SISTEMA CONTABLE. Subsistema de información que capta, procesa, registra y almacena datos contables. Elemento material Conformado por.

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1 UNIDAD 3.- SISTEMA CONTABLE Competencia.- El estudiante debe saber como se organiza un sistema contable en la empresa, para captar, procesar, registrar y almacenar información contable. SISTEMA CONTABLE Es un Subsistema de información que capta, procesa, registra y almacena datos contables Compuesto por: Elemento humano y Elemento material Conformado por Contador público autorizado Que procesan Información contable usando: Personal auxiliar de la rama Medios registro Plan cuentas Registros contables de de Comprobante contable Informes contables

2 3.1 Concepto.- Sabemos que sistemas, es un conjunto de partes interdependientes que procesan y transforman los elementos de entrada en elementos de salida. Entonces el sistema contable es un subsistema del sistema de información de la empresa que: capta, procesa, registra y almacena información contable, y pone a disposición de sus usuarios tanto dentro como fuera de la organización, para la toma de decisiones. 3.2 Elementos.- El sistema contable consta de los siguientes elementos: 1) Elemento humano, presente en todas las etapas del proceso contable constituido por: el Contador Público, profesional con título en provisión nacional, padrón profesional e inscripción en el colegio respectivo, autorizado para el procesamiento de la información contable y su presentación ante los organismos de fiscalización y tributación, de acuerdo a normas y principios vigentes, y el personal auxiliar con conocimientos básicos de la materia contable. El sistema contable para su posterior automatización en su proceso requerirá de otro profesional como Licenciado en Informática o Ingeniero de sistemas. 2) Elemento material, constituido a su vez por: a) Medios de registro como manual y electrónico b) El plan de cuentas c) Manual de cuentas d) Los registros contables e) Los comprobantes de contabilidad f) Mecanismos de control g) Modelos de informes contables A continuación se desarrolla a cada uno de dichos elementos El medio de registro manual, es la forma de procesamiento más simple de contabilidad, donde los registros son efectuados en forma manuscrita, con uso de máquinas de escribir, de calcular y de computadoras personales. Esta forma de procesamiento de datos tiene las siguientes características. 1) La lectura de los datos de entrada es realizada por la persona que tiene a su cargo. 2) La clasificación de lo datos es manual, por ejemplo, que si se trata de registrar ventas, será tarea de alguna persona ordenar previamente las facturas por número correlativo. 3) Los registros en diarios y mayores se practican en forma manuscrita, con máquinas de escribir o computadoras personales. 4) Los cálculos se realizan manualmente o con ayuda de máquina de calcular. 5) Los datos almacenados como débitos, créditos y saldos son realizados por ojo humano. 6) El sistema manual obtiene como resultado salida de información manuscrita, tipografiado o con uso de computadoras personales.

3 El medio de registro electrónico, procesa datos mediante un sistema de cómputo, que está integrado por un procesador central y otros cuatro dispositivos de hardware. Un procesador central contiene componentes que manejan la información virgen para ponerla más útil y controla las otras partes del sistema de cómputo. Los dispositivos de almacenamiento o memoria secundaria (discos magnéticos) alimentan los datos y los programas en el procesador central y los almacenan para uso posterior. Los dispositivos de entrada, como los teclados, lectoras digitales, scanners o el ratón (mouse) de las computadoras, transforman los datos y las instrucciones a una forma electrónica para alimentarla a la computadora. Los dispositivos de salida, como las impresoras, terminales de pantalla en video, graficadores, dispositivos de salida por voz, transforman los datos electrónicos producidos por el sistema de cómputo y los muestran de manera que las personas los entiendan. Los dispositivos de comunicaciones ayudan al control de las comunicaciones entre el procesador central, los dispositivos de entrada y salida y los usuarios finales. Gráficamente el sistema de cómputo se muestra a continuación: Almacenamiento Secundario (memoria) - Disco magnético - Cinta magnética - Disco óptico Dispositivos de entrada - Teclado - Ratón (mouse) - Dispositivos de entrada para voz - Lectoras ópticas digitales Procesador central CPU Unidad lógica/ aritmética Unidad de control Almacenamiento primario (memoria) Dispositivos de salida - Impresoras - Terminal en pantalla de video. - Graficadores - Salidas por voz Dispositivos de comunicación

4 Para el proceso contable existen sistemas computarizados contables que emiten reportes de información similares que el medio manual y que resultan más oportunos para la toma de decisiones. El plan de cuentas.- El plan de cuentas denominado también nomenclatura de cuentas, es un documento oficial del sistema contable de la empresa, que consiste en un listado ordenado y codificado de cuentas de balance, de resultados y de orden, que permite el registro de las transacciones comerciales en los registros contables. Está elaborado de acuerdo a la actividad económica del negocio. Manual de cuentas.- Es un instrumento complementario al plan de cuentas, que tiene por finalidad describir por cada cuenta: su concepto, cuando se debita, cuando se acredita y su saldo característico, facilitando de esta manera el registro adecuado de cada una de las operaciones del negocio de acuerdo a normas y procedimientos contables. Los registros contables.- Los libros de contabilidad registran y almacenan a las transacciones que efectúan las empresas como: libro diario, libro mayor, inventarios de existencias, hojas de trabajo, estados financieros etc. A la fecha han evolucionado las formas de los libros, sus rayados, y uso de los medios de registro, llegando hasta los sistemas computarizados contables. Comprobantes de contabilidad.- Son hojas preimpresas o impresas a través de medios electrónicos, en las cuales se registran las transacciones una por separado, considerando datos como fecha, cuentas que se debitan, cuentas que acreditan, sus importes y glosas adjuntando documentos de respaldo tales como facturas, recibos, estados de cuenta, planillas, etc. En su conjunto estos comprobantes constituyen el libro diario. Mecanismos de control, para verificar, que el sistema ha captado datos necesarios de todas las operaciones con el respaldo documentario respectivo. Modelos de informes contables, como modelos de informes podemos mencionar como ejemplo: el estado de resultados y el balance general, que posteriormente veremos en la unidad correspondiente. 3.3 Organización del sistema contable.- Organizar implica tomar decisiones acerca de los siguientes aspectos: a) Las tareas a asignar a cada persona integrante del sector contable b) Los medios de registros a emplear manuales o electrónicos c) El plan de cuentas a utilizar d) La cantidad y características de los registros a utilizar e) La forma en que se deberá producir el ingreso de los diversos comprobantes al sector contable f) Los controles a practicar sobre la entrada de datos al proceso, salida de cada proceso particular y los saldos periódicos y las constancias que deben dejarse de su realización. g) El diseño de los informes contables a preparar, la periodicidad con que se emitirán y sus destinatarios.

5 Para tomar estas decisiones deben tenerse en cuenta los requerimientos de los usuarios de la información producida por el sector contable, y las restricciones de carácter económico de la organización. 3.4 Inicio de un sistema contable.- El propietario de un negocio, antes de empezar con un sistema de contabilidad, debe determinar cuanto es el valor neto de sus posesiones. El valor neto de sus posesiones es igual a la diferencia que existe entre el total de sus posesiones y el total de sus deudas. La cifra resultante representa el valor de que realmente le pertenece. Para fines explicativos veremos el siguiente ejemplo: En fecha 4 de enero de 2000 el señor Oscar Alvarez, con la finalidad de iniciar un sistema de contabilidad a su negocio Comercial Continental, previamente debe determinar el valor neto de sus posesiones. Entonces como primer paso detalla sus posesiones y deudas como sigue: Sus posesiones Sus deudas Efectivo disponible Bs A Toyosa Ltda. Bs Inmueble para uso de oficinas Bs A mueblería El Roble Bs Un automóvil Toyota Bs A Garaje Romero Bs Una línea telefónica de COTEL Bs Solución El señor Rodríguez determina el valor neto de las posesiones de su negocio de la siguiente manera: Comercial Continental Valor Neto de sus posesiones Total de sus posesiones Bs Menos: Total de sus deudas Bs Valor neto de sus posesiones Bs Balance inicial.- El balance inicial llamado también balance de apertura o estado de situación inicial, es un informe financiero elaborado a fecha de inicio de actividades del negocio. La exposición de su contenido es la siguiente: Encabezamiento: El balance inicial tiene el siguiente contenido: Línea 1 Razón Social del negocio Línea 2 Nombre del informe financiero Línea 3 Fecha de informe Línea 4 Unidades monetarias en las que se expresa el informe posterior a la línea 4, el balance inicial comprende tres secciones: Activos, Pasivos y Patrimonio.

6 En el lado izquierdo, bajo el título de activos y utilizando cuentas con sus importes detalla todas las posesiones del negocio, en el lado derecho bajo el título de pasivos sus deudas, inmediatamente después del total de pasivos y bajo el título de patrimonio expone el valor neto de sus posesiones, es decir, su capital con el cual la empresa inicia sus actividades. El balance inicial de la Comercial Continental es el siguiente: Comercial Continental Balance Inicial Al 4 de enero de 2000 (Expresado en bolivianos) Activos Pasivos Bancos Cuentas por pagar Edificios Toyosa Ltda Vehículos Mueblería El Roble Inversiones Garaje Romero Total Pasivo Patrimonio O. Álvarez, Capital Total Activo Total Pasivo y Patrimonio FIRMA CONTADOR FIRMA GERENTE 3.6 Ecuación fundamental de la Contabilidad y ecuaciones derivadas.- En cualquier estado de situación como ser, balance inicial o de apertura y balance general se cumple la siguiente ecuación: El total de activos (A) es igual al total de pasivos (P) más el total de patrimonio (C). Este importante principio puede resumirse como: A = P + C Las ecuaciones derivadas de la misma son: P = A C y C = A P Gráficamente podemos representar la ecuación fundamental de la contabilidad considerando los datos de la Comercial La Paz como sigue: Descomponiendo la composición del patrimonio, la fórmula fundamental se presenta: A = P + C + I E donde I = Ingreso, E = Egreso

7 Haciendo positivos a todos los componentes de ecuación, tenemos la siguiente expresión: A + E = P + C + I 3.7 Ejemplo.- El señor Jaime Rodríguez, inaugura su negocio el 1/06/04 con la razón social Micro Market Rodríguez y con la finalidad de aplicar un sistema de contabilidad para registrar adecuadamente sus transacciones comerciales, inicialmente debe determinar el valor neto de sus posesiones en base a la información que presenta: Sus posesiones: Sus deudas: Dinero en efectivo Bs A Importadora Ruiz Mobiliario de oficina Bs A Servicio de Impuestos Una camioneta Nissan Bs Equipo de computación Bs Trabajo a realizar: a) Valor neto de sus posesiones, b) Balance Inicial Solución a) El señor Rodríguez determina el valor neto de las posesiones de su negocio como sigue: Micro Market Rodríguez Valor Neto de sus Posesiones Total de sus posesiones Bs Menos: Total de sus deudas Bs Valor neto de sus posesiones Bs ========= b) El balance inicial del Micro Market Rodríguez es el siguiente: Micro Market Rodríguez Balance Inicial Al 1 de junio de 2004 (Expresado en bolivianos) Activos Pasivos Caja Cuentas por pagar Mobiliario de oficina Importadora Ruiz Vehículos Impuestos por pagar Equipo de computación Total Pasivos Patrimonio J. Rodríguez, capital Total Activos Total Pasivo y Patrimonio FIRMA CONTADOR FIRMA GERENTE

8 3.8 Lectura: Enrique Fowler Newton. Organización del Sistema Contable. Ediciones Machi Pgs. 113 a Ejercicio: 1.- Practica El señor Mario Martinez, propietario de la Mueblería el Roble, el 1ro. de abril del año 2004 con la finalidad de iniciar un sistema de contabilidad que le permita el registro y control de sus recursos financieros, previamente debe determinar el valor neto se sus posesiones y luego su Balance de Apertura en base a la siguiente información: Sus posesiones Dinero en efectivo Bs Para uso de oficina dos escritorios c/u a Bs.700, dos sillas c/u a Bs.300 y una credenza Bs. 800 Una casa Bs Inventario de mercaderías Bs Una línea telefónica Bs Una computadora personal Bs Una camioneta? Total posesiones Bs Sus deudas Prestamos por pagar Bs Cuentas por pagar (Barraca El Alto) Bs Servicios de Impuestos Bs Trabajo a realizar 1. Determinar el Valor Neto de Posesiones 2. Balance de apertura 3. Afirmar verdadero o falso que: el valor de la camioneta Bs Teoría.- Desarrollar los siguientes términos contables: a) Concepto de Sistemas Contables b) Elementos de un Sistema Contable c) Elementos materiales de un Sistema Contable d) Manual de cuentas e) Organización de un Sistema Contable f) Valor neto de posesiones g) Balance inicial h) Estructura del Balance inicial i) Ecuación fundamental de la contabilidad