto del año 2015 no se podrán tramitar facturas de años anteriores. Las facturas de fecha anterior al ejercicio vigente, se devolverán de oficio. Como regla general, la fecha de las facturas coincidirá con la del ejercicio presupuestario. No se admitirán facturas cuya fecha, importe o cualquier otra circunstancia esté modificada mediante raspaduras, tachaduras, etc.

4 2.4. PAGOS POR NÓMINA Los pagos al personal, becarios, personal colaborador, conferenciantes, etc. que se efectúen a través de nómina serán tramitados hasta el día 28 de noviembre (pagos convenios, conferenciantes, etc.) REMANENTES CONCEPTO 229 GASTOS DESCENTRALIZADOS A CENTROS Y DEPARTAMENTOS Remanentes de crédito del concepto 229, Gastos Descentralizados que correspondan a gastos pendientes del último trimestre y que por diferentes circunstancias no se pudieron ejecutar antes del 31 de diciembre, previa solicitud y justificación por parte de la unidad. El remanente incorporable al ejercicio siguiente no podrá ser superior al 50% de la cantidad anual asignada (artículo 13.1d de las Bases de Ejecución) FONDOS ASIGNADOS POR EL VICERRECTOR DE INVESTIGACIÓN AL PRIN El remanente incorporable al ejercicio siguiente no podrá ser superior al 50% de la cantidad anual asignada. No obstante, cuando se acrediten circunstancias por las que no se hubiesen podido ejecutar los gastos, el Gerente a propuesta del Vicerrector podrá autorizar su incorporación al ejercicio siguiente (artículo 13.1e de las Bases de Ejecución) REMANENTES PROYECTOS, CONVENIOS Y CURSOS (ART. 83 L.O.U.) Una vez finalizada la ejecución de los proyectos, convenios y otras actividades financiadas con ingresos finalistas, los remanentes de crédito podrán ser incorporados únicamente al ejercicio inmediatamente posterior. (art de las Bases de Ejecución). En todo caso la incorporación de remanentes específicos estará subordinada al cumplimiento de las obligaciones de equilibrio y sostenibilidad financieros (art de las Bases de Ejecución) CRÉDITO TELEFÓNICO Se regularizará provisionalmente con el gasto real hasta el 31 de octubre, estimándose los meses de noviembre y diciembre. La regularización definitiva se realizará en el mes de enero y los ajustes se imputarán al presupuesto del año 2015.

5 2.8. BAJAS O CESIONES DE INVENTARIO Deberán estar tramitadas antes del 12 de diciembre CUOTA PATRONAL SEGURIDAD SOCIAL El Servicio de PDI, Retribuciones y S. Social procederá a remitir antes del 10 de enero al Servicio de Contabilidad el importe de la cuota patronal a pagar a la Seguridad Social correspondiente a la misma del mes de diciembre. 3.- ANTICIPOS DE CAJA FIJA (ACF) FECHA LÍMITE PAGOS A partir del 28 de noviembre no se podrá realizar ningún pago con cargo a la c/c de ACF. Para la realización de un pago con carácter excepcional se deberá solicitar a la Sección de Tesorería (tesoreria@unican.es) REMISIÓN DE JUSTIFICACIÓN La fecha límite para remitir a Servicios Centrales las cuentas justificativas pendientes de reposición correspondientes al ejercicio 2014 será el 12 de diciembre ADELANTOS DE CAJERO Los reintegros de adelantos de cajero deberán realizarse en la c/c y registrarse en Universitas XXI antes del 12 de diciembre. Como excepción a lo indicado en el punto 3.1, entre el 28 de noviembre y el 5 de diciembre, se podrán liquidar con cargo a las c/c las diferencias existentes en los casos en que el importe adelantado sea inferior a los gastos justificados. A partir del 1 de enero 2015 se podrán conceder nuevos adelantos. No se podrán registrar en el Universitas XXI hasta la remisión de la circular de apertura del ejercicio ANULACION DE TALONES NO COBRADOS Todos los talones expedidos que estén pendientes de cobro por el interesado a 12 de diciembre deberán ser anulados. Para ello se remitirá el 15 de diciembre a la Sección de Tesorería la correspondiente solicitud de anulación para Liberbank. En caso de que correspondan a cuentas justificativas ya repuestas, el importe correspondiente deberá transferirse de la c/c del Departamento a la Central de Ingresos de la U.C., por lo que se remitirá el mismo día 15 de diciembre la orden de transferencia a la Sección de Tesorería acompañando a la solicitud de anulación.

6 3.5.- CAJA EN EFECTIVO A 31 DE DICIEMBRE 2014 El saldo en caja en efectivo a 31/12 será de 0 euros. Se reintegrará el posible saldo antes de la fecha señalada, en la c/c de la U.F.G. 4.- OPERACIONES DE FIN DE EJERCICIO CONCILIACIÓN DE LOS ORDINALES DE TESORERÍA La Sección de Tesorería realizará la conciliación de los ordinales de Tesorería de las cuentas de ANTICIPOS DE CAJA antes del 15 de enero. El resto de los ordinales se conciliará antes del 21 de enero CONCILIACIÓN DEL INVENTARIO PATRIMONIAL El Servicio de Gestión Económica, Patrimonio y Contratación, antes de hacer el Cierre definitivo del Inventario, procederá a cuadrar los datos del Inventario con el Servicio de Contabilidad, y ajustar las diferencias antes del día 16 de enero. 5. PRESUPUESTO AÑO 2015 Hasta que no se remita la oportuna comunicación no se tramitarán gastos con cargo al presupuesto del En cuanto al Inventario Patrimonial no se registrarán altas ni se podrán efectuar modificaciones (cesiones, ubicaciones, bajas, etc.) hasta que se remita comunicado por la S.G.E.P.C. No obstante, a partir del 1 de enero podrán remitirse: Relaciones de divisas sin fichas de inventario (en las que impliquen fichas de inventario será de aplicación lo expuesto en el párrafo anterior). Pagos por nómina. Personal, becarios, etc... Las U.F.G. podrán realizar adelantos de cajero y pagos a través de anticipos de caja. Santander, a 13 de octubre de 2014 EL GERENTE Fdo.: Enrique Alonso Díaz