CONTABILIZACION DE LA RENDICION DE CUENTAS POR COMISIONES DE SERVICIO

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1 CODIGO: OA-UE/CON VERSION: PRIMERA AREA: OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD TITULO: CONTABILIZACION DE LA RENDICION DE CUENTAS POR COMISIONES DE SERVICIO RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) OPP Aprobado por. Oficina de Administración VºBº OPP Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central CONTABILIZACION DE LA RENDICION DE CUENTAS POR COMISIONES DE SERVICIO FECHA:17/08/2005 2/11 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de contabilización de la rendición de cuentas por comisiones de servicio del INDECI, sea de la Sede Central o de las Direcciones Regionales de Defensa Civil. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en el Area de Contabilidad de la Unidad de Economía en la Oficina de Administración. Describe las actividades desde que Rendición de Cuentas envía los documentos sustentatorios de la rendición al Area de Contabilidad para su respectiva contabilización, hasta la elaboración de los estados financieros para presentarlos a la Contaduría Publica de la Nación. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley N 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil Decreto Supremo Nº PCM del 21 de mayo del 2001 que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) del INDECI Ley Nº Ley Marco de Administración Financiera del Sector Publico Resolución Directoral Nº EF/77.15, Directiva de Tesorería para el Año Fiscal REQUISITO DEL PROCESO Remisión de los documentos sustentatorios de la rendición cuentas por comisiones de servicio de la Unidades Orgánicas al Area de Contabilidad de la Unidad de Economía, para su contabilización en el Sistema Integrado de Administración Financiera. 5. RESPONSABLE DEL PROCESO Area de Contabilidad de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración. 6. CONSIDERACIONES 6.1. Las Direcciones Regionales de Defensa Civil, envían al Area de Contabilidad de la Sede Central, sus documentos sustentatorios de las comisiones de servicio dentro de la solicitud de reembolso.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central CONTABILIZACION DE LA RENDICION DE CUENTAS POR COMISIONES DE SERVICIO FECHA:17/08/2005 3/ Las rendiciones de cuenta de las comisiones de servicio de la Sede Central se realiza cada comisionado El libro auxiliar estándar contiene los cargos y abonos, los cargos consigna los viáticos otorgados para las comisiones de servicio y los abonos son las rendiciones de cuenta por esos viáticos otorgados. 7. SIGLAS 7.1. CPN: Contaduría Pública de la Nación DDRR: Direcciones Regionales OA: Oficina de Administración RO: Recursos Ordinarios RDR: Recursos Directamente Recaudados SIAF: Sistema Integrado de Administración Financiera UE: Unidad de Economía. 8. DEFINICIONES 8.1. Comisión de Servicio: Acción que consiste en el desplazamiento temporal del personal del INDECI, así como de personal invitado de otras instituciones; fuera de la sede habitual donde labora o presta servicios no personales, para el cumplimiento, en el ámbito del territorio nacional, de actividades relacionadas con los objetivos institucionales Libros Contables: Son los libros principales (libro inventario y balance, libro mayor y libro diario) y auxiliares (auxiliar estándar y notas de cierre) que exige la Contaduría Pública de la Nación (CPN), al INDECI de acuerdo al instructivo Nº 1 Documentos y Libros Contables de la normatividad contable y aplicación practica del nuevo plan contable. Estos libros se generan automáticamente en el SIAF, de los cuales se pueden extraer reportes para realizar los análisis correspondientes Reembolsos: Se define así al fondo para pagos en efectivo y fondo fijo para caja chica que reciben la Sede Central y las Direcciones regionales del INDECI, para financiar gastos menudos y urgentes en los que se incluye los gastos por comisiones de servicio Viáticos: Monto de dinero que se entrega al comisionado por la cantidad de noches que permanecerá en la Sede Central o Regional y que servirá para solventar los gastos de hospedaje, alimentación y movilidad. 9. ANEXO Formato resumen de la conciliación.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central CONTABILIZACION DE LA RENDICION DE CUENTAS POR COMISIONES DE SERVICIO FECHA:17/08/2005 4/ DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA OA / UE / AREA DE CONTABILIDAD / RENDCION DE CUENTAS UE/ AREA DE CONTABILIDAD RESPONSABLE Responsable Jefe DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Viene del proceso Remesas y Reembolsos para la Sede Central y los Organos Desconcentrados del INDECI, el que finaliza con la entrega del cheque al encargado de los fondos de la Sede Central y de los Organos Desconcentrados para que habiliten dinero para gastos por comisiones de servicio con fondos para pagos en efectivo o fondos fijos para caja chica. Luego ir al proceso Autorización, Control y Rendición de Cuenta de los viajes en Comisión de Servicio, donde se realiza la rendición de cuentas de la comisión de servicio realizada, entregando toda la documentación sustentatoria a Rendición de Cuentas donde revisan la documentación y le adjuntan una nota contable para ser enviada al Area de Contabilidad. 1. Envía memorándum adjuntado los documentos sustentatorios de la rendición de cuentas con la nota contable para la contabilización en el SIAF. 2. Recibe documentos de Rendición de Cuentas, firma cargo. 3. Toma conocimiento decreta y entrega documentos a contador para que realice la contabilización respectiva. No son documentos de la Sede Central No son documentos de las DDRR Se da fin al proceso. Si son documentos de las DDRR 4. Recibe documentos sustentatorios de los reembolsos regionales, donde están consideradas las comisiones de servicio, luego va a la actividad 6, para realizar la contabilización.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central CONTABILIZACION DE LA RENDICION DE CUENTAS POR COMISIONES DE SERVICIO FECHA:17/08/2005 5/11 UE/ AREA DE CONTABILIDAD Si son documentos de la Sede Central 5. Recibe documentos sustentatorios de la rendición de los comisionados de la Sede, con la nota contable de la rendición. 6. Contabiliza en el SIAF, las notas contables. UE/ AREA DE CONTABILIDAD UE/ AREA DE CONTABILIDAD/ AREA DE RENDCION DE CUENTAS A fin de mes 7. Imprime reporte del libro auxiliar estándar del SIAF. 8. Concilia saldos de los cargos y abonos del libro auxiliar estándar. Los saldos No son correctos 9. Coordina con el responsable de rendición de cuentas para sanear los saldos no coincidentes. 10. Corrige saldos no coincidentes en la conciliación realizada de acuerdo a las correcciones que realiza el responsable en Rendición de Cuentas, quien vuelve a revisar la nota contable y los reportes del SIAF. Luego ir a la actividad número 11, para elaborar el resumen de la conciliación. En el caso de que los saldos coincidan 11. Llena formato resumen de la conciliación. 12. Firma conciliación final, juntamente con el supervisor de Rendiciones de Cuenta. 13. Formula memorándum y entrega al Jefe del Area de Contabilidad, para su firma. 14. Recibe memorándum, firma y Jefe entrega. 15. Recibe memorándum y envía adjuntando el resúmen de la conciliación. 16. Recibe memorándum y el resumen de la conciliación realizada, firma Responsable cargo. 17. Archiva copia de resumen de conciliación.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central CONTABILIZACION DE LA RENDICION DE CUENTAS POR COMISIONES DE SERVICIO FECHA:17/08/2005 6/11 UE/ AREA DE CONTABILIDAD Luego de la conciliación en base al libro auxiliar estándar. Se inicia el proceso de Cierre Contable y Presentación de los Estados Financieros y Presupuéstales a la Contaduría Pública de la Nación, el que finaliza, con la entrega de los estados financieros y presupuéstales a la CPN y el archivo del cargo firmado por el responsable de recibir los documentos en la CPN. Dando fin al proceso.

7 11. DIAGRAMA DE FLUJO

8 CONTABILIZACION DE LA RENDICION DE CUENTAS POR COMISIONES DE SERVICIOS RENDICION DE CUENTAS Responsable Jefe INDECI OFICINA DE ADMINISTRACION OFICINA DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD Inicio Remesas y Reembolsos para la Sede Central y los Organos Desconcentrados del INDECI Autorización, Control y Rendición de Cuentas de los Viajes en Comisión de Servicios 1 Envía memorándum adjuntando documentos 2 Recibe documentos, firma cargo Memo 3 Toma conocimiento, decreta y entrega Son de la Sede Central? No Si 5 Recibe documentos sustentatorios de comisionado Son de las DDRR? No Fin Si 4 Recibe documentos sustentatorios de reembolsos regionales 6 Contabiliza en el SIAF A fin de mes 7 Imprime reporte del libro auxiliar 8 Concilia saldos de los cargos y abonos No Saldos correctos? Si 9 Coordina 9 Coordina con rendición de cuentas 10 Corrige saldos no coincidentes 10 Corrige la conciliación 11 Elabora resúmen de la conciliación 12 Firma conciliación 12 Firma conciliación 13 Formula memorándum y entrega al Jefe de Contabilidad α

9 CONTABILIZACION DE LA RENDICION DE CUENTAS POR COMISIONES DE SERVICIOS AREA DE RENDICION DE CUENTAS Responsable Jefe INDECI OFICINA DE ADMINISTRACION OFICINA DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD α 14 Recibe memorándum, firma y entrega 15 Recibe memorándum y envía adjuntando el resúmen de la conciliación 16 Recibe documentos, firma cargo Memo Copia de resúmen de conciliación 17 Cierre Contable y Presentación de Estados Financieros y Presupuestales a la Contaduría Pública de la Nación Fin Fin

10 ANEXO

11 Formato Resumen de la Conciliación 2004 CONCILIACION CUENTA 38 CARGAS DIFERIDAS ENCARGOS GENERALES SALDO MES ANTERIOR Remesas Rendiciones de cuenta Devoluciones con papeleta Devoluciones con T-6 Rebajas MOVIMIENTO DEL MES SALDO ACUMULADO CARGO ABONO SALDO ENCARGOS INTERNOS SALDO MES ANTERIOR Encargos internos Rendiciones de cuenta Devoluciones con papeleta Devoluciones T-6 MOVIMIENTO DEL MES SALDO ACUMULADO CARGO ABONO SALDO TECNICO CONTADOR AREA DE CONTABILIDAD SUPERVISOR DEL AREA DE RENDICIONES DE CUENTA