FORMATO PROCEDIMIENTOS Código REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
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- Marina Martin Agüero
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1 PRO-DIP /10/015 Procedimiento: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Páginas 1 de 5 Acto Administrativo de FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 8 de Octubre de 015 Elaboró Profesional Responsable del Sistema Firma de Autorizaciones Revisó Jefe Oficina Asesora de Planeación Aprobó Director (a) General Octubre de 014 Octubre de 015 Control de Cambios Descripción Creación del procedimiento (FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 3 de Octubre de 014) Actualización de los numerales 3,4, 7,8 y 9 (FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 8 de Octubre de 015) 1. Responsable de Procedimiento Director (a) General Dirección. Objetivo Definir todas las acciones y decisiones relacionadas con el Sistema con sus procesos y procedimientos, la mejora en la prestación del servicio al ciudadano con el fin de asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continua. 3. Alcance El procedimiento inicia con la programación de la fecha de la revisión por la dirección y finaliza con el seguimiento al Plan Gerencial del y a los compromisos establecidos en el. Aplica para todos los procesos del Sistema del IDEP.
2 PRO-DIP Base legal Decreto 387 de 004 : "Por medio del cual se reglamenta el Acuerdo 1 de 004, que adopta el Sistema de Gestión de Calidad creado por la ley 87 de 003". Decreto 651 de 011: Creación Sistema Distrital D Decreto 65 de 011: Adopción Norma Técnica Distrital del Sistema para las Entidades y Organismos Distritales. Decreto 943 de 014: Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno -MECI 8/10/ Documentos de Referencia Documentos Externos Documentos Internos NTCGP 1000:009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. NTD- 001:011: Norma Técnica Distrital Del Sistema Integrado De Gestión Para Las Entidades y Organismos Distritales ISO 14001:004 para Gestión Ambiental OHSAS 18001:007 para Seguridad y Salud Ocupacional ISO 7001:005 para Seguridad de la Información Documentación del Sistema del IDEP ISO 6000:010 Guía de Responsabilidad social ISO Información y Documentación. Gestión de Documentos ISO 7001:006 Tecnología de la Información. Técnica de Seguridad Manual Técnico del Modelo estándar de Control Interno para el Estado Colombiano DAFP Término ACCIÓN CORRECTIVA ACCIÓN PREVENTIVA ALTA GERENCIA AUDITORÍA INTERNA 6. Definiciones Definición Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable Persona o grupo de personas que dirigen y controlan el más alto nivel de la organización. sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoría y evaluarla de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. EFICACIA Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados EFICIENCIA Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. EFECTIVIDAD Medida de impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. INDICADORES DE GESTIÓN MEJORAMIENTO CONTINUO Herramientas que permiten medir el desempeño de los procesos comparándolos con los resultados planificados. Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. REVISIÓN Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del objeto de la revisión, para alcanzar los objetivos establecidos. VERIFICACIÓN Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos específicos
3 PRO-DIP /10/015 Nro. Descripción de la actividad Actividades Diagrama de Flujo 7. Descripción del procedimiento Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones 1 Programar la fecha de la revisión por la dirección INICIO Programar mínimo una vez al año después de haberse realizado el ciclo de auditorías internas y seguimiento a los procesos, la revisión por la dirección por parte de la Dirección General y los líderes de proceso Revisar la información por proceso, insumo para la revisión por la dirección Líderes de Plan de mejoramiento Mapa de riesgos Indicadores Informes de Gestión Auditorías Internas Encuestas de satisfacción Los líderes de proceso, a partir del cumplimiento al procedimiento de autoevaluación de la gestión PRO-MIC envían a la Oficina Asesora de Planeación la información en la periodicidad establecida, referente a la efectividad de la gestión de los procesos y los controles internos diseñados para administrar los riesgos, así como los avances, logros y dificultades en la implementación de los procedimientos y subsistemas propios del. 3 Consolidar la información recibida de avances en la Gestión Institucional Verificar que se cuente con la información de entrada para la revisión por la dirección Informe para la Revisión por la Dirección Se consolida la información entregada por los líderes de proceso sobre: Resultado de auditorías internas y externas. Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos Conformidad de los productos y/o servicios Estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora Acciones de seguimiento de revisiones previas de la dirección Cambios que podrían afectar el Recomendaciones para la mejora Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados y actualizados para la entidad
4 PRO-DIP /10/015 4 Presentar Informe de Revisión por la Dirección a la Dirección General del Instituto. Presentar, en reunión previamente convocada, el informe para la revisión por la dirección y analizar el estado actual del Sistema Integrado de Gestión. 5 Elaborar Plan Gerencial del Director General Líderes de proceso Formato FT-MIC Elaborar el Plan Gerencial del como resultado del análisis realizado y en el caso que sea necesario levantar acciones correctivas y preventivas. Esto con el fin del mejoramiento y mantenimiento del Sistema. 6 Hacer seguimiento al Plan Gerencial del y a los compromisos establecidos en el FIN Director General Líderes de proceso Formato FT-MIC Verificar y hacer seguimiento al cumplimiento del Plan Gerencial del y/o a las acciones correctivas y preventivas levantadas, de acuerdo al cronograma de las actividades planteadas.
5 PRO-DIP Tiempos 8/10/015 Un (1) mes desde la programación de la revisión por la dirección hasta la formulación del Plan Gerencial y el. Generales del procedimiento Sistema de Gestión Ambiental Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Sistema de Seguridad de la Información Sistema de Gestión Documental y Archivo 9. Políticas de Operación La programación y coordinación de la Revisión por la Dirección está a cargo del Jefe de Oficina de Planeación - Representante de la Dirección para el. La revisión de los avances del Plan Gerencial del se realizará semestralmente en Comité del. Hacer las consultas de los documentos en SIAFI excepto los obligatorios de ley Digitalizar los documentos para su consulta Apagar la pantalla del equipo de computo cada vez que se requiera una ausencia del lugar de trabajo mayor a 15 minutos. Imprimir los documentos de consulta estrictamente necesarios en papel reciclable. Hacer las revisiones y ajustes por medio del correo electrónico institucional a los documentos preliminares. Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos. Hacer uso de los canales de ventilación para una adecuada circulación del aire. iluminación natural abriendo las persianas. Regular el tono de voz para evitar el exceso de ruido. El Internet debe ser solamente de uso institucional y únicamente se podrá revisar el correo electrónico personal en horas no laborales. Todo archivo que se reciba por el correo electrónico debe ser revisado por el antivirus al igual que los dispositivos externos (USB). El manejo de las contraseñas debe tener un grado de dificultad, deben cambiarse mínimo cada 90 días y estas no deben ser compartidas. El correo electrónico institucional debe ser solamente para uso interno sin sobrepasar la capacidad designada de 10 MB. No debe hacerse uso de módems personales los equipos de computo del IDEP. Es necesario el uso de guayas de seguridad en los portátiles institucionales. Hacer copias de seguridad de la información magnética mensualmente. No deben instalarse software no autorizados en los equipos de computo del IDEP. Los funcionarios y/o contratistas que ya no hagan parte del instituto no deben tener acceso a los equipos de computo ni contraseñas. Se debe hacer entrega por parte de los ex funcionarios y/o contratistas en medio magnético de la información contenida durante el tiempo laborado Atender a las fechas dispuestas en las tablas de retención documental para el correcto control de los tiempos de conservación de los documentos en el archivo de gestión y el archivo central. Atender las fechas de transferencias documentales de acuerdo a las tablas de retención documental. Mantener Limpias y organizadas las áreas de archivo.
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