PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA PEDIDO DE FONDOS DE PROYECTO

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1 Página 1 de 8 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA PEDIDO DE FONDOS DE PROYECTO CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS Rev. Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Procedimiento Administrativo para el Pedido de Fondos de Obra. Jorge Palacios Administrador General de Obra José Amador Jefe de Finanzas Aprobado por: Félix Arango Gerente de Adm. Y Finanzas Procedimiento Administrativo para el Pedido de Fondos de Obra José Amador Jefe de Tesorería José Amador Jefe de Tesorería Jorge Palacios Jefe de Administración de Personal y Administradores de Obra Luis Ruiz Gerente de RRHH Procedimiento Administrativo para el Pedido de Fondos de Obra Lizet Valencia Jefe de Caja Carlos Ramirez. Coordinador de Administración de Obra Jorge Palacios Jefe de Administración de Obra. Renato Zolfi Gerente de Administración y Finanzas.

2 Página 2 de 8 INDICE 1. OBJETIVO AMBITO DE APLICACIÓN REFERENCIAS PROCEDIMIENTO RESPONSABILIDADES

3 1. OBJETIVO Página 3 de 8 Describir y estandarizar el proceso de Pedido de Fondos de Obras / Proyectos que solicitan los Administradores en las Obras / Proyectos. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente documento aplica a todos las Obras / Proyectos de COSAPI S.A. 3. REFERENCIAS Prácticas y costumbres de COSAPI S.A. 4. PROCEDIMIENTO 4.1. Contabilidad - Recepción de facturas por sede central Al El Asistente Contable recibe los días lunes de 9:30 a.m. a 12:00 p.m. y jueves de 3:00 a 5:00 p.m., las facturas de los proveedores y de Procura, enseguida procede a registrarlas en el Sistema Oracle-PeopleSoft, en el módulo Cuentas a Pagar > Comprobantes Luego se procede a entregar al área de Caja las facturas que están listas para pago Proyecto - Recepción de facturas El Administradorr de Obra / Proyecto, a más tardar el día Viernes, registra en el Sistema Oracle-PeopleSoftlas facturas que ha recibido durante la semana. El registro debe ser inmediato en el módulo Cuentas a Pagar > Comprobantes, a fin de evitar enviar a sede central facturas para pago vencidas Adicionalmente, a más tardar el día Domingo por la tarde envía las facturas a Contabilidad - Sede Central: Documentos para la programación de pago en Pedido de Fondos Por correo electrónico: Envía al Asistente Contable respectivo, un archivo en formato Excel donde especifica el detalle de los documentos enviados con su descripción. Por valija: Envía a sede central las facturas recibidas y contabilizadas.

4 Página 4 de 8 Rendición de Caja Chica Por correo electrónico: Se envía al Asistente Contable respectivo, un archivo de la rendición de la caja chica de la semana, en formato Excel. Por valija: Se envía a sede central los documentos sustentatorios Contabilidad Verificación de documentos enviados por la Obra/Proyecto El Asistente Contable respectivo, el día lunes por la mañana recibe las facturas del proyecto y verifica su correcta emisión: RUC de la empresa. Dirección. Monto (en letras y soles). Con el respectivo sello del CR al que pertenecen Asimismo verifica que cuenten con los respectivos documentos de sustento: Orden de Compra original, Valorizaciones y Guías de Remisión. Firmas y sellos de aprobación del Administrador de Obra/Proyecto y del Jefe de Obra (solamente en Consorcios u obras que lo requieran). Si fuera necesario: Orden de Suministro, Orden de Compra y Nota de Recepción Para la Caja Chica, previamente verifica que esté cerrada, enseguida procede con la revisión de los documentos De existir algunaa observación procede a corregirla y a informar al Administrador de Obra. En caso el error fuese en la Caja Chica, deberá solicitar su corrección al Administrador de Obra/Proyecto A más tardar el día martes a medio día, realiza el registro de control de las facturas conformes que serán entregadas a Caja Remite al Asistente de Caja respectivo una copia del archivo en formato Excel de las facturas recepcionadas y verificadas, y también el físico de las facturas a más tardar el día martes a la 1:00 p.m.

5 Página 5 de Obra / Proyecto Pedido de Fondos El responsable de Cuentas por Pagar, genera un reporte de las l facturas pendientes de pago, lo hace a través del sistema Oracle-PeopleSoft Módulo AP y lo exporta a un cuadro en Excel Identifica el tipo de gasto en cada factura ingresando al cuadro Excel lo siguiente: N RUC Nombre de Proveedor Número de Partida. Número de secuencia. N de Documento. Fecha de la Facturación. Orden de Compra asociada. Importe sin IGV en Soles. Importe sin IGV en Dólares. Importe del Pedido de Fondo Soles Importe del Pedido de Fondo Dólares Detracciones Soles Detracciones Dólares Tipo de moneda USD/PEN Total a pagar en Soles Total a pagar en Dólares Fecha de Vencimiento de la Factura Días de Vencimiento Concepto El día martes, a más tardar hasta las 12:30 p.m., el Administrador de Obra envía a Caja a través de un Pedido de Fondos, lo siguiente: Reporte en Excel de la facturación. Liquidación (con los sustentos de lo proyectado o regularizado). Jornales de Obreros (con los sustentos de lo proyectado o regularizado). Sueldos (con los sustentos de lo proyectado o regularizado). Valorización de equipos (con los sustentos de lo proyectado o regularizado). Recuperación del IGV (con los sustentos de lo proyectado o regularizando).

6 Página 6 de 8 Pago de Cajaa Chica. Adelantos dados para compras Caja Pedido de Fondos El Asistente de Caja, el día martes a las 2:00 p.m. ubica el físico de las facturas que se detallan en el Pedido de Fondos enviado por el Administrador de Obra / Proyecto. En caso de que la factura detallada en el Pedido de Fondos no se encuentre en Caja, procede a eliminar esa factura del Pedido de Fondos e informa al Administrador de Obra / Proyecto Enseguida verifica que lo reportado en el cuadro en formato Excel coincida con lo detallado en los documentos físicos: Importe. Tipo de moneda. Secuencia. Detracción o retención, verificar porcentaje correcto. Aplicación de Notas de Crédito / Facturas de COSAPI. El día martes, en caso de encontrar errores u observaciones se informa al Administrador de Obra / Proyecto y se coordina para proceder a corregirlas Obra / Proyecto Rectificación de Datos El Administradorr de Obra / Proyecto corrige lo solicitado y vuelve a enviar el archivo del Pedido de Fondos al Asistente de Caja respectivo, a más tardar el mismo martes por la tarde Caja - Envío del Pedido de Fondos al Supervisor El Asistente de Caja, el martes a partir de las 4:00 p.m., comienza a enviar al Supervisor los avances del Pedido de Fondos, teniendo como plazo de entrega hasta el día miércoles a las 12:30 p.m., a continuación el detalle del envío: Correo electrónico del archivo del Pedido de Fondos en formato Excel. o Documentos sustentatorios originales. Estado de Bancos actualizado a la fecha.

7 Página 7 de Adicionalmente envían al Supervisor, el miércoles a las 12:30 p.m., los documentos de los pagos realizados de los Pedidos de Fondos de la semana anterior: Cheques y Planillas pagados. Cheques por entregar en la semana. Transferencias por los respectivos reembolsos a COSAPI S.A. Estado de Bancos. Cuadro resumen (detalla el total del Pedido de Fondo, pendiente y reembolso) Supervisor Inmediatamente recepcionada la información procede a verificar: Proveedor. Secuencia (# interno de COSAPI). N Factura. Fecha de documento. O/C original. Montos. CR (centro de costos del Proyecto). Fecha de vencimiento de la factura. En caso que faltara algún documento lo solicita al Área de Caja Verifica en los Pedidos de Fondos anteriores el total de deuda: o Pagos pendientes a proveedores. Reembolsos a COSAPI S.A Elabora el registro de venta de cada proyecto y actualiza la relación de ingresos Coloca sello y Vº ºBº en las facturas Clasifica las partidas del Pedido de Fondos y valida que coincida: Partida. Monto (US$ o Soles) totalizado Verifica que las partidas no se hayan excedido del presupuesto.

8 Página 8 de 8 En caso se excediera, solicita explicación al Administrador de Obra/Proyecto mediante correo, de no tener la respuesta envía un segundo correo reiterativo y luego informa al Gerente de la Supervisión A más tardar, el día miércoles a las 5:00 p.m., envía correo electrónico al Gerente de la Supervisión para que apruebe el Pedido de Fondos El Gerente de la Supervisión revisa la información y envía un correo a La Fiduciaria y a los Fideicomisarios si fuera el caso, a más tardar el día jueves a las 10:00 a.m La Fiduciaria y el Banco responden dando conformidad, si fuera el caso Luego de aprobar los Pedidos de Fondos de Proyecto de esa semana y de revisar los pagos realizados, devuelve la documentación a Caja a más tardar el jueves a las 12 p.m Caja. Procede al pago según lo descrito en el procedimiento de Pago de Tesorería - Caja. 5. RESPONSABILIDADES. El Jefe de Tesorería y los Administradores de Obras/Proyectos son los responsables de la implementación de este procedimiento.