VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO 0. LISTA DE VERSIONES Novedades de Trabajadores VERSION: 15 CODIGO: 1-PR-046 FECHA: 01/Abr/2017 VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION 4 04/Sep/ /Jun/ /Sep/2008 Se modificó las definiciones y se eliminó las etapas 4, 5, 6, 7, 8, 9 del diagrama de flujo y de la descripción de las etapas. Se modificaron las definición 3.1, la generalidad 4.3 y las actividades Se eliminaron de los documentos relacionados el formato aviso de retiro de trabajadores. 7 08/Feb/2010 Se modificó la generalidad /Sep/2011 Se modificaron los responsables de las actividades, se agregaron definiciones y se incluyeron algunas actividades. 9 17/Abr/2012 Se modifica la actividad /Sep/2013 Se realizan cambios referentes a las becas escolares, reafiliaciones y discapacidad 11 01/Sep/2014 Se modifica el numeral 4.7 reafiliaciones 12 13/Jul/ /Oct/ /Mar/2017 Se modifican las definiciones, condiciones generales y flujograma Se inactiva el formato 1-FT-134 Novedades de Trabajadores y Beneficiarios Fallecidos. Se elimina todo los relacionado con el pago de Subsidio a través de Bonos o Cheques y se elimina de los documentos relacionados el formato Relación trabajadores retirados para cuentas de cobro 1. Objetivo Realizar cambios a la información de los trabajadores con el fin de mantener actualizada la base de datos que soporta el área Subsidio Familiar. 2. Alcance Este procedimiento abarca todas las actividades desde que se recibe la novedad hasta que se modifican los datos y se comunica al interesado si es del caso 3. DEFINICIONES 3.1 ÁREA DE SUBSIDIO FAMILIAR Consiste en afiliar empresas, trabajadores, personas a cargo, registrar y reportar recaudos de aportes y entregar una Cuota Monetaria al trabajador afiliado, cuyo salario sea inferior a cuatro (4) salarios mínimos legales vigentes y que tenga personas económicamente dependientes en las condiciones que se especifican en la ley. La cuota en mención también se entrega en los siguientes casos: cuando ambos cónyuges laboran y la suma de los dos salarios es menor a seis salarios mínimos, tiene derecho uno de los dos y se le paga preferiblemente a la

2 trabajadora A beneficiarios Discapacitados. Cuota Monetaria doble que se entrega por cada persona a cargo con limitación física o mental sin límite de edad, acreditando la debida incapacidad expedida por la EPS o entidad competente. Por muerte del trabajador. En caso de muerte del trabajador beneficiario COMFAMILIAR continuará pagando durante 12 meses el monto del Subsidio por personas a cargo. El pago se hará a la persona que acredite haberse hecho cargo de la guarda, sostenimiento o cuidado de las personas por las cuales el trabajador recibía subsidio. Por muerte de persona a cargo o beneficiaria. En caso de muerte de una persona a cargo del trabajador por la cual estuviere recibiendo subsidio en dinero, se pagará un subsidio extraordinario por el mes en que este ocurra, equivalente a 12 mensualidades de la Cuota Monetaria que recibía por el fallecido. En ambos casos se debe presentar certificado de defunción y copia del documento de identificación del trabajador y del beneficiario. 3.2 DOCUMENTO DE PAGO Campo numérico del sistema de información relacionado con la liquidación del subsidio familiar, que determina el pago de la Cuota Monetaria 3.3 RETIRO EXTEMPORÁNEO Retiro reportado después de los diez (10) días del mes siguiente a la fecha de ocurrencia de la novedad, es decir, aquel que no es reportado oportunamente y conlleva a girar o pagar un Subsidio Familiar al trabajador sin tener derecho a él 3.4 GRUPO FAMILIAR Corresponde a las personas a cargo afiliadas por el trabajador, y conforman un grupo familiar, puede corresponder a la cónyuge, hijos, hermano, hijastro, padre y/o madre. Para efectos de la grabación, en la base de datos se dejan en grupo familiar separados cónyuge e hijos. Si corresponde a hijos de otro compañero se crea grupo familiar separados, así mismo para hermanos, hijastros y padres del trabajador afiliado. 3.5 NOMINA PILA Información que envía el operador de información para ser procesada y con la cual se actualizan las novedades de trabajadores y empresas. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 GENERACIÓN DE TARJETAS Cuando se modifican datos básicos del trabajador de la persona a la cual se le gira el subsidio se genera una nueva Tarjeta. Estos datos básicos hacen referencia a cambio en el documento de identidad y nombres o apellidos.

3 Cuando el trabajador cambia de empresa, no se le genera nueva Tarjeta. 4.2 RETIRO DE TRABAJADORES Cuando la fecha de ingreso del trabajador es anterior a la fecha de constitución de la empresa, la Programadora de Sistemas retira el trabajador y modifica su fecha de ingreso colocando la misma de constitución que posea la empresa. Los retiros también pueden ser recibidos a través de la Nomina PUA, y se ejecuta un proceso automático diariamente, donde se obtienen las novedades registradas por la empresas a través de este medio o por la empresa a través de la página web de afiliaciones. 4.3 RETIRO DE TRABAJADORES POR DUPLICIDAD Trabajadores que se encuentran afiliados doblemente en la Base de Datos, bien sea por numero de identificación o nombres y apellidos. 4.4 RE AFILIACIONES Proceso automático que se ejecuta según las novedades reportadas a través del PUA o Pagina Web. Aplica cuando al trabajador le reportan novedad de ingreso estando inactivo en Sisfami y su fecha de retiro no es mayor a un año independiente de la empresa que lo reporte. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS 1-PR-044 Afiliaciones 1-PR-051 Liquidación de Subsidio Familiar 6. DESARROLLO

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5 No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1. Para el tipo de novedad Actualización de Salarios, bajar archivos del Operador Información y actualizar la base de datos diariamente. Para el tipo de novedad Actualización de Datos Básicos, recibir comunicación de la empresa o trabajador especificando los datos a modificar. Para el tipo de novedad Retiro, recibir el formato Aviso Retiro de Trabajadores, comunicación escrita, por correo electrónico, por la pagina web o novedad del PUA. Si es por fallecimiento, se recibe certificado de defunción (original). Así mismo se aplican novedades de retiro reportadas por el operador de

6 información. Los formatos se revisan que se encuentren diligenciados. 2. Determinar que tipo de novedad se esta reportando. 3. Descargar archivos del operador de información 4. Procesar archivos siguiendo el proceso automático del sistema de información, realizando actualización de salarios, retiros y re afiliaciones. 5. Recibir nominas manuales en formato electrónico establecido para tal fin, revisar si cumple con los requisitos establecidos y corresponde al valor de la consignación. 6. Si la información recibida no corresponde o presenta inconsistencias se debe devolver a la entidad. 7. Se hace actualización de salarios bien sea por: comunicación escrita de la empresa, solicitud del trabajador con los debidos soportes. Verificar la información de la nómina contra la del sistema de información y en caso de no coincidir, actualizar el salario del trabajador cuando no sean iguales.

7 8. Grabar fallecimiento en sistema de información siguiendo el proceso automático. 9. Grabar en el sistema el pago anticipado de subsidio correspondiente a 12 meses desde el momento del fallecimiento. Si el fallecido es persona a cargo que reciba subsidio, se graba un único pago manual por valor equivalente a 12 meses de subsidio desde el momento del fallecimiento. Para el calculo de la cantidad de cuotas que le corresponde es necesario revisar en el sistema la cantidad de cuotas pagadas posterior al fallecimiento, para determinar las faltantes hasta completar las doce y poder generar las liquidaciones que correspondan. 10. Archivar ascendentemente por orden de Cronologico o dar respuesta a través de Sevenet. 11. Verificar en el sistema de información si el trabajador se encuentra activo o inactivo. 12. Grabar retiro en el sistema de información siguiendo el proceso automático. 13. Colocar nota en formato acorde al NIT de la empresa por la cual está retirado tales como Y.E.R (ya está retirado por igual

8 empresa), R.O.E (retirado por diferente empresa), A.O.E (activo por otra empresa) N.A no afiliado. R.P.U.A (Retirado por Nomina PUA) Si es por carta se tramita retiro y se da respuesta por este mismo medio. 14. Verificar en el módulo de liquidación del sistema de información el estado de la liquidación del Subsidio Familiar del trabajador, dependiendo de la fecha de retiro, determinar derecho o no a la cuota 15. Anular Subsidio Familiar en el sistema de información siguiendo el proceso automático, en caso de no corresponder por fecha de retiro ELABORO REVISO APROBO Nombre: Cargo: Fecha: Carlos Arturo Betancur Vinasco Analista Mejoramiento Continuo 24/Mar/2017 Nombre: Cargo: Fecha: Gloria Ruth Arias Arias Líder Mejoramiento Continuo 24/Mar/2017 Nombre: Cargo: Fecha: Lucila Marin Cadavid Jefe de Aportes y Subsidio 27/Mar/2017