Emisión de CFD en Estación Facturación Electrónica ControlGas

Transcripción

1 EMPRESAS VILLANUEVA Emisión de CFD en Estación Facturación Electrónica ControlGas Sistemas 01/01/2011 El documento le guiara en la creación de un CFD para el público en general en los distintos efectos contables, y en las distintas circunstancias. Documentación Elaborada por Ing. Luis Sebastian Olvera Trejo

2 Facturación Electrónica Comprobante Fiscal Digital 1.- Requisitos para generar un CFD (Factura Electrónica) en la estación. -Alta de Clientes - Modificar Clientes Existentes -Clientes Existentes 2.-Generar CFD en Oficina 3.-Generar CFD en Isla 4.-Reimpresion de CFD generado en Isla 5.-Cambio de Factura-Ticket por Errores en datos 6.-Numero de Cliente

3 1.-Requisitos para generar un CFD (Factura electrónica) en la Estación El cliente deberá haber consumido en nuestro establecimiento para poder generar un CFD debido a que al generar estos se cargan a nuestra contabilidad afectando nuestros ingresos a comprobar. Dentro del Catalogo de Clientes del Sistema debe existir el Cliente el cual debe tener todos sus datos correctos para evitar error al momento de generar el CDF, poner especial atención en el RFC ya que estos son enviados al SAT para validación. Es recomendable que el cliente nos indique un correo al cual le llegara el CFD generado, el no tener correo no es impedimento para generar el CFD ya que hacerlo es una obligación que tenemos con el cliente. Alta de Clientes Para dar de Alta un Cliente en la Estación debemos abrir el catalogo de clientes el cual se puede tener acceso de dos formas. Desde ventana de Facturación (Predeterminado) Seleccionamos Agregar Factura y todos los campos de inicio como son moneda(pesos) Efecto Contable (Facturación de Contado) al llegar a la opción de Cliente si el cliente no existe le damos click al Botón

4 Clientes. Nuevo el cual nos mostrara la ventana de Catalogo de Desde Opción de Menú Principal Le mostrarla la siguiente imagen en la cual hay que llenar los datos con especial cuidado ya que estos son los que nos servirán para generar los CFD futuros, y nos permitirá brindar un servicio mucho mejor al emitir los comprobantes al cliente. Ventana de Catalogo de Clientes Al llenar todo los datos solo confirmamos la grabación de los datos del cliente en el sistema oprimiendo la palomita que se nos puso de color verde cerramos la ventana de catalogo de clientes y nos enviara los datos a la factura que estamos elaborando.

5 Modificar Clientes Existentes Solo podremos modificar clientes dados de alta en la misma estación por lo cual hay que identificar si el cliente pertenece a la estación para ello debemos abrir el catalogo de clientes desde la opción Ver-Catálogos-Clientes como lo muestra la imagen Desde Opción de Menú Principal Le mostrarla la siguiente imagen en la cual hay que utilizar el botón de cliente para mostrarnos la ventana de busqueda Ventana de Catalogo de Clientes Al oprimir el botón de la ventana de busqueda aparece y en ella hay que buscar al cliente que deseamos modificar, tecleando un de las distinta opciones de busqueda recomendada la de RFC y oprimimos el boton Busca

6 Al realizar la búsqueda en los renglones de la parte de debajo de la ventana nos muestra los resultados, hay que poner especial atención en la columna Cod EXt esta muestra un numero con el cual identificamos en que estación esta dado de alta el cliente, esto es importante ya que solo podemos modificar clientes dados de alta en nuestra estación. Los clientes tengan numero de 4 dígitos pertenecen a el corporativo generalmente son clientes de Crédito y Vales Ejemplo de número donde X representa un numero 1XXX Corporativo (solo 4 dígitos) 1XXXXX Matriz 8 Carrera 2XXXXX Sucursal 3XXXXX Jaumave 4XXXXX Padilla 5XXXXX Tomaseño 6XXXXX La Paz 7XXXXX Eje Vial 8XXXXX 8 Ceros

7 Si el cliente pertenece a nuestra estación lo seleccionamos y oprimimos aceptar o la tecla Enter en el teclado. Esta acción nos mostrara la venta de Catalogo de clientes con los datos de cliente que seleccionamos, modificamos o agregamos los datos que necesitemos y presionamos el botón de la palomita verde y con eso queda modificado nuestro clientes Ahora si podemos ir a la ventana de facturación y hacer la factura con el cliente que modificamos. En esta ventana hacemos la factura y generamos el CFD

8 Clientes Existentes En la ventana de la nuevo CFD que estamos elaborando oprimimos el botón Cliente, esta acción nos mostrara la siguiente ventana en la cual tenemos distintas opciones para buscar el cliente. Código Externo: Es el código que el sistema asigna al cliente para un control interno, este código nos da la posibilidad de facturar en isla es importante hacerlo del conocimiento del cliente para facturas futuras tanto en Oficina como en isla. R.F.C.: Es el registro de contribuyente del cliente sin espacio, guiones, u otro carácter extraño él. Nombre: Denominación del Cliente si es persona física será su nombre, si es persona moral será su Razón Social. Datos: Hace referencia a un dato del cliente domicilio, etc. Los campos de búsqueda se pueden llenar uno a uno o varios para una búsqueda más acertada, se recomienda buscar por Código Externo ya que solo hay uno igual en el sistema, o por R.F.C. que sería lo más común, debido a que es único para cada cliente, y si el cliente tuviera varios domicilios con el mismo R.F.C. saldrían todos los que pertenezcan

9 a el. Al buscar por R.F.C. podemos colocar las primeras letras del RFC y nos mostrara varios clientes que contengan esas letras en su RFC haciendo la búsqueda mas exacta Imagen de Búsqueda por R.F.C.

10 2.-Generar CFD en Oficina Para generar un CFD en la Oficina debemos de abrir la ventana de Facturas de la Barra de Menú de Sistema seleccionando el Icono de Facturas del cual se mostro el icono en este documento, o con la Combinación de Teclas (Alt + MF). Dicha acción nos mostrara la ventana de Facturación en la cual seleccionaremos el botón Agregar Factura la cual nos mostrara una ventana como la siguiente imagen Llenamos todos los campos los cuales continen el encabezado de la factura y las partidas de la misma. Estacion: Estacion enla que se Factura Documento: Serie (Letra) y Folio (Numero) que Identifica la Factura.

11 Fecha : La Fecha del Día en que se elabora la Factura Moneda: Tipo de moneda con la que indicaran los precios en la factura (PESOS) Efecto Contable: La naturaleza de la cuenta que afectará el movimiento (Facturación de Contado) Vto: El Vencimiento de la Factura para su pago, en las estaciones y en Facturación de Contado Siempre es la misma Fecha de la Factura. Cliente: Razón Social del Cliente al que le emitimos la Factura Nuevo: Se usa cuando el cliente no existe en la Estación Facturado a: Cuando el cliente tiene un dato diferente en la opción cliente y se desea que aparezca de distinta manera se teclea en este apartado el dato o razón social del cliente Notas: Alguna anotación que deseemos hacer acerca de la factura Tipo de Pago: (Efectivo, Cheque, Tarjeta) Reemplazar Detalle: Se palomea la opción cuando deseamos que lo tecleado en Notas aparezca como descripción de lo facturado (Comúnmente no se usa) Contabilizar Factura: Siempre debe estar señalada esta opción para que las facturas afecten la cuenta contable a la que se cargan Pestaña Conceptos: Se agregan los datos de las partidas de la factura ejemplo: Concepto Entidad Producto Cantidad Precio Monto Mto. c/imp. Productos MAGNA SubTotal: Nos indica el subtotal de lo que se esta facturando I.E.P.S.: Es el calculo del impuesto IEPS x La cantidad de litro comprados I.V.A.: Es el Impuesto al Valor agregado, que se calcula después de IEPS Total: Monto del total de la Factura.

12 Después de llenar todos los campos de la facturación se procede a guardar la factura en el sistema para que se genere el CFD y este si el cliente tiene en sus datos correo electrónico le sea enviada al mismo. Para guardar la factura procedemos a oprimir el icono de la palomita verde en la parte superior de la ventana de facturas Despues de este paso nos hace una pregunta el sistema con el cuadro de dialogo que acontinuacion se muestra. A lo cual le indicaremos que si y generara el CFD Si deseamos apartar un folio para Cerrar el mes creamos la factura y a esta opcion le indicamos que no. Despues de esto nos preguntara si deseamos imprimir el documento a lo cual responderemos según sea el caso.

13 3.-Generar CFD en Isla (Ticket Factura) Para generar un CFD en la Isla se tendrán que cumplir con algunos pasos antes de proceder a elaborar el CFD. - El Cliente debe haber sido dado de alta antes en la oficina de facturación para obtener el numero de cliente que le indicara al despachador para que le emita su Ticket Factura. - El despacho de combustible debe hacerse efectuado antes de emitir dicho comprobante, pues este se emite con los datos leídos directamente del Dispensario de Combustible - Solo se emitirá factura cuando el despacho sea de Contado, clientes de crédito y de vales la factura la hace el departamento de esa área. Pasos para emitir el Ticket Factura Despachar Combustible y colgar la pistola de combustible Identificar al Cliente solicitando su número de Cliente si no lo sabe pasar a oficina a facturar Acudir a la Terminal Punto de Venta (Ticktera) La cual mostrara su menú principal el cual es el que se muestra en la imagen Para emitir el Ticket-Factura primero ingresamos el numero de cliente para eso oprimimos el botón debajo de la opción <CLI> que se muestra en la pantalla Este es el botón a oprimir

14 Despues de Oprimir el Boton <CLI> nos mostrara la siguiente pantalla En esta pantalla teclearemos con el teclado numérico, el numero que corresponde al cliente, al terminar presionamos el botón Verde pantalla siguiente. al hacerlo nos muestra la En esta pantalla observamos en nombre del cliente y nos solicita el numero de bomba en la cual cargo combustible el cual lo ingresamos con el teclado numérico y presionamos el botón Verde

15 Pantalla de confirmación y selección de medio de pago En esta pantalla nos muestra el monto de la carga de combustible del cliente y nos solicita el medio de pago el cual se ingresa mediante el teclado numérico oprimiendo el numero que corresponde a la opción y presionamos el botón Verde. 1.Efectivo 2.Cheque 3.Tarjeta Bancaria Al terminar este punto nos mostrara la siguiente imagen la cual es solo informativa

16 Leyenda de Factura incluye Serie de Factura la cual se compone de Prefijo de Estación letra de facturación y numero Tipo de Pago de la transacción Dirección fiscal del Cliente Partidas de la factura Cadena Original Sello Digital Codigo de Barras del Ticket (Opciona)

17 4.-Reimpresion de CFD Generado en Isla En algunas ocasione lo clientes solicitaran una reimpresión de la factura por distintos motivos para lo cual bastara con ir a la ventana de facturas en el sistema cambiar a la Serie T que es la serie que usa la termina, seleccionar el folio de la factura a reimprimir y presionar sobre el botón de impresora en el menú de Controlgas 5.-Cambio de Factura-Ticket por Errores en datos Este proceso solo lo puede realizar el administrador en la oficina, para ello deberá iniciar sesión en el sistema, y abrir la opción de facturas cambiarse de serie a la Serie T buscar el folio de la factura a cambiar oprimir el botón de Anular y ahora cambiando de usuario a el usuario cortes hacer de nuevo la factura, para evitar errores en folios de facturación, nunca se deberá hacer una factura en el sistema con la serie T solo podrán anularse, todas las facturas que se hagan deberá usar la serie de contado que el sistema usa en automático al facturar con el usuario cortes.

18 6.-Numero de Cliente El numero de cliente lo puede obtener el cliente una vez que facture en ventanilla, leyendo este numero de su factura impresa en el área superior

19 Descripción del menú del Sistema Permite iniciar Sesión en el Sistema Imprime datos de la ventana en primer plano Copia los datos de la ventana en primer plano Muestra en monitor de Dispensarios su estado y venta en curso Abre la ventana de compras para ingresar las mismas Muestra la ventana para ingresar cortes Muestra una ventana en la que se ve cantidad de piezas y en pesos

20 Muestra los depósitos por día y turno Muestra la ventana de registro de inventario físico Muestra la ventana de facturación Muestra el registro de cobros Abre la ventana de registro de pagos

21 Menu de Ventana activa Permite agregar un nuevoregistro Se utiliza para agregar un registro copiando datos del que se ve en pantalla Borrados, borra resgistro actual Guarda los datos del nuevo resgistro o modificaciones Evita guardar datos en una modificacion. anula el registro actual Registro: hace referencia a los datos que se ven en la ventana en primer plano Ventana en primer plano: ventana con barra superiro en color azul.