Reglas y Alertas en Outlook

Transcripción

1 En este ejemplo vamos a crear una regla para los mensajes entrantes, de forma que todo el correo recibido se mueva automáticamente de la bandeja de entrada (Inbox) a una carpeta llamada ENTRADA de un archivo de carpetas personales. Esto puede ayudarnos a no saturar nuestro correo si tenemos una cuenta Exchange (típica en las grandes empresas y la Administración Pública) ya que estamos moviendo el correo hacia un archivo PST que tiene una mayor capacidad que nuestro espacio en el servidor Exchange. (Para más información ver artículo sobre Tipos de archivos de Outlook ) Para iniciar el asistente nos dirigimos al menú Herramientas >Reglas y alertas A continuación haremos clic sobre Nueva regla La siguiente pantalla nos da la opción de: Crear una regla en blanco (desde cero). O elegir una de las plantillas que contienen las reglas más usuales, como mover los correos de una persona (el jefe, por ejemplo) o varias a una carpeta determinada o recibir un sonido de alerta determinado cuando lleguen estos mensajes, etc. 1

2 Si hacemos clic sobre Iniciar desde una regla en blanco, tendremos que elegir entre crear la regla para: Los mensaje que recibimos (mensajes cuando lleguen). O los que enviamos. (después de enviar). Siguiendo nuestro ejemplo vamos a seleccionar una regla en blanco para los mensajes cuando lleguen. En la siguiente pantalla nos proponen una serie de condiciones que debe tener el correo entrante, podemos elegir los correos que nos envíen determinadas personas o todos los correos recibidos, los correos de cierto tamaño, o en los que figure un texto determinado, etc. En este caso vamos a seleccionar todos los correos recibidos marcando la opción solo en esta máquina y clic sobre Siguiente>. A continuación también tenemos múltiples opciones, como por ejemplo; crear una copia del correo recibido y moverlo a una carpeta, autoresponder a través de una plantilla determinada o reenviarlo a una o varias personas, etc. En este caso vamos a seleccionar moverlo a la carpeta especificada, tendremos que hacer clic sobre especificada para seleccionar dicha carpeta. 2

3 En este caso vamos a seleccionar mover todos los correos entrantes a la carpeta ENTRADA del archivo de carpetas personales 2012 y haremos clic sobre Aceptar, de esta forma volveremos a la pantalla anterior y haremos clic sobre Siguiente>. En el siguiente apartado podremos establecer excepciones a esta regla general, en este caso no marcamos ninguna y haremos clic sobre Siguiente>. 3

4 Seguidamente podemos ver una descripción de la regla que vamos a crear y tenemos la posibilidad de: Activar esta regla (se ejecutará a partir de ahora). O ejecutarla también con los correos que ya tenemos en nuestro buzón de entrada. Unicamente seleccionamos Activar esta regla y clic sobre Finalizar. Solo resta en la siguiente pantalla hacer clic sobre Aplicar y después Aceptar, con lo que ya tendremos la regla activada. Si posteriormente quisiéramos desactivar la regla, seguiríamos estos pasos: 1º) Accederíamos nuevamente al menú de Herramientas >Reglas y Alertas. 2º) Si quisiéramos desactivarla y conservarla en caso que necesitásemos usarla más adelante. 4

5 Haríamos clic en la casilla de la regla anteriormente creada, con lo cual se desmarcaría y luego clic sobre Aplicar y Aceptar. Si quisiéramos eliminar la regla definitivamente la dejaríamos seleccionada y haríamos un clic sobre Eliminar y luego clic sobre Aplicar y Aceptar. También podríamos crear una regla, por ejemplo, para que los elementos enviados se almacenaran en otra carpeta de un archivo de carpetas personales, o registrar los correos recibidos de una persona determinada con una marca de seguimiento, etc. Como vemos hay muchas combinaciones posibles según las necesidades del usuario. 5