EJECUCION PRESUPUESTAL

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1 Página 1 de 5 EJECUCION PRESUPUESTAL CONTROL DE REVISIONES Versión Fecha de Comentario Modificación 01 22/11/2011 Primera versión del procedimiento Revisado por: Fecha: 07/09/2011

2 Página 2 de 5 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES NORMAS Y TERMINOLOGÍA NORMAS TERMINOLOGÍA DESARROLLO ANEXOS... 5 Revisado por: Fecha: 07/09/2011

3 Página 3 de 5 1. OBJETIVO Asegurar la eficiencia y pertinencia en la ejecución del presupuesto. 2. ALCANCE Inicia con la presentación del plan gastos y finaliza con la presentación del informe de ejecución presupuestal al Comité Ejecutivo. 3. RESPONSABILIDADES Director Ordenar en coordinación con la la ejecución del presupuesto aprobado. Presentar al Comité Ejecutivo el informe anual de ejecución presupuestal. Secretario Tramitar las solicitudes de gastos que surjan del área administrativa (funcionamiento) Revisar cada una de las solicitudes de gastos tramitadas por las áreas. Ordenar de acuerdo con las delegaciones establecidas la ejecución del presupuesto aprobado. Subdirección de Derecho de Autor Revisar y aprobar cuando a ello hubiere lugar las clausulas de derecho de autor que apliquen para cada una de las solicitudes de gastos que sean tramitadas. Verificar los soportes y la disponibilidad presupuestal de las solicitudes de gasto tramitadas por las áreas. Controlar la ejecución del presupuesto del CERLALC de acuerdo con las normas y reglamentos vigentes. Subdirectores Tramitar la ejecución del presupuesto a través del formato solicitudes de gastos, cumpliendo con los requisitos establecidos en la resolución 062 por la cual se modifico el manual administrativo, financiero y de contratación. 4. NORMAS Y TERMINOLOGÍA 4.1. Normas Norma ISO 9001:2008, Numeral 6.2. Ley 65 de 1986 Acuerdo 87 de Estatuto del CERLALC Resolución 062. Manual administrativo, financiero y de contratación. Revisado por: Fecha: 07/09/2011

4 Página 4 de Terminología Clausula de derecho de autor en las solicitudes gasto: Esta clausula consiste en garantizar el otorgamiento y la cesión de los derechos exclusivos de los autores producto del trabajo encomendado por el CERLALC, el cual deberá ser verificado por parte de la Subdirección de Derecho de Autor de acuerdo con las normas legales vigentes 5. DESARROLLO No. Actividad Descripción Responsable Dependencia Controles Diligenciar plan gastos con base en el presupuesto aprobado 01 Cada una de las áreas debe diligenciar el formato Plan Áreas que Formato plan Mensual de Gastos, y remitirlo al despacho de la Área a la que en los 5 días hábiles antes de ejecutan pertenece iniciar cada mes. En dicho Plan se establecen los presupuesto bienes y servicios que el área va a requerir en el transcurso del mes Consolidar plan gastos. El profesional con funciones de Control Interno recibe todos los formatos radicados en y consolida toda la información en el formato Plan del mes correspondiente. Luego envía el consolidado al coordinador financiero para su control previo y seguimiento. En caso de una adición de un gasto, el área debe solicitar a la Secretaria la aprobación del gasto para ser incluido en el Plan de Gastos. Radicación de las solicitudes de ordenación del gasto. De acuerdo a las que se programaron en el Plan Mensual de Gastos, cada una de las áreas debe diligenciar el formato de Solicitud y Ordenación del Gasto para poder empezar el trámite interno. Cuando el formato ha sido diligenciado por el área solicitante, radicara en el área Financiera, la solicitud junto con los documentos establecidos en el Manual Administrativo, y de Contratación. Revisión de la solicitud y ordenación de gasto. En el área de Financiera, se revisa la solicitud de gasto, y los documentos anexos. Si el gasto no tiene disponibilidad presupuestal o tiene algún inconveniente la solicitud ó los documentos anexos, se procede a devolver la solicitud de gasto al área solicitante para su nuevo trámite. Si el gasto solicitado tiene disponibilidad presupuestal, se carga al respectivo rubro presupuestal en el software. Las solicitudes de Gasto, cuando a ello hubiere lugar, serán remitidas al área de derecho de autor para la Profesional Grado 1 Áreas que ejecutan presupuesto Subdirector de Derecho de Autor Dirección Área a la que pertenece Subdirección Derecho de Autor Formato plan Formato de Solicitud Ordenación del Gasto Solicitud de Gastos Revisado por: Fecha: 07/09/2011

5 Página 5 de verificación de la aplicación o no de la clausula de Derecho de Autor, y en caso afirmativo, la revisión de la clausula correspondiente. Emitir aprobación del ordenador del gasto. El presenta a la las solicitudes de gasto aprobadas, para la firma. En los casos que el ordenador del gasto sea la Dirección, se remite al despacho de la Dirección para su firma. En los casos en que la solicitud de gasto no es aprobada, esta será devuelta al área solicitante para su correspondiente ajuste, y en algunos casos su anulación. Tramitar las solicitudes de gasto Cuando las solicitudes de gasto son autorizadas por el ordenador del Gasto, se comunica su aprobación a cada uno de los solicitantes y se archivan en forma consecutiva en contabilidad, no sin antes analizarlas y determinar: 1. Si Requiere contrato se remite copia al área Jurídica, 2. Si corresponde a una misión o un avance se remite copia a Tesorería. Elaborar informe de ejecución presupuestal. El área de contabilidad presenta mensualmente un informe con la ejecución presupuestal, el cual es enviado a la Dirección,, Planeación, Control Interno, Subdirecciones y demás áreas ejecutantes de presupuesto. Diligenciar formato control de gastos. El área de contabilidad debe diligenciar el número de solicitud de gasto, la fecha en la que se firmó por el ordenador del gasto y el valor aprobado en pesos colombianos o en dólares americanos del formato Consolidación de Gastos donde está el Plan Mensual de. El plan, una vez terminado el mes, será envíado nuevamente a Control Interno. Publicar informe de cumplimiento de plan mensual de. Con el formato diligenciado por el área financiera, el profesional con funciones de Control Interno desarrolla un informe del cumplimiento del Plan Mensual de Gastos el cual es enviado a la y Planeación. Profesional Grado 1 Dirección Informe de ejecución presupuestal Plan mensual de Informe plan 6. ANEXOS Revisado por: Fecha: 07/09/2011