SHAREPOINT Manual de Usuario. Herramienta de colaboración en grupo para CASER RESIDENCIAL

Transcripción

1 SHAREPOINT 2007 Manual de Usuario Herramienta de colaboración en grupo para CASER RESIDENCIAL Versión 1.0 Julio 2011

2 INDICE Introducción... 3 Prerrequisitos... 3 Empezamos... 4 Trabajando con Bibliotecas de Documentos... 5 Protección y Desprotección de Documentos Ordenando y Filtrando Documentos Versionado de Documentos Como mover carpetas y ficheros dentro de una biblioteca de documentos Enviar documentos de una biblioteca de documentos de Sharepoint por Descargar documentos de Sharepoint al PC Buscar en Sharepoint Alertas Papelera de reciclaje

3 Introducción SharePoint es una herramienta web de colaboración en grupo. Fue creado originalmente como una herramienta de Gestión Documental. Además de almacenar información en bibliotecas de documentos Sharepoint permite crear entre otras cosas: Blogs Wikis Calendarios de eventos compartidos Foros de Discusión Encuestas Tablones de Anuncios Biblioteca de Imágenes Tareas Compartidas (Gestión de Proyectos) Etc. En este manual se va detallar, a un nivel básico, las tareas más comunes que como usuario vas a realizar dentro del portal de CASER RESIDENCIAL. Para ampliar conocimientos sobre el uso de SharePoint puede consultar libros de administración disponibles en el mercado. Prerrequisitos Para trabajar con SharePoint el usuario debe estar dado de alta en el LDAP de CASER. Si el usuario no conoce su usuario/contraseña de acceso a su equipo debe llamar al Servicio de Microinformatica de CASER. Para acceder a SharePoint, se debe utilizar un navegador web (mínimo Internet Explorer 6.0, Mozilla Firefox 1.5, Google Chrome, Opera, etc). 3

4 Empezamos Para empezar a utilizar el gestor de contenidos de CASER Residencial tendremos que introducir la siguiente dirección en el navegador Internet Explorer. Una vez introducida esta dirección, nos aparecerá la siguiente pantalla: Cada usuario se identifica y dependiendo del perfil que tenga asignado dentro de SharePoint (Administrador, Comité Dirección o Director o Subdirector de Centro) puede realizar distintas operaciones. 4

5 Trabajando con Bibliotecas de Documentos Una de las partes que más va a utilizar dentro de CASER RESIDENCIAL van a ser las Bibliotecas de Documentos. Una biblioteca de documentos es un repositorio de todo tipo de documentos. Un documento que se deposita en una biblioteca de documentos puede ser leído por todos los usuarios que tengan permiso de lectura y editado por todos aquellos usuarios que tengan permisos de edición. Dentro de la sección RESIDENCIAS existe una biblioteca de documentos específica para cada una de las residencias de CASER, cuya estructura es idéntica para cada residencia, y donde se irá depositando toda la documentación necesaria. Para acceder a la biblioteca de documentos de cada residencia se puede hacer desde el panel de la izquierda como se muestra en la siguiente imagen. 5

6 Dentro de cada Residencia tendremos la siguiente Estructura de documentación: NOTA: Aquellas carpetas en la imagen que en la parte izquierda tienen el signo +. Incluyen las subcarpetas: 2011, 2012, 2013, 2014 y A medida que nos vamos introduciendo en el interior de la estructura podemos tener la sensación de no saber donde estamos. Para informarnos exactamente de nuestra ubicación dentro de la estructura de carpetas existe la barra de navegación que nos muestra el nivel en el que estamos dentro de la biblioteca de documentos y nos permite desplazarnos a cualquier nivel superior o inferior carpetas. 6

7 Imagen de la barra de navegación: Para operar sobre una biblioteca de documentos lo podemos hacer desde su correspondiente barra de operaciones. Estas son algunas operaciones que se pueden realizar sobre una biblioteca de documentos: Crear un nuevo Documento o Carpeta Por defecto el nuevo documento es de tipo Microsoft Word. Cargar uno o varios documentos Se pueden cargar o subir casi todo tipo de documentos (procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, base de datos access, ) Visualizar y Editar documentos Para visualizar o editar un documento lo único que tenemos que hacer es clic directamente sobre dicho documento. Se puede editar un documento siempre que no esté desprotegido NOTA: Cuando un documento esta desprotegido tiene una flecha verde en la parte inferior derecha del icono que identifica al documento. 7

8 Dado que SharePoint permite a varias personas trabajar con el mismo documento (no simultáneamente) es necesario desproteger un documento antes de poder editarlo para que otro usuario no puede modificar simultáneamente el mismo documento. Consulte el apartado Protección y Desprotección de Documentos si desea más información al respecto. En ese apartado se explica detalladamente los pasos necesarios para la correcta edición de documentos. No obstante se pueden realizar otro tipo de acciones sobre el documento seleccionado. Si pasamos el ratón por encima del fichero veremos que se muestra una caja desplegable. Si desplegamos la caja (ver imagen) veremos que acciones podemos realizar sobre el documento seleccionado. Explorar documentación en Windows Explorer Es posible visualizar la estructura de las carpetas de la biblioteca de documentos desde el Explorador de archivos de Windows. Para hacerlo tendremos que seleccionar la opción de menú correspondiente Abrir en Windows Explorer dentro del menú Acciones sobre la biblioteca de documentos. 8

9 Se mostrará a continuación en el Explorador de Windows la carpeta actual donde estamos dentro de la biblioteca de documentos. Si deseamos ver la estructura en árbol tendremos que pulsar el botón CARPETAS que hay en la barra de herramientas del Explorador de archivos de Windows. 9

10 NOTA: Es posible subir y eliminar ficheros directamente a las carpetas de las bibliotecas de documentos arrastrando y soltando documentos o bien copiando y pegando. Enviar ALERTAS Este es una característica interesante que presenta Sharepoint y que consiste en enviar, a petición del usuario, alertas vía cada vez que se produzca algún tipo de modificación o cambio bien a nivel global de la biblioteca o sobre una carpeta es concreto de la biblioteca de documentos. Por ejemplo podemos asignar una alerta cada vez que alguien añada un nuevo documento a una carpeta. NOTA: El sistema de Alertas de SharePoint se aplica en muchos o casi todos los objetos, es decir, también podemos activar algún tipo de alerta si por ejemplo un usuario modifica o añade alguna tarea a una lista de tareas, crea una nueva entrada en un calendario de eventos, crea una entrada en un blog, etc Si desea obtener mas información en la sección Alertas de este manual se explican un poco más en detalle. 10

11 Protección y Desprotección de Documentos Como comentábamos anteriormente en SharePoint es posible que varios usuarios puedan trabajar sobre un mismo documento, evidentemente no pueden editarlo al mismo tiempo, sino que para trabajar con un documento veremos que es necesario bloquearlo (desprotegerlo) y una vez realizados los cambios oportunos es necesario desbloquearlo (protegerlo) para que otros usuarios puedan editarlo posteriormente. Las acciones para editar un documento en Sharepoint son las siguientes. 1. Desproteger documento 2. Editar documento 3. Proteger documento 1. Como desproteger un documento Para poder editar un documento y poder trabajar con él es necesario desprotegerlo y para hacerlo lo podemos hacer de varias maneras. Manera 1 Si el documento es un documento de Office; Word, Excel, podemos hacer clic directamente sobre el nombre del documento. Acto seguido se mostrará una ventana preguntándonos si deseamos abrir el documento en modo de solo lectura o si deseamos desprotegerlo y editarlo. En otras ocasiones también se puede dar el caso de que la ventana muestre las opciones de Solo Lectura y Editar. 11

12 En cualquiera de los casos Seleccionamos la opción que ponga Desproteger y Editar o Editar. Esta acción abrirá el documento en el correspondiente programa asociado a la extensión del fichero, Microsoft WORD para documentos del tipo.doc,.docx, Microsoft EXCEL para documentos de tipo.xls, XLSX, etc. Una vez realizados los cambios grabamos el documento y automáticamente Office actualizará el documento en la biblioteca de documentos y protegerá (desbloqueará) el documento. En la parte derecha tanto de Microsoft Word como de Microsoft Excel podemos también proteger el documento (aplicable solo en Office 2003). Al cerrar por ejemplo Word es el propio Word quien nos muestra la siguiente ventana. 12

13 Si la biblioteca de documentos tiene asignada el versionado de documentos acto seguido aparecerá una pantalla donde nos pedirá que escribamos los cambios que hayamos realizado en el documento. Office 2003 Office

14 Qué pasa si intentamos abrir un documento que ya esta desprotegido (bloqueado) por otro usuario? Si intentamos abrir un documento que ya esta desprotegido por otro usuario Sharepoint muestra un mensaje en pantalla indicando el usuario que tiene el documento actualmente desprotegido (bloqueado para su edición). En este caso el usuario PGOALV20 tiene desprotegido el documento y no podremos trabajar con el hasta que PGOALV20 lo proteja (desbloquee) Como sabemos si un documento esta desprotegido (bloqueado)? Cuando un documento esta desprotegido el icono se muestra con una flecha de color verde. Manera 2 Otra manera de desproteger (bloquear) un documento es utilizando la opción DESPROTEGER del menú de acciones del documento. 14

15 Una vez seleccionada la opción de Desproteger veremos que el documento tiene la correspondiente marca (flecha verde en el icono) que nos indica que está bloqueado. A continuación tendremos que abrir el documento para editarlo, bien pulsando sobre el o bien volviendo a abrir el menú de acciones del documento seleccionando y seleccionando la opción Editar en Microsoft Office XXX. Nota: Dependiendo del tipo de documento Office que vayamos a abrir en el menú se indicará el programa asociado para su edición. Word para ficheros DOC o DOCX, Excel para ficheros XLS o XLSX, Power Point para PPT o PPTX, etc. Existe otra opción en el caso de que deseemos dar marcha atrás y deshacer la protección del documento si por ejemplo no lo hemos modificado. Lo único que tenemos que hacer es seleccionar la opción DESCARTAR DESPROTECCION del menú de acciones del documento seleccionado. 15

16 NOTA: Si desprotege un archivo de algunos programas que son compatibles con Windows SharePoint Services 3.0, puede trabajar con el archivo en el disco duro, aunque esté desconectado. La copia se almacena en la carpeta Borrador del servidor que es, de forma predeterminada, la carpeta SharePoint Borradores incluida en la carpeta Mis documentos. Ordenando y Filtrando Documentos Dentro de las bibliotecas de documentos podemos ordenar, ascendente o descendentemente, así como filtrar los documentos. Los campos por los que podemos ordenar y filtrar son los campos de cabecera de la lista de documentos. Para ordenar o filtrar por algún campo lo único que tenemos que hacer es posicionar el ratón sobre el campo de cabecera y automáticamente se mostrará una caja desplegable con las opciones disponibles. Para ordenar podemos optar por ordenar el campo de forma ascendente o descendente. Una vez que el campo esta ordenado en la cabecera del campo se mostrará una flecha al lado del texto indicando que el campo está ordenado. Se muestra una flecha hacia arriba cuando el campo está ordenado ascendentemente y una flecha hacia abajo cuando está ordenado 16

17 descendentemente. Dependiendo del tipo de campo que hayamos seleccionado SharePoint nos dará la posibilidad de filtrar por los distintos valores que contenga la columna seleccionada. Así por ejemplo, si seleccionamos la columna Modificado, veremos que podemos filtrar por todas las fechas diferentes que existen entre todos los documentos (ver imagen). Si la columna tiene aplicado algún tipo de filtro al lado del nombre de la columna aparecerá un icono en forma de embudo. De igual manera si deseamos eliminar o cambiar el filtro aplicado sobre el campo pulsamos sobre el campo y seleccionamos la opción deseada del menú. 17

18 Versionado de Documentos Una de las características interesantes en la gestión documental de SharePoint es el versionado de documentos. El versionado de documentos permite tener distintas versiones de un documento y mediante su correspondiente Historial de Versiones podremos consultar todas las versiones anteriores para ver los cambios que haya sufrido dicho documento a lo largo del tiempo. Dependiendo de cómo este configurado el versionado de las versiones de la biblioteca, (versiones principales (1.0, 2.0, 3.0, etc.) o versiones principales y secundarias (1.1, 1.2, 1.3, 1.4, etc.)), SharePoint incrementará automáticamente el número de versión cada vez que se proteja o publique un documento. Para ver el histórico de versiones tendremos que desplegar el menú de acciones del documento y seleccionar la opción Historial de Versiones. Acto seguido se abre una pantalla donde podremos ver todas las versiones disponibles (ver imagen más abajo). Para ver una edición en concreto del documento lo único que tendremos que hacer es clic encima de la fecha del fichero y este se abrirá en modo de solo lectura. Otras opciones disponibles son: Ver, Restaurar y Eliminar 18

19 Imagen de las distintas versiones de un documento 19

20 Como mover carpetas y ficheros dentro de una biblioteca de documentos La manera más rápida de mover carpetas y ficheros dentro de Sharepoint es utilizando el Explorador de Windows. Existe la posibilidad de mover ficheros individualmente de un sitio a otro, pero la desventaja de utilizar este sistema es que además de tener que hacerlo uno a uno tienes que saber la dirección de la carpeta dentro de Sharepoint a la que quieres mover los datos. Si embargo si utilizamos el Explorador de Windows podremos, además de mover y copiar carpetas y su contenido, copiar varios ficheros tanto dentro de SharePoint con fuera de él. Para poder utilizar el Explorador Windows tenemos que seleccionar desde la barra de menú de la biblioteca de documentos el menú Acciones ->Abrir en Windows Explorer 20

21 Una vez abierto el Explorar de Archivos ya solo hay que operar con las carpetas y ficheros de igual manera que se hace con cualquier fichero o carpeta. Para mover una carpeta de sitio tendremos que CORTAR y PEGAR. En la siguiente imagen vemos que hemos movido la carpeta CARPETA 2.1 a la carpeta CARPETA 1 21

22 NOTA: Si una vez abierto el explorador de Windows vemos que no aparecen documentos que si están en Sharepoint debemos Actualizar el Explorador de Archivos. Pulsando el botón derecho del ratón en la lista de ficheros seleccionamos la opción de menú ACTUALIZAR y se refrescará y aparecerán los documentos que hay en SharePoint. Si apareciera una carpeta Forms NO ELIMINAR esta carpeta ya que es interna de Sharepoint. Enviar documentos de una biblioteca de documentos de Sharepoint por Desde el menú de acciones de cada documento es posible enviar un vínculo de un documento en concreto por . Seleccionando la opción Enviar un vínculo por correo electrónico se abrirá automáticamente el cliente de correo que tengamos configurado, en el caso de CASER se abrirá Outlook, con el enlace del fichero. 22

23 NOTA: Para que el destinatario del correo electrónico pueda ver el documento es necesario que tenga acceso al portal de Sharepoint. También es posible enviar un desde Outlook documentos de una biblioteca de documentos de Sharepoint como ficheros adjuntos. Para hacer esto realizamos el mismo proceso para añadir un fichero adjunto desde Outlook, pero es necesario seleccionar como origen de datos Mis Sitios de Red. 23

24 Si abrimos la carpeta web seleccionada podremos ir navegando por su estructura y solo tendremos que seleccionar el fichero que deseemos adjuntar. NOTA: Para que al seleccionar en Mis sitios de red se muestren las carpetas de la biblioteca de documentos que deseamos, tenemos que haber accedido a ella previamente utilizando el Explorador de Windows (menú Acciones Abrir en Windows Explorer) Descargar documentos de Sharepoint al PC En algunas ocasiones necesitaremos copiar ficheros desde alguna biblioteca de documentos de SharePoint a nuestro PC. Para descargar un documento en concreto tendremos que desplegar su menú de acciones y seleccionar la entrada de menú ENVIAR A -> DESCARGAR UNA COPIA 24

25 Esta opción es la mas recomendable si deseamos copiar un único fichero, pero si deseamos copiar muchos ficheros entonces lo mas rápido y cómodo seria copiarlos todos juntos y pegarlos en el lugar indicado del disco duro. Para hacer esto tendremos que abrir la biblioteca de documentos en el Explorador de Windows. Una vez abierto el explorador lo único que tendremos que hacer es copiar y pegar los documentos deseados. 25

26 Buscar en Sharepoint Uno de los puntos fuertes de Sharepoint es su motor de búsqueda que permite realizar búsquedas por el contenido del sitio y también por cada documento que incluye el portal. Para buscar desde el portal lo podemos hacer desde varios sitios: Barra búsqueda rápida Esta barra esta situada en la parte superior derecha del portal y permite buscar por el contenido de cualquier documento. Sección Búsquedas 26

27 Esta sección permite realizar búsquedas avanzadas tanto de documentos como de personas. Búsqueda avanzada de documentos 27

28 Resultado de la búsqueda de documentos Búsqueda avanzada de personas 28

29 Resultado de la búsqueda de personas Busquemos desde donde busquemos para realizar la búsqueda introducimos la palabra o palabras que queremos buscar y o bien pulsamos INTRO o pulsamos sobre el icono de la lupa. 29

30 Ordenando los resultados de búsqueda Los resultados de la búsqueda se pueden ordenar por Relevancia de los documentos o por la Fecha de Modificación de los documentos (de mas reciente a más antiguo). Nota sobre la relevancia El cálculo de relevancia de Sharepoint incluye un algoritmo de clasificación que clasifica algunos tipos de archivo en un nivel superior al de otros. Esto se aplica a los siguientes tipos de archivo, enumerados en el orden de clasificación predeterminado en Sharepoint, empezando por la más alta: Páginas web HTML Presentación de PowerPoint Documentos de Word Archivos XML Hojas de cálculo de Excel Archivos de texto sin formato Elementos de lista Envio de Alertas sobre la búsqueda Sharepoint permite a los usuarios recibir alertas de correo electrónico cada vez que los resultados de una búsqueda cambien. Después de realizar una búsqueda, puede pedir que se le notifique cuando alguno de los resultados de ella cambie. Por ejemplo, puede buscar el calendario de un equipo y hacer que le envíen alertas por correo electrónico cada vez que el calendario se actualice. Nota: Para más información sobre las Alertas consulte la sección Alertas 30

31 Alertas Como hemos visto con anterioridad desde casi cualquier parte de SharePoint se pueden establecer alertas de usuario. Veremos ahora como dar de alta alertas y como gestionarlas. Desde el menú Acciones que encontremos en cualquier objeto de Sharepoint y seleccionando la opción de Enviar Alertas podremos dar de alta una nueva alerta. 31

32 Imagen de una alerta de una biblioteca de documentos. Dependiendo del tipo de objeto sobre el que vayamos a establecer una alerta, variarán los eventos sobre los que se lanzarán las alertas. Así por ejemplo si establecemos una alerta sobre una carpeta podremos lanzar una alerta cuando: se produzca algún cambio en algún documento, se agregue un nuevo documento a la carpeta, o se elimine algún documento. Mientras que si establecemos la alerta sobre una encuesta las alertas se lanzarán por otro tipo de eventos distintos, como por ejemplo; cada vez que un usuario responda a la encuesta. También es posible especificar cuando queremos que se nos notifiquen las alertas. Existen varias posibilidades: En el momento en el que se produce Diariamente Semanalmente Si especificamos alguna de las dos ultimas opciones podemos recibir un diario o semanal resumido de los eventos que se hayan producido sobre el objeto pudiendo especificar la hora y día del envío. Dónde puedo ver las alertas que tengo asignadas? Es posible ver las alertas que cada usuario en concreto tiene dadas de alta y sobre que objeto las tiene asignadas desde el menú de usuario (en el caso que se muestra en la 32

33 imagen el usuario es EXTRES01) y seleccionando la opción Mi configuración. A continuación se mostrara los datos de configuración del usuario y hacemos click sobre Mis Alertas Se mostrará una pantalla con todas las alertas a las que estamos dados de alta y nos permitirá o bien añadir nuevas alertas o bien eliminar alguna alerta. 33

34 Papelera de reciclaje Al igual que el Windows en SharePoint existe una Papelera de reciclaje que permite recuperar documentos o cualquier elemento de listas borrados anteriormente. Elementos que han sido eliminados hace más de 30 días, se eliminarán automáticamente de la papelera de reciclaje. Para acceder a la papelera de reciclaje se puede hacer desde la parte inferior del panel de la izquierda. 34

35 Si quereremos recuperar un fichero en concreto marcaremos su correspondiento casilla de selección y pulsamos el botón Restaurar Selección. Si queremos eliminar DEFINITIVAMENTE un fichero de la papelera de reciclaje lo seleccionamos y pulsamos el boton Eliminar Selección. Acto seguido nos saldrá un mensaje de confirmación del fichero por si a última hora decidimos no eliminarlo. 35