Factura electrónica CBB CFD CFDI que es eso?

Transcripción

1 Factura electrónica CBB CFD CFDI que es eso? Estamos acostumbrados a mandar imprimir facturas en papel en una imprenta con la cedula del RFC, lo que nos generaba un costo de impresión. Luego las tenemos que llenar con los datos del cliente, que se vendió, calcular totales, escribir total con letra, etc lo que a veces resulta en errores de cálculo, errores al capturar los datos del cliente, etc. Eso se puede solucionar utilizando un software que mantiene los registros de los clientes y de los productos que maneja, como son claves de productos, descripción y precios. Al llenar una factura con un software administrativo como Super Ticket evitamos errores y disminuyen los costos en las empresas. Sin embargo, una vez llenada la factura correctamente, tenemos que enviarla junto con la mercancía, a veces por paquetería, lo que implica tiempo, costos y riesgos de que se extravíe o maltratos del documento. También tenemos que almacenar los documentos en papel, organizarlos, sumarlos, etc (Ejemplo de una factura impresa en papel con cedula de RFC) Con la facturación electrónica nos ahorramos buena parte de esos inconvenientes, y una vez generada puede enviar su factura por siempre que se requiera. Muchas empresas iniciaron con la facturación electrónica a partir del año 2010, aunque ya se podía utilizarla mucho antes. Para iniciar, el empresario debe presentarse en el SAT y tramitar su FIEL (firma electrónica). Ahí le toman sus datos generales (nombre, dirección, documentación, etc.), huellas digitales, (usted debe tener un antes de presentarse) y con esos datos

2 le generan un RFC (Registro Federal de Causantes) y le entregan varios archivos (recomiendo que se lleve una memoria USB nueva y sin virus para que ahí se los graben): a.- certificado de la FIEL (ejemplo: apr c5.cer) b.- Llave de la FIEL (ejemplo: apr c5.key) c.- contraseña (la teclea usted mismo, ANÓTELA, es muy importante) La FIEL es la sustitución de su firma, en forma electrónica, por eso, CUIDELA, es CONFIDENCIAL. La va a necesitar para firmar cualquier documento electrónico, ante el SAT, o incluso con algunas empresas particulares, normalmente vía internet. En Mexico, existen tres tipos de factura electrónica: 1.- Factura CBB (factura con código de barras bidimensional) Es la forma más fácil de facturar, pero solo la pueden utilizar aquellas empresas (físicas o morales) que NO rebasan 4 millones de pesos de facturación anual Para utilizar esa factura, solo tiene que presentarse en el SAT, tramitar su FIEL, solicitar su CBB, le será entregue un archivo de imagen que es su código de barras bidireccional. Ese código de barras puede ser leído con su SmartPhone, o un lector de código de barras adecuado. Ahí se representa su RFC, numero de aprobación de folios, cantidad de folios, fecha de aprobación. Ese CBB se puede poner en su factura impresa EN IMPRENTA si lo desea (sustituye la cedula de RFC), o usted puede programar en Excel o Word la impresión de su factura, solo tienes que incluir ese código de barras y poner algunos datos fiscales. Atención: a partir del 2014 este tipo de factura ya no será aceptado, y debe cambiar a FACTURA CFDI

3 (Ejemplo de factura con CBB generada con SuperTicket ) 2.- Factura electrónica CFD (Comprobante Fiscal Digital) Las pueden utilizar cualquier empresa física o moral, sin limites de ingresos, pero solo se aplicaron a aquellos que iniciaron la facturación electrónica antes del Ese método tiene algunas facilidades: no tiene costo, ya que solo se piden al SAT la cantidad de folios fiscales que se requiera, sin ningún costo. Requiere un software adecuado para generar el sello digital como es Super Ticket. ATENCIÓN: A PARTIR DEL 2014 ESTE TIPO DE FACTURA YA NO SERA VALIDO, SIENDO OBLIGATORIO MIGRAR A FACTURA CFDI. Para hacer su factura electrónica, es necesario generar un CSD (Certificado de Sello Digital), es otro certificado que se genera por internet en la pagina del SAT, utilizando su FIEL ( Muchos confunden este certificado con la FIEL, porque también consiste de un archivo con extensión (.cer), otro archivo con extensión (.key) y requiere una contraseña distinta que usted debe GUARDAR CON MUCHO CUIDADO, es CONFIDENCIAL. Si personas no autorizadas obtienen su CSD y CONTRASEÑA podrían generar facturas con sus datos a su favor para deducir impuestos.

4 Los retrasos en la generación de la factura electrónica muchas veces se deben a que los usuarios mezclan los certificados (archivo.key de la FIEL con el.cer del CSD por ejemplo) y olvidan sus contraseñas. También debe considerar que una vez generado el CSD puede tardar hasta 72 horas a que el SAT lo tenga disponible para su utilización. La factura CFD consiste en capturar los datos del emisor, del cliente, los artículos o servicios a facturar, y sellar ese documento utilizando un CSD, directamente en su computadora (no requiere acceso a Internet). Al sellar su documento, se genera un archivo.xml, el cual puede ser abierto con su navegador de internet (explorer o chrome, por ejemplo). (Ejemplo de un archivo.xml) Ese archivo.xml ES SU FACTURA ELECTRONICA, pero no es fácil leer la información de un archivo.xml, por eso con base a ese archivo se genera un archivo.pdf que es la representación impresa de su factura electrónica, donde puede poner su logo, publicidad de su empresa y los datos fiscales que se requieren. Como sé que ese archivo.xml no es falso? Si se modifica un solo carácter del xml, el sello digital tendría que actualizarse, y lo puede validar directamente en la página web de VALIDACION DE CFD del SAT ( dador.asp), ahí cargamos el archivo.xml tanto nuestros como de nuestros proveedores y nos certificamos que la factura es válida.

5 (Ejemplo de un archivo.xml validado en el SAT) Con SuperTicket, se genera su factura CFD, almacena sus archivos xml y pdf, y se los envía por a su cliente, administra su cobranza, todo con un solo clic.

6 (Ejemplo de factura electrónica CFD generada con SuperTicket ) 3.- Factura Electronica CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) Igual que con las facturas tipo CFD, se aplican a cualquier empresa física o moral, sin límites de ingresos. Son obligatorias para los contribuyentes que facturan más de 4 millones al año, y que iniciaron la facturación electrónica del 2011 en adelante Atención: a partir del 2014, solo será aceptada la factura CFDI, el CBB y CFD ya no serán validos como comprobante fiscal. La diferencia es que las facturas CFDI se sellan con un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación por el SAT). Existen varios PACs en el mercado, SuperTicket utiliza los servicios de Formas Digitales, en Guadalajara. SuperTicket toma los datos que usted captura en su factura (RFC del Emisor y del Receptor, productos y servicios facturados, Impuestos retenidos y trasladados, Total, pedimentos aduanales, series, lotes, etc. ) genera un archivo xml, lo envia al PAC vía Internet, el PAC solicita al SAT un UUID que es el folio fiscal de su factura de 36 digitos (Ejemplo de UUID: D404DFC5-D C C4CED0DCF3E). El folio numérico subsecuente que conocemos ya no es precisamente fiscal, ese lo usamos para nuestra contabilidad.

7 Una vez que el PAC obtiene el UUID, sella el documento electrónicamente, y regresa a SuperTicket un archivo.xml ya sellado. Ese proceso conocido como timbrado tarda aproximadamente 3 segundos. Con base a esa información, SuperTicket genera un código de barras bidimensional único que debe ser impreso en su factura electrónica. También genera un archivo.pdf para que se envíe junto con el.xml a su cliente, vía correo electrónico. SuperTicket almacena sus archivos.xml y.pdf, y usted TAMBIEN debe guardar los archivos xml que le envían sus proveedores por . Ese archivo xml del CFDI también puede ser validado en la página: ahí captura el RFC del emisor y del receptor y el folio UUID, así que el SAT ya tiene su factura electrónica almacenada, y su cliente puede validarla en cualquier momento.

8 (Ejemplo de factura electrónica CFDI) SuperTicket es un software muy práctico, rápido y económico con todas esas funciones (CBB, CFD, CFDI), orientado para la micro y pequeña empresa, y opcionalmente integra funciones de Punto de Venta para aquellas empresas que requieren emitir tickets, remisiones y cortes de caja. Puede generar cotizaciones con imagen de sus productos, enviarla por , y transformarlas en pedidos o facturas.

9 (Ejemplo de Cotización con imágenes generada con SuperTicket )

10 (Pantalla principal del software SuperTicket ) Mas información en nuestra pagina web: Tel. (33) ,