Rendición de cuentas de Proyectos de Cultura, Deportes y Seguridad Pública. Fondo Nacional de Desarrollo Regional F.N.D.R.

Transcripción

1 Rendición de cuentas de Proyectos de Cultura, Deportes y Seguridad Pública Fondo Nacional de Desarrollo Regional F.N.D.R.

2 Rendición de cuentas La rendición de cuentas corresponde al informe de gastos realizados y al informe de gestión de las actividades desarrolladas. Los gastos realizados deben acreditarse con los respectivos documentos tributarios de respaldo y deben corresponder exactamente a cada uno de los ítems descritos y aprobados en el cuadro presupuestario. Esto es, que aquellos gastos presentados en el proyecto a través de las respectivas cotizaciones (ejemplo 10 pelotas de fútbol, 4 trajes de baile, etc.) deben ser los que se señalen en los documentos tributarios con el detalle de monto, cantidad y descripción de cada uno de ellos. Se deben rendir, tanto los montos solicitados al GORE, como los aportes propios y de terceros. Se deberán entregar avances de rendición en forma mensual y una rendición final. En las rendiciones mensuales se deben informar todos los gastos efectuados durante el mes y deben presentarse dentro de los primeros 10 días del mes siguiente al informado. En estas rendiciones parciales se deben acompañar los documentos tributarios que correspondan en original además de los medios de verificación. En el caso que en un mes, no se realicen compras ni pagos, basta con enviar un correo indicando que no hay movimientos.

3 La rendición final debe ser presentada con los originales, incluidas todas las copias (especialmente la copia COBRO EJECUTIVO CEDIBLE ). Quedan excluidas de este requerimiento, las Instituciones públicas, fiscalizadas por la Contraloría General de la República. Para los proyectos cuyos recursos fueron entregados en 2 cuotas, deberán entregar una rendición final correspondiente a la primera cuota. Una vez aprobada esta rendición, se entregará la segunda cuota. Posteriormente, deberán rendir los gastos imputados a la segunda cuota. Ambas rendiciones deberán ser acompañadas de los respectivos medios de verificación. El formulario de rendición de cuentas se encuentra publicada en la página web del Gobierno Regional Entre los respaldos válidos se encuentran: Facturas, boletas de honorarios, boletas de servicios y otros documentos en casos justificados (entre ellos pasajes urbanos, interurbanos, locomoción colectiva, boletas de servicios con el detalle de adquisición).

4 Aspectos fundamentales a considerar No pueden emitir boletas de honorarios los miembros de las directivas y/o directorios de las instituciones participantes, ni sus cónyuges o parientes. En el caso de actividades que contemplen la participación de menores de edad, y si la naturaleza de la actividad así lo requiere, estos tendrán que contar con la autorización de sus padres. Las facturas deben ser emitidas a nombre de la organización y no a nombre del representante legal o de un tercero. Queda expresamente prohibido respaldar con boletas de honorarios, los fletes, los arriendos de equipos, equipamientos, traslados, los servicios de catering, la producción de eventos, amplificación, cóctel, entre otros. Estos gastos deben ser rendidos con facturas (informe N 241 de la Contraloría General de la República, de fecha 21 de abril de 2011).

5 En ningún caso se podrán rendir gastos realizados con anterioridad a la fecha de la Resolución que aprueba el convenio, como tampoco se podrán rendir gastos con fechas posteriores al término del convenio. Informe Final: Una vez concluido el proyecto, terminadas todas las actividades y enviado todos sus informes mensuales, la organización deberá elaborar su INFORME FINAL en forma OBLIGATORIA, según formato vigente y reintegrar los saldos respectivos no utilizados en su proyecto. El no cumplimiento de lo anterior facultará a este Gobierno Regional, según lo establecido en el Convenio, a solicitar la restitución de los fondos entregados. Cualquier modificación y/o cambio de ítems del proyecto debe ser previamente solicitada su autorización por escrito. Por el representante legal, a la autoridad competente (Intendente) vía oficina de partes, no admitiéndose mas de dos modificaciones por proyecto.

6 Ítems de Gastos

7 Honorarios Corresponde a servicios prestados por personas naturales. El proyecto podrá considerar este tipo de gasto en caso de ser estrictamente indispensable para su correcta ejecución. Por ejemplo: Monitores, talleristas, técnicos deportivos, árbitros, etc. La respectivas boletas de honorarios deben ser emitidas respetando las disposiciones del SII que existan al respecto, tales como el inicio de actividades en el giro que se presta servicios y la emisión del documento contable que corresponde a la naturaleza del servicio y del prestador. Para los organismos públicos y Municipalidades, así como las organizaciones privadas, se exigirá Formulario N 29 del SII para el caso donde existen retenciones de impuestos, adjuntando el detalle de los honorarios (nombre, RUT, N de boleta y monto del impuesto retenido) que componen la cifra global que se declara y paga por los impuestos retenidos de la tasa del 10%. Se recomienda a las organizaciones que las boletas sean emitidas por el total sin retención.

8 Transporte y Movilización Movilización urbana, interurbana, provincial e internacional. Bencina, petróleo y otros combustibles. Fletes Menores aprobados dentro del proyecto. No se aceptan gastos por arriendo de vehículos. Alimentación y/o Alojamiento Financiamiento de colaciones saludables. Excepcionalmente se financiarán desayunos, almuerzos y cenas en los casos que se acredite alimentación y/o hospedaje fuera de la comuna de origen o región. Los gastos de alojamiento deberán acreditarse con la factura respectiva, indicando el nombre de los beneficiarios acompañando el detalle o listado emitido por la Institución. Los gastos de alimentación, deberán acreditarse con la factura respectiva, indicando la actividad o evento en que fue ejecutado, incluyendo todo el detalle de la compra, tal cual se presentó en las cotizaciones al momento de presentar el proyecto.

9 Publicidad y Difusión Se debe utilizar mínimo el 5% y máximo el 15% del monto solicitado al GORE. Todo el material de difusión debe llevar los logos del GORE y del Consejo Regional. Además, incluir la frase obligatoria: Proyecto financiado con Fondos del F.N.D.R. de Cultura, Deporte y Seguridad Pública del Gobierno Regional del Libertador General Bernardo O Higgins y su Consejo Regional y debe ser visado previamente por la Unidad 2% del Gobierno Regional. Las ceremonias de inicio y cierre de las actividades consideradas en el proyecto, deberán ser coordinadas obligatoriamente con los supervisores de proyectos. El incumplimiento de lo anterior, faculta al GORE a solicitar el reintegro de los recursos aprobados en este ítem. En este Item, se aceptarán solamente facturas de empresas del rubro, no pudiendo acreditar estos gastos con facturas de productoras de eventos a menos que posean el giro correspondiente.

10 Implementación, Insumos y Materiales Son aquellos gastos que resultan de la adquisición de bienes, materiales, insumos e implementación que resulten indispensables para el desarrollo de las actividades descritas en el proyecto. Todos los bienes adquiridos en este Item, deben quedar a disposición y de propiedad de la agrupación ejecutora del proyecto. Estos vienen no pueden ser transferidos a beneficiarios del proyecto ni terceros tales como: vender, regalar, otorgar como premio, arrendar, entregar para su uso personal, etc. No se puede incluir gastos de infraestructura de obras mayores. En el caso de proyectos de deportes, el gasto de este ítem no podrá superar el 30% del monto solicitado al Gobierno Regional. Los organismos públicos se regirán bajo sus propias normas realizando licitaciones públicas o privadas a través del portal o tratos directos. Deberán enviar copias de contratos, órdenes de compra y demás antecedentes pertinentes.

11 Gastos Generales En este item, se financian todos aquellos gastos menores necesarios para la realización del proyecto. Estos pueden incluir gastos tales como: arriendo de equipos, escenarios, amplificación, inscripciones, y otros. Las entidades podrán destinar $ para financiar cóctel de inauguración o finalización de proyecto. No se podrán adquirir bebidas alcohólicas.

12 Otros antecedentes importantes. Se deben entregar listados con nombre, Rut y firma de asistentes o beneficiarios, de todas aquellas actividades en que se entregue implementación, se dicten clases, talleres, charlas, capacitaciones, muestras, se realicen viajes, etc., de quien recibe el beneficio o asistentes. Estos antecedentes se deberán adjuntar en la misma rendición. Se deben entregar todos los medios de verificación que acrediten la correcta ejecución del proyecto, tales como fotografías, grabaciones, notas de prensa, etc. La rendición final de gastos, se deberá entregar los primeros 10 días del mes siguiente al de la finalización. Es decir, si el proyecto termina en octubre, la rendición se debe presentar dentro de los primeros 10 días del noviembre. Para los proyectos que finalizan en el mes de diciembre, el plazo máximo para entregar la rendición final, es el 20 de diciembre de 2017.

13 Se sancionará, la entrega de documentación falsa, no autorizada por el SII y/o adulteradas. Así también, toda la documentación de respaldo debe entregarse en perfecto estado. Toda la información debe estar claramente impresa, legible, sin enmiendas y con los documentos íntegros. La rendición de cuentas deben hacerse en conformidad al desglose del presupuesto detallado presentado en el proyecto y aprobado. En caso contrario, el gasto debe ser asumido por la Institución Pública o Privada. En ningún caso se podrán rendir gastos realizados con anterioridad a la fecha de Resolución que aprueba el Convenio, como tampoco se podrán rendir gastos con fechas posteriores al término del Convenio. Ante la no ejecución de fondos aprobados en el proyecto, éstos deberán reintegrarse al Gobierno Regional. Para ello, deben realizar depósito y enviar el comprobante correspondiente a través de oficio.

14 La rendición final de gastos, debe presentarse en dos copias anilladas, 1 original y 1 copia idéntica (que queda en manos de la organización). Se debe entregar un Informe Final de Gestión, que incluya medios de verificación (fotografías, listas de asistencia, grabaciones, etc).

15 Encargada Unidad : KARINA LORCA ZÚÑIGA Karina.lorca@dellibertador.gob.cl Patricio.valenzuela@dellibertador.gob.cl carlos.marin@dellibertador.gob.cl mariajose.labra@dellibertador.gob.cl carlos.arellano@dellibertador.gob.cl Fernando.lagos@dellibertador.Gob.cl Bianca.muga@dellibertador.Gob.cl FONOS: ANEXO

16 Gracias